Đội ngũ nhân sự chính là tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên nhiều công ty vẫn đang gặp khó khăn trong việc quản lý nguồn lực hiện tại cũng như kế hoạch nhân sự cho tương lai. Những yếu tố như năng suất thấp, doanh thu không đảm bảo, kỹ năng nhân sự còn yếu, bối cảnh kinh tế thay đổi,… khiến doanh nghiệp phải đau đầu để quản trị nhân sự một cách hiệu quả và tối ưu.
Để giảm thiểu những rủi ro liên quan đến xây dựng và phát triển nguồn lực cho tổ chức, kế hoạch định biên nhân sự là vô cùng quan trọng. Vậy định biên nhân sự là gì?, tại sao doanh nghiệp cần có và quy trình xây dựng như thế nào? Cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết qua những nội dung dưới đây.
1. Định biên nhân sự là gì?
1.1. Khái niệm định biên nhân sự
Định biên nhân sự (tiếng Anh là Strategic Staffing) là quá trình xác định, phân loại các vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm, quyền hạn của mỗi thành viên trong một tổ chức, doanh nghiệp. Nói cách khác, định biên là quá trình tính toán số lượng nhân viên cần có trong doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh trong tương lai.
1.2. Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện định biên nhân sự?
Định biên nhân sự có nhiều ý nghĩa đối với sự phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp, cụ thể:
- Đảm bảo đủ nguồn lực cho tổ chức: Có kế hoạch định biên phù hợp giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo được số lượng nhân viên để thực hiện các hoạt động vận hành, kinh doanh. Nếu không định biên hoặc định biên không đúng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện công việc, ảnh hưởng đến kết hiệu suất làm việc, chất lượng dịch vụ, hiệu quả kinh doanh.
- Tối ưu hóa phân công công việc: Xác định được vai trò cụ thể cho từng vị trí công việc sẽ giúp doanh nghiệp phân chia công việc hợp lý, tận dụng tối đa nguồn lực, đảm bảo nhân sự làm việc theo đúng năng lực, kinh nghiệm của mình.
- Tạo động lực cho nhân viên: Việc sắp xếp cho nhân sự vào vị trí công việc phù hợp sẽ tạo động lực để nhân viên làm việc tốt hơn, đạt được mục tiêu cá nhân cũng như mục tiêu của tổ chức.
- Phát triển và quản lý nhân viên: Bằng việc định biên nhân sự, doanh nghiệp sẽ có cơ hội để xác định nhu cầu đào tạo cũng như phát triển nhân viên. Qua đó, doanh nghiệp sẽ nhận ra các kỹ năng nào là cần thiết, để nhân viên nâng cao được năng lực làm việc hiện tại, cũng như có hướng đi đúng nhất cho career path trong tương lai.
- Tối ưu được chi phí nhân sự: Nếu doanh nghiệp định biên nhân sự ít, nhân viên hiện tại có thể bị quá tải công việc, dẫn đến tình trạng mệt mỏi, thất vọng và sớm rời bỏ công ty, phát sinh nhiều chi phí ngầm cho quá trình onboarding nhân sự mới. Nếu định biên quá nhiều, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều nguồn lực cho những thứ không cần thiết và gây lãng phí chi phí. Việc định biên đúng và phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo kết quả kinh doanh.
1.3. Ai là người thực hiện định biên nhân sự?
Tùy thuộc vào cấu trúc và quy mô doanh nghiệp mà bộ phận thực hiện định biên nhân sự cũng sẽ khác nhau.
- Đối với doanh nghiệp nhỏ: Chủ doanh nghiệp sẽ là người trực tiếp thực hiện định biên. Bộ phận hành chính nhân sự sẽ hỗ trợ CEO trong việc thu thập thông tin, phân tích dữ liệu để đề xuất phương án định biên phù hợp nhất.
- Đối với các doanh nghiệp lớn: Với doanh nghiệp có quy mô lớn, bộ phận Nhân sự (HR) sẽ thực hiện nhiệm vụ này. Ban lãnh đạo sẽ phê duyệt phương án định biên do bộ phận nhân sự đề xuất. Trong khi đó, bộ phận Tài chính – kế hoạch sẽ cung cấp các thông tin liên quan để kế hoạch định biên đảm bảo khả thi nhất.
1.4. Điều kiện cần để định biên nhân sự
- Đối với doanh nghiệp: Trước hết, doanh nghiệp cần có kế hoạch kinh doanh bài bản, cụ thể, xác định được ngân sách cũng như kịch bản có thể xảy ra để ứng phó với những thách thức bất ngờ xuất hiện. Từ đây doanh nghiệp sẽ có chiến lược nhân sự rõ ràng và định biên nhân sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
- Với các phòng ban: Doanh nghiệp cần xác định được vai trò, vị trí, quyền hạn công việc của nhân viên trong từng phòng ban. Ngoài ra, việc xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo, ước lượng được đầu ra của từng vị trí công việc,… cũng rất quan trọng để có được kế hoạch định biên nhân sự chuẩn nhất.
2. Cách tính định biên nhân sự
2.1. 03 nguyên tắc tính định biên nhân sự
Để tính định biên nhân sự chính xác, doanh nghiệp cần chú ý đến 3 nguyên tắc: Tỷ lệ tương quan, định mức lao động và nguyên tắc về tần suất, thời lượng.
Nguyên tắc 1: Về tỷ lệ tương quan
Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tỷ lệ doanh thu của công ty để thực hiện định biên nhóm nhân sự cấp quản lý và nhân viên.
- Tỷ lệ tăng – giảm nhân sự năm sau cần tương ứng với tỷ lệ tăng – giảm doanh thu của năm trước đó. Ví dụ, nếu năm 2023 doanh thu tăng 30% thì năm 2024 định biên tăng 20%. Trường hợp này sẽ áp dụng với doanh nghiệp có quy mô rất lớn và thay đổi nhân sự có tính quy luật cao.
- Sự tương quan của nhóm nhân sự trực tiếp – gián tiếp và nhóm nhân viên – quản lý tùy thuộc vào đặc thù doanh nghiệp. Ví dụ, một công ty sản xuất kinh doanh sẽ có tỷ lệ định biên là 65% cho nhóm nhân sự trực tiếp và 35% cho nhóm còn lại.
- Sự tương quan về chi phí phải trả cho các nhóm nhân sự trực tiếp – gián tiếp, nhóm nhân viên – quản lý. Ví dụ, nếu tỷ lệ chi phí / doanh thu là 70% thì quỹ lương cho nhóm quản lý và nhân viên là 30% – 70%.
Nguyên tắc 2: Về định mức lao động
- Định mức theo khối lượng, áp dụng cho bộ phận kinh doanh và bộ phận sản xuất. Ví dụ như doanh nghiệp thiết lập tiêu chuẩn 10 sản phẩm/ca/người, 15 khách hàng phục vụ/ngày,… Bối cảnh này sẽ áp dụng cho những doanh nghiệp thực hiện công việc gắn liền với hoạt động sản xuất, phục vụ khách hàng.
- Định mức theo chi tiêu hiệu suất, tính theo doanh thu và số lượng khách hàng, áp dụng cho khối kinh doanh. Ví dụ, doanh thu 200 tỷ cho 300 khách hàng trong năm.
- Định mức theo thông lệnh thao tác nghề nghiệp, khối lượng công việc. Ví dụ như nhân viên ngân hàng thực hiện 40 giao dịch/ngày.
- Định mức lao động theo đối tượng phục vụ và áp dụng cho nhóm nhân sự gián tiếp, ví dụ như 50 chuyên viên sales sẽ cần thêm 2 admin làm việc cùng.
Nguyên tắc 3: Về tần suất, thời lượng
Nguyên tắc này sẽ dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất cũng như thời lượng thực hiện nhiệm vụ của nhân sự.
Ví dụ, một nhân viên Marketing sẽ thực hiện các nhiệm vụ gồm:
- Viết nội dung cho các kênh social, website: Khoảng 3 – 5 bài/ngày
- Tối ưu quảng cáo Google, Facebook: Thu được 10 khách hàng tiềm năng/ngày
- Tổ chức sự kiện: 1 sự kiện/tháng
- Lập báo cáo: Thực hiện định kỳ cuối mỗi tuần, 1 báo cáo tổng/tháng
2.2. Công thức tính định biên nhân sự
Không có một quy chuẩn chung nào cho cách tính định biên nhân sự, mà còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau cũng như đặc thù kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Công thức theo tỷ lệ tương quan
Số lượng nhân sự = Số lượng nhân sự hiện tại x Tỷ lệ tăng (hoặc giảm)
Trong đó
- Số lượng nhân sư hiện tại là số lượng nhân viên đang làm tại bộ phận cần tính định biên
- Tỷ lệ tăng / giảm là tỷ lệ tăng hoặc giảm khối lượng công việc với cùng kỳ năm trước
Công thức tính theo định mức lao động
Số lượng nhân sự = Khối lượng công việc / Định mức lao động
Trong đó
- Định mức lao động là khối lượng công việc một nhân viên có thể hoàn thành trong một đơn vị thời gian
- Khối lượng công việc là tổng lượng công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian
Công thức dựa trên khối lượng công việc
Số lượng nhân sự = Khối lượng công việc / Năng suất lao động
Trong đó:
- Khối lượng công việc là tổng công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian
- Năng suất lao động là khối lượng một nhân viên có thể hoàn thành trong một đơn vị thời gian
3. Ví dụ minh hoạ về cách tính định biên nhân sự
Để hiểu rõ hơn về định biên nhân sự và cách tính toán, bạn có thể tham khảo ví dụ sau đây. Lưu ý: Đây chỉ là ví dụ tham khảo, doanh nghiệp cần căn cứ theo tình hình cụ thể để có cách xác định và tính toán định biên phù hợp.
3.1. Bài toán cần giải quyết
- Bối cảnh hiện tại: Doanh nghiệp của bạn đang kinh doanh phần mềm với 15 nhân viên kinh doanh, doanh thu là 1 tỷ đồng. Số lượng dự án công ty cần thực hiện để có được doanh thu này là 10 dự án/tháng, tính trung bình 6 tháng đầu năm. Chi phí vận hành hiện tại là 800 triệu đồng/tháng.
- Mục tiêu của 6 tháng cuối năm: Công ty đạt doanh thu 1,5 tỷ đồng/tháng, mỗi dự án có doanh thu 70 triệu đồng.
3.2. Các dữ liệu, thông tin đầu vào
Xác định các yếu tố như sau:
- Lượng công việc: Dựa theo dự án và yêu cầu từ khách hàng, doanh nghiệp xác định, phân tích và ước lượng cho từng vị trí. Ví dụ, bạn cần tuyển dụng thêm lập trình viên để hỗ trợ phát triển sản phẩm.
- Thời gian và khối lượng công việc: Xác định thời gian trung bình để hoàn thành một công việc, một dự án cho từng vị trí. Ví dụ để phát triển thêm một tính năng, lập trình viên cần 1 tuần để hoàn thành.
- Kỹ năng cần có: Đánh giá kỹ năng cần có cho mỗi vị trí. Ví dụ, lập trình viên cần có kỹ năng cứng về sử dụng máy tính, chuyên môn về lập trình,… và kỹ năng mềm như làm việc nhóm, giao tiếp, thuyết trình – giải trình,…
- Chi phí lao động: Là chi phí doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự đáp ứng được yêu cầu. Ví dụ như một lập trình viên sẽ có mức lương khoảng 20 triệu đồng/tháng.
- Các chi phí khác: Ví dụ, để đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển dự án trên, doanh nghiệp cần: chi phí tuyển dụng khoảng 3 – 5 triệu đồng/vị trí, chi phí máy móc khoảng 20 triệu đồng/vị trí, chi phí mở rộng văn phòng khoảng 50 triệu đồng.
- Chi phí phát sinh khác: Từ 30 – 50 triệu đồng/tháng.
3.3. Tính toán định biên nhân sự
Mỗi dự án có doanh thu ước tính là 70 triệu đồng/tháng. Vậy để đạt doanh thu 1,5 tỷ đồng, số lượng dự án cần thực hiện là:
Số lượng dự án = Mục tiêu doanh thu / Doanh thu trung bình = 1,5 tỷ đồng / 70 triệu đồng = 21 dự án.
Vậy để đạt được doanh thu 1,5 tỷ đồng trong 6 tháng cuối năm, công ty phải thực hiện khoảng 21 dự án. Trong đó, mỗi bộ phận làm việc sẽ gồm 1 lập trình viên kèm 1 chuyên viên phân tích dữ liệu, mỗi nhóm phụ trách 3 dự án. Như vậy:
Tổng số lượng nhóm cần tuyển = Số lượng dự án / Số lượng dự án mỗi team phụ trách = 21/3 = 7 nhóm.
Vậy để đảm bảo kế hoạch được thực hiện, doanh nghiệp cần xem xét và tuyển đủ số lượng gồm 7 lập trình viên cùng 7 chuyên viên phân tích dữ liệu.
3.4. Tính toán các chi phí liên quan
Chi phí ban đầu: Đây là chi phí tuyển dụng, trang thiết bị máy móc, dụng cụ làm việc, mở rộng văn phòng nếu có. Công thức tính như sau:
Chi phí tuyển dụng = 3 triệu đồng/vị trí x 14 vị trí = 42 triệu đồng
Chi phí trang thiết bị = 20 triệu đồng/vị trí x 14 vị trí = 280 triệu đồng
Chi phí mở rộng văn phòng: Khoảng 50 triệu đồng.
Vậy tổng chi phí ban đầu để đáp ứng mục tiêu về doanh thu trong 6 tháng cuối năm gồm: 42 triệu đồng + 280 triệu đồng + 50 triệu đồng = 372 triệu đồng.
Chi phí hàng tháng: Hàng tháng doanh nghiệp sẽ có thêm các khoản chi phí như: Lương nhân viên mới, lương nhân viên cũ, chi phí vận hành,…
4. Quy trình xây dựng định biên nhân sự (áp dụng cho mọi doanh nghiệp)
Bước 1: Xác định nhu cầu nhân lực
Để tính toán định biên nhân sự chính xác, đảm bảo được nhu cầu nguồn lực trong tương lai, trước hết doanh nghiệp cần xác định:
- Số lượng nhân sự cho từng vị trí, bộ phận, phòng ban trong công ty
- Chất lượng nhân sự cần đạt được (kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ…)
- Cơ cấu nhân sự cần có
Để đánh giá được các yếu tố này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin:
- Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong ngắn hạn, dài hạn.
- Chiến lượng phát triển của tổ chức.
- Mục tiêu của mỗi vị trí và bộ phận trong công ty.
- Thực trạng nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp như thế nào?
Bước 2: Phân tích nguồn lực hiện tại
Đây là bước giúp doanh nghiệp đánh giá ưu, nhược điểm của nguồn lực ở thời điểm hiện tại. Trong quá trình phân tích, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố liên quan đến hệ thống cũng như quy trình hiện tại.
Với hệ thống:
- Số lượng nhân viên bao nhiêu, trình độ, học vấn, kinh nghiệm làm việc như thế nào
- Các chính sách về quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật như thế nào
- Loại hình hoạt động và trách nhiệm, quyền hạn của doanh nghiệp với nhân sự ra sao
Với quy trình:
- Mức độ hài lòng của nhân viên khi thực hiện công việc
- Sự hấp dẫn, thu hút và tạo động lực trong công việc cho nhân viên ra sao
- Văn hóa doanh nghiệp đã ổn chưa
- Mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra như thế nào
- Khó khăn và những thách thức doanh nghiệp phải đối mặt.
Bước 3: Quyết định tăng hoặc giảm nhân sự
Khi đã phân tích được nhu cầu, thực trạng nguồn lực của doanh nghiệp, việc quyết định tăng hoặc giảm nhân sự cho từng phòng ban sẽ được đưa ra.
Trường hợp tăng nguồn lực:
- Nhu cầu về nguồn lực tăng cao để đáp ứng mục tiêu kinh doanh
- Nguồn nhân lực hiện tại chưa đáp ứng được nhu cầu và cần tuyển thay thế
- Doanh nghiệp có mục tiêu phát triển và mở rộng quy mô
Trường hợp giảm nguồn lực:
- Nhu cầu về nguồn lực giảm
- Nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp đang dư thừa
- Doanh nghiệp cần tối ưu chi phí vận hành, chi phí nhân sự
Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện
Sau khi đã hoàn thành được 3 bước quan trọng ở trên, doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch về việc thực hiện định biên nhân sự. Nếu như kế hoạch thành công, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như tối ưu được nhiều chi phí.
Khi lên kế hoạch định biên cần đảm bảo các yếu tố:
- Có phương án, lịch trình tuyển dụng nhân sự phù hợp
- Có kế hoạch đề bạt thăng chức, thuyên chuyển nhân sự
- Có cơ cấu tổ chức, đã bao gồm số lượng nhân sự hiện tại
- Có thể cắt giảm các nhân sự không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
Bước 5: Đánh giá
Đánh giá là bước quan trọng giúp doanh nghiệp biết được những sai sót, những điều chưa làm được so với mục tiêu, từ đó phân tích nguyên nhân và rút kinh nghiệm cho những kế hoạch định biên khác trong tương lai.
Ở bước đánh giá, doanh nghiệp cần:
- Thu thập thông tin về kết quả thực hiện định biên theo kế hoạch đã đặt ra
- So sánh kết quả với mục tiêu đã đặt ra về số lượng nhân sự tuyển dụng, chi phí thực hiện,…
- Đề xuất các giải pháp để cải thiện hiệu quả thực hiện, rút kinh nghiệm cho những lần sau.
5. Mẫu định biên nhân sự Excel
Dưới đây file định biên nhân sự Excel doanh nghiệp có thể tham khảo, tải xuống và tùy chỉnh để sử dụng.
Tải miễn phí file Excel định biên nhân sự TẠI ĐÂY
6. Kết luận
Có thể nói, định biên nhân sự là hoạt động rất quan trọng để doanh nghiệp có kế hoạch phát triển nguồn lực cho tổ chức, đảm bảo các mục tiêu về kinh doanh. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã hiểu rõ định biên nhân sự là gì, các bước thực hiện cũng như cách tính định biên chính xác nhất để áp dụng vào việc hoạch định, xây dựng chiến lược nhân sự toàn diện.
