Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý lượng lớn giấy tờ và văn bản? Bạn mong muốn tìm được một phần mềm quản lý văn bản thông minh để công việc trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn? Hãy cùng Base.vn khám phá các phần mềm quản lý văn bản hữu ích trong bài viết dưới đây!
1. Quản lý văn bản, tài liệu, công văn: Bài toán đau đầu trong các doanh nghiệp
Hiện tại, doanh nghiệp của bạn đang quản lý văn bản, tài liệu, công văn như thế nào? Có phải tất cả đều được in ra giấy A4 với số lượng lớn và mỗi phòng ban hoặc cá nhân phải lưu trữ bản cứng ở mỗi nơi một vài tờ?
Một vài tờ giấy có vẻ không phải là vấn đề lớn, nhưng khi tính theo quý, theo năm trên quy mô toàn doanh nghiệp, lượng văn bản giấy thực sự trở nên đáng ngại. Dù có xếp gọn định kỳ, giấy tờ vẫn sẽ nhanh chóng chất đống trở lại.
Điều này càng khó quản lý hơn nếu diện tích văn phòng của doanh nghiệp nhỏ, lượng văn bản đi – đến nhiều và nhân viên văn thư không linh hoạt trong quy trình xử lý tài liệu.
Mất nhiều thời gian tra cứu văn bản: Tất cả công văn đến và đi chủ yếu là công văn giấy. Sau khi xử lý, công văn được phân loại và sắp xếp theo các tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho lưu trữ. Tuy nhiên, khi cần rà soát lại, việc này trở nên bất cập do công văn không được đánh số thứ tự, phân loại văn bản, và có nhiều tệp hồ sơ giống nhau, khiến việc tìm kiếm mất nhiều thời gian.
Tốn nhiều chi phí quản lý và diện tích lưu kho: Khi khối lượng công văn ngày càng nhiều, diện tích lưu kho sẽ trở nên quá tải. Việc mở rộng diện tích lưu kho hoặc mua sắm thêm kệ, tủ hồ sơ sẽ khiến doanh nghiệp tốn một khoản chi phí đáng kể.
Quản lý tài liệu thiếu khoa học, dễ bị thất lạc: Quản lý và sắp xếp công văn thiếu khoa học, lưu trữ bằng bản cứng qua nhiều năm và nhiều đời nhân viên dễ dẫn đến tình trạng văn bản bị rời rạc và thất lạc. Điều kiện lưu trữ không tốt như ẩm mốc, mối mọt cũng có thể gây hỏng hóc giấy tờ.
Quy trình xử lý công văn rườm rà: Thông thường, quy trình xử lý công văn đến phải trải qua nhiều giai đoạn như:
- Tiếp nhận công văn: Công văn đến được bộ phận văn thư tiếp nhận.
- Xử lý ban đầu: Văn thư ghi nhận công văn vào sổ và xác nhận độ bảo mật của công văn.
- Chuyển giao nội bộ: Nếu là công văn thông thường, văn thư chuyển công văn lên chánh văn phòng (thư ký giám đốc).
- Phân loại và phê duyệt: Thư ký giám đốc phân loại công văn và chuyển chúng đến lãnh đạo để chờ phê duyệt.
- Đóng dấu và phân phối: Văn thư nhận lại công văn sau khi phê duyệt, đóng dấu xác nhận và in thành nhiều bản.
- Phân phối và lưu trữ: Văn thư chuyển các bản in đến các phòng ban liên quan và lưu một bản vào tệp hồ sơ.
Như vậy, có thể thấy quy trình xử lý thủ công các công văn đến rất rườm rà và tốn nhiều thời gian do phải chạy đi chạy lại và đợi chờ các bên liên quan. Chưa kể, nếu nhân viên tiếp nhận chậm hoặc bỏ sót thông tin thì sẽ làm giảm hiệu suất xử lý công việc của tổ chức.
Vậy, làm thế nào để giải quyết những bất cập này?Câu trả lời chính là phần mềm quản lý tài liệu, văn bản và công văn. Phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp số hóa hoạt động quản lý văn bản, lưu trữ và sắp xếp tài liệu tại một nơi duy nhất, giúp giảm bớt những phiền toái và nâng cao hiệu suất làm việc.
2. Phần mềm quản lý văn bản là gì? Lời giải 4.0 cho doanh nghiệp
2.1 Khái niệm
Phần mềm quản lý văn bản là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa việc quản lý và lưu trữ tài liệu. Công cụ này cung cấp nhiều chức năng như tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm, và xử lý các tài liệu cũng như công văn đến và đi. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm bớt khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc của bộ phận hành chính.
2.2 Lợi ích
Khi được áp dụng đúng cách, phần mềm quản lý văn bản sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
Tăng hiệu suất làm việc: Phần mềm cung cấp hệ thống lưu trữ có cấu trúc và tính năng tìm kiếm thông minh, giúp nhân viên dễ dàng truy cập, tìm kiếm và sử dụng các tài liệu quan trọng, từ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Quản lý tài liệu khoa học và tập trung: Với các tính năng như phân loại, gắn thẻ, ghi chú và theo dõi phiên bản, phần mềm giúp người dùng quản lý và bảo quản tài liệu một cách khoa học, tránh mất dữ liệu, và đồng bộ hóa, chia sẻ thông tin dễ dàng.
Tăng cường bảo mật thông tin: Phần mềm quản lý văn bản thường được tích hợp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, chỉ cho phép những người được phân quyền xem và chỉnh sửa văn bản. Điều này giúp ngăn chặn truy cập trái phép và bảo vệ thông tin trọng yếu của doanh nghiệp.
Thúc đẩy sự hợp tác: Phần mềm tạo ra môi trường làm việc hợp tác, cho phép nhân viên cùng nhau chỉnh sửa, đóng góp ý kiến và hoàn thành công việc trên cùng một nguồn dữ liệu văn bản, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
Tiết kiệm chi phí vận hành: Sử dụng phần mềm giảm tải công việc thủ công và tiêu thụ giấy tờ. Nhân viên có thể tìm kiếm và truy cập thông tin trực tuyến nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí vận hành.
2.3 Tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý văn bản
Một số tiêu chí quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý văn bản:
Tính năng quản lý công văn, tài liệu nội bộ: Trước hết, phần mềm phải có khả năng quản lý công văn và tài liệu nội bộ một cách hiệu quả. Điều này bao gồm khả năng quản lý quy trình luân chuyển và giao việc theo văn bản, quản lý văn bản theo thuộc tính, tệp văn bản và các văn bản đính kèm.
Tính năng quản lý văn bản đến – đi: Tuỳ nhu cầu doanh nghiệp, phần mềm có thể cần có các tính năng quản lý văn thư đến và đi bên ngoài doanh nghiệp (chứ không phải chỉ có các công văn nội bộ).
Khả năng tích hợp với các công cụ khác: Phần mềm cần có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong doanh nghiệp như phần mềm quản lý công việc, phần mềm phê duyệt tờ trình và hồ sơ. Ngoài ra, phần mềm cần có khả năng mở rộng linh hoạt khi nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp tăng lên, để hệ thống không bị gián đoạn và lãng phí nguồn lực.
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng: Giao diện tinh gọn sẽ giúp nhân viên phụ trách quản lý văn bản (Admin, Văn thư, Hành chính – nhân sự,…) dễ dàng làm quen và sử dụng phần mềm, kể cả khi họ không am hiểu chuyên sâu về công nghệ.
Chi phí sử dụng hợp lý: Mặc dù phần mềm “miễn phí” là sự lựa chọn hấp dẫn, nhưng chúng thường không đầy đủ tính năng, hoạt động chậm chạp và tiềm ẩn rủi ro bảo mật. Trên thị trường, các phần mềm quản lý văn bản tính phí có nhiều phương thức niêm yết giá khác nhau (phí trọn gói, phí duy trì hàng tháng, phí dựa trên số lượng người dùng,…) Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và ngân sách có thể, để chọn lựa giải pháp tối ưu hóa chi phí và mang lại giá trị cao nhất.
3. Quản lý công văn, tài liệu nội bộ: 2 phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
3.1 Base Office
Chấm điểm: 9.4/10
Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Thao tác sử dụng đơn giản và dễ làm quen – Đáp ứng đầy đủ tất cả các tính năng quản lý văn bản, công văn nội bộ – Lưu trữ dữ liệu an toàn trên đám mây, bảo mật và tránh mất dữ liệu | – Chưa hỗ trợ bản dùng thử miễn thử – Giao diện trực quan nhưng người dùng cần dành thời gian để làm quen |
Base Office là một ứng dụng nằm trong hệ sinh thái Base Platform, được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ văn bản chính thức trong nội bộ, từ phê duyệt, thông báo cho đến truyền tải văn bản đến toàn bộ nhân viên. Với Base Office, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nâng cao hiệu suất làm việc của tổ chức một cách toàn diện.
Tính năng nổi bật:
- Sắp xếp văn bản: Tổ chức văn bản theo nhóm, mỗi nhóm có thể phân chia thành các thư mục nhỏ hơn. Phân loại văn bản theo các loại riêng biệt như báo cáo, quyết định, tờ trình, và gắn thẻ từ khóa để dễ dàng tìm kiếm. Hỗ trợ người dùng tìm kiếm nhanh chóng dựa trên tất cả các thông tin liên quan đến văn bản.
- Tổ chức văn bản theo phòng ban: Phân chia và sắp xếp văn bản theo phòng ban hoặc đơn vị ban hành/nhận, đảm bảo thông tin minh bạch và đầy đủ. Phân loại văn bản chi tiết để người dùng dễ dàng xét duyệt công văn nhanh chóng.
- Phê duyệt văn bản: Cho phép gán (@) tất cả những người cần tham gia phê duyệt văn bản. Gửi thông báo theo thời gian thực đến người xét duyệt văn bản.
- Tích hợp chữ ký điện tử: Cho phép người có thẩm quyền ký trực tuyến trên các văn bản, bao gồm cả chữ ký dùng nội bộ, và chữ ký số xác thực có giá trị pháp lý.
- Ban hành văn bản: Cập nhật nội dung văn bản nhanh chóng đến toàn thể nhân viên hoặc phòng ban liên quan. Hỗ trợ nhân viên trao đổi, upload file và bình luận trong mỗi văn bản.
Chi phí sử dụng: Doanh nghiệp có thể trải nghiệm đầy đủ tất cả các tính năng của phần mềm Base Office và nhận các bản cập nhật tính năng miễn phí, bất kể lựa chọn gói dịch vụ nào trong bốn gói sau:
- Gói Starter: 450.000 VNĐ/tháng, tối đa 30 tài khoản
- Gói Growth: 900.000 VNĐ/tháng, tối đa 60 tài khoản
- Gói Business: từ 900.000 VNĐ/tháng, sử dụng trên 60 tài khoản
- Gói Enterprise: Tích hợp API với ứng dụng nội bộ của doanh nghiệp + Đào tạo trực tiếp
3.2 VNPT iOffice
Chấm điểm: 8.9/10
Phù hợp nhất với các cơ quan Nhà nước.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp tính năng phong phú, dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý – Tích hợp chức năng điều hành, quản lý lịch họp và lịch công tác | – Chỉ phù hợp với mục đích quản lý văn bản, tài liệu trong các tổ chức, cơ quan Nhà nước |
VNPT iOffice là hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử, giúp các cơ quan Nhà nước thực hiện hóa mục tiêu xây dựng văn phòng điện tử không giấy tờ.
Hệ thống này bao gồm hai phiên bản phục vụ cho việc quản lý văn bản: Văn bản mật và Văn bản thường. Phiên bản Quản lý văn bản mật được thiết kế riêng cho các loại văn bản được đánh dấu là “Mật”, đảm bảo các tiêu chí an toàn và bảo mật theo quy định.
Tính năng nổi bật:
- Tích hợp với máy quét để số hóa văn bản giấy.
- Chỉnh sửa văn bản trực tuyến với định dạng Word, Excel, và Text.
- Tìm kiếm nhanh, tìm kiếm toàn văn (full-text search).
- Cho phép cơ quan cấu hình đa quy trình, phân công và phân quyền sử dụng đến từng cán bộ một cách khoa học và hợp lý; hỗ trợ thiết lập người dùng với nhiều vai trò khác nhau.
Chi phí sử dụng: Phần mềm quản lý văn bản của VNPT hiện có nhiều phiên bản phù hợp với nhiều quy mô và số lượng người dùng tại các cơ quan và tổ chức:
- VNPT-iOffice: 21.000 VNĐ/người.
- VNPT-iOffice 2.1 (11-20 người): 680.000 VNĐ/tháng.
- VNPT-iOffice 2.2 (21-30 người): 960.000 VNĐ/tháng.
- VNPT-iOffice 2.3 (31-40 người): 1.240.000 VNĐ/tháng.
- VNPT-iOffice 2.4 (41-50 người): 1.500.000 VNĐ/tháng.
Đọc thêm: Top 10+ phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
4. Quản lý văn bản đến – đi: 6 phần mềm doanh nghiệp nên dùng
4.1 CloudOffice
Chấm điểm: 8.8/10
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và lớn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp đa dạng phân hệ, đáp ứng toàn bộ nhu cầu quản trị văn phòng – Quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị di động – Lưu trữ và truy xuất nhanh chóng khối lượng lớn dữ liệu mà không yêu cầu nâng cấp hạ tầng kỹ thuật – Đáp ứng mô hình quản lý nhiều cấp và nhu cầu mở rộng quy mô của doanh nghiệp | – Cần cân nhắc về chi phí đầu tư đối với các công ty nhỏ |
CloudOffice là một phần mềm quản lý văn bản, công văn, và điều hành công việc toàn diện. Phần mềm này tích hợp đầy đủ các chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, và quản lý văn bản trực tuyến trên máy tính. Ngoài ra, CloudOffice còn cho phép người dùng theo dõi và xử lý văn bản, cũng như điều hành công việc từ xa thông qua thiết bị di động kết nối Internet.
Tính năng nổi bật:
- Phân loại văn bản văn bản đến thành 2 nhóm: văn bản chỉ xem tham khảo và văn bản bắt buộc phải xử lý. Người dùng có thể xác định số ngày hoặc hạn chót để xử lý văn bản.
- Cho phép người dùng bình luận hoặc đưa ra ý kiến cá nhân liên quan đến văn bản. Nếu phát hiện sai sót, họ có thể gửi thông báo cho người cập nhật để điều chỉnh thông tin phù hợp.
- Quản lý hồ sơ sự kiện theo diễn tiến thời gian, thời kỳ, hoặc theo dõi những sự kiện đã và đang diễn ra như hồ sơ vụ việc, hồ sơ khiếu nại tố cáo, hồ sơ vi phạm, v.v…
- Tạo lập công việc từ công văn đến và công việc phi giấy tờ. Theo dõi, đánh giá tiến độ, kết quả thực hiện từng công việc, và xây dựng kế hoạch công tác theo năm, quý, tháng, hoặc tuần.
- Cung cấp phân quyền và quản lý người dùng chi tiết, đầy đủ và linh hoạt theo nhiều mục tiêu công việc khác nhau.
Chi phí sử dụng: Tùy thuộc vào quy mô, nhu cầu cụ thể và đặc thù công việc, CloudOffice sẽ tư vấn cho doanh nghiệp về cách sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất.
4.2 DocEye
Chấm điểm: 8.6/10
Phù hợp với các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Ứng dụng các công nghệ quản lý tài liệu hiện đại như OCR, ADRT, ICR, và OMR – Tự động nhận dạng, bóc tách ký tự với độ chính xác lên đến 98% – Đáp ứng nhu cầu tùy biến mạnh mẽ – Đáp ứng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 | – Các tính năng xử lý dữ liệu để phục vụ cho công việc chưa thực sự tối ưu hóa |
Phần mềm quản lý công văn DocEye là một hệ thống lưu trữ tài liệu và số hóa quy trình thông minh, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp xây dựng kho lưu trữ văn bản số tập trung, dễ dàng quản lý và truy cập từ mọi nơi. Ngoài ra, DocEye còn có khả năng linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng, bao gồm quá trình lưu trữ tài liệu và tự động hóa việc bóc tách thông tin.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ người dùng thiết lập kho lưu trữ tài liệu, bao gồm thu nhận tài liệu, thiết lập kho tài liệu điện tử và kho 3D trên hệ thống, cùng quản lý tài liệu cá nhân.
- Chia sẻ tài liệu an toàn với hai lớp mật khẩu, hỗ trợ quản lý mượn và trả tài liệu.
- Cung cấp thống kê chi tiết về số lượng và dung lượng tài liệu, loại tài liệu, người dùng, và tình trạng sử dụng.
- Cho phép người dùng số hóa thủ tục hồ sơ cho từng quy trình bằng cách thiết lập biểu mẫu, cấu hình tài liệu ký và tích hợp chữ ký số nội bộ.
Chi phí sử dụng: Doanh nghiệp có thể trải nghiệm trước phần mềm DocEye thông qua phiên bản dùng thử miễn phí, sau đó chọn trả phí để tiếp tục sử dụng. Chi tiết về biểu giá sẽ được cung cấp bởi đội ngũ tư vấn DocEye sau khi doanh nghiệp để lại thông tin đăng ký.
4.3 Phần mềm quản lý văn bản EFY
Chấm điểm: 8.6/10
Phù hợp nhất với các cơ quan Nhà nước.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp chương trình đạt chuẩn khung kiến trúc Chính phủ điện tử, thân thiện và dễ hiểu – Hỗ trợ lưu trữ văn bản không giới hạn và bảo mật cao | – Chỉ phù hợp với mục đích quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan Nhà nước |
EFY là phần mềm hỗ trợ quản lý văn bản đến và văn bản đi, liên thông gửi nhận văn bản, và quản lý điều hành hồ sơ công việc tại các cơ quan hành chính Nhà nước.
Tính năng nổi bật:
- Tiếp nhận, quản lý, theo dõi và tra cứu văn bản đến.
- Tạo lập, trình duyệt, tra cứu và tổng hợp văn bản đi.
- Quản lý quá trình gửi và nhận văn bản điện tử.
- Thiết lập lịch công tác và lịch cá nhân, nhắc nhở và báo cáo kết quả công việc.
Chi phí sử dụng: EFY hiện cung cấp 3 phiên bản phần mềm: Cơ bản, Tiêu chuẩn và Chuyên nghiệp. Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp nhà cung cấp để được tư vấn và báo giá chi tiết.
Đọc thêm: Top 10 phần mềm KPI giúp tối ưu hoá hiệu suất doanh nghiệp
4.4 IBOM.DOC
Chấm điểm: 8.4/10
Phù hợp nhất với mục đích quản lý văn bản trong lĩnh vực xây dựng, cơ điện, và giao thông.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Kiểm soát chặt chẽ tình hình văn bản, công văn trong doanh nghiệp | – Chưa hỗ trợ tính năng tương tác, trao đổi, và chia sẻ tài liệu giữa các nhân viên |
Phần mềm IBOM là giải pháp số hóa quy trình tài liệu trong doanh nghiệp, hỗ trợ truy cập và tra cứu thông tin về văn bản đến, văn bản phát hành, cũng như kiểm soát và quản lý chặt chẽ các tài liệu lưu trữ.
Tính năng nổi bật:
- Tự động lưu sổ văn bản đến cho cơ quan, phòng ban, đơn vị hoặc dự án, đồng thời luân chuyển và xử lý văn bản theo quy trình của doanh nghiệp.
- Tích hợp tính năng quản lý công việc, tự động lưu vết và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, đảm bảo mọi thông tin được quản lý chặt chẽ và minh bạch.
- Tự động lưu sổ văn bản phát hành cho cơ quan, phòng ban, đơn vị, hoặc dự án, đồng thời hỗ trợ phát hành văn bản qua email, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và phân phối tài liệu.
- Hỗ trợ tìm kiếm văn bản trong sổ văn bản hoặc với các điều kiện tìm kiếm linh hoạt như từ khóa, cơ quan ban hành, và ngày ban hành.
- Hỗ trợ tìm kiếm full-text, cho phép người dùng tra cứu nội dung chi tiết trong các file đính kèm, bao gồm cả file PDF một lớp.
Chi phí sử dụng: Doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp để nhận thông tin về bảng giá.
4.5 giaduynguyen.com
Chấm điểm: 8.3/10
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý công văn miễn phí.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện thuần Việt, rất dễ sử dụng- Hỗ trợ cài đặt và sử dụng miễn phí | – Có thể chưa đáp ứng tốt về khả năng bảo mật thông tin- Ra đời từ khá lâu nên giao diện có phần hơi cũ |
giaduynguyen.com là một phần mềm quản lý văn bản miễn phí với các tính năng quản lý công văn đến, công văn đi và các công văn nội bộ. Đây là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nhân lực trong việc quản lý tài liệu. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ nhân viên trao đổi thông tin và tiếp nhận chỉ đạo từ cấp trên một cách nhanh chóng.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ người dùng tiếp nhận và sắp xếp tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau một cách nhanh chóng.
- Cho phép người dùng dễ dàng tìm thấy tài liệu cần thiết dựa trên từ khóa, tiêu đề, hoặc các thuộc tính khác của tài liệu.
- Cung cấp các công cụ thống kê chi tiết về số lượng và dung lượng tài liệu, loại tài liệu, và tần suất sử dụng, giúp người dùng nắm bắt được tình trạng quản lý tài liệu của doanh nghiệp.
Chi phí sử dụng: Doanh nghiệp có thể tải phần mềm giaduynguyen.com về máy tính và sử dụng hoàn toàn miễn phí.
4.6 eBizOffice
Chấm điểm: 8.2/10
Phù hợp nhất với các tổ chức ngân hàng, bảo hiểm, tài chính và chứng khoán.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Quản lý và báo cáo toàn diện các vấn đề liên quan đến văn bản đến và văn bản đi – Cho phép người dùng điều hành công việc từ xa | – Thiếu thông tin về bảo mật dữ liệu |
eBizOffice là phần mềm quản lý văn bản và điều hành miễn phí, giúp số hóa quá trình quản lý tài liệu và hồ sơ công việc tại các cơ quan và tổ chức.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý toàn diện các văn bản và tài liệu của tổ chức, bao gồm văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, và văn bản dự thảo. Cho phép người dùng gửi và nhận văn bản trực tuyến với các tổ chức, và cá nhân cả trong và ngoài tổ chức.
- Quản lý tất cả các dữ liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản, bao gồm phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, và các ý kiến trao đổi, góp ý trong quá trình xử lý văn bản.
- Tạo lập và quản lý các báo cáo về tình hình luân chuyển, xử lý và theo dõi văn bản, đồng thời kết xuất thông tin tổng hợp để phục vụ cho công tác điều hành và tác nghiệp của lãnh đạo cũng như cán bộ trong cơ quan.
Chi phí sử dụng: Doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp.
Đọc thêm: Review chi tiết: Top 12 phần mềm OKR tại Việt Nam và quốc tế
5. Kết luận
Trên đây là danh sách 8 phần mềm quản lý văn bản tốt nhất mà Base.vn muốn giới thiệu đến các doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp quản lý công văn và tài liệu phù hợp với nhu cầu và ngân sách thực tế. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn 1-1 và demo trải nghiệm Phần mềm quản lý văn bản, công văn nội bộ Base Office, vui lòng để lại thông tin đăng ký ngay tại đây.
