Quản trị nhân sự – yếu tố quyết định thành bại của doanh nghiệp trong kỷ nguyên cạnh tranh khốc liệt. Một đội ngũ nhân sự vững mạnh không chỉ là tài sản quý giá mà còn là vũ khí cạnh tranh lợi hại. Bài viết này Base.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò chiến lược của quản trị nhân sự và cách xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của thời đại.
1. Quản trị nhân sự là gì? Những doanh nghiệp nào cần quản trị nhân sự?
Quản trị nhân sự là công tác quản lý và phát triển lực lượng lao động trong tổ chức, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu và sứ mệnh đã đề ra. “Quản trị nhân sự” trong tiếng Anh là “Human Resource Management” hoặc viết tắt là “HR Management.”
Các nhiệm vụ cốt lõi trong quản trị nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, xây dựng chính sách lương, thưởng và phúc lợi, đánh giá, khen thưởng, và quản lý mọi khía cạnh liên quan đến con người trong tổ chức. Bên cạnh đó, quản trị nhân sự còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa và môi trường làm việc tích cực, gia tăng sự hài lòng và gắn kết của nhân viên với mục tiêu, giá trị của tổ chức.
Quản trị nhân sự là yếu tố không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Đối với các công ty khởi nghiệp hoặc quy mô nhỏ, quản trị nhân sự định văn hóa tổ chức, thu hút và giữ chân nhân tài, đặc biệt khi các chế độ phúc lợi chưa thể cạnh tranh với những doanh nghiệp lớn.
Đối với các tập đoàn lớn, quản trị nhân sự không chỉ là một nhiệm vụ thiết yếu mà còn là một lĩnh vực được đầu tư mạnh mẽ. Khi tổ chức có quy mô lớn, với nhiều cấp bậc và phòng ban, việc quản lý nhân sự trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi những chính sách và quy trình tinh vi để đảm bảo sự hài hòa và đồng bộ trong toàn bộ tổ chức.
Còn đối với các công ty đa quốc gia, với sự đa dạng về văn hóa và hoạt động trên nhiều thị trường toàn cầu, quản trị nhân sự là chìa khóa để điều chỉnh các chính sách phúc lợi phù hợp và tuân thủ với các quy định của từng khu vực.
Đọc thêm: Quản trị là gì? Định nghĩa, vai trò và tầm quan trọng
2. 6 chức năng chính trong quản trị nhân sự
2.1 Thu hút và chiêu mộ nhân tài
Tuyển dụng nhân viên là một trong những chức năng cơ bản nhất của quản trị nhân sự. Quá trình này bắt đầu với hoạt động đăng tin tuyển dụng dựa trên mô tả công việc của vị trí cần tuyển, sau đó là sàng lọc hồ sơ ứng tuyển, tổ chức các buổi phỏng vấn và kiểm tra năng lực của ứng viên. Mục tiêu cuối cùng là tìm được người phù hợp nhất với yêu cầu công việc và văn hóa doanh nghiệp.
2.2 Đào tạo, phát triển năng lực của nhân viên
Chức năng này tập trung vào việc khai thác và nâng cao năng lực của nhân viên trong tổ chức. Bộ phận quản trị nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức các chương trình đào tạo, cập nhật kỹ năng và kiến thức mới, cũng như hướng dẫn nhân viên quản lý công việc hiệu quả. Điều này giúp nhân viên phát huy tối đa tiềm năng của bản thân, góp phần vào thành công chung của tổ chức.
2.3 Quản lý, đánh giá hiệu suất công việc
Quản lý hiệu suất công việc là một quy trình liên tục, trong đó mỗi nhân viên được giao các nhiệm vụ hoặc KPI cụ thể theo tuần, tháng, quý, hoặc năm. Thông qua việc giám sát hiệu suất, bộ phận nhân sự có thể nắm bắt được quá trình làm việc của nhân viên và hỗ trợ họ hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.
Quản lý hiệu suất thành công không chỉ tăng cường hiệu quả làm việc mà còn nâng cao tính bền vững và tỷ suất lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong trường hợp nhân viên không đạt yêu cầu, doanh nghiệp cần xem xét khả năng tái đào tạo hoặc thay thế.
2.4 Lập kế hoạch nhân lực dự phòng
Lập kế hoạch dự phòng là việc chuẩn bị trước cho trường hợp nhân sự chủ chốt rời khỏi công ty. Ví dụ, khi một quản lý cấp cao nghỉ việc, việc có sẵn người thay thế sẽ giúp duy trì sự ổn định và tiếp tục hoạt động kinh doanh.
Để thực hiện công tác này, bộ phận quản trị nhân sự cần kết hợp chặt chẽ giữa đào tạo, phát triển nhân lực và đánh giá hiệu suất để xác định và chuẩn bị sẵn sàng cho những ứng viên tiềm năng đảm nhận các vị trí quan trọng khi cần thiết.
2.5 Quản lý chính sách lương và phúc lợi
Chính sách lương cạnh tranh và phúc lợi hấp dẫn tạo động lực và giữ chân nhân viên. Bộ phận nhân sự cần xác định mức lương phù hợp để thu hút nhân tài, đồng thời cân nhắc với ngân sách và lợi nhuận của công ty. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự cũng cần giám sát việc tăng lương, khen thưởng và thực hiện kiểm toán lương định kỳ.
Ngoài ra, việc bổ sung các phúc lợi phụ như nghỉ phép vào ngày sinh nhật, chính sách làm việc linh hoạt, xe đưa đón, hoặc các hoạt động gắn kết như trà chiều cũng giúp nâng cao sự hài lòng và gắn bó của nhân viên.
2.6 Xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là nền tảng cốt lõi, phản ánh tinh thần và giá trị của tổ chức. Việc xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp là một nhiệm vụ hàng đầu của quản trị nhân sự.
Đầu tiên, cần xác định rõ và thống nhất về triết lý kinh doanh và quản lý của tổ chức. Tiếp theo, đánh giá môi trường làm việc và thiết lập bộ quy tắc ứng xử cho tất cả nhân viên. Cuối cùng, bộ phận quản trị nhân sự cần tổng hợp các yếu tố này để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp sâu sắc, phản ánh đúng giá trị và định hướng của tổ chức.
Đọc thêm: Quy trình là gì? 5 bước “tiêu chuẩn” trong xây dựng và quản lý quy trình
3. Quy trình quản trị nhân sự: 5 bước để quản trị nhân sự hiệu quả
Bước 1: Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự toàn diện và bảo mật
Hệ thống quản trị nhân sự liên quan đến việc lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên. Khi cần, bộ phận quản trị nhân sự phải có khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng, bao gồm:
- Bảng theo dõi nhân sự theo phòng ban với thông tin cá nhân chi tiết như họ tên, năm sinh, quê quán,…
- Tài liệu tuyển dụng để lưu giữ hồ sơ ứng viên và lựa chọn người phù hợp với yêu cầu công việc.
- Bảng kết quả hiệu suất công việc, tài liệu phản ánh quá trình hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân, từ đó định hình các chiến lược như đào tạo, bồi dưỡng, hoặc tái cơ cấu.
- Bảng theo dõi tiền lương để kiểm soát mức lương hiện tại của nhân viên và điều chỉnh khi cần thiết.
Việc lưu trữ này cần được thực hiện cẩn thận, đảm bảo tính bảo mật, giúp nhà quản lý nắm rõ tình trạng nhân sự và bảo vệ quyền lợi của người lao động.
Bước 2: Thiết lập quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự cụ thể
Tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức, quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự sẽ được thiết lập phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp. Các hoạt động chính bao gồm:
- Thiết lập quy trình tuyển dụng và phỏng vấn ứng viên.
- Lập kế hoạch đào tạo, luân chuyển nhân sự giữa các bộ phận.
- Xây dựng chính sách đãi ngộ và lương thưởng.
- Duy trì và củng cố tầm nhìn, sứ mệnh, nội quy, và văn hóa doanh nghiệp.
Bước 3: Mô tả và phân bổ công việc phù hợp
Dựa trên tính chất và quy trình làm việc, nhân viên sẽ được hướng dẫn một cách chính xác và linh hoạt về nhiệm vụ được giao. Bản mô tả công việc càng rõ ràng, càng giúp bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả của nhân viên một cách công bằng, khách quan. Ngoài ra, bộ phận nhân sự cũng cần định hướng cụ thể và phân công công việc phù hợp với từng vị trí của mỗi nhân viên.
Bước 4: Thiết lập mục tiêu làm việc và tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất rõ ràng
Việc doanh nghiệp đặt ra mục tiêu rõ ràng giúp tạo ra lộ trình cụ thể để nhân viên đạt được mục tiêu đó, đồng thời củng cố niềm tin và động lực làm việc của họ. Bộ phận nhân sự cần xác định các tiêu chuẩn đánh giá thành tích, phù hợp với lộ trình thăng tiến của từng nhân viên.
Bước 5: Theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc chặt chẽ
Mỗi bộ phận nên xây dựng bảng đánh giá kết quả công việc theo từng kỳ (tuần, tháng, quý, năm,…). Nếu nhân viên đạt thành tích tốt, bộ phận quản trị nhân sự cần tuyên dương và khen thưởng xứng đáng. Ngược lại, nếu nhân viên chưa đạt hiệu suất yêu cầu, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp cải thiện hoặc thậm chí là sa thải nếu cần thiết.
Đọc thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? Vai trò, thách thức và giải pháp
4. Người “làm” quản trị nhân sự: Cần đáp ứng những tiêu chí nào?
4.1 Về kiến thức chuyên môn
Đầu tiên, nhà quản trị nhân sự cần phải am hiểu sâu sắc các nguyên tắc cơ bản của quản trị kinh doanh và doanh nghiệp, cũng như nắm vững các văn bản pháp luật liên quan đến lao động và các nguyên tắc, phương pháp quản trị nhân sự.
Bên cạnh đó, việc hiểu rõ cơ cấu tổ chức, triết lý kinh doanh, và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp cũng là điều tối quan trọng. Ngoài ra, nhà quản trị nhân sự cũng cần liên tục cập nhật các xu hướng quản trị nhân sự và tin tức kinh tế để có thể linh hoạt ứng phó trước những biến động của thị trường lao động, duy trì nguồn nhân lực chất lượng cao cho doanh nghiệp.
4.2 Về kỹ năng làm việc
- Kỹ năng giao tiếp: Nhà quản trị nhân sự phải thường xuyên tương tác với lãnh đạo và nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau. Giao tiếp hiệu quả không chỉ là diễn đạt rõ ràng mà còn là khả năng lắng nghe và thấu cảm. Một chuyên gia nhân sự xuất sắc là người có thể truyền tải thông điệp mạch lạc, giải quyết xung đột và xây dựng mối quan hệ tích cực với mọi thành viên trong tổ chức.
- Kỹ năng đàm phán: Đây là kỹ năng giúp nhà quản lý nhân sự giải quyết các mối bận tâm của nhân viên một cách hợp lý, từ đó tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và gắn kết. Kỹ năng này cũng rất hữu ích trong quá trình thương lượng lương bổng với ứng viên, đảm bảo lợi ích hài hòa cho cả đôi bên.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin: Với công việc liên quan đến quản lý hồ sơ và cơ sở dữ liệu, người quản lý nhân sự cần thành thạo các ứng dụng văn phòng như Word, Excel, và PowerPoint. Hơn nữa, trong thời đại 4.0, việc hiểu biết và vận hành các phần mềm quản lý nhân sự hay phần mềm chấm công là điều không thể thiếu đối với một chuyên gia nhân sự giỏi.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Người làm nhân sự thường xuyên đối mặt với nhiều tình huống phức tạp, đòi hỏi kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề dựa trên lập luận logic. Một chuyên gia nhân sự ưu tú sẽ dựa vào số liệu và dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác, kết hợp với kỹ năng giao tiếp và sự quyết đoán để xử lý công việc một cách trơn tru.
4.3 Về thái độ trong công việc
- Chăm chỉ và nhẫn nại: Về cơ bản, quản trị nhân sự là một công việc lặp đi lặp lại, dễ nảy sinh cảm giác nhàm chán. Chẳng hạn, việc chọn lựa ứng viên phù hợp từ hàng trăm hồ sơ là một thách thức đòi hỏi sự kiên trì và cần mẫn. Luôn giữ thái độ tích cực và yêu nghề chính là tố chất nền tảng để nhà quản trị nhân sự hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
- Chính trực và công bằng: Người làm quản trị nhân sự cần gạt bỏ cảm xúc cá nhân và thiên kiến để đảm bảo mọi quyết định được thực hiện một cách công bằng và khách quan. Từ tuyển dụng, đánh giá hiệu suất đến giải quyết tranh chấp, tất cả phải tuân thủ quy định lao động, đảm bảo minh bạch và giúp người lao động yên tâm làm việc.
- Chịu đựng cường độ công việc cao: Nhân sự là một bộ phận thường xuyên đối mặt với khối lượng công việc lớn và đôi khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Ngoài ra, những công việc phát sinh ngoài kế hoạch đòi hỏi người làm nhân sự phải biết cách phân bổ thời gian và sắp xếp công việc một cách hợp lý. Hơn nữa, với vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và người lao động, người làm nhân sự phải sẵn sàng ứng phó với áp lực từ việc cân bằng quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.
5. Thách thức và xu hướng của quản trị nhân sự hiện đại
Các doanh nghiệp đã phải đối mặt với nhiều thách thức trong quản trị nhân sự trong những năm gần đây, và mỗi năm dường như nảy sinh nhiều khó khăn hơn. Để chuẩn bị cho tương lai, hãy cùng khám phá những yếu tố vừa là thách thức vừa là xu hướng chính trong lĩnh vực quản trị nhân sự thời hiện đại, cũng như tìm hiểu các định hướng tương ứng.
5.1 Tái định hình phúc lợi của nhân viên
Làm việc cầm chừng (quiet quitting) và chia sẻ trải nghiệm tiêu cực trên mạng xã hội là những cách mà nhân viên thể hiện sự bất mãn với công việc. Nguyên nhân chính thường xuất phát từ cảm giác bị đối xử không công bằng, thiếu sự công nhận và không có cơ hội phát triển.
Một cuộc nghiên cứu được đăng tải trên New York Times cho thấy các chương trình phúc lợi tại nơi làm việc như quản lý căng thẳng hay khóa học về khả năng phục hồi thường không hiệu quả và có thể gây tác dụng ngược.
Điều này nhấn mạnh rằng để thực sự cải thiện phúc lợi, các nhà quản trị nhân sự cần xem xét sâu hơn về cách tổ chức công việc và môi trường làm việc, đảm bảo cung cấp cho nhân viên sự tự chủ, trách nhiệm, và hỗ trợ mạnh mẽ để họ hoàn thành công việc hiệu quả. Đồng thời, doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho sự phát triển kỹ năng và thăng tiến trong sự nghiệp của nhân viên để duy trì sự hài lòng và hiệu suất làm việc cao.
5.2 Tranh luận xoay quanh làm việc từ xa, kết hợp và tại văn phòng
Hình thức làm việc cố định tại văn phòng dự kiến sẽ tiếp tục vào năm 2024, nhưng điều này có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho các công ty muốn xây dựng một thương hiệu nhà tuyển dụng cạnh tranh. Nhiều nhân viên muốn được tham khảo ý kiến về phương thức làm việc của mình, đặc biệt là khi cần cân bằng công việc với các trách nhiệm cá nhân, chẳng hạn như đưa đón con cái hoặc chăm sóc người thân lớn tuổi. Họ mong muốn linh hoạt trong công việc, thay vì một chính sách áp đặt đồng nhất.
Để thu hút và giữ chân nhân tài, bộ phận nhân sự cần chú trọng vào các chính sách làm việc linh hoạt, bao gồm làm việc từ xa và kết hợp, đồng thời xác định rõ những vị trí và tần suất cần có mặt tại văn phòng. Ngoài ra, tập trung vào vai trò và kết quả công việc, thay vì chỉ chú trọng vào sự hiện diện của nhân viên tại văn phòng sẽ giúp các quyết định quản lý trở nên công bằng và dễ thực hiện hơn.
5.3 Sự đa dạng thế hệ tại nơi làm việc
Việc quản lý sự đa dạng thế hệ, từ Baby Boomers đến Thế hệ Z, tại nơi làm việc vẫn là một thách thức đối với các nhà quản trị nhân sự vào năm 2024. Mặc dù có những điểm khác biệt rõ rệt trong quan điểm, phong cách và kỳ vọng trong công việc giữa các thế hệ, nhưng chúng ta không nên đưa ra những giả định đại khái chỉ dựa trên tuổi tác.
Nghiên cứu của McKinsey cho thấy hầu hết các thế hệ đều tìm kiếm công việc có ý nghĩa, kết nối thực sự với đồng nghiệp và cấp trên, và có mục tiêu rõ ràng. Hiểu được những ưu tiên này sẽ giúp các nhà quản trị xây dựng một môi trường làm việc lý tưởng với lực lượng lao động đa dạng tại doanh nghiệp mình.
5.4 Ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân sự toàn diện, lấy trải nghiệm nhân viên làm trọng tâm
Trước đây, nhiều phần mềm quản trị nhân sự chỉ tập trung vào nhu cầu quản lý của ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự, mà chưa chú trọng đến sự tham gia và tương tác của nhân viên. Điều này gây ra sự thiếu kết nối giữa nhân viên và hệ thống quản lý, làm giảm hiệu quả và tinh thần làm việc. Để giải quyết vấn đề này, cần có giải pháp quản trị tổng thể từ lúc tuyển dụng đến khi nhân viên phát triển trong công ty.
Dưới một góc nhìn tổng thể, Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+, gồm 20 ứng dụng chuyên biệt, không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự và phát triển con người, mà còn mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại công ty.
Base HRM+ giải quyết bốn bài toán cốt lõi trong quản trị nhân sự:
- Thiết kế tổ chức: Giúp doanh nghiệp hoàn thiện cấu trúc phòng ban, làm rõ mối quan hệ giữa các bộ phận và chuẩn hóa chức năng nhiệm vụ cùng mô tả công việc, từ đó giúp lãnh đạo điều phối và tối ưu nguồn lực hiệu quả.
- Quản trị nghỉ phép, chấm công và tính lương: Phần mềm Base Timesheet tích hợp với Base Checkin, Base Vision và máy chấm công để tạo bảng công chính xác, sau đó liên kết với Base Payroll để tính lương. Doanh nghiệp chỉ cần cài đặt hệ thống một lần và thiết lập biến số cần thiết, phần mềm sẽ xử lý phần còn lại.
- Quản trị mục tiêu và đánh giá hiệu suất: Base Goal kết hợp triết lý của OKR (Objectives & Key Results) và KPI (Key Performance Indexes) để tạo ra giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện. Đồng thời, ứng dụng Base Review cung cấp đánh giá liên tục giúp phản hồi kịp thời và khách quan hơn.
- Đào tạo và phát triển nhân sự: Base HRM+ xây dựng môi trường học tập theo mô hình 4Cs: Course (tổ chức khóa học), Check (đánh giá năng lực), Certification (ghi nhận thành tích) và Community (xây dựng mạng xã hội học tập). Điều này giúp nhân viên cảm thấy được ghi nhận và phát triển cùng sự tiến bộ của tổ chức.
Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và khả năng tích hợp với ứng dụng di động, Base HRM+ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc tân tiến, tập trung vào hiệu suất, và phù hợp với xu hướng quản trị nhân sự trong thời đại 4.0.
6. Kết luận
Quản trị nhân sự không chỉ dừng lại ở việc quản lý con người mà còn là xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh và gắn kết. Hiểu rõ chức năng và quy trình thực hiện quản trị nhân sự đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp kiến tạo và phát triển một đội ngũ nhân sự chất lượng, đóng vai trò quyết định trong sự thành công cho tổ chức.
