Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp lớn nhỏ trên thế giới đều đang áp dụng những giải pháp hiện đại trong quản lý và điều hành doanh nghiệp. Trong đó không thể không kể đến phần mềm SAP – một giải pháp giúp quản lý nguồn lực, chuỗi cung ứng hiệu quả hiện nay. Vậy SAP là gì?, lợi ích của nó như thế nào và cách ứng dụng ra sao? Cùng theo dõi bài viết dưới đây cùng Base.vn để tìm được câu trả lời chính xác nhất.
1. Tìm hiểu về phần mềm SAP ERP
1.1 SAP là gì?
SAP là viết tắt của cụm từ System Application Programing, đồng thời là tên một phần mềm của Đức được nhiều công ty lớn nhỏ trên thế giới sử dụng. Công ty SAP được thành lập năm 1972, có trụ sở tại Cộng hòa Liên Bang Đức, ngoài ra, tại Việt Nam cũng có văn phòng đại diện ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Tại Châu Á, trụ sở chính của SAP nằm ở Singapore.
Theo số liệu thống kê tại website chính thức của SAP, công ty hiện có 105.000+ nhân viên tại 157 quốc gia, 24.000+ đối tác trên toàn cầu, 280.000.000+ người sử dụng và có trụ sở tại 100+ quốc gia. SAP cũng là công ty công nghệ có chỉ số tăng trưởng bền vững trong 16 năm trở lại đây (theo thống kê từ Dow Jones). Thậm chí, Forbes cũng đã từng bình chọn SAP đứng thứ 12 trong số các doanh nghiệp lớn nhất thế giới.
1.2 Phần mềm SAP là gì?
Phần mềm SAP hay SAP ERP là hệ thống phần mềm được tích hợp nhiều tính năng giúp doanh nghiệp quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh. Sản phẩm được ra mắt thị trường vào năm 2006 bởi Công ty SAP SE và đến nay vẫn đang là một trong những phần mềm ERP phổ biến nhất.
SAP ERP tích hợp các module trên cùng một ứng dụng, giúp nhân sự có thể dễ dàng theo dõi và làm việc với nhau ở một hệ thống thay vì hoạt động riêng lẻ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý, nâng cao hiệu quả làm việc của các phòng ban.
Nhờ có SAP, doanh nghiệp có thể dễ dàng hoạch định và quản lý nguồn lực, từ nhân sự đến khách hàng, tài chính, kế toán, xuất nhập khẩu, chuỗi cung ứng… Nhà quản lý cũng dựa vào thông tin, dữ liệu trên phần mềm để có thể đưa ra những quyết định phù hợp, giúp tổ chức ngày càng phát triển hơn.
1.3 Các phiên bản SAP ERP
Hiện nay SAP ERP có hai phiên bản chính cho doanh nghiệp sử dụng:
- SAP Business One gồm 13 biên bản khác nhau trong gần 30 năm phát triển với rất nhiều tính năng.
- SAP S/4HANA phát triển theo nền tảng công nghệ In Memory HANA, hiện tại có tổng cộng 4 phiên bản.
2. Những lợi ích của phần mềm SAP đối với doanh nghiệp
2.1 Tối ưu quy trình kinh doanh
Thay vì thực hiện thủ công, phần mềm SAP giúp tối ưu rất nhiều quy trình, tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân viên và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Một số hoạt động SAP có thể tự động xử lý có thể kể đến như: Xử lý đơn hàng, quản lý, theo dõi kho hàng, thanh toán chi phí, hạch toán tài chính, báo cáo tự động….
Qua đây, doanh nghiệp cũng giảm thiểu được nhiều lỗi, sai sót, nâng cao hiệu quả hoạt động để tập trung vào những công việc khác mang đến giá trị cao hơn cho tổ chức.
2.2 Nâng cao hiệu quả hoạt động
Phần mềm SAP giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về toàn bộ hoạt động kinh doanh, ví dụ như: Doanh thu bán hàng, lợi nhuận, hàng tồn kho, hoạt động của chuỗi cung ứng, hiệu suất làm việc của nhân viên….
Qua những thông tin này, doanh nghiệp sẽ xác định được điểm mạnh, điểm yếu, các vấn đề cần khắc phục cũng như cải thiện, để từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động, mang đến lợi nhuận tối đa cho tổ chức.
2.3 Đảm bảo sự minh bạch trong doanh nghiệp
Khi thông tin của doanh nghiệp được chia sẻ trên một cơ sở dữ liệu duy nhất, tình trạng bản ghi bị trùng lặp, dữ liệu trùng nhau sẽ không còn xảy ra. Điều này giúp cải thiện chất lượng dữ liệu, cho phép bạn truy xuất thông tin trong nhiều tình huống khác nhau, tránh sai sót, thông tin rõ ràng.
Cho dù bạn truy xuất dữ liệu của danh sách sản phẩm hay đơn hàng, thanh toán lô hàng… thì phần mềm SAP đều trả kết quả chính xác nhất. Nhờ vậy, quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan, rõ ràng về thực trạng, đưa ra những quyết định phù hợp cho từng giai đoạn.
2.4 Cải thiện khả năng đưa ra quyết định
Những dữ liệu từ phần mềm SAP sẽ là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra những dự đoán và những quyết định sáng suốt, ví dụ như: Xu hướng thị trường, nhu cầu khách hàng, hiệu quả của hoạt động marketing, bán hàng….
Qua đó, doanh nghiệp sẽ có những kế hoạch đầu tư, sản xuất, marketing, cũng như phân bổ nguồn lực phù hợp để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Đọc thêm: Top 10+ phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất năm 2024
3. Doanh nghiệp nào nên ứng dụng phần mềm SAP?
Mặc dù phần mềm SAP mang đến rất nhiều lợi ích nhưng để phát huy hết tác dụng và ứng dụng tốt trong tổ chức, chỉ một số doanh nghiệp dưới đây phù hợp với phần mềm này:
- Doanh nghiệp sản xuất: Phần mềm hỗ trợ tốt doanh nghiệp từ sản xuất, kho bãi đến nguyên liệu và cả nhân công.
- Doanh nghiệp bán lẻ: SAP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động bán hàng, kho hàng cũng như khách hàng.
- Doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình: Những tổ chức đang cần cải thiện quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và giảm chi phí cũng có thể tham khảo SAP.
- Công ty đa quốc gia: Phần mềm SAP có thể quản lý hoạt động kinh doanh toàn cầu nên phù hợp với công ty đa quốc gia.
Ngoài ra, những công ty hoạt động trong lĩnh vực bất động sản, vận tải, dược phẩm, xây dựng…. cũng khá phù hợp để sử dụng SAP.
4. Các module, chức năng chính của phần mềm SAP
4.1 Module kế toán
Trong module kế toán có khá nhiều chức năng nhỏ, cụ thể như:
- Kế toán kho: Người dùng có thể lập phiếu nhập kho từng kỳ, phân bổ tiền theo từng hóa đơn, kết xuất các báo cáo liên quan.
- Kế toán mua hàng: Theo dõi công nợ hàng trả lại nhà cung cấp, lập phiếu mua hàng và theo dõi công nợ phải trả theo từng tài khoản.
- Kế toán bán hàng: Lập và in các giấy tờ như phiếu bán hàng, chiết khấu bán hàng, công nợ phải trả, lập các chứng từ để thanh toán tiền bán hàng theo từng phương thức khác nhau.
- Kế toán tổng hợp: Thực hiện các bút toán kế toán tổng hợp và kết xuất các số liệu liên quan.
- Kế toán tài sản cố định: Ghi nhận phát sinh làm tăng/giảm tài sản cố định, quản lý sổ và bảng khấu hao tài sản cố định….
4.2 Module quản lý bán hàng
- Quản lý danh mục nhà cung cấp, các nguyên vật liệu cũng như thuộc tính của hàng hóa đầu vào.
- Quản lý đơn đặt hàng từ nhà cung cấp, có thể thiết lập điều khoản và theo dõi quá trình giao nhận hàng.
- Lập phiếu nhập kho theo thông tin từ đơn đặt hàng, theo dõi công nợ phải trả và đơn hàng đến hạn thanh toán.
- Tiến hành lập phiếu trả hàng nếu có phát sinh nghiệp vụ, báo cáo theo dõi tình trạng cung cấp đơn hàng của đơn vị cung cấp.
- Quản lý danh mục sản phẩm, lập và theo dõi đơn hàng của từng khách hàng, theo dõi công nợ và thanh toán từ khách hàng.
4.3 Module quản lý kho
- Hỗ trợ doanh nghiệp nhập kho vật tư hàng hóa, tự động phân bổ chi phí mua hàng theo từng tiêu chí.
- Theo dõi quá trình xuất kho, chuyển kho, điều chỉnh, nhập kho…
- Có thể in thẻ kho theo từng mặt hàng cùng với từng kho nhất định.
- Báo cáo kết quả kiểm kho, cảnh báo mặt hàng tồn dưới mức tối thiểu.
- Theo dõi định mức hàng hóa của từng kho và các nghiệp vụ quản lý kho khác.
4.4 Module quản lý bảo trì, bảo hành sản phẩm
- Doanh nghiệp có thể quản lý danh mục thiết bị đã bán, các phụ tùng thay thế và bảo hành.
- Quản lý thông tin của nhân viên nếu có nhiều trung tâm bảo hành, quản lý các phiếu bảo hành.
- Quản lý các danh mục thiết bị đã hết hạn bảo hành hoặc đến lịch hẹn bảo trì.
- Thống kê được sản phẩm đã bị hư hỏng và cảnh báo về quá trình bảo hành, bảo trì các sản phẩm khác.
Đọc thêm: Platform là gì? Xu hướng ngày càng “lên ngôi” trong các doanh nghiệp
5. Hướng dẫn dùng một số tính năng của SAP
Danh mục hàng hóa: Danh mục hàng hóa sẽ lưu trữ thông tin về nghiệp vụ mua, bán, thông tin thẻ kho hàng hóa. Qua đó, người dùng sẽ truy xuất được nguồn gốc của các sản phẩm đơn hàng, tình trạng hàng hóa.
Danh mục bán hàng/nhà cung cấp: Người dùng có thể quản lý dữ liệu của nhà cung cấp, khách hàng dễ dàng với các thông tin như số điện thoại, mã khách hàng, tên, email… Nhờ đó kế toán và bộ phận liên quan sẽ thực hiện các công việc chuyên môn dễ dàng hơn.
Phiếu báo giá: Bình thường doanh nghiệp làm báo giá trên Excel nhưng với SAP, bộ phận có thể dễ dàng lập phiếu bằng cách điền đầy đủ thông tin có liên quan.
Phiếu yêu cầu mua hàng: Bộ phận thu mua sẽ dễ dàng tạo phiếu yêu cầu mới trên phần mềm hoặc điền dữ liệu cần thiết trên mẫu có sẵn. Toàn bộ dữ liệu hoàn toàn có thể được truy xuất, nên có thể giảm thiểu thời gian phê duyệt thủ công của các bộ phận liên quan.
6. Quy trình triển khai hệ thống SAP cho doanh nghiệp
Bước 1 – Tìm hiểu yêu cầu
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định các vấn đề mình gặp phải và những mong muốn mà SAP có thể xử lý. Các đơn giản nhất là bạn đăng ký dùng thử phần mềm để khám phá các tính năng và xem mức độ phù hợp với tổ chức của mình.
Bước 2 – Truyền thông đến nhân viên trong công ty
Lãnh đạo, quản lý thiết lập kế hoạch làm việc và phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm đến từng thành viên. Mỗi cá nhân tham gia cần học cách thao tác trên phần mềm và nắm chắc thông tin.
Bước 3 – Thiết lập quy trình ứng dụng trên phần mềm SAP
Doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng quy trình làm việc khi đã áp dụng SAP trong tổ chức. Giai đoạn này sẽ cần có kế hoạch cụ thể, phân bổ nhân sự phù hợp để đáp ứng tốt yêu cầu kinh doanh, tránh gián đoạn.
Bước 4 – Khảo sát nhân viên
Doanh nghiệp thử nghiệm trước phần mềm ở những bộ phận đang gặp khó khăn. Đội ngũ nhân viên cũng sẽ tuân thủ với quy trình mới, nhập dữ liệu và kiểm tra liên tục. Người quản lý sẽ coi đây là bước thử nghiệm để xem phần mềm đáp ứng tốt không, nhân viên có đồng lòng áp dụng SAP không.
Bước 5 – Triển khai toàn bộ
Khi đã có kết quả như mong muốn, doanh nghiệp sẽ áp dụng toàn bộ các phòng ban. Nếu chỉ áp dụng ở một số bộ phận thì nghiệp vụ sẽ rời rạc, dữ liệu không đồng nhất. Vậy nên việc sử dụng trong toàn doanh nghiệp là vô cùng cần thiết.
Bước 6 – Kiểm tra và đánh giá
Toàn thể nhân viên cũng như ban lãnh đạo cùng theo dõi và đánh giá những gì phần mềm làm được và chưa làm được, nhận xét xem nó có đang phù hợp với công ty ở thời điểm này hay không, hoặc doanh nghiệp cần làm gì để phần mềm mang đến những lợi ích tốt nhất.
7. Kết luận
SAP là gì và mang đến những lợi ích như thế nào cho tổ chức đã được Base.vn giải đáp chi tiết trong bài viết trên đây. Chắc chắn, với sự đầu tư đúng đắn và chiến lược triển khai phù hợp, SAP có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, tăng cường khả năng cạnh tranh và đạt được lợi thế trong kinh doanh.
