Workflow là gì? Cách tối ưu quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Trong thời đại số, doanh nghiệp nào cũng mong muốn tối ưu hóa quy trình làm việc để tăng năng suất và cạnh tranh. Workflow chính là câu trả lời cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả. Vậy Workflow là gì và làm thế nào để xây dựng một quy trình làm việc tối ưu? Cùng Base.vn khám phá ngay trong bài viết này!

1. Workflow là gì? 

Workflow là một từ được cấu thành bởi hai yếu tố đó là “work” (công việc) và “flow” (dòng chảy). Một cách đơn giản, workflow chính là dòng công việc, hay còn có thể hiểu là một chuỗi các nhiệm vụ trong quy trình công việc, được triển khai theo thứ tự cụ thể. 

Workflow giúp vạch ra cấu trúc các nhiệm vụ/công việc, người/nhóm phụ trách, các yếu tố phụ thuộc và một số điều kiện liên quan. Về cơ bản, workflow giống như một đường chỉ dẫn để giúp hoàn thành nhiệm vụ từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc.

Workflow được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quản lý dự án đến phát triển phần mềm,…nhằm mục đích tạo ra một quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả hơn. 

2. Phân biệt workflow với checklist, flowchart và quản trị công việc

Workflow, checklist, flowchart và quản trị công việc là những công cụ quan trọng trong quản lý quy trình và công việc. Tuy nhiên, mỗi công cụ này có mục đích và tính năng khác nhau, phù hợp với các nhu cầu quản lý cụ thể.

3. Vai trò của workflow trong hoạt động của doanh nghiệp

3.1 Đảm bảo công việc được liền mạch và nhất quán

Khi mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều tuân thủ theo workflow đã được thiết lập sẵn, các phòng ban cũng như từng thành viên có thể nhìn thấy rõ được vai trò và nhiệm vụ của mình để thực hiện. Điều này giúp loại bỏ sự lộn xộn, hạn chế tình trạng nhiệm vụ bị chồng chéo cũng như đùn đẩy trách nhiệm trong công việc. 

Ngoài ra, workflow còn giúp tạo ra sự kết nối trong công việc, các hoạt động chia sẻ thông tin, tương tác,…cũng sẽ diễn ra đồng bộ hơn, giúp cho công việc được nhất quán và minh bạch. 

3.2 Theo dõi và quản lý quy trình dễ dàng

Thông qua luồng công việc đã được thiết lập, các nhà quản lý, lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc nắm bắt tình trạng, chất lượng công việc thông qua từng giai đoạn trong workflow. Nhờ vào các sơ đồ workflow, các quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình tổng quan, cũng như dễ dàng bám sát tiến độ, từ đó đưa ra các phương án điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.  

3.3 Tăng hiệu suất 

Workflow giúp các nhà quản lý phân chia nhiệm vụ công việc rõ ràng, cụ thể cho từng phòng ban/ cá nhân, đi kèm với đó là các nguồn lực liên quan, thời gian, KPI cụ thể,…Nhờ đó, các thành viên, đội nhóm có thể chủ động hơn trong công việc, biết được mình cần tập trung vào nhiệm vụ gì để đạt được kết quả, thay vì lan man sang các công việc khác. 

Sự chủ động trong công việc không chỉ giúp tăng hiệu suất, mà còn giúp thúc đẩy động lực của nhân viên hiệu quả. 

3.4 Tiết kiệm nguồn lực 

Nhờ có luồng công việc, các hoạt động trong doanh nghiệp được triển khai một cách khoa học, nhất quán, giảm thiểu những thứ không cần thiết. Điều này không chỉ giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí. 

Về cơ bản, việc áp dụng workflow là yếu tố thiết yếu để bất kỳ doanh nghiệp nào muốn vận hành hiệu quả và bền vững. Nó không chỉ giúp công việc liền mạch, nâng cao năng suất mà còn tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo doanh nghiệp phát triển đúng hướng và hiệu quả hơn.

4. Các loại sơ đồ workflow

Có nhiều dạng sơ đồ mô tả quy trình làm việc, mỗi loại có một cách tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên, các loại phổ biến thường được sử dụng bao gồm:

• Lưu đồ ANSI: Dạng sơ đồ này sử dụng các ký hiệu chuẩn từ Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) để minh họa từng bước trong quy trình làm việc.
• Sơ đồ hoạt động UML: Đây là sơ đồ biểu diễn trình tự các bước hoặc nhiệm vụ thông qua đồ thị, dựa trên Ngôn ngữ Mô hình Thống nhất (UML) để làm rõ thứ tự công việc.
• BPMN: Loại sơ đồ này dùng ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa (BPMN), giúp cả người chuyên môn và không chuyên về kỹ thuật dễ dàng hiểu được quy trình.
• SIPOC: Dạng sơ đồ này tập trung vào phân tích các yếu tố khác nhau của quy trình, nhấn mạnh vai trò của người cung cấp và người nhận thông tin, thay vì chỉ tập trung vào thứ tự thực hiện các bước như các sơ đồ truyền thống.

Đọc thêm: Quy trình là gì? 5 bước “tiêu chuẩn” trong xây dựng và quản lý quy trình

5. Các bước xây dựng quy trình workflow khoa học cho doanh nghiệp

5.1 Thu thập dữ liệu 

Cơ sở dữ liệu cho workflow là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp xây dựng và triển khai quy trình workflow chính xác nhất. Nguồn dữ liệu ở đây có thể là tài liệu, thông tin hoặc các dữ liệu số của doanh nghiệp. 

Thường dữ liệu sẽ được thu thập từ 2 nguồn chính:

• Dữ liệu thu thập từ nguồn nội bộ: Bao gồm tất các các thông tin được lưu trữ và tổ chức trong doanh nghiệp như: thông tin nhân sự, thông tin dự án, báo cáo tình hình kinh doanh, thông tin khách hàng,….
• Dữ liệu thu thập từ nguồn bên ngoài: Là toàn bộ các thông tin và dữ liệu được lấy từ các nguồn không thuộc sự kiểm soát của doanh nghiệp như tình hình thị trường, báo cáo về đối thủ cạnh tranh, các thông tin về biến động thị trường,…

5.2 Liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện

Việc liệt kê toàn bộ nhiệm vụ giúp doanh nghiệp không bị bỏ sót các công việc cần thực hiện trong workflow. Việc này có thể cần đến sự tham gia của các bên liên quan để đảm bảo có thể có một danh sách đầy đủ nhất. 

Ví dụ: Quy trình chăm sóc khách hàng giai đoạn sau bán có thể bao gồm các công việc như:

• Theo dõi khách hàng 
• Chủ động hỏi han, quan tâm khách hàng 
• Cung cấp các chính sách cho khách hàng trung thành 
• Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại

5.3 Phân công vai trò 

Việc phân công người, đội nhóm phụ trách trong workflow giúp đảm bảo công việc được giao cho đúng người, đúng việc, đúng thời điểm. 

Dựa vào các nhiệm vụ được liệt kê, cần phải đánh giá rõ khả năng cũng như trách nhiệm của từng thành viên để gán nhiệm vụ cho phù hợp. Ngoài ra, cần phải có sự trao đổi và thảo luận, thống nhất để đảm bảo sự cân đối và đồng thuận khi phân công nhiệm vụ. 

Sau khi gán nhiệm vụ cụ thể cho các đội nhóm, thành viên, cần phải đưa ra phương thức để cùng tương tác, trao đổi và báo cáo công việc giữa các bộ phận có liên quan. 

5.4 Thiết lập quy trình công việc 

Luồng công việc chính thức phải là một quy trình mô tả đầy đủ chi tiết các bước thực hiện, thể hiện rõ được mối tương quan giữa các dữ liệu cũng như các bên liên quan. Thông qua workflow quy trình công việc, mọi người có thể nhanh chóng nắm bắt nhiệm vụ, đảm bảo tính nhất quán trong công việc. 

Khi thiết lập quy trình làm việc, cần đảm bảo có các thông tin quan trọng như:

• Sơ đồ, biểu đồ để nắm được tổng quan toàn bộ quy trình
• Mô tả công việc: giúp các thành viên hiểu rõ về vai trò, nhiệm vụ của mình 
• Người chịu trách nhiệm và người phụ trách 
• Thời gian và KPI cụ thể 
• Nguồn lực cần thiết 
• Các quy định chung 
• Kiểm soát và đánh giá

5.5 Kiểm tra và đánh giá luồng công việc 

Sau khi xây dựng được workflow, việc kiểm tra và đánh giá giúp đảm bảo tính khả thi, và nâng cao hiệu quả thực hiện. Điều này còn giúp rà soát lại những lỗi có thể xảy ra để doanh nghiệp có nhanh chóng tìm ra hướng khắc phục và điều chỉnh. 

Khi thực hiện kiểm tra, đánh giá quy trình công việc, cần chú ý các yếu tố sau:

• Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả, phù hợp
• Cần phải trao đổi để thu thập phản hồi của các bên liên quan
• Đưa ra được các đề xuất khắc phục, cải tiến nếu phát hiện vấn đề 
• Sau khi điều chỉnh, cần đánh giá lại toàn bộ quy trình

5.6 Đào tạo, hướng dẫn thực hiện 

Để đảm bảo luồng công việc được các thành viên thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động hướng dẫn, đào tạo và triển khai đến đội ngũ nhân sự. Điều này giúp cho mọi người hiểu rõ quy trình cũng như nhanh chóng nắm bắt được nhiệm vụ của mình và các yếu tố liên quan để phối hợp nhịp nhàng nhất có thể. 

Dưới đây là gợi ý về quy trình hướng dẫn tương đối chi tiết và khoa học mà các doanh nghiệp có thể áp dụng:

Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng:

• Xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn hoặc tài liệu tham khảo nhanh để giới thiệu về cách áp dụng và thực hiện đúng quy trình làm việc 
• Tạo video hướng dẫn và có giải đáp thắc mắc nếu cần thiết 

Tổ chức thông tin:

• Lưu trữ các tài liệu hồ sơ có liên quan đến quy trình làm việc để đảm bảo mọi người có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin 
• Sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu để lưu trữ và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo tính bảo mật 

Xây dựng quy trình làm việc chuẩn: 

• Chia sẻ thông tin để mọi người cùng biết và hiểu rõ về quy trình làm việc, cũng như cách sử dụng nó

Tổ chức đào tạo 

• Tổ chức các buổi đào tạo để giới thiệu và chia sẻ kỹ hơn về quy trình làm việc 

Phản hồi và điều chỉnh:

• Thu thập phản hồi từ các thành viên để điều chỉnh và cải tiến quy trình làm việc sao cho hiệu quả và phù hợp với tất cả mọi người 
• Thực hiện đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng quy trình làm việc vẫn đáp ứng được các mục tiêu của doanh nghiệp

5.7 Áp dụng triển khai workflow 

Sau khi hoàn tất mọi bước chuẩn bị, quy trình workflow sẽ được chính thức triển khai. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ và đưa ra những điều chỉnh khi cần thiết. Để triển khai workflow công việc hiệu quả, cần thực hiện các công việc như sau:

• Chuẩn bị tài nguyên và lên lịch cụ thể để triển khai  
• Thực hiện triển khai quy trình công việc 
• Đo lường, đánh giá và điều chỉnh trong quá trình triển khai
• Hỗ trợ, đào tạo và đảm bảo các thành viên, phòng ban luôn tuân thủ đúng quy trình, quy định 

5.8 Báo cáo

Bước cuối cùng chính báo cáo kết quả về tiến độ và tìm hiểu dữ liệu để biết điều gì hiệu quả và điều gì có thể cải thiện mà quy trình mang đến cho doanh nghiệp. Bất kể một dự án có thành công vang dội hay gặp phải một số trục trặc trên đường đi, thì luôn có rất nhiều điều để học hỏi từ mỗi sáng kiến. Việc báo cáo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các dự án trong tương lai – hoặc thậm chí tinh chỉnh quy trình làm việc hiện tại.

6. Các mẫu workflow phổ biến trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, các quy trình làm việc thường được chuẩn hóa dưới nhiều mẫu khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả và sự phối hợp giữa các bộ phận. Dưới đây là một số mẫu Workflow phổ biến:

• Workflow quy trình quản lý tài liệu: Dành cho việc lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp. 

• Workflow quy trình yêu cầu mua hàng: Liên quan đến việc lập yêu cầu mua hàng, xem xét ngân sách, phê duyệt đơn hàng và theo dõi trạng thái mua hàng. Mẫu này giúp đảm bảo kiểm soát chi tiêu chặt chẽ và minh bạch.

• Workflow quy trình tuyển dụng nhân sự: Áp dụng cho việc đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, phỏng vấn, và quyết định tuyển dụng. Workflow này giúp chuẩn hóa quá trình tuyển dụng và đảm bảo lựa chọn ứng viên phù hợp.

Đọc thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn 7 bước (Tải về sơ đồ mẫu)

• Quy trình quản lý dự án: Quy trình này đi qua các giai đoạn như lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả dự án. Workflow quản lý dự án giúp doanh nghiệp theo dõi và điều chỉnh kế hoạch để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

• Quy trình phê duyệt chi phí: Liên quan đến việc đề xuất, xem xét và phê duyệt các khoản chi phí, thường sử dụng trong các hoạt động như tổ chức sự kiện, tiếp thị, hoặc dự án. Điều này giúp kiểm soát ngân sách và đảm bảo minh bạch tài chính.

Những mẫu Workflow này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong quy trình làm việc hàng ngày.

7. Lưu ý khi ứng dụng workflow

Việc áp dụng Workflow trong doanh nghiệp đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác để đảm bảo các quy trình được thực hiện một cách hiệu quả. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi triển khai Workflow:

• Hiểu rõ quy trình hiện tại và các vấn đề gặp phải: Trước khi bắt tay vào xây dựng Workflow mới, cần đánh giá kỹ quy trình hiện tại để xác định những vấn đề còn tồn tại. Điều này giúp tránh những sai sót không đáng có trong quá trình triển khai.
• Xác định rõ các bước cần thực hiện: Mọi bước trong quy trình mới cần được xác định cụ thể, chi tiết để đảm bảo công việc diễn ra mạch lạc và có tổ chức.
• Ưu tiên công việc và loại bỏ những việc không cần thiết: Hãy phân loại các công việc theo mức độ ưu tiên, đồng thời loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất.
• Tận dụng công nghệ để quản lý quy trình: Công nghệ hiện đại là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý, giám sát và đánh giá quy trình một cách nhanh chóng và chính xác. Sử dụng phần mềm phù hợp giúp tự động hoá nhiều khâu, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để vận hành Workflow. Hãy luôn có sự hỗ trợ kịp thời để giải đáp thắc mắc, giúp nhân viên thực hiện công việc thuận lợi hơn.
• Theo dõi và đánh giá thường xuyên: Việc theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của Workflow cần được thực hiện liên tục. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác tình hình và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
• Cải tiến quy trình khi cần: Không có quy trình nào là hoàn hảo mãi mãi, vì vậy doanh nghiệp cần sẵn sàng cải tiến và điều chỉnh Workflow để đáp ứng yêu cầu kinh doanh ngày càng thay đổi.

Đọc thêm: Top 6 phần mềm quản lý quy trình công việc cho doanh nghiệp

8. Xây dựng workflow nhanh gọn, khoa học với phần mềm Base Workflow

Việc quản lý và theo dõi nhiều workflow bằng phương pháp thủ công có thể gây ra nhiều khó khăn và mất thời gian cho doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng tính năng quản lý quy trình của Base như một trợ thủ đắc lực. Với tính năng này, các doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai, theo dõi, và đánh giá các workflow một cách hiệu quả. Một số lợi ích mà tính năng này mang lại bao gồm:

• Thiết lập khai báo tự động: Tự động hóa việc khai báo các bước trong quy trình với các thông số chi tiết như thời gian thực hiện, người thực hiện, người quản lý, và các bước cụ thể. Hệ thống sẽ gửi thông báo tự động đến người thực hiện ở từng giai đoạn.
• Quản lý quy trình dễ dàng: Hỗ trợ cảnh báo tùy chỉnh, cài đặt bảo mật cho từng bước trong quy trình, và cho phép trao đổi thông tin đồng bộ trên hệ thống.
• Phân quyền linh hoạt: Linh hoạt trong việc chỉ định đối tượng thực hiện theo vị trí hoặc phòng ban, đồng thời update liên tục các thay đổi về nhân sự và chi tiết workflow.
• Kiểm soát bảo mật: Cho phép phân quyền truy cập và theo dõi workflow theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Phân tích và đo lường: Cung cấp các báo cáo trực quan hỗ trợ phân tích dữ liệu quy trình để tìm ra các điểm nghẽn và cơ hội cải tiến, giúp doanh nghiệp bạn hoạt động hiệu quả hơn.
• Thuận tiện liên lạc và trao đổi: Nhắn tin và trao đổi trực tiếp trên giao diện của quy trình, hỗ trợ chia sẻ không giới hạn các file tài liệu công việc, giúp quá trình trao đổi diễn ra nhanh chóng và liền mạch.

9. Kết luận

Việc xây dựng và áp dụng workflow không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình công việc mà còn góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Một quy trình làm việc rõ ràng, khoa học sẽ giúp nhân viên làm việc nhất quán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm nguồn lực. Sử dụng công nghệ Base để hỗ trợ quy trình workflow cũng là một cách để nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp trong thời đại số hóa hiện nay.