Được phát triển vào những năm 1980 bởi công ty tư vấn hàng đầu thế giới McKinsey & Company, mô hình 7S đã trở thành một khung quản trị kinh điển được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp. 7S không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá mà còn cung cấp giải pháp điều chỉnh bảy yếu tố cốt lõi trong nội bộ, từ đó tối ưu hóa hoạt động và thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
Cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết mô hình 7S là gì và cách ứng dụng vào doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
1. Mô hình 7S là gì?
Mô hình 7S của McKinsey là một khung phân tích quản trị chiến lược được thiết kế để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa các yếu tố nội bộ của tổ chức. 7S là viết của 7 yếu tố gồm: Structure, Systems, Style, Staff, Strategy, Share Value, Skills.
Thông thường, mô hình 7S sẽ được chia thành 2 nhóm chính, cụ thể:
- Nhóm các yếu tố cứng: Strategy (Chiến lược), Structure (Cơ cấu), Systems (Hệ thống),….
- Nhóm các yếu tố mềm: Shared Values (Giá trị chung), Skills (Kỹ năng), Style (Phong cách lãnh đạo), Staff (Nhân sự).
Mô hình 7S cho thấy các yếu tố này không tồn tại độc lập mà có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Khi doanh nghiệp cần thay đổi hoặc cải tiến bất kỳ yếu tố nào, các yếu tố khác cũng cần được xem xét và điều chỉnh để đảm bảo sự đồng bộ. Điều này làm cho mô hình 7S trở thành công cụ hữu ích trong việc tái cấu trúc, xây dựng chiến lược hoặc giải quyết các vấn đề nội bộ.
2. Phân tích chi tiết 7 yếu tố trong mô hình 7S của McKinsey
2.1 Strategy (Chiến lược)
Chiến lược là một bản đồ đường đi chi tiết, vạch ra lộ trình mà một tổ chức sẽ đi theo để đạt được mục tiêu dài hạn của mình. Đó là một tập hợp các quyết định liên quan đến việc phân bổ nguồn lực, lựa chọn các hành động ưu tiên và xác định các lợi thế cạnh tranh độc đáo.
Một chiến lược hiệu quả không chỉ là một kế hoạch tĩnh mà còn là một quá trình liên tục được điều chỉnh và cập nhật để thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh.
2.2 Structure (Sơ đồ tổ chức)
Sơ đồ tổ chức là hình ảnh trực quan của cấu trúc trong doanh nghiệp, thể hiện rõ ràng các cấp bậc quản lý, các phòng ban và mối quan hệ giữa chúng. Sơ đồ tổ chức giúp mọi người dễ dàng nắm bắt được vị trí của mình trong tổ chức và hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của bản thân.
Cấu trúc xác định các quy trình làm việc cụ thể, từ việc ra quyết định đến việc thực hiện công việc, bảo tính nhất quán, hiệu quả và minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp. Cấu trúc tổ chức là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Một cấu trúc tốt sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, linh hoạt và thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh.
2.3 Systems (Hệ thống)
Khi nói đến “Systems” trong mô hình 7S, chúng ta đang đề cập đến tập hợp các quy trình, thủ tục, quy tắc và phương pháp làm việc được thiết lập để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Đây là “bộ máy” giúp cho doanh nghiệp vận hành một cách trơn tru và hiệu quả.
Hệ thống có thể bao gồm: Hệ thống quản lý thông tin, hệ thống tài chính, và các quy trình nội bộ như tuyển dụng, đào tạo, hay chăm sóc khách hàng…. Systems giúp đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện một cách nhất quán, giảm thiểu sai sót và tăng tính dự đoán, giảm thiểu thời gian và chi phí, tăng năng suất làm việc….
2.4 Shared Values (Giá trị chung)
Giá trị chung là cốt lõi của một tổ chức, là những niềm tin, giá trị, nguyên tắc mà mọi thành viên trong tổ chức chia sẻ và cùng hướng tới. Đây là “linh hồn” của doanh nghiệp, định hình cách thức mọi người làm việc, ra quyết định và tương tác với nhau.
Giá trị chung không chỉ ảnh hưởng đến cách làm việc mà còn ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp được nhìn nhận bởi khách hàng và đối tác. Một tổ chức có giá trị chung mạnh mẽ sẽ tạo động lực, tăng sự gắn kết và thu hút nhân tài.
2.5 Skills (Kỹ năng)
Kỹ năng là năng lực chuyên môn của nhân viên trong tổ chức, phản ánh khả năng thực hiện nhiệm vụ, bao gồm cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Đây là những tài sản vô hình nhưng cực kỳ quan trọng, đóng vai trò như một công cụ để thực hiện chiến lược và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Kỹ năng giúp nhân viên tạo ra những sản phẩm, dịch vụ có giá trị cao, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp. Ngoài ra, kỹ năng giúp nhân viên sáng tạo, đổi mới và tìm ra những giải pháp mới cho các vấn đề, giúp nhân viên ngày càng phát triển hơn.
2.6 Style (Phong cách lãnh đạo)
Phong cách lãnh đạo là cách thức mà các nhà lãnh đạo thể hiện mình, ra quyết định và tương tác với nhân viên. Phong cách này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hành vi của nhân viên, tinh thần làm việc và hiệu quả hoạt động của toàn bộ tổ chức.
Có nhiều phong cách lãnh đạo trong doanh nghiệp như: Dân chủ (Democratic), Quyết đoán (Authoritative), hoặc Hỗ trợ (Supportive)….. Tùy theo từng giai đoạn mà lãnh đạo sẽ chọn phong cách phù hợp, định hình văn hóa tổ chức và giúp doanh nghiệp phát triển.
2.7 Staff (Nhân sự)
Nhân sự là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp, bao gồm đội ngũ lao động với các phẩm chất, năng lực và mức độ cam kết khác nhau. Nhân viên tạo ra sản phẩm, dịch vụ và ý tưởng mới, mang lại giá trị cho khách hàng và doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thích ứng với sự thay đổi của thị trường.
Các yếu tố liên quan đến nhân viên gồm: Số lượng nhân viên, chất lượng nhân viên, cấu trúc tổ chức, quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu quả, lương thưởng, chính sách đãi ngộ,….
3. Lợi ích khi áp dụng mô hình 7S trong doanh nghiệp
3.1 Tạo sự gắn kết giữa các yếu tố nội bộ trong doanh nghiệp
Ma trận 7S giúp doanh nghiệp đánh giá sự liên kết giữa chiến lược, cơ cấu, hệ thống và các yếu tố khác. Qua đó, nó đảm bảo tất cả các yếu tố hoạt động hài hòa, hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.
Ví dụ, khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược mở rộng thị trường, mô hình 7S giúp đảm bảo cơ cấu tổ chức, kỹ năng nhân sự và hệ thống vận hành cũng được điều chỉnh phù hợp.
3.2 Cải thiện hiệu suất cho tổ chức
Một trong những lợi ích nổi bật của mô hình 7S là khả năng cải thiện hiệu suất tổ chức. Mô hình này giúp các chủ doanh nghiệp nhận ra rằng, để đạt được thành công bền vững, tất cả các yếu tố như chiến lược, cấu trúc, hệ thống, giá trị chung, phong cách lãnh đạo, nhân sự và kỹ năng cần phải được liên kết chặt chẽ và hoạt động hài hòa.
Bằng cách xác định và điều chỉnh những yếu tố không phù hợp, doanh nghiệp có thể tăng cường tính hiệu quả trong việc phân bổ nguồn lực và vận hành.
3.3 Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số
Quá trình thay đổi và chuyển đổi số luôn đòi hỏi sự thay đổi đồng bộ ở nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức. Mô hình 7S giúp doanh nghiệp nhận ra rằng, việc thay đổi một yếu tố sẽ tác động đến các yếu tố còn lại.
Bằng cách sử dụng mô hình này, doanh nghiệp có thể xác định được những mối liên kết giữa các yếu tố và xây dựng một kế hoạch thay đổi toàn diện.
Ví dụ, khi một doanh nghiệp quyết định chuyển đổi sang mô hình kinh doanh số, bạn không chỉ thay đổi hệ thống công nghệ thông tin mà còn phải điều chỉnh cấu trúc tổ chức, xây dựng lại các quy trình làm việc và thay đổi văn hóa doanh nghiệp để phù hợp với mô hình kinh doanh mới.
Đọc thêm: Mô hình kinh doanh là gì? Top 15 mô hình tiềm năng nhất năm 2025
3.4 Tăng cường năng lực cạnh tranh
Bằng cách đánh giá và điều chỉnh toàn diện các yếu tố như chiến lược, cấu trúc, hệ thống, giá trị chung, phong cách lãnh đạo, nhân sự và kỹ năng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động và tạo ra sự khác biệt so với đối thủ.
Ví dụ, một công ty phần mềm có thể sử dụng mô hình 7S để xác định những kỹ năng còn thiếu của đội ngũ, từ đó đầu tư vào đào tạo và phát triển, đồng thời cải tiến sản phẩm và dịch vụ dựa trên phản hồi của khách hàng, giúp công ty luôn giữ vững vị thế dẫn đầu trong ngành.
4. Các bước ứng dụng mô hình 7S trong doanh nghiệp
Bước 1. Đánh giá hiện trạng từng yếu tố trong mô hình
Trước tiên, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu dựa theo các cách sau:
- Phỏng vấn: Tổ chức các cuộc phỏng vấn sâu với lãnh đạo, quản lý cấp trung và nhân viên để hiểu rõ quan điểm, nhận thức và kỳ vọng của họ về từng yếu tố.
- Khảo sát: Tiến hành khảo sát nội bộ để thu thập dữ liệu định lượng về mức độ hài lòng của nhân viên, hiệu quả hoạt động và các vấn đề tồn tại.
Sau đó, bạn cần xem xét các báo cáo tài chính, kế hoạch chiến lược, quy trình làm việc hiện tại để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng yếu tố.
Ở bước này, bạn cũng cần áp dụng mô hình SWOT để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của từng yếu tố. Dựa theo kết quả đạt được, bạn so sánh tình hình hiện tại với các tiêu chuẩn ngành hoặc các đối thủ cạnh tranh để xác định khoảng cách cần cải thiện.
Bước 2. Xác định mối liên kết giữa các yếu tố
Sau khi đã có kết quả phân tích của các yếu tố, bạn tiến hành vẽ sơ đồ mối quan hệ. Việc sử dụng sơ đồ giúp minh họa mối quan hệ giữa các yếu tố, từ đó xác định những yếu tố có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến nhau.
Ngoài ra, bạn cũng cần sử dụng các công cụ phân tích như “5 Why” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và xác định mối liên kết giữa các yếu tố.
Ví dụ: Nếu phát hiện ra rằng hiệu quả làm việc nhóm thấp, có thể sử dụng “5 Why” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như: thiếu kỹ năng làm việc nhóm, không có mục tiêu chung, hoặc hệ thống đánh giá không rõ ràng. Từ đó, có thể xác định mối liên kết giữa yếu tố “Kỹ năng”, “Giá trị chung” và “Hệ thống”.
Bước 3. Lập kế hoạch điều chỉnh
Khi lập kế hoạch điều chỉnh, bạn cần chú ý đến những vấn đề như sau:
- Xác định mục tiêu: Đặt ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được và có thời hạn cho từng yếu tố cần cải thiện.
- Lựa chọn giải pháp: Đề xuất các giải pháp cụ thể để khắc phục các điểm yếu và tận dụng các điểm mạnh.
- Phân bổ nguồn lực: Xác định nguồn lực cần thiết (nhân lực, tài chính, thời gian) để thực hiện kế hoạch.
- Lập kế hoạch hành động: Xây dựng một kế hoạch chi tiết với các nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành và các chỉ số đánh giá.
Bước 4. Thực hiện các thay đổi
Đây là giai đoạn triển khai kế hoạch điều chỉnh các yếu tố trong mô hình 7S đã được phân tích và lên kế hoạch. Quá trình này cần sự cẩn thận, minh bạch và sự tham gia của toàn bộ tổ chức.
Trước tiên, doanh nghiệp nên ưu tiên thực hiện thay đổi ở những yếu tố nền tảng có tác động lớn như Chiến lược (Strategy) hoặc Cơ cấu tổ chức (Structure). Quá trình này đòi hỏi sự minh bạch và cam kết từ ban lãnh đạo để tạo niềm tin cho nhân viên.
Ngoài ra, bạn cũng cần giải thích rõ ràng lý do, mục tiêu, và lợi ích của những thay đổi. Điều này giúp giảm thiểu sự kháng cự và khuyến khích nhân viên tham gia tích cực vào quá trình. Song song đó, doanh nghiệp có thể tổ chức các khóa đào tạo để hỗ trợ nhân viên thích nghi với những thay đổi về kỹ năng hoặc hệ thống làm việc mới.
Bước 5. Theo dõi và đo lường hiệu quả
Sau khi thay đổi được thực hiện, việc giám sát và đánh giá là yếu tố sống còn để đảm bảo các yếu tố trong mô hình 7S hoạt động đồng bộ và mang lại kết quả như mong đợi. Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường (KPIs) phù hợp với từng yếu tố.
Dữ liệu cần được thu thập định kỳ và đối chiếu với mục tiêu ban đầu. Không chỉ dựa vào số liệu, doanh nghiệp còn nên tổ chức các buổi lắng nghe ý kiến từ nhân viên để nắm bắt các vấn đề thực tế trong quá trình vận hành. Nếu kết quả không đạt kỳ vọng, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh linh hoạt.
Mô hình 7S không phải công cụ áp dụng một lần mà cần được cải tiến liên tục để phù hợp với bối cảnh kinh doanh và mục tiêu chiến lược mới của doanh nghiệp.
Đọc thêm: Mô hình 5M là gì? Cách ứng dụng 5M trong quản trị doanh nghiệp
5. Ưu và nhược điểm của mô hình 7S trong doanh nghiệp
5.1 Ưu điểm
Một số ưu điểm của mô hình 7S trong doanh nghiệp có thể kể đến như:
Tính toàn diện và hệ thống
Mô hình 7S giúp doanh nghiệp nhìn nhận toàn diện về các yếu tố nội bộ, từ chiến lược, cơ cấu, hệ thống đến nhân sự, phong cách lãnh đạo và giá trị chung. Việc đánh giá tất cả các yếu tố này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về sự tương tác giữa các bộ phận và cách chúng ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể.
Dễ dàng áp dụng và linh hoạt
Mô hình 7S không yêu cầu quá nhiều nguồn lực để triển khai. Các doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình này ngay cả khi chưa có nhiều kinh nghiệm về quản trị chiến lược. Bên cạnh đó, mô hình có tính linh hoạt cao, có thể áp dụng cho cả các tổ chức lớn và nhỏ, cũng như trong các ngành nghề khác nhau.
Tính tương thích với các mô hình khác
Mô hình 7S có thể kết hợp tốt với các công cụ quản trị chiến lược khác như SWOT, PESTEL hoặc Ma trận BCG, tạo ra một bức tranh toàn diện về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
5.2 Nhược điểm
Khó khăn trong việc duy trì sự đồng bộ dài hạn
Mặc dù mô hình giúp doanh nghiệp điều chỉnh các yếu tố nội bộ để đảm bảo sự đồng bộ, việc duy trì sự đồng bộ này trong dài hạn lại không hề đơn giản. Thị trường thay đổi liên tục, và các yếu tố như công nghệ, xu hướng tiêu dùng hoặc cạnh tranh có thể yêu cầu sự điều chỉnh liên tục trong các yếu tố của mô hình.
Phụ thuộc vào sự đánh giá chủ quan
Mô hình 7S yêu cầu các nhà quản trị thực hiện một đánh giá sâu sắc và toàn diện về tổ chức. Tuy nhiên, những đánh giá này có thể mang tính chủ quan và thiếu tính khách quan nếu không được thực hiện một cách khoa học. Điều này có thể dẫn đến những quyết định không chính xác hoặc thiếu căn cứ.
Khó đánh giá tác động của sự thay đổi
Mặc dù mô hình giúp doanh nghiệp đưa ra những thay đổi, nhưng việc đo lường tác động của các thay đổi này đôi khi rất khó khăn. Các yếu tố trong mô hình có thể có sự tương tác phức tạp, và sự thay đổi của một yếu tố có thể ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác, điều này khiến việc đánh giá kết quả trở nên phức tạp.
6. Ví dụ về mô hình 7S của một số doanh nghiệp
Bạn có thể tham khảo về mô hình 7S của Apple, Nike và Starbucks dưới đây.
| Yếu tố | Công ty Apple | Công ty Starbucks | Công ty Nike |
| Chiến lược (Strategy) | Đổi mới liên tục, tập trung vào thiết kế sản phẩm và trải nghiệm người dùng. | Tạo ra trải nghiệm khách hàng đặc biệt thông qua việc kết hợp các yếu tố văn hóa và cộng đồng. | Tập trung vào marketing và đổi mới sản phẩm, phát triển các chiến dịch quảng cáo mạnh mẽ. |
| Cơ cấu (Structure) | Tổ chức theo mô hình tập trung, các quyết định quan trọng được đưa ra bởi nhóm lãnh đạo cao cấp. | Cấu trúc phân quyền với sự linh hoạt cao tại các cửa hàng và bộ phận cấp cao. | Mô hình phân cấp với sự rõ ràng trong các phòng ban như marketing, thiết kế, bán hàng. |
| Hệ thống (Systems) | Hệ thống sản xuất và phân phối được tối ưu hóa, tích hợp chặt chẽ với các cửa hàng và dịch vụ trực tuyến. | Hệ thống quản lý cửa hàng và vận hành chuỗi cung ứng mạnh mẽ, giúp duy trì sự đồng nhất. | Các hệ thống phân phối và bán hàng được tối ưu hóa, sử dụng công nghệ để tương tác với khách hàng. |
| Nhân sự (Staff) | Nhân viên sáng tạo, kỹ thuật cao, được tuyển dụng từ các trường đại học hàng đầu và có nền tảng công nghệ vững chắc. | Nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt, đam mê văn hóa cà phê và được đào tạo bài bản về dịch vụ khách hàng. | Nhân viên sáng tạo, đam mê thể thao, có tinh thần làm việc nhóm mạnh mẽ và khả năng đổi mới cao. |
| Phong cách lãnh đạo (Style) | Lãnh đạo tập trung vào sáng tạo, thúc đẩy sự đổi mới và sự chú ý đến chi tiết. | Lãnh đạo tập trung vào phát triển cộng đồng, xây dựng văn hóa và truyền cảm hứng cho nhân viên. | Lãnh đạo truyền cảm hứng, khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo trong sản phẩm và marketing. |
| Kỹ năng (Skills) | Kỹ năng về thiết kế, công nghệ, sáng tạo, và marketing sản phẩm. | Kỹ năng về giao tiếp, phục vụ khách hàng và quản lý chuỗi cung ứng. | Kỹ năng sáng tạo trong thiết kế sản phẩm, marketing, và quản lý thể thao. |
| Giá trị chung (Shared Values) | Tập trung vào sự sáng tạo, chất lượng, và trải nghiệm người dùng. | Xây dựng cộng đồng, sự kết nối và thân thiện, chú trọng vào sự sáng tạo trong văn hóa công ty. | Khát vọng chiến thắng, tinh thần thể thao, sự đổi mới không ngừng trong sản phẩm và chiến lược. |
7. Kết luận
Mô hình 7S của McKinsey là một công cụ quản trị toàn diện, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về bản thân và xây dựng một chiến lược phát triển bền vững. Bằng cách đảm bảo sự hài hòa và liên kết giữa các yếu tố trong mô hình, các tổ chức có thể tăng cường hiệu quả hoạt động, nâng cao khả năng cạnh tranh và đạt được những kết quả kinh doanh vượt trội.
