Phần mềm Odoo là gì và tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn triển khai Odoo trong hoạt động kinh doanh của mình? Trong bài viết này, hãy cùng Base Blog khám phá về Odoo – một giải pháp ERP đa năng, đồng thời tìm hiểu những điểm mạnh và hạn chế khi sử dụng phần mềm này.
1. Odoo là gì? Hiểu rõ các khái niệm liên quan
1.1 Giới thiệu phần mềm Odoo
Phần mềm Odoo, trước đây được biết đến với tên gọi OpenERP, là một phần mềm ERP mã nguồn mở (open-source), mang lại khả năng tùy chỉnh và phát triển tính năng một cách vô hạn. Odoo tích hợp sẵn nhiều phân hệ và module cơ bản như POS, CRM, quản lý kho, quản lý dự án, quản lý nhân sự,… và cho phép doanh nghiệp tự do chỉnh sửa, thêm bớt các tính năng hoặc tạo ra những phân hệ mới theo nhu cầu riêng.
Truy cập vào Odoo: TẠI ĐÂY
1.2 Lịch sử phát triển và tiềm năng của Odoo
Odoo được sáng lập vào năm 2005 bởi Fabien Pinckaers, khởi đầu với tên gọi TinyERP – một hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể mã nguồn mở. Đến năm 2008, TinyERP đổi tên thành OpenERP và đến năm 2014, phần mềm chính thức mang tên Odoo, mở rộng thêm các ứng dụng CRM, Website và E-commerce (Thương mại điện tử).
Odoo sử dụng ngôn ngữ lập trình Python, được đánh giá cao nhờ tính dễ đọc, dễ học, khả năng mở rộng và tốc độ xử lý nhanh chóng. Phần mềm có thể tích hợp với các ngôn ngữ lập trình khác và hỗ trợ công nghệ điện toán đám mây, cho phép doanh nghiệp quản lý các hoạt động vận hành trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.
Với hơn 7 triệu người dùng trên toàn thế giới, từ các công ty khởi nghiệp đến các doanh nghiệp lớn, Odoo hỗ trợ 23 ngôn ngữ và cho phép người dùng chỉnh sửa nội dung từ bất kỳ đâu. Odoo cũng tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử lớn như Amazon và eBay, đồng thời cung cấp API cho các nhà phát triển.
1.3 Giải thích cụ thể các khái niệm
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp toàn diện các quy trình hoạt động, bao gồm tài chính, nhân sự, bán hàng, sản xuất,… ERP cho phép doanh nghiệp truy cập, kiểm soát và hoạch định tổng thể các hoạt động dựa trên nguồn tài nguyên được cập nhật liên tục.
Dựa trên hình thức triển khai, ERP được phân thành hai loại: ERP mã nguồn đóng và ERP mã nguồn mở (open-source).
- ERP mã nguồn đóng: Có bản quyền, bảo vệ mã nguồn khỏi việc bị đánh cắp và sao chép, nhưng chi phí sử dụng cao và phụ thuộc vào nhà cung cấp khi cần thay đổi định dạng dữ liệu.
- ERP mã nguồn mở: Mã nguồn được công khai, cho phép người dùng tùy chỉnh theo nhu cầu riêng, thích hợp cho các doanh nghiệp muốn tùy biến phần mềm theo đặc thù ngành nghề.
Tên gọi OpenERP trước đây của Odoo xuất phát từ đặc tính mã nguồn mở của phần mềm này. Nó công khai mã nguồn lập trình, giúp người dùng dễ dàng chỉnh sửa và tùy biến theo nhu cầu sử dụng riêng.
Đọc thêm: Phần mềm ERP là gì? Các yếu tố cần cân nhắc nếu muốn triển khai ERP cho doanh nghiệp
2. Các module nổi bật và giao diện của Odoo
2.1 Các module nổi bật của phần mềm Odoo ERP
Tính đến năm 2023, phần mềm Odoo có 46 module (phân hệ) và hơn 17.000 ứng dụng do cộng đồng người dùng phát triển. Một ứng dụng thường nằm trong nhiều module khác nhau. Các module này có thể hoạt động độc lập hoặc kết hợp với nhau để giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn. Sau đây là các ứng dụng nổi bật và module đi kèm của Odoo:
1. Ứng dụng Tài chính
Phần mềm Odoo cung cấp mọi công cụ cần thiết để quản lý tài chính doanh nghiệp và kế toán, bao gồm Kế toán, Hóa đơn, Chi phí, Bảng tính (BI), Tài liệu, và Chữ ký. Khả năng theo dõi chi phí và phân tích dữ liệu giúp nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác. Báo cáo linh hoạt và hỗ trợ nhiều mô hình doanh nghiệp. Odoo cũng hỗ trợ các hoạt động tài chính qua các module bổ sung như PayPal, Alipay và nhiều ứng dụng khác.
2. Ứng dụng Bán hàng
Odoo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc bán sản phẩm và dịch vụ thông qua các tính năng như CRM, Bán hàng, Điểm bán hàng – Cửa hàng, Điểm bán hàng – Nhà hàng, Đăng ký, Cho thuê. Nó cũng hỗ trợ lập kế hoạch bán hàng và quản lý giá cả, giảm giá, ưu đãi và các yếu tố bán hàng khác. Công cụ tạo báo cáo cao cấp của Odoo giúp đội bán hàng và nhà quản lý đánh giá hiệu suất và chuẩn bị kế hoạch cải tiến kinh doanh một cách dễ dàng.
3. Ứng dụng Trang web
Odoo cung cấp một giải pháp toàn diện cho các nhu cầu liên quan đến xây dựng website, thương mại điện tử và phát triển kinh doanh trực tuyến. Các module như Trình tạo trang web, Thương mại điện tử, Blog, Diễn đàn, Livechat, và Học trực tuyến (eLearning) của Odoo giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức khi xây dựng và phát triển một website hoàn chỉnh.
4. Ứng dụng Chuỗi cung ứng
Odoo hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện và tối ưu hóa các hoạt động chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý Hàng tồn kho, Sản xuất, Vòng đời sản phẩm, Mua hàng, Bảo trì, và Kiểm soát chất lượng. Các module này giúp đơn giản hóa việc quản lý nguyên vật liệu, thiết bị, và các khía cạnh khác của sản xuất, từ đánh giá chất lượng sản phẩm đến quản lý máy móc.
5. Ứng dụng Nhân sự
Nhân sự đóng vai trò then chốt trong sự phát triển và tăng trưởng lợi nhuận của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực hiệu quả giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô, tận dụng tài năng và cam kết của nhân viên. Odoo HRM tổng hợp mọi hoạt động quản trị nhân sự trên một nền tảng duy nhất với các module như Quản lý dữ liệu nhân viên, Tuyển dụng, Quản lý thời gian nghỉ phép, Đánh giá hiệu suất,…
6. Ứng dụng Marketing
Sự thành công của doanh nghiệp không thể tách rời yếu tố Marketing. Tiếp cận khách hàng đồng nghĩa với việc tăng doanh thu và cải thiện lợi nhuận. Odoo Marketing cung cấp các module đa dạng như Marketing mạng xã hội, Marketing qua email và SMS, Sự kiện, Marketing tự động hóa và Khảo sát, giúp doanh nghiệp tối đa hóa cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng qua nhiều kênh khác nhau.
7. Ứng dụng Năng suất
Năng suất lao động tỷ lệ thuận với lợi nhuận của doanh nghiệp. Odoo đã phát triển một bộ module quản lý năng suất đa năng nhằm đảm bảo hiệu suất cao, bao gồm Thảo luận, Phê duyệt, IoT, VoIP, Kiến thức và WhatsApp. Những module này giúp thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhân viên và gia tăng giá trị năng suất tổng thể cho tổ chức.
8. Ứng dụng Quản lý dự án
Ứng dụng Quản lý dự án của Odoo cung cấp các chức năng cơ bản để quản lý đồng thời một hoặc nhiều dự án, bao gồm phân công nhiệm vụ, ưu tiên công việc quan trọng và đánh giá hiệu suất của từng nhân viên. Ngoài ra, ứng dụng này còn có thể tích hợp với ứng dụng HRM để giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình chấm công và kiểm soát chi phí dự án.
2.2 Giao diện của phần mềm Odoo ERP
Bên cạnh việc sở hữu một kho ứng dụng đồ sộ, Odoo còn được đánh giá cao bởi thiết kế giao diện trực quan, sinh động và dễ tiếp cận đối với những người lần đầu sử dụng.
1. Giao diện thân thiện và hiện đại
Phần mềm Odoo được thiết kế với giao diện đẹp và thân thiện với người sử dụng. Các module trong phần mềm được sắp xếp một cách khoa học, mang lại sự tiện lợi tối đa cho người dùng.
2. Dễ sử dụng và tương tác
Với phương châm đặt người dùng làm trung tâm của thiết kế, Odoo luôn chú trọng đến nhu cầu và mong đợi của từng vai trò người dùng và phòng ban khác nhau. Phần mềm cung cấp các quy trình công việc rõ ràng, giúp đơn giản hóa việc nhập liệu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian học tập đối với người mới sử dụng.
3. Bảng giá sử dụng phần mềm Odoo
Hiện tại, Odoo cung cấp hai phiên bản phần mềm quản lý doanh nghiệp là Odoo Community và Odoo Enterprise:
- Odoo Community: Được cung cấp miễn phí cho cộng đồng người dùng. Phiên bản này được tích hợp sẵn một số module như POS, CRM, HRM,… và mã nguồn mở. Điểm hạn chế là khó nâng cấp, thiếu tính năng nâng cao và không hỗ trợ phiên bản web mobile và app.
- Odoo Enterprise: Phiên bản trả phí bao gồm hai gói dịch vụ là Gói Tiêu chuẩn và Gói Tùy chỉnh. Doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng nâng cao trong các module như kế toán, quản lý dự án, quản lý khách hàng, quản lý kho và sản xuất, mà phiên bản Odoo Community không hỗ trợ.
Về chi phí sử dụng, Odoo niêm yết bảng giá mới nhất theo số lượng người dùng như sau:
| Phiên bản | Đặc điểm | Thanh toán theo tháng (USD/người dùng/tháng) | Thanh toán theo năm (USD/người dùng/tháng) | |
| Odoo Community | – Sử dụng miễn phí 1 ứng dụng trên cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên đám mây Odoo Online.- Không giới hạn số người dùng. | Miễn phí vĩnh viễn | ||
| Odoo Enterprise | Gói Tiêu chuẩn | – Có một cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn được lưu trữ trên Odoo Online.- Có quyền cài đặt tất cả các ứng dụng của Odoo. | 9,10 | 7,25 |
| Gói Tùy chỉnh | – Quản lý đa nhánh doanh nghiệp trên một cơ sở dữ liệu duy nhất.- Tùy chỉnh cơ sở dữ liệu với Odoo Studio.- Lập trình để tùy chỉnh các ứng dụng với Odoo.sh/On-premise/ API. | 13,60 | 10,90 | |
Lưu ý: Bảng giá của phần mềm Odoo có thể thay đổi theo thời gian và quốc gia. Để có thông tin chính xác nhất về bảng giá và các gói dịch vụ của Odoo, doanh nghiệp cần liên hệ với các đối tác tư vấn và triển khai của Odoo tại Việt Nam.
4. Ưu nhược điểm của phần mềm Odoo: Odoo phù hợp với đối tượng nào?
4.1 Ưu điểm của phần mềm Odoo
Phần mềm Odoo sở hữu một cộng đồng người dùng cực kỳ đông đảo, minh chứng rõ ràng cho việc Odoo ERP đáp ứng đầy đủ các nhu cầu kinh doanh của nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của phần mềm Odoo:
1. Sở hữu kho ứng dụng và module phong phú
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm trong hoạt động vận hành, nhưng thường chỉ ở các bộ phận riêng lẻ như kho, kế toán, chăm sóc khách hàng, mà không có sự liên kết tổng thể, gây khó khăn trong việc quản lý dữ liệu.
Với kho ứng dụng và module quản lý vận hành đồ sộ, Odoo ERP giúp liên kết dữ liệu giữa các phân hệ, giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong quá trình nhập liệu và tiết kiệm thời gian kiểm tra. Ngoài ra, Odoo còn hỗ trợ nhà quản trị nắm bắt tình hình kinh doanh và hoạt động doanh nghiệp thời gian thực.
2. Mở rộng và tích hợp linh hoạt
Odoo ERP, với mã nguồn mở, có khả năng tích hợp dễ dàng với bất kỳ phần mềm hoặc ứng dụng bên thứ ba nào mà không bị giới hạn. Điều này đặc biệt hữu ích khi các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng các phần mềm khác nhau. Chẳng hạn, doanh nghiệp cần một trang web thương mại điện tử, hoặc kết nối xuất hóa đơn đỏ, tất cả đều có thể kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu của Odoo thông qua API miễn phí.
Đây là điểm nổi bật của Odoo so với các phần mềm ERP khác, vốn chỉ cho phép tích hợp với một số phần mềm thứ ba nhất định.
3. Chi phí triển khai ban đầu hợp lý
Một trong những ưu điểm lớn nhất của Odoo là giá thành hợp lý cho cả doanh nghiệp SME (quy mô vừa và nhỏ) và các tập đoàn lớn. Nếu doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một ứng dụng của Odoo, sẽ được miễn phí hoàn toàn. Odoo chỉ tính phí khi doanh nghiệp sử dụng từ ứng dụng thứ hai trở đi. Hiện tại, Odoo cũng cho phép dùng thử các ứng dụng trong 15 ngày.
Thêm vào đó, Odoo tính phí dựa trên số lượng người dùng, không tính phí toàn bộ hệ thống. Chi phí chủ yếu phát sinh khi doanh nghiệp muốn mở rộng, lập trình hoặc thêm các module riêng lẻ.
4. Liên tục nâng cấp công nghệ
Odoo có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm liên tục phát triển và nâng cấp phần mềm. Mỗi năm, Odoo ra mắt phiên bản mới với các tính năng bổ sung và khắc phục lỗi của phiên bản trước. Phiên bản mới đảm bảo kế thừa dữ liệu, giúp doanh nghiệp nâng cấp dễ dàng mà không lo mất dữ liệu. Mỗi 5-7 năm, Odoo thực hiện nâng cấp toàn diện để tăng tốc phần mềm và cập nhật công nghệ mới nhất, đáp ứng nhu cầu thị trường.
5. Thiết kế UI/UX thân thiện với người dùng
Ngoài các ưu điểm trên, Odoo ERP còn sở hữu thiết kế giao diện tối giản, các module được sắp xếp hợp lý giúp người dùng dễ dàng điều hướng và sử dụng.
4.2 Nhược điểm của phần mềm Odoo
Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm, Odoo ERP vẫn có những hạn chế nhất định. Dưới đây là những điểm hạn chế của phần mềm Odoo ERP theo nhận định từ cộng đồng người dùng:
1. Hỗ trợ hạn chế từ nhà cung cấp Odoo
Với hơn 7 triệu người dùng trên toàn thế giới, Odoo khó có thể hỗ trợ và phản hồi khách hàng trong một thời gian ngắn. Một số doanh nghiệp than phiền rằng việc giải quyết lỗi thường mất nhiều thời gian và chi phí tham gia các lớp đào tạo của Odoo là khá cao. Điều này có thể gây trở ngại cho doanh nghiệp khi cần hỗ trợ kỹ thuật, đặc biệt khi phần mềm ERP yêu cầu người dùng phải có kỹ năng lập trình.
2. Khó khăn trong việc thiết lập và duy trì hệ thống
Một số người dùng nhận xét rằng phiên bản Odoo Community – miễn phí – có thể khó duy trì do đòi hỏi kiến thức về lập trình cao. Nếu doanh nghiệp không có đội ngũ IT nội bộ, đây sẽ là một rào cản lớn khi triển khai và sử dụng giải pháp ERP của Odoo.
3. Có thể bảo mật dữ liệu không cao
Với chi phí thấp hơn so với các phần mềm ERP khác, Odoo có thể không đáp ứng tốt về khả năng bảo mật và an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp. Điều này đặt ra câu hỏi lớn về việc liệu doanh nghiệp có nên sử dụng phiên bản miễn phí của Odoo ERP hay không.
4. Khả năng tương thích ngược chưa tốt
Odoo chưa có khả năng tương thích ngược (backward compatibility) cao. Mỗi khi có phiên bản mới hoặc bản cập nhật, doanh nghiệp phải cập nhật mã và dữ liệu hoặc cần sự hỗ trợ từ các lập trình viên Odoo. Điều này có thể gây bất tiện và gián đoạn lịch trình công việc của các bộ phận trong doanh nghiệp.
4.3 Vậy phần mềm Odoo phù hợp với các đối tượng doanh nghiệp nào?
Nhìn chung, với kho ứng dụng phong phú và khả năng tích hợp linh hoạt, phần mềm Odoo là giải pháp lý tưởng cho nhiều loại hình doanh nghiệp.
Đặc biệt, Odoo phù hợp cho các lĩnh vực như sản xuất, bán lẻ, phân phối, thương mại điện tử và tiếp thị, cũng như các công ty có nguồn lực hạn chế và cần một giải pháp ERP tiết kiệm chi phí nhưng có khả năng mở rộng theo sự phát triển kinh doanh.
Tuy nhiên, do nhà cung cấp Odoo có hạn chế về khả năng hỗ trợ kỹ thuật, các doanh nghiệp cần phải xây dựng một đội ngũ IT nội bộ vững mạnh để đảm bảo quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ và không bị tắc nghẽn.
5. “Mảnh ghép” còn thiếu khi quản trị doanh nghiệp bằng Odoo ERP: Kết hợp thêm công cụ hỗ trợ
Tương tự các hệ thống ERP khác, trước khi triển khai Odoo, doanh nghiệp cần chuẩn bị phương án thay đổi và nâng cấp hệ thống vì:
- Thay đổi ERP sau khi khởi chạy rất tốn thời gian và chi phí, gần bằng việc xây dựng hệ thống mới.
- Nếu không nghiên cứu kỹ, thay đổi có thể gây xung đột với hệ thống, gây lỗi hoặc tê liệt toàn bộ bộ máy vận hành.
- Thay đổi ERP sau khi khởi chạy gây gián đoạn quy trình làm việc do hệ thống phải tạm ngưng.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn phải thay đổi và nâng cấp hệ thống ERP, chẳng hạn:
- Hệ thống ERP hiện tại không đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng.
- Doanh nghiệp có thay đổi trong định hướng phát triển như mở rộng quy mô, chuyển sang thị trường mới, hoặc kinh doanh sản phẩm/dịch vụ mới.
Để tránh tiêu hao nguồn lực khi phải thay đổi ERP, thay vì chỉ triển khai mỗi Odoo, doanh nghiệp có thể áp dụng phương án sử dụng kết hợp Odoo ERP với phần mềm hỗ trợ (mang tính linh hoạt hơn) từ một bên thứ ba.
Tại Việt Nam hiện nay, nhiều công ty đã sử dụng phần mềm chuyên biệt hỗ trợ song song với ERP và đạt được những hiệu quả nhất định.
Một ví dụ điển hình là Boston Pharma – doanh nghiệp sản xuất dược hàng đầu tại Việt Nam. Từ năm 2019, Boston Pharma đã kết hợp ERP (để quản lý sản xuất, tài chính, bán hàng) và nền tảng SaaS Base.vn (để quản trị vận hành nội bộ).
“Việc kết hợp giữa phần mềm Base và ERP được coi như là song kiếm hợp bích, cả hai đều giúp phối hợp công việc phòng ban. Trong khi ERP hỗ trợ quản trị dữ liệu chuẩn, Base phù hợp với các quy trình quản trị tùy biến cao hơn.”
(Mrs. Trịnh Thị Thúy Liễu, Giám đốc Tài Chính Boston Pharma)
Lấy ví dụ về sự kết hợp giữa ERP và Base trong đề xuất mua nguyên vật liệu. Hệ thống ERP thường có luồng phê duyệt cố định với các đơn hàng mua nguyên vật liệu lớn và định kỳ từ nhà cung ứng. Tuy nhiên, quá trình đôi khi phát sinh các đơn hàng nhỏ như mua thêm nguyên vật liệu hoặc đồ bảo hộ. Nếu doanh nghiệp xử lý những khoản chi nhỏ này trên quy trình cố định của ERP, thì phải qua nhiều lượt xét duyệt không cần thiết, dẫn đến tốn thời gian.
Lúc này, doanh nghiệp có thể linh hoạt sử dụng ứng dụng Base Request, giúp duyệt nhanh các đơn đề xuất mua hàng đột xuất hoặc các đơn hàng không lớn, không quan trọng.
Tóm lại, phương pháp kết hợp Odoo ERP và các phần mềm hỗ trợ của Base là gợi ý lý tưởng cho doanh nghiệp cần hệ thống quản trị toàn diện, vừa đáp ứng đầy đủ nhu cầu vừa linh hoạt trước những tùy biến và nâng cấp. Odoo ERP giải quyết các bài toán cốt lõi, trong khi phần mềm Base xử lý các vấn đề phát sinh, giúp doanh nghiệp bao quát mọi vấn đề.
6. Kết luận
Qua bài viết trên, Base Blog đã giới thiệu đến doanh nghiệp phần mềm Odoo là gì, và các module nổi bật, ưu nhược điểm và bảng giá mới nhất của phần mềm ERP mã nguồn mở này. Trong khi Odoo ERP chưa thể giải quyết bao quát mọi bài toán của doanh nghiệp, việc bổ sung các tính năng từ các phần mềm của Base sẽ là giải pháp add-on hoàn hảo, giúp doanh nghiệp quản trị vận hành toàn diện và hiệu quả hơn.
Bạn có thể tham khảo và đăng ký tư vấn, demo trải nghiệm các ứng dụng thuộc nền tảng Base ngay tại đây.
