Trong hành trình tối ưu lợi nhuận, chi phí bán hàng là một trong những yếu tố doanh nghiệp không thể bỏ qua. Dù không trực tiếp tạo ra doanh thu, nhưng nếu quản lý không khéo, khoản chi này có thể “ăn mòn” lợi nhuận đáng kể. Vậy chi phí bán hàng là gì, gồm những gì và cách hạch toán như thế nào để hiệu quả? Cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.
1. Chi phí bán hàng là gì?
Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ, bao gồm: chi phí giới thiệu sản phẩm, chi phí chào hàng, quảng cáo, hoa hồng cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm (trừ hoạt động xây lắp), bảo quản, đóng gói và vận chuyển,… [Theo khoản 1, Điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC].
Nói cách khác, chi phí bán hàng là tổng hợp tất cả các khoản chi liên quan đến quá trình đưa sản phẩm, hàng hóa, hoặc dịch vụ đến tay khách hàng. Việc xác định rõ các khoản chi phí này giúp doanh nghiệp tính toán chính xác vốn đầu tư ban đầu và dự báo doanh thu. Đồng thời, tối ưu hóa chi phí bán hàng là bước quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
2. Công thức tính chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng được tính bằng tổng tất cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Công thức: Chi phí bán hàng = Chi phí nhân viên + Chi phí dụng cụ + Chi phí bao bì + Chi phí khấu hao + Chi phí bảo hành + Chi phí phát sinh
Ví dụ: Một doanh nghiệp có các khoản chi phí bán hàng trong tháng như sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng (Lương, phúc lợi, thuế): 100 triệu VND
- Chi phí vật liệu, dụng cụ (Máy tính, máy POS, phần mềm bán hàng): 30 triệu VND
- Chi phí bao bì: 20 triệu VND
- Chi phí khấu hao (Trang thiết bị, tài sản cố định): 10 triệu VND
- Chi phí bảo hành (Phí sửa chữa, hoàn tiền, đổi sản phẩm): 5 triệu VND
- Chi phí phát sinh khác (Tiếp khách, thiết kế hình ảnh): 10 triệu VND
Tổng chi phí bán hàng sẽ được tính như sau:
Chi phí bán hàng = 100 triệu + 30 triệu + 20 triệu + 10 triệu + 5 triệu + 10 triệu
Chi phí bán hàng = 175 triệu VND
Như vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị 175 triệu VND để trang trải các khoản chi phí bán hàng trong tháng. Công thức này không chỉ giúp doanh nghiệp tính toán chi phí bán hàng chính xác mà còn có thể lập kế hoạch ngân sách hợp lý hơn.
Đọc thêm: Chi phí là gì? Hiểu về chi phí để có cách thức kiểm soát và tối ưu hiệu quả
3. Chi phí bán hàng gồm những gì?
Theo quy định tại khoản 2, Điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được ghi nhận vào Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng. Sau đây là những loại chi phí cơ bản thuộc phạm vi của chi phí bán hàng:
| Loại chi phí | Mô tả |
| Chi phí nhân viên | Là các khoản chi phí phải trả cho nhân công bán hàng, nhân công đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm,… chẳng hạn như: – Tiền lương, tiền ăn giữa ca. – Các khoản trích BHTN, BHXH và BHYT. – Kinh phí công đoàn. |
| Chi phí vật liệu & bao bì | Là các khoản chi phí liên quan đến vật liệu và bao bì được dùng cho việc bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ ở bộ phận bán hàng, chẳng hạn như: – Chi phí vật liệu được dùng cho việc đóng gói sản phẩm, hàng hóa. – Chi phí vật liệu/nhiên liệu dùng để bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ. – Chi phí vật liệu dùng cho việc sửa chữa, bảo quản tài sản cố định. |
| Chi phí dụng cụ & đồ dùng | Là các khoản chi phí liên quan đến công cụ và dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ, chẳng hạn như: – Chi phí cho dụng cụ đo lường – Chi phí cho phương tiện tính toán và làm việc. |
| Chi phí khấu hao tài sản cố định | Là các khoản chi phí liên quan đến mức độ hao mòn của TSCĐ ở các bộ phận bảo quản và bán hàng, chẳng hạn như cửa hàng, nhà kho, bến bãi, các phương tiện vận chuyển, bốc dỡ, tính toán, đo lường, kiểm tra chất lượng. |
| Chi phí bảo hành | Là các khoản chi phí được dùng cho việc bảo hành sản phẩm, hàng hóa (không bao gồm chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp). |
| Chi phí dịch vụ mua ngoài | Là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài được dùng cho mục đích bán hàng, chẳng hạn như: – Tiền thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục phụ trực tiếp cho hoạt động bán hàng. – Tiền thuê kho bãi. – Tiền thuê bốc vác, bốc xếp, vận chuyển sản phẩm hoặc hàng hóa đến nơi tiêu thụ. – Tiền hoa hồng phải trả cho các đại lý bán hàng và cho các đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu sản phẩm, hàng hóa. |
| Các chi phí bằng tiền khác | Là các khoản chi phí khác phát sinh trong hoạt động bán hàng ngoài các chi phí đã liệt kê ở trên, chẳng hạn như: – Chi phí tiếp đãi khách ở bộ phận bán hàng. – Chi phí để giới thiệu sản phẩm, quảng cáo và chào hàng. – Chi phí để tổ chức hội nghị khách hàng. |
4. Quy định về nội dung và kết cấu của Tài khoản chi phí bán hàng
Căn cứ Điều 91, Thông tư 200/2014/TT-BTC, Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được dùng để phản ánh và theo dõi các chi phí phát sinh trong hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, cụ thể:
| Bên Nợ | Bên Có |
| Các khoản chi phí liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ. | – Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ; – Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. |
| Số dư cuối kỳ: Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng không có số dư cuối kỳ. | |
Theo quy định của Thông tư 200, có 7 tài khoản cấp 2 được ghi nhận vào Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, bao gồm:
– Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Ghi nhận các khoản phải trả cho nhân sự bán hàng, nhân sự đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,… bao gồm: tiền lương, tiền công, phụ cấp ăn giữa ca và các khoản trích đóng bảo hiểm bắt buộc như BHXH, BHYT, BHTN.
– Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Ghi nhận các khoản chi phí vật liệu và bao bì dùng để bảo quản, vận chuyển và tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ: chi phí vật liệu đóng gói, nhiên liệu bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa.
– Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Ghi nhận các khoản chi phí công cụ, dụng cụ sử dụng trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm. Ví dụ: dụng cụ đo lường, thiết bị làm việc tại cửa hàng, nhà kho.
– Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Ghi nhận các khoản chi phí hao mòn của những TSCĐ tại cửa hàng, nhà kho, bến bãi,… phục vụ cho bộ phận bảo quản, bộ phận bán hàng.
– Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Ghi nhận các khoản chi phí dùng cho việc bảo hành hàng hoá, sản phẩm. Lưu ý: Các chi phí sửa chữa & bảo hành công trình xây lắp không được ghi nhận ở tài khoản này, mà là thuộc TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
– Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Ghi nhận các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho hàng, tiền thuê bốc xác, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng,… phục vụ cho hoạt động bán hàng, sản phẩm.
– Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Ghi nhận các khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh trong hoạt động bán hàng, ngoài những mục kể trên, như phí tiếp khách, phí giới thiệu sản phẩm, phí quảng cáo,…
5. Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng theo quy định
Thông tư 200 quy định các nghiệp vụ hạch toán TK 641 – Chi phí bán hàng như sau:
a) Hạch toán tiền lương, tiền ăn giữa ca, bảo hiểm bắt buộc, chi phí công đoàn, các khoản phụ cấp và hỗ trợ khác (chẳng hạn như bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ) cho nhân viên tham gia trực tiếp vào quá trình bán sản phẩm, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 334: Tiền lương, tiền công trả người lao động
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội
Có TK 3384: Bảo hiểm y tế
Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn
b) Hạch toán giá trị dụng cụ và đồ dùng phục vụ cho quá trình bán hàng, sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 152, 153, 242: Phản ánh giá vốn công cụ, dụng cụ, vật liệu đã sử dụng trong quá trình bán hàng.
c) Hạch toán khấu hao TSCĐ được dùng trong bộ phận bán hàng:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 214: Hao mòn tài sản cố định
d) Hạch toán chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (như fax, điện thoại) và chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Tiền thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331…: Phản ánh tổng số tiền thanh toán
e) Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán hàng được hạch toán theo 2 trường hợp:
Trường hợp 1: Chi phí sửa chữa phát sinh một lần với giá trị lớn, cần phân bổ nhiều kỳ:
+ Phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ 1 lần với giá trị lớn, cần phân bổ nhiều kỳ:
Nợ TK 242: Chi phí trả trước
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112, 331…: Phản ánh tổng số tiền thanh toán.
+ Cần phân bổ chi phí định kỳ hàng tháng:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Có TK 242: Chi phí trả trước
Trường hợp 2: Chi phí sửa chữa TSCĐ cần được trích trước:
+ Khi doanh nghiệp cần trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ và cần tập hợp chi phí chưa nghiệm thu phát sinh trong kỳ:
Nợ tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Có tài khoản 335 – Chi phí phải trả
Có tài khoản 352 – Dự phòng phải trả
+ Khi chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh theo thực tế:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 112, 152: Phản ánh tổng số tiền thanh toán
f) Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa được hạch toán theo các trường hợp:
Trường hợp 1: Khi khách hàng mua sản phẩm có kèm giấy bảo hành, doanh nghiệp cần ghi nhận số dự phòng phải trả cho chi phí bảo hành, sửa chữa:
Nợ TK 6415 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả
Trường hợp 2: Cuối kỳ, kế toán ghi nhận số dự phòng phải trả về cho bảo hành, sửa chữa:
+ Nếu số dự phòng phải trả cần ghi nhận lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm:
Nợ TK 6415 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả
+ Nếu số dự phòng phải trả cần ghi nhận nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 6415 – Chi phí bán hàng
g) Chi phí sản phẩm, hàng hóa phục vụ cho hoạt động khuyến mãi và quảng cáo:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp mua hoặc sản xuất sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo:
+ Nếu sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền và không kèm điều kiện mua hàng thì ghi:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Có TK 155, 156: Giá vốn thành phẩm, hàng hóa.
+ Nếu sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo có kèm điều kiện (như mua 1 tặng 1) thì giá trị của sản phẩm, hàng hóa khuyến mại, quảng cáo được ghi nhận vào chi phí giá vốn hàng bán (bản chất là để giảm giá hàng hóa).
Trường hợp 2: Doanh nghiệp nhận hàng hóa, sản phẩm khuyến mại, quảng cáo từ nhà cung cấp, nhà phân phối mà không phải thanh toán tiền:
+ Nếu doanh nghiệp nhận hàng hóa khuyến mãi, quảng cáo, thì kế toán không ghi nhận vào hệ thống sổ sách các khoản hàng hóa khuyến mãi này. Thay vào đó, kế toán chỉ cần theo dõi chi tiết số lượng ngoài sổ kế toán và diễn giải trên thuyết minh báo cáo tài chính (BCTC) hàng hóa nhận giữ hộ.
+ Khi chương trình khuyến mãi, quảng cáo kết thúc mà doanh nghiệp chưa sử dụng hết hàng khuyến mại, và nhà sản xuất không yêu cầu trả lại hàng khuyến mại, thì kế toán ghi nhận vào thu nhập khác:
Nợ TK 156: Hàng hóa còn lại theo giá trị hợp lý
Có TK 711: Thu nhập khác
h) Hạch toán hoa hồng bán hàng:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có các TK 331, 111, 112: Phản ánh tổng số tiền cần phải thanh toán.
i) Hạch toán các khoản giảm chi phí bán hàng:
Nợ các TK 112, 331: Phản ánh tổng số tiền cần phải thanh toán
Có TK 641: Chi phí bán hàng;
Có TK 133: Tiền thuế GTGT.
k) Kết chuyển chi phí cuối kỳ:
Nợ TK 911: Xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Có TK 641: Chi phí bán hàng
Đọc thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Cách tính & tối ưu
6. Các biện pháp tiết kiệm chi phí bán hàng hiệu quả
6.1 Tối ưu hóa quy trình bán hàng với phần mềm CRM
Tối ưu hóa quy trình bán hàng là cách doanh nghiệp cải tiến, điều chỉnh và chuẩn hóa các bước trong quy trình nhằm giảm thiểu thời gian và nguồn lực để hoàn thành một giao dịch. Phần mềm CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) thế hệ mới, như Base CRM, chính là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp thực hiện điều này một cách thành công.
Với phần mềm Base CRM, doanh nghiệp có thể thiết lập một sales pipeline (đường ống bán hàng) chuẩn hóa và tinh gọn, loại bỏ các bước không cần thiết và tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị cao nhất.
Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp các công cụ tự động hóa như xây dựng kịch bản bán hàng và cá nhân hóa nội dung tiếp thị dựa trên điểm tiếp xúc trong hành trình của mỗi khách hàng, giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng đối tượng tiềm năng, tránh lãng phí ngân sách cho những nỗ lực kém hiệu quả.
Đặc biệt, tính năng tự động đánh giá khách hàng tiềm năng cho phép phân tích và xếp hạng khách hàng theo mức độ tiềm năng dựa trên dữ liệu và lịch sử tương tác của họ. Nhờ đó, nhân viên kinh doanh có thể tập trung chăm sóc những khách hàng triển vọng nhất, nâng cao tỷ lệ chốt đơn, đồng thời cắt giảm đáng kể thời gian và chi phí cho các hoạt động gọi điện, gặp gỡ hoặc tiếp đãi những khách hàng kém khả thi.
6.2 Thương lượng với nhà cung cấp hoặc đối tác
Phương án tiết kiệm chi phí bán hàng này đề cập đến việc đàm phán với nhà cung cấp hoặc đối tác chiến lược, nhằm đạt được những điều kiện giao dịch tốt hơn. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp đã hợp tác với nhà cung cấp bao bì trong nhiều năm, họ có thể yêu cầu giảm giá hoặc chiết khấu cao hơn, từ đó giảm thiểu chi phí bao bì sản phẩm.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể mở rộng cơ hội tiết kiệm chi phí bằng cách hợp tác với các đối tác cùng ngành để chia sẻ tài nguyên và các khoản chi phí như vận chuyển và quảng cáo.
6.3 Áp dụng công nghệ để kiểm soát chặt chẽ chi phí bán hàng
Đầu tư vào phần mềm, ứng dụng quản lý chi phí là điều cần thiết giúp doanh nghiệp nhận diện xu hướng chi tiêu và phát hiện ra những khoản chi không hợp lý. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chính xác về việc cắt giảm các chi phí không cần thiết và tập trung vào những khoản đầu tư mang lại giá trị cao nhất.
Là một “mảnh ghép” nổi trội của Bộ giải pháp quản lý tài chính Base Finance+, ứng dụng quản lý chi phí Base Expense sẽ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và phân tích chuyên sâu tất cả các nguồn chi phí, bao gồm chi phí bán hàng, phát sinh trong kỳ. Hơn hết, Base Expense kiến tạo một không gian số hóa để mọi nhân viên chung tay cùng bộ phận Kế toán trong công tác kiểm kê chi phí. Một số các tính năng ưu việt của Base Expense bao gồm:
- Tạo lập và quản lý đa dạng các loại chi phí như thanh toán, tạm ứng, chi nội bộ, v.v…
- Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử một cách khoa học, giúp dễ dàng truy cập và kiểm tra.
- Cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng chi phí, chẳng hạn như mua sắm dụng cụ, chi phí vận chuyển hàng hóa,… theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Phân quyền truy cập dữ liệu theo vị trí công việc, giúp tăng tính minh bạch và rạch ròi.
- So sánh chi tiêu thực tế với ngân sách đã được phê duyệt hoặc so sánh giữa các kỳ, giúp phát hiện các khoản chi bất thường và đưa ra giải pháp điều chỉnh kịp thời.
Ngoài ra, Base Expense còn có khả năng tích hợp dữ liệu với phần mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng để tạo thành một hệ thống quản trị tài chính – kế toán liền mạch và trơn tru.
7. Một số câu hỏi thường gặp
7.1 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có giống nhau không?
Không. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đều là những loại chi phí quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, giữa hai loại chi phí này có sự khác biệt rõ rệt về bản chất, mục đích sử dụng và cách hạch toán.
| Tiêu chí | Chi phí bán hàng | Chi phí quản lý doanh nghiệp |
| Bản chất | Các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ. | Các chi phí chung liên quan đến hoạt động quản trị và điều hành doanh nghiệp. |
| Mục đích sử dụng | Phục vụ riêng cho quá trình bán hàng, sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, nhằm tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. | Duy trì và vận hành các hoạt động sản xuất và kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. |
| Hạch toán | TK 641 | TK 642 |
| Ví dụ | Tiền lương và phụ cấp nhân viên bán hàng, tiền quảng cáo sản phẩm, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng,… | Tiền lương nhân viên hành chính, tiền mua văn phòng phẩm, tiền thuê văn phòng,… |
7.2 Chi phí bán hàng tiếng Anh là gì?
Chi phí bán hàng trong tiếng Anh là “Selling Expenses“, là toàn bộ các loại chi phí bán hàng thực tế phát sinh phục vụ cho quá trình bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ.
7.3 Chi phí bán hàng là tài khoản nào?
Chi phí bán hàng được ghi nhận và theo dõi thông qua tài khoản 641 (TK 641). Tài khoản này được phân loại chi tiết theo các nhóm chi phí khác nhau, bao gồm: chi phí nhân sự trực tiếp tham gia vào hoạt động bán hàng, chi phí bao bì sản phẩm, chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho bộ phận bán hàng,…
8. Kết luận
Base.vn vừa cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin liên quan đến Chi phí bán hàng là gì, từ khái niệm cơ bản đến phương pháp hạch toán và biện pháp tối ưu hóa. Với những kiến thức này, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát chi phí bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh ngay từ hôm nay. Liên hệ với Base.vn để nhận tư vấn và hỗ trợ chi tiết về ứng dụng Quản lý chi phí Base Expense!
