Asana là gì? Tính năng, giao diện, bảng giá của phần mềm Asana

Dự án nối tiếp dự án, nhiệm vụ chất chồng nhiệm vụ – Bài toán quản trị vòng quay này luôn là “chủ đề muôn thuở” của các chủ doanh nghiệp. Với hàng loạt công nghệ lên ngôi, việc lựa chọn đúng phần mềm đáng để đầu tư cũng khiến các nhà quản lý rơi vào thế tiến thoái lưỡng nan giữa khi phải cân bằng giữa chi phí và lợi ích, tính năng phần mềm đó mang lại. 

Trong đó, Asana – Ứng dụng quản lý dự án nổi tiếng hàng đầu, một lựa chọn phổ biến không chỉ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ mà còn cả doanh nghiệp lớn. Bài viết dưới đây sẽ lý giải tại sao phần mềm này lại được ưa chuộng đến vậy.

1. Phần mềm Asana là gì?

1.1 Phần mềm Asana

Phần mềm Asana là ứng dụng quản lý công việc và dự án trực tuyến, cho phép các nhà quản lý, đội nhóm sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, phân công người thực hiện và đặt ra thời hạn hoàn thành của các nhiệm vụ, từ đó theo dõi và tổ chức công việc một cách hiệu quả.

Ban đầu, Asana được Dustin Moskovitz – giám đốc kỹ thuật của Facebook – tạo ra và sử dụng với tư cách một ứng dụng web giúp mọi người ở mỗi nhóm có thể tự nắm bắt công việc, đồng thời biết được đồng nghiệp đã làm được tới đâu, những vấn đề nào đang nảy sinh để cùng nhau phân công giải quyết.

Đầu năm 2011, Asana được cải tiến thành ứng dụng công nghệ dành cho quản lý dự án và đến năm 2012 chính thức ra mắt phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp. Sau đó, phần mềm Asana đã có phiên bản app dành cho thiết bị di động, và dần dần có được hàng triệu người dùng trên toàn thế giới.

Truy cập vào Asana: TẠI ĐÂY

1.2 Nguyên lý hoạt động của Asana

Asana vận hành trông giống như một danh sách việc phải làm (to-do list) của cả công ty, nơi tất cả mọi người có thể tạo nhiệm vụ và giao việc cho người khác.

Asana quản lý dự án dựa trên các nhiệm vụ (task-based). Hệ thống cho phép các đội nhóm tổ chức và theo dõi công việc thông qua việc tạo, gán, và quản lý các nhiệm vụ.

Ở Asana, mỗi thành viên có một tài khoản riêng và có thể tham gia nhiều “team” (phòng ban) khác nhau. Ví dụ, bạn có thể đồng thời ở cả team Chăm sóc khách hàng, Marketing, Phát triển sản phẩm… Một người có thể là thành viên của nhiều hơn một team.

Trong mỗi team, “Dự án” được tạo ra và giúp xác định các khối công việc chính mà team cần làm.

Bên trong các “Dự án” này, mỗi nhiệm vụ có thể chứa các chi tiết như mô tả, tài liệu đính kèm và các nhiệm vụ con (subtasks). Thành viên có thể thêm nhận xét và trao đổi thông tin trực tiếp trên nhiệm vụ, đồng thời nhận thông báo và nhắc nhở khi nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc có cập nhật. Công cụ Timeline và lịch của Asana giúp lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan.

1.3 Asana phù hợp với đối tượng nào?

Asana phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau nhờ tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao. 

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, Asana giúp tổ chức và theo dõi công việc hiệu quả mà không cần đầu tư vào các giải pháp phức tạp. Hay các tập đoàn lớn có thể quản lý các dự án phức tạp, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả, mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án.

Các đội ngũ phát triển sản phẩm và kỹ thuật sử dụng Asana để theo dõi tiến độ, quản lý bug và yêu cầu tính năng. Nhóm marketing có thể lập kế hoạch và theo dõi các chiến dịch, quản lý lịch trình xuất bản nội dung, trong khi đội ngũ bán hàng theo dõi khách hàng tiềm năng và quản lý quy trình bán hàng hiệu quả. Nhóm nhân sự cũng được hỗ trợ trong việc quản lý tuyển dụng và onboarding cho nhân viên mới.

2. Các tính năng nổi bật và giao diện của Asana

2.1 Tích hợp nhiều chế độ xem dự án

Asana cung cấp nhiều chế độ xem dự án khác nhau để phù hợp với các nhu cầu quản lý và phong cách làm việc khác nhau của các đội nhóm.

• Chế độ danh sách (List View): Đây là chế độ xem truyền thống, nơi các nhiệm vụ được liệt kê theo thứ tự ưu tiên hoặc theo ngày. Mỗi nhiệm vụ được hiển thị dưới dạng một dòng với các thông tin chi tiết như người thực hiện, thời hạn và trạng thái.
• Bảng Kanban (Board View): Chế độ này hiển thị các nhiệm vụ dưới dạng thẻ và được tổ chức theo các cột, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn của quy trình làm việc (ví dụ: To Do, In Progress, Done).
• Timeline (Gantt Chart View): Chế độ Timeline hiển thị các nhiệm vụ dưới dạng sơ đồ Gantt, cho phép người dùng theo dõi tiến độ và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ theo thời gian.
• Lịch (Calendar View): Chế độ hiển thị các nhiệm vụ và sự kiện theo ngày, tuần hoặc tháng trên một giao diện lịch.

Hơn thế nữa, Asana cho phép người dùng chuyển đổi linh hoạt giữa các chế độ xem để phù hợp với nhu cầu công việc cụ thể. Ví dụ, người dùng có thể lập kế hoạch dự án trên Timeline, theo dõi tiến độ công việc trên Board View và quản lý chi tiết nhiệm vụ trên List View.

2.2 Quản lý nhiệm vụ

Trong Asana, việc tạo nhiệm vụ chỉ mất một bước “Add task”. 

• Mỗi nhiệm vụ có thể được gán cho một hoặc nhiều thành viên trong nhóm, thêm mô tả chi tiết, thời hạn, và thiết lập mức độ ưu tiên để các nhiệm vụ được xử lý theo thứ tự quan trọng.
• Chia nhỏ nhiệm vụ: Các nhiệm vụ lớn có thể được chia thành các nhiệm vụ con (subtasks), giúp người dùng dễ dàng quản lý và theo dõi các phần nhỏ của công việc. Điều này cũng giúp chia công việc cho nhiều người mà không mất đi sự tập trung vào mục tiêu chính.
• Mô tả và đính kèm tài liệu: Asana cho phép thêm mô tả chi tiết, tài liệu đính kèm và liên kết trực tiếp vào nhiệm vụ, giúp tập trung tất cả các thông tin cần thiết tại một nơi, thuận tiện cho việc tham khảo và theo dõi.

2.3 Giao tiếp và cộng tác

• Bình luận: Người dùng có thể bình luận trực tiếp trên các nhiệm vụ, trao đổi thông tin và cập nhật trạng thái công việc. Điều này giúp tất cả các thảo luận liên quan đến một nhiệm vụ được tập trung tại một nơi, dễ dàng cho việc theo dõi và tham khảo.
• Gắn thẻ và đề cập: Tính năng gắn thẻ và đề cập cho phép người dùng thu hút sự chú ý của các thành viên khác trong nhóm, đảm bảo rằng mọi người đều nắm bắt được các thông tin quan trọng và tham gia vào các thảo luận khi cần thiết.

2.4 Tích hợp và tự động hóa

Asana tích hợp với nhiều công cụ phổ biến như Slack, Google Drive, Dropbox, và Microsoft Teams. Điều này giúp tạo ra một hệ sinh thái làm việc liền mạch, nơi các dữ liệu và thông tin được đồng bộ hóa giữa các ứng dụng.

Ví dụ, bạn có thể thiết lập quy trình tự động để tạo một nhiệm vụ trong Asana mỗi khi bạn nhận được một email quan trọng trong hộp thư đến của mình, hoặc thông báo cho một kênh Slack cụ thể mỗi khi một nhiệm vụ được hoàn thành trong Asana.

2.5 Tạo báo cáo tự động

Tính năng tạo báo cáo tự động là một trong những điểm nổi bật và quan trọng của Asana. Người dùng chọn các tiêu chí và điều kiện mà họ muốn sử dụng để tạo báo cáo, bao gồm các tiêu chí như trạng thái công việc, thời hạn, người thực hiện, hoặc bất kỳ thuộc tính nào khác của các nhiệm vụ hoặc dự án.

Asana sẽ tự động tạo báo cáo dựa trên các cài đặt và tiêu chí mà người dùng đã chỉ định và gửi báo cáo đến người dùng theo lịch trình được xác định trước đó.

Ở phiên bản miễn phí, Asana cung cấp biểu đồ báo cáo dựa trên tiến độ từng dự án (progress report). Trong đó, báo cáo sẽ hiển thị đầy đủ số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại. 

Nếu nhu cầu doanh nghiệp cần có các báo cáo với tính năng chuyên sâu hơn, doanh nghiệp sẽ cần nâng cấp lên phiên bản trả phí.

3. Bảng giá sử dụng phần mềm Asana

Dưới đây là bảng giá kèm tính năng của các gói của phần mềm Asana, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng, đối chiếu nhu cầu hiện tại sau đó mới quyết định sử dụng:

4. Ưu nhược điểm của Asana

4.1 Ưu điểm

• Giao tiếp thuận lợi: Asana cung cấp một nền tảng giao tiếp tích hợp, loại bỏ việc phải sử dụng email hoặc các ứng dụng thứ ba. Tính năng bình luận trên từng nhiệm vụ giúp thảo luận công việc một cách linh hoạt và hiệu quả.
• Theo dõi được tổng quan dự án: Giao diện danh sách của Asana phân chia công việc rõ ràng từ lớn đến nhỏ, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tổng thể dự án.
• Báo cáo trực quan: Asana cung cấp báo cáo trực quan và cập nhật theo thời gian thực, giúp nhà quản lý đánh giá hiệu suất dự án và đưa ra các quyết định chiến lược (bản trả phí).
• Bảo mật thông tin: Phiên bản trả phí của Asana cho phép tạo dự án với quyền riêng tư, bảo vệ thông tin quan trọng và tạo một môi trường làm việc an toàn.

4.2 Nhược điểm

• Không phù hợp với công việc tuần tự: Giao diện to-do list của Asana không hỗ trợ sắp xếp theo thứ tự, gây khó khăn cho các dự án tuần tự hoặc có yêu cầu về trình tự công việc.
• Giới hạn sử dụng: Asana cho phép người dùng sử dụng phiên bản miễn phí với những tính năng cơ bản, nhưng lại giới hạn ở số lượng 15 thành viên. Nếu muốn số lượng thành viên lớn hơn thì người dùng phải dùng phiên bản nâng cấp trả phí.
• Chi phí cao: Là một ứng dụng phát triển quốc tế, chi phí Asana được đánh giá khá cao so với mặt bằng chung. Nếu muốn sử dụng một số tính năng nâng cấp nổi bật, doanh nghiệp phải đầu tư một khoản không nhỏ.
• Giới hạn Tiếng Việt: Hiện tại Asana không có phiên bản ngôn ngữ Tiếng Việt, việc này có thể gây bất tiện trong quá trình sử dụng của nhân viên/người quản lý dự án.

5. Về Base Wework – Phần mềm quản lý công việc, dự án thay thế cho Asana

Hiện nay trên thị trường có vô vàn các phần mềm quản lý dự án miễn phí và trả phí. Thế nhưng không phải phần mềm nào cũng đi sâu vào quy trình doanh nghiệp một cách tường tận, mà sẽ chỉ như “cưỡi ngựa xem hoa”, giải quyết những nhu cầu cơ bản.

Việc lựa chọn để đầu tư vào phần mềm quản lý dự án “đáng đồng tiền” – là nỗi trăn trở mà Base.vn thấu hiểu hơn bao giờ hết. 

Là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý công việc và dự án nổi tiếng thế giới, Base Wework đã và đang đồng hành cùng hơn 9000 khách hàng doanh nghiệp. Có thể nói, Base Wework kế thừa những ưu điểm của Asana nhưng đồng thời cũng giải quyết trọn vẹn những nhược điểm mà Asana mắc phải:

• Tăng cường giao tiếp giữa các thành viên: Vừa có thể quản lý theo dạng Kanban, dạng Gantt chart, dạng danh sách như Asana, và vẫn có thể giao tiếp và gửi tin nhắn tới các thành viên trong nhóm hiệu quả như Slack.
• Có tính năng lọc đầu việc theo các tiêu chí khác nhau
• Có hệ thống APIs mở, tích hợp với hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, Base Apps,… và các ứng dụng có sẵn của doanh nghiệp

Ngoài ra, Base Wework khắc phục được nhược điểm của Asana bằng việc đưa ra mức giá cực kỳ hợp lý. Để trải nghiệm những tính năng ưu việt của Base Wework, doanh nghiệp Việt chỉ phải trả mức phí 33.333/tháng/người dùng. Những doanh nghiệp nhỏ với khoản chi có hạn, vẫn có thể an tâm lựa chọn công cụ này. 

6. Kết luận

Dù là Asana, Base Wework hay bất cứ phần mềm quản lý dự án nào khác, cũng chỉ là một phần trong bức tranh tổng thể. Sự thành công cuối cùng của đội nhóm và doanh nghiệp sẽ phải phụ thuộc vào cách con người tận dụng và khai thác chúng.

Chúc các nhà lãnh đạo tìm được phần mềm quản lý công việc “chân ái” trong thời đại số đầy cạnh tranh này, để dẫn dắt đội nhóm của mình vượt qua mọi thách thức và đạt được thành công!