Thời kỳ của quản lý dự án giấy tờ truyền thống đã dần “khai tử”, nhường chỗ cho các nền tảng số và phần mềm quản lý ra đời hàng loạt. Một trong những nền tảng lâu đời nhất thị trường – Microsoft Project, “ứng cử viên” sáng giá cho cuộc đua đặt lên bàn cân của doanh nghiệp trong việc lựa chọn các “trợ thủ đắc lực” giúp các tổ chức đơn giản hoá quy trình làm việc.
Với đa dạng các gói từ cơ bản đến cao cấp, khám phá các tính năng và bảng giá được cập nhật mới nhất của Microsoft Project ở bài viết dưới đây.
1. MS Project là gì? Tổng quan về phần mềm Microsoft Project
Microsoft Project (MS Project) là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft. Ra đời vào năm 1984, MS Project đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới. Với khả năng hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và phân tích dữ liệu, MS Project giúp các doanh nghiệp và tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn.
Microsoft Project được phát triển với mục đích cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý dự án, cụ thể:
- Thiết lập mục tiêu, phạm vi hoạt động của dự án
- Tạo lập lịch trình chi tiết, quản lý ngân sách và tài nguyên cần thiết
- Theo dõi tiến trình công việc, từ đó đưa ra các phương án dự phòng xử lý rủi ro
- Phân tích, đánh giá hiệu quả tài chính
2. Các tính năng quan trọng & Giao diện của phần mềm MS Project
2.1 Lập kế hoạch dự án
Biểu đồ Gantt (Gantt Chart)
Microsoft Project cung cấp biểu đồ Gantt, một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc. Trong biểu đồ Gantt, các nhiệm vụ được biểu diễn dưới dạng thanh ngang, cho phép người dùng thấy rõ thời gian bắt đầu, kết thúc và các mốc quan trọng. Một nhóm phát triển phần mềm có thể sử dụng biểu đồ Gantt để xác định các giai đoạn phát triển, từ việc lập kế hoạch, thiết kế, lập trình đến kiểm thử và triển khai, giúp đảm bảo mọi bước được thực hiện đúng tiến độ.
Chế độ xem timeline (Timeline View)
Chế độ xem timeline hiển thị toàn bộ dự án một cách trực quan, dễ dàng điều chỉnh và quản lý. Timeline View giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và mốc thời gian quan trọng, tạo sự liên kết giữa các công việc và giúp xác định ngay các điểm tắc nghẽn. Các nhà quản lý có thể sử dụng timeline để theo dõi tiến độ xây dựng từng phần của dự án, từ việc chuẩn bị “nền móng” đến hoàn thiện “công trình”.
2.2 Quản lý tài nguyên
Resource Management: Microsoft Project hỗ trợ quản lý các tài nguyên dự án như nhân lực, vật liệu và thiết bị. Người dùng có thể phân công nhiệm vụ, theo dõi việc sử dụng tài nguyên và điều chỉnh khi cần thiết để tránh lãng phí hoặc thiếu hụt. Quản lý tài nguyên hiệu quả giúp tối ưu hóa năng suất và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
Resource Pool: Tính năng này cho phép tạo ra một nguồn tài nguyên chung để sử dụng cho nhiều dự án khác nhau, giúp tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên. Resource Pool giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và sử dụng tài nguyên một cách linh hoạt, đáp ứng được nhu cầu của nhiều dự án cùng lúc.
2.3 Theo dõi tiến độ
Tính năng Baseline trong Microsoft Project là một công cụ quan trọng giúp người quản lý dự án theo dõi tiến độ và hiệu suất dự án bằng cách ghi lại trạng thái ban đầu của dự án. Baseline lưu trữ thông tin về các nhiệm vụ, thời gian, chi phí, và tài nguyên như được lên kế hoạch ban đầu, tạo ra một tiêu chuẩn so sánh để đánh giá tiến độ thực tế.
Sử dụng Tracking Gantt, bạn có thể so sánh tiến độ thực tế với baseline để xác định bất kỳ sự chậm trễ hoặc chi phí vượt quá nào và điều chỉnh kế hoạch hoặc tài nguyên nếu cần để giữ cho dự án đi đúng hướng.
2.4 Phân tích và báo cáo
Báo cáo (Reporting): Microsoft Project có sẵn các báo cáo tiêu chuẩn và cho phép tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu cụ thể của dự án. Người dùng có thể xuất báo cáo dưới dạng biểu đồ, bảng biểu và nhiều định dạng khác.
Phân tích giá trị đạt được (Earned Value Analysis – EVA): EVA giúp đánh giá hiệu quả của dự án dựa trên chi phí và tiến độ thực tế so với kế hoạch. Đây là công cụ quan trọng trong các dự án công nghiệp lớn, nơi mà việc theo dõi chi phí và tiến độ một cách chi tiết giúp đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng và các nguồn lực được sử dụng hiệu quả.
3. Ưu nhược điểm của MS Project? Phần mềm MS Project phù hợp với đối tượng nào?
3.1 Ưu điểm
- Tính toàn diện trong quản lý dự án: MS Project cung cấp một nền tảng quản lý dự án toàn diện, cho phép người dùng lập kế hoạch chi tiết từ đầu đến cuối của dự án. Các công cụ như biểu đồ Gantt và Timeline View giúp dễ dàng thiết lập lịch trình và quản lý các mốc thời gian quan trọng.
- Thân thiện với người dùng: Một số người coi MS Project thân thiện với người dùng do giao diện trực quan và khả năng tùy chỉnh mẫu dự án. Chức năng kéo và thả và menu ngữ cảnh giúp dễ sử dụng, ngay cả với những người có ít kinh nghiệm quản lý dự án. Ngoài ra, phần mềm cung cấp các tính năng trợ giúp và hỗ trợ tích hợp, bao gồm các tài nguyên và hướng dẫn trực tuyến, có thể hỗ trợ người dùng vượt qua mọi thách thức mà họ có thể gặp phải.
- Quản lý tài nguyên hiệu quả: MS Project cho phép quản lý tài nguyên một cách chi tiết và hiệu quả. Người dùng có thể phân bổ tài nguyên như nhân lực, vật liệu và thiết bị dự án một cách tối ưu, giúp tránh lãng phí và đảm bảo sử dụng hiệu quả.
Ví dụ, trong một dự án phần mềm, quản lý có thể sử dụng MS Project để phân bổ nhân sự phát triển, thử nghiệm và hỗ trợ kỹ thuật cho các giai đoạn khác nhau của dự án, đồng thời theo dõi nguồn lực và điều chỉnh nếu cần thiết để đáp ứng các yêu cầu cụ thể. - Tương thích với các sản phẩm Microsoft khác: MS Project tích hợp tốt với các phần mềm và dịch vụ khác của Microsoft như Office 365, SharePoint và Teams. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin và cộng tác giữa các thành viên trong dự án, đồng thời giảm thiểu sự phân tán và mâu thuẫn thông tin.
- Độ tin cậy và ổn định: MS Project được coi là đáng tin cậy và ổn định do quy trình phát triển và bảo trì mạnh mẽ của nó. Microsoft đầu tư rất nhiều vào việc đảm bảo phần mềm được kiểm tra, cập nhật và hỗ trợ thường xuyên để duy trì tính ổn định và chức năng. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng người dùng có thể tin tưởng phần mềm hoạt động trơn tru và đáng tin cậy, giảm nguy cơ lỗi hoặc sự cố hệ thống có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quản lý dự án.
3.2 Nhược điểm
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: MS Project là một phần mềm có chi phí đầu tư ban đầu khá cao, đặc biệt đối với các tổ chức nhỏ và các dự án có ngân sách hạn chế. Chi phí này có thể là một rào cản lớn đối với các doanh nghiệp muốn áp dụng công nghệ quản lý dự án mà không muốn đầu tư quá nhiều.
- Đào tạo và học phần mềm: Vì tính phức tạp và đa dạng của MS Project, việc đào tạo nhân viên để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả có thể tốn nhiều thời gian và chi phí. Điều này đặc biệt đúng đối với các nhân viên mới vào nghề hoặc ít có kinh nghiệm với công nghệ này.
- Phụ thuộc vào hệ điều hành Windows: MS Project thường được thiết kế để hoạt động tốt nhất trên hệ điều hành Windows, điều này có thể gây khó khăn đối với các tổ chức có môi trường sử dụng nền tảng khác như macOS hoặc Linux.
- Không hỗ trợ ngôn ngữ Tiếng Việt cũng là một rào cản khá lớn cho các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý dự án Project bởi có khá nhiều thuật ngữ chuyên ngành bằng Tiếng Anh.
- Khả năng tương thích với hệ thống hiện có: MS Project yêu cầu một môi trường hệ thống tương thích để hoạt động tốt nhất, điều này có thể là một thách thức đối với các tổ chức có hệ thống IT phức tạp và đã đầu tư vào các nền tảng khác.
3.3 Người sử dụng Microsoft Project
Microsoft Project là một phần mềm đòi hỏi người dùng cần được đào tạo để tận dụng hết tính năng chuyên sâu của phần mềm này. “Chân dung” doanh nghiệp và đối tượng phù hợp để sử dụng bộ phần mềm này có thể là:
- Doanh nghiệp vừa và lớn: MS Project là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn hoặc các tổ chức có nhu cầu quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Các công cụ mạnh mẽ của MS Project như lập kế hoạch dự án chi tiết, quản lý tài nguyên và theo dõi tiến độ sẽ giúp các tổ chức này tối ưu hóa quản lý và điều hành các hoạt động dự án một cách hiệu quả.
- Ngành công nghiệp xây dựng và phần mềm: MS Project phù hợp với các ngành công nghiệp đòi hỏi quản lý dự án chặt chẽ như xây dựng và phát triển phần mềm. Các tính năng như Gantt Chart, quản lý tài nguyên và theo dõi tiến độ sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, phân bổ tài nguyên và đảm bảo các dự án hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.
- Project Manager và các thành viên nhóm mong muốn thực hiện dự án một cách có hệ thống và chuyên nghiệp thường sử dụng MS Project để quản lý các dự án phức tạp và có yêu cầu cao về sự tổ chức và tiến độ. Phần mềm này cung cấp các công cụ và báo cáo chi tiết giúp Phòng PMO (Project Management Office) có nhu cầu quản lý dự án và tối ưu hóa tài nguyên, theo dõi và điều hành các hoạt động dự án một cách chuyên nghiệp.
- Doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái Microsoft: Với tính tương thích cao với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft như Office 365, SharePoint và Teams, MS Project là lựa chọn lý tưởng đối với các tổ chức đã và đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft để tối ưu hóa quá trình làm việc và cộng tác.
Đọc thêm: Microsoft Teams là gì? Review về ưu nhược điểm của Teams: Có phù hợp để quản lý công việc?
4. Bảng giá của phần mềm Microsoft Project
Microsoft Project cung cấp chương trình dùng thử miễn phí trong một tháng để giúp các tổ chức quyết định gói phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của họ. Lựa chọn giữa các giải pháp dựa trên đám mây và on-premise (tại chỗ) sẽ phụ thuộc vào chiến lược và cơ sở hạ tầng CNTT của tổ chức, cũng như các yêu cầu cụ thể về quản lý dự án và tính linh hoạt trong việc làm việc từ xa.
Ba gói giá do Microsoft Project cung cấp cho các giải pháp dựa trên nền tảng đám mây (cloud) bao gồm:
- Gói Project Plan 1 của Microsoft Project (10$/người dùng/tháng) – bao gồm các tính năng quản lý dự án thiết yếu như quản lý tác vụ, lập kế hoạch dự án, lập lịch, công cụ cộng tác, tạo bảng tính, đính kèm tệp và chia sẻ.
- Gói Project Plan 3 của Microsoft Project (30$/người dùng/tháng) – cung cấp các chức năng bổ sung như quản lý tài nguyên, lộ trình, đường cơ sở, báo cáo, tùy chỉnh và xuất bản các mẫu dựng sẵn từ Project hoặc Office.com.
- Gói Project Plan 5 của Microsoft Project (55$/người dùng/tháng) – cung cấp tính năng quản lý danh mục đầu tư nâng cao, quản lý nhu cầu, báo cáo cấp doanh nghiệp, tính năng bảo mật và tuân thủ, cũng như tích hợp phân tích và Power BI, quy trình làm việc tự động và thương hiệu tùy chỉnh, cùng quyền truy cập vào Project Online.
Microsoft Project cũng cung cấp các gói quản lý dự án độc lập. Các gói này cung cấp quyền truy cập vào phiên bản máy tính để bàn, phù hợp với các tổ chức có yêu cầu bảo mật và tuân thủ phức tạp. Ba chương trình giá được cung cấp cho các giải pháp on-premise bao gồm:
- Project Standard 2021 (679,99$/license) – một ứng dụng máy tính để bàn độc lập dành cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ, cung cấp các chức năng cơ bản như quản lý, lập kế hoạch dự án và lên lịch, hỗ trợ Kênh dịch vụ dài hạn (LTSC).
- Project Professional 2021 (1.129,99$/license) – bao gồm các tính năng bổ sung như quản lý tài nguyên, nhiều mốc thời gian, quản lý bảng chấm công, hỗ trợ LTSC.
- Project Server (Liên hệ với Microsoft) – cung cấp các khả năng quản lý danh mục đầu tư và dự án tiên tiến cho các tổ chức lớn, bao gồm quản lý nhu cầu, phân tích và tối ưu hóa danh mục đầu tư, tích hợp thư mục hoạt động và quyền truy cập vào Đối tác quản lý danh mục đầu tư và dự án Microsoft đủ điều kiện, với giá tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của tổ chức.
Xem chi tiết bảng giá của MS Project tại đây .
5. Về Base Wework – Phần mềm quản lý dự án hàng đầu thay thế cho MS Project
Base Wework là một giải pháp quản lý dự án phát triển tại Việt Nam bởi Base.vn, với những ưu điểm nổi bật có thể xem như một lựa chọn thay thế hợp lý cho Microsoft Project.
Chi phí hợp lý và linh hoạt: Base Wework có mức giá rất hấp dẫn, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Với các gói dịch vụ như Starter (1 triệu VNĐ cho 30 tài khoản), Growth (2 triệu VNĐ cho 60 tài khoản), giá thành của Base Wework thấp hơn đáng kể so với các giải pháp quốc tế tương đương.
- Giao diện hiện đại và dễ sử dụng: Base Wework được thiết kế với giao diện thân thiện, linh hoạt giữa các công cụ như Gantt chart, bảng Kanban, và danh sách công việc. Điều này giúp người dùng dễ dàng quản lý dự án một cách hiệu quả mà không cần phải đầu tư nhiều vào việc đào tạo.Vì được phát triển ngay tại Việt Nam, Base Wework sở hữu giao diện, ngôn ngữ và phương pháp luận quản lý dự án rất phù hợp với các doanh nghiệp Việt.
- Hỗ trợ tích hợp đa dạng: Phần mềm này hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như Email, Drive, Microsoft, Calendar, và các ứng dụng khác trên nền tảng Base Platform. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện ích cho người dùng khi có thể tích hợp nhiều công cụ làm việc khác nhau trong một nền tảng duy nhất.
- Hỗ trợ tốt từ nhà cung cấp: Base Wework không chỉ cung cấp các tính năng mạnh mẽ mà còn đảm bảo sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ nhà cung cấp, hỗ trợ này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa có những yêu cầu cụ thể và đặc biệt.
- Phù hợp với các đội nhóm đa chức năng: 3 vai trò được phân quyền chặt chẽ trong dự án là người quản lý dự án, thành viên và khách (guest). Người giao việc sẽ nhận được thông báo tự động khi người nhận việc thay đổi tình trạng của đầu việc (upload kết quả, đánh dấu hoàn thành, sửa deadline,…) và ngược lại. Hai bên có thể bình luận ngay dưới đầu việc, dùng thẻ @ để nhắc tên, chat qua ứng dụng tích hợp sẵn Base Messages hoặc tạo cuộc thảo luận mới trên hệ thống.
Việc lựa chọn giữa MS Project và các nền tảng khác như Base Wework sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức và tính phù hợp của từng công cụ đối với chiến lược quản lý dự án của họ.
6. Kết luận
Nhìn chung, MS Project là một công cụ tuyệt vời để quản lý các dự án phức tạp, đặc biệt là đối với những dự án có nhóm lớn và quy trình làm việc phức tạp. Tuy nhiên, các dự án nhỏ hơn với ít phức tạp hơn có thể không yêu cầu mức chức năng do MS Project cung cấp, khiến các công cụ quản lý dự án khác đơn giản hơn trở thành lựa chọn tốt hơn. Cuối cùng, quyết định sử dụng MS Project sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của từng dự án, cũng như các nguồn lực có sẵn cho nhóm dự án.
