Từ một phương án đối phó với dịch bệnh, hybrid working đã trở thành xu hướng làm việc chủ đạo được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng, đặc biệt trong các lĩnh vực như truyền thông, công nghệ, và sản phẩm số. Vậy hybrid working là gì? Lợi ích và thách thức khi áp dụng mô hình này là gì? Công thức nào để doanh nghiệp triển khai hiệu quả mô hình làm việc này? Hãy cùng Base.vn khám phá mọi khía cạnh của hybrid working trong bài viết sau!
1. Hybrid working chính xác là gì?
1.1 Giải nghĩa
Hybrid working là mô hình làm việc kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ bất kỳ đâu mà nhân viên mong muốn. Thời gian làm việc tại văn phòng có thể được sắp xếp linh hoạt theo ngày, theo nhóm nhỏ, hoặc tùy theo yêu cầu công việc cụ thể.
Khi áp dụng mô hình hybrid working, doanh nghiệp có thể mang lại cho nhân viên sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống (work-life balance), từ đó gia tăng sự hài lòng của nhân viên và nâng cao năng suất lao động. Hiện những tập đoàn lớn như Microsoft, Meta, Google, và Amazon cũng đang áp dụng mô hình làm việc kết hợp này.
1.2 Hybrid work khác gì so với work from home?
Hybrid work và work from home (làm việc tại nhà) đều liên quan đến hoạt động làm việc từ xa, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng:
Hybrid work:
- Linh hoạt về địa điểm: Nhân viên có thể chọn làm việc tại văn phòng hoặc từ xa (làm việc tại nhà hoặc bất kỳ địa điểm nào khác).
- Linh hoạt về thời gian: Thời gian làm việc tại văn phòng có thể được sắp xếp theo ngày, theo team, hoặc tùy theo nhu cầu công việc.
- Cân bằng tính tương tác: Khuyến khích sự tương tác trực tiếp giữa nhân viên với tập thể tại văn phòng, đồng thời duy trì sự linh hoạt của cá nhân.
Work from home:
- Ít linh hoạt hơn về địa điểm: Nhân viên làm việc cố định tại nhà toàn thời gian, không có tùy chọn làm việc tại văn phòng.
- Thiếu tính tương tác: Nhân viên có thể mất đi một phần sự tương tác trực tiếp với đồng nghiệp, ảnh hưởng đến sự gắn kết đội nhóm.
- Yêu cầu hạ tầng: Phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ tại nhà của nhân viên để đảm bảo hiệu quả công việc.
Như vậy, hybrid work là mô hình kết hợp linh hoạt giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa, trong khi work from home chỉ tập trung vào làm việc từ xa toàn thời gian, chủ yếu tại nhà. Hybrid work mang lại sự cân bằng giữa sự tương tác tập thể và tính linh hoạt cá nhân, trong khi work from home chú trọng vào không gian làm việc riêng của mỗi cá nhân.
1.3 Những hình thức hybrid working phổ biến
Hybrid working là một mô hình làm việc linh hoạt, nghĩa là có nhiều cách khác nhau để áp dụng nó vào doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, doanh nghiệp có thể trao cho nhân viên quyền tự chủ để họ tự thiết kế tuần làm việc của mình mà không gặp bất kỳ ràng buộc hay hạn chế nào. Nhà quản lý cũng có thể yêu cầu nhân viên phải có mặt tại văn phòng vào một số ngày nhất định trong tuần để duy trì sự gắn kết giữa các thành viên.
Dưới đây là tóm tắt ngắn gọn về 4 hình thức hybrid working phổ biến hiện nay:
- Hybrid tự do: Nhân viên có thể tùy ý sắp xếp lịch làm việc tại văn phòng của họ.
- Hybrid có cấu trúc hoặc hybrid chia tuần: Công ty chỉ định các ngày cụ thể mà nhân viên bắt buộc phải có mặt tại văn phòng hoặc phân công họ có mặt theo từng nhóm/bộ phận.
- Hybrid do quản lý sắp xếp: Nhà quản lý chọn ngày mà nhóm của họ sẽ đến văn phòng.
- Hybrid kết hợp: Sự kết hợp của cả 3 hình thức trên.
1.4 Mô hình hybrid working phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Mô hình hybrid working có thể phù hợp với nhiều loại doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, nó sẽ mang lại lợi ích tối ưu cho những doanh nghiệp có đặc trưng sau:
1. Doanh nghiệp có văn hóa tin tưởng và trao quyền cho nhân viên: Mô hình hybrid đòi hỏi sự tin tưởng lẫn nhau giữa nhân viên và nhà quản lý. Vì thế, văn hóa trao quyền và tự chủ cho nhân viên là yếu tố cốt lõi để áp dụng hybrid working thành công. Nhà quản lý cần tin tưởng rằng nhân viên có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả mà không cần sự giám sát hay chịu áp lực từ bên ngoài giống như khi họ làm việc tại văn phòng.
2. Doanh nghiệp có tính chất công việc phù hợp để làm từ xa: Không phải mọi công việc đều thích hợp để làm việc từ xa, chẳng hạn như những công việc đòi hỏi cao về sự tương tác trực tiếp hoặc cần sử dụng các máy móc, thiết bị chuyên dụng tại chỗ. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng xem công việc nào có thể được thực hiện từ xa và công việc nào cần được thực hiện tại văn phòng.
3. Doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư vào công nghệ: Để mô hình làm việc hybrid đem lại hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào các công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa như phần mềm họp trực tuyến, nền tảng giao tiếp nội bộ, ứng quản lý dự án, phần mềm gửi đề xuất, v.v…
Việc đầu tư vào những hệ thống công nghệ này sẽ giúp nhà quản lý đánh giá được tiến độ, hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời đảm bảo khả năng tương tác và trao đổi công việc dễ dàng giữa các thành viên trong tổ chức.
4. Doanh nghiệp có quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch: Khi nhân viên làm việc từ xa, quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch là cực kỳ quan trọng để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của nhau. Doanh nghiệp cần có các kênh giao tiếp hiệu quả để nhân viên có thể dễ dàng liên lạc và cập nhật tiến độ công việc.
5. Doanh nghiệp cam kết tạo môi trường làm việc linh hoạt: Mô hình hybrid chỉ thành công khi doanh nghiệp thực sự cam kết tạo môi trường làm việc linh hoạt cho nhân viên. Điều này bao gồm việc cho phép nhân viên tự do lựa chọn thời gian và địa điểm làm việc, đồng thời cung cấp các công cụ hỗ trợ cần thiết để họ có thể làm việc từ xa.
2. Bùng nổ xu hướng làm việc hybrid working: Việt Nam cũng không ngoại lệ
Theo dự báo của McKinsey Global Institute, năm 2030 sẽ mở ra kỷ nguyên mới cho mô hình làm việc kết hợp hay hybrid working, khi có đến 66% doanh nghiệp áp dụng mô hình này. Từ giải pháp ứng phó với đại dịch Covid-19 và giảm áp lực tinh thần cho nhân viên, hybrid working giờ đây đã vươn lên trở thành xu hướng làm việc tất yếu trong tương lai.
Tại Việt Nam, báo cáo của Microsoft về xu hướng làm việc kết hợp đã đưa ra con số ấn tượng: 81% người lao động, đặc biệt là thế hệ trẻ Gen Z, mong muốn tiếp tục thực hiện mô hình này. Điều này đã minh chứng rõ ràng cho sức hút mạnh mẽ của hybrid working đối với thế hệ lao động trẻ và sáng tạo của Việt Nam, những người tìm kiếm sự cân bằng hoàn hảo giữa công việc và cuộc sống hơn là chỉ chú trọng đến lương, thưởng.
Với những lợi ích vượt trội, hybrid working được dự đoán sẽ trở thành phong cách làm việc chủ đạo toàn cầu. Mô hình này không chỉ đáp ứng nhu cầu của thế hệ lao động Gen Z mà còn phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ và thị trường Việt Nam. VNG, ELSA Speak, và MoMo là những doanh nghiệp tiên phong trong việc triển khai mô hình hybrid working – cho phép nhân viên vừa làm việc tại nhà và đến văn phòng vào một số ngày nhất định trong tuần.
3. Lợi ích của hybrid working: Dỡ bỏ “bức tường văn phòng” để mở ra cơ hội
Hybrid working không chỉ là một mô hình làm việc mới, mà còn là chìa khóa vàng mở ra cánh cửa dẫn đến sự thành công cho cả doanh nghiệp và người lao động. Mô hình này mang đến lợi ích toàn diện, từ tăng cường hiệu suất đến tiết kiệm chi phí, mở rộng nguồn nhân lực và nâng cao chất lượng cuộc sống.
3.1 Tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên
Làm việc kết hợp cho phép nhân viên tự lên kế hoạch để đảm bảo kết quả, không bị bó buộc vào thời gian làm việc 8 tiếng mỗi ngày và tiết kiệm được thời gian di chuyển từ nhà đến công ty. Mỗi người có những khung giờ lao động năng suất và nhịp sinh học khác nhau, và với mô hình này, họ được thoải mái lựa chọn khung giờ làm việc phù hợp nhất với bản thân.
Theo Công ty Nghiên cứu và Tư vấn Công nghệ thông tin Gartner, 55% nhân viên đạt hiệu suất cao khi áp dụng mô hình hybrid working, so với chỉ 36% trong mô hình làm việc truyền thống 40 giờ mỗi tuần tại văn phòng.
Hybrid working cũng phù hợp với cả người hướng nội lẫn hướng ngoại. Với người hướng nội, họ có thể tạo ra không gian làm việc yên tĩnh, nâng cao sự tập trung và giảm thiểu các yếu tố gây xao nhãng. Đối với người hướng ngoại, mô hình này giúp họ tối ưu hóa thời gian và tận dụng khoảng thời gian nhàn rỗi cho các hoạt động khác.
3.2 Tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp
Hybrid working mang lại lợi ích cho cả người lao động và doanh nghiệp. Khi một phần lớn nhân viên làm việc tại nhà, doanh nghiệp có thể cắt giảm nhiều chi phí như tiền điện, nước, máy móc, thiết bị, diện tích văn phòng và các chi phí phụ như cà phê và thức ăn cho nhân viên.
Nếu số lượng nhân viên đi làm tại văn phòng ít, công ty có thể chuyển sang các văn phòng chung hay các tòa nhà đa năng, giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng. Mô hình văn phòng đa năng này đã trở nên phổ biến và đang được áp dụng rộng rãi.
3.3 Tiếp cận nguồn lao động chất lượng cao bất kể địa lý
Áp dụng mô hình hybrid working giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận nhiều ứng viên tiềm năng hơn, gia tăng cơ hội chiêu mộ người tài, mang đến sự đa dạng về văn hóa, tư duy và ý tưởng, thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển. Nhân viên giỏi ở bất kỳ đâu cũng có thể kết nối và làm việc với doanh nghiệp thông qua Internet, khắc phục những bất cập về khoảng cách địa lý, đảm bảo năng suất làm việc suốt ngày đêm.
3.4 Nâng tầm chất lượng cuộc sống, nâng cao giá trị cộng đồng
Một ưu điểm đáng chú ý khác của mô hình hybrid working là khi số lượng nhân viên đến công ty ít hơn, số lượng phương tiện giao thông cá nhân cũng giảm đi. Điều này không chỉ giúp giảm ùn tắc giao thông mà còn giảm ô nhiễm môi trường.
Ở các thành phố lớn và các vị trí trung tâm giao lưu thương mại, làm việc từ xa giúp giảm thiểu tỷ lệ tai nạn giao thông và giảm căng thẳng do tắc đường kéo dài. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc chờ đợi giao thông dẫn đến muộn giờ làm gây ra chứng rối loạn lo âu cho các nhân viên văn phòng.
4. Thách thức khi thực hiện hybrid working: Doanh nghiệp và nhân viên đều phải đối mặt
Mô hình làm việc hybrid tuy mang đến nhiều lợi ích, nhưng cũng đặt ra những thách thức không nhỏ cho các nhà lãnh đạo đội nhóm. Hiểu rõ những khó khăn tiềm ẩn là bước đệm quan trọng để doanh nghiệp xây dựng mô hình hybrid working thành công.
4.1 Đi tìm mô hình hybrid working phù hợp với văn hóa tổ chức
Khác với những mô hình truyền thống, hybrid working đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo trong thiết kế, nhằm đảm bảo hiệu suất làm việc và mang lại sự tự chủ cho nhân viên. Mỗi tổ chức cần xây dựng “bản đồ” hybrid riêng, phù hợp với nhu cầu và văn hóa doanh nghiệp độc đáo của mình. Quá trình này có thể đòi hỏi nhiều lần thử nghiệm và điều chỉnh để tìm ra “công thức vàng” cho sự kết hợp tối ưu giữa con người, công nghệ và quy trình làm việc.
4.2 Bất bình đẳng giữa nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng
Không phải nhân viên nào cũng có thể làm việc từ xa, dẫn đến sự chênh lệch trong việc hưởng lợi từ mô hình này. Đây là thách thức lớn trong các doanh nghiệp có nhân viên tuyến đầu – những người có thể cảm thấy họ đang làm việc vất vả tại văn phòng, trong khi đồng nghiệp hybrid lại đang thoải mái làm việc tại nhà.
Mặt khác, nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập và bỏ rơi khỏi các cuộc trò chuyện và các quyết định quan trọng. Điều này có thể khiến họ cảm thấy không được lắng nghe và không được trân trọng như các đồng nghiệp tại văn phòng.
Để đảm bảo sự công bằng cho tất cả nhân viên, các nhà quản lý cần đánh giá kết quả công việc dựa trên sản phẩm thay vì quy trình hay thời gian làm việc. Đây là chìa khóa để duy trì sự minh bạch và gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức.
4.3 Thiếu liền mạch trong giao tiếp
Thiếu giao tiếp trực tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm và giảm hiệu quả công việc. Nghiên cứu cho thấy 90% các hoạt động giao tiếp là không lời, với ý nghĩa được truyền tải qua ngôn ngữ cơ thể và giọng nói. Khi không thể nhìn thấy hoặc nghe thấy thông tin từ đồng nghiệp, thông điệp ít có khả năng được hiểu đúng trong lần đầu tiên.
Nếu áp dụng mô hình hybrid working, các doanh nghiệp cần thiết lập các kênh liên lạc hiện đại để đảm bảo nhân viên có thể nhận và hiểu thông tin quan trọng. Đầu tư vào các công cụ chat nội bộ hoặc quản lý cuộc họp, cộng tác nhóm,… sẽ khuyến khích nhân viên giao tiếp thường xuyên và hạn chế rào cản giữa nhân viên làm việc từ xa và tại công ty.
4.4 Rủi ro về bảo mật dữ liệu
Khi nhân viên làm việc từ xa, rủi ro an ninh mạng gia tăng do sử dụng thiết bị và mạng internet cá nhân. Để bảo vệ dữ liệu, doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp bảo mật toàn diện như nâng cao nhận thức về an toàn thông tin cho nhân viên, áp dụng phần mềm diệt virus, VPN, và hệ thống phát hiện xâm nhập, cùng với việc kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào các hệ thống công việc chủ chốt. Những biện pháp này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
5. Công thức triển khai hybrid working hiệu quả: Con người, quy trình và công nghệ
Để khai thác tối đa tiềm năng của mô hình hybrid working, doanh nghiệp cần kết hợp chặt chẽ giữa 3 yếu tố then chốt: Con người, Quy trình và Công nghệ.
5.1 Con người: Chìa khóa thành công của mô hình hybrid working
1. Lắng nghe nhu cầu: Tổ chức các cuộc thảo luận và khảo sát để hiểu rõ mong muốn và kỳ vọng của nhân viên về môi trường làm việc hybrid, cũng như mức độ sẵn sàng của họ đối với từng hình thức hybrid working khác nhau.
2. Đánh giá năng suất: Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc dựa trên kết quả thực tế, mục tiêu hoàn thành và khả năng đóng góp. Thay vì tập trung vào thời gian nhân viên ngồi bàn làm việc, nhà quản lý hãy đánh giá năng suất qua các chỉ số đo lường cụ thể, như là KPI hoặc OKR.
3. Trang bị kỹ năng: Đào tạo và bồi dưỡng cho nhân viên các kỹ năng cần thiết để làm việc độc lập, quản lý thời gian hiệu quả, sử dụng thành thạo công nghệ và cộng tác trực tuyến trơn tru.
4. Thu thập phản hồi: Thường xuyên tiếp nhận và lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên về mô hình làm việc mới để điều chỉnh và hoàn thiện chính sách hybrid working, đảm bảo sự hài lòng và linh hoạt cho tất cả mọi người.
5.2 Quy trình: Nền tảng cho sự minh bạch và thống nhất
1. Thiết lập quy tắc rõ ràng: Xác định rõ các điều kiện cần thiết để làm việc hybrid, thiết lập lịch trình làm việc tại văn phòng, giờ làm việc chính thức, cũng như các quy định về giao tiếp và xử lý công việc.
2. Tận dụng thời gian làm việc tại văn phòng: Khuyến khích các hoạt động giao tiếp trực tiếp, xây dựng nhóm, họp hành và giải quyết vấn đề khi nhóm hybrid có mặt tại văn phòng.
5.3 Công nghệ: Bệ phóng cho sự kết nối và cộng tác
Để vượt qua những rào cản về khoảng cách địa lý khi áp dụng hybrid working, công nghệ là yếu tố không thể thiếu. Việc xây dựng một môi trường làm việc số (digital workplace) với Bộ giải pháp Chuyển đổi số toàn diện của Base.vn sẽ giúp doanh nghiệp số hóa ít nhất 60% hệ thống vận hành, bao gồm quản lý công việc, quy trình và nhân sự.
Một số ứng dụng nổi bật trong Bộ giải pháp này bao gồm:
- Base Wework: Ứng dụng quản lý công việc và dự án toàn diện
- Base Workflow: Ứng dụng quản lý và tự động hoá quy trình nghiệp vụ
- Base Meeting: Ứng dụng quản lý cuộc họp nội bộ
- Base Request: Ứng dụng phê duyệt đề xuất
- Base Checkin: Ứng dụng quản lý dữ liệu chấm công
Đại diện của một trong những doanh nghiệp đã triển khai bộ ứng dụng của Base.vn trong giai đoạn làm việc từ xa, anh Nguyễn Thế Duy, CEO & Founder của Dones, chia sẻ: “Giá trị rõ nét nhất mà Base.vn mang lại là một nền tảng quản trị toàn diện giúp chúng tôi vượt qua giai đoạn dịch, duy trì kế hoạch và các công việc đúng tiến độ mà không gặp khó khăn gì trong cộng tác dù gần 100% nhân sự làm việc từ xa.”
6. Tạm kết
Trên đây là tất cả các thông tin để trả lời cho câu hỏi “hybrid working là gì”, cùng với các lợi ích và thách thức khi triển khai mô hình này. Tại Việt Nam, việc áp dụng hybrid working còn gặp nhiều thách thức, chủ yếu do thiếu các khuôn mẫu hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và vận hành theo mô hình này một cách hiệu quả.
Tuy vậy, hybrid working vẫn là một mô hình làm việc mang lại nhiều lợi ích, từ việc cải thiện sự linh hoạt và hiệu suất làm việc của nhân viên đến việc tối ưu hóa chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Nếu được ứng dụng đúng cách, hybrid working sẽ giúp cả người lao động và doanh nghiệp đạt được những thành tựu đáng kể trong công việc và kinh doanh.
