Quy trình làm việc giúp các cá nhân và phòng ban thực hiện nhiệm vụ một cách khoa học, xác định rõ ràng mục tiêu và các bước cần thực hiện, đồng thời cho phép đánh giá kết quả ở từng giai đoạn và vị trí công việc. Vậy, làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc hợp lý và dễ hiểu? Hãy cùng Base Blog khám phá mọi khía cạnh liên quan đến thiết kế quy trình làm việc. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể tải về miễn phí hơn 65 mẫu quy trình làm việc của công ty, kèm theo lưu đồ và biểu mẫu có thể áp dụng ngay lập tức!
1. Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là một hệ thống các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, diễn ra theo một trình tự cố định nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đã đề ra. Đây cũng chính là sơ đồ luồng công việc, giúp minh họa rõ ràng cách thức, người thực hiện, cùng các nguồn lực, nguồn dữ liệu được sử dụng trong quá trình hoàn thành công việc.
Ví dụ, quy trình hội nhập (onboarding) nhân viên mới sẽ bao gồm các bước từ thu thập hồ sơ cá nhân, đào tạo văn hóa công ty, đến hướng dẫn sử dụng tài nguyên và công nghệ thông tin.
- Mục tiêu chính của quy trình này là giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập với văn hóa và quy định của doanh nghiệp.
- Các bước trong quy trình có thể bao gồm: nộp hồ sơ, tổ chức đào tạo, cung cấp thông tin liên quan và hướng dẫn sử dụng tài nguyên.
- Các bên tham gia thường gồm phòng nhân sự, người quản lý trực tiếp và nhân viên mới.
Một quy trình làm việc được coi là khoa học khi nó bao gồm đầy đủ các giai đoạn, từ khởi đầu, xác định nhiệm vụ, lập kế hoạch, phân chia công việc đến đánh giá kết quả và nghiệm thu. Hiện nay, có 4 nhóm quy trình công việc phổ biến trong doanh nghiệp: quy trình quản lý khách hàng, quản lý vận hành, quản lý đổi mới và quản lý xã hội hoặc điều tiết các Cơ quan Nhà nước.
2. Xây dựng quy trình làm việc khoa học đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Quy trình làm việc khoa học không chỉ giúp các thành viên trong tổ chức hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác. Quan trọng hơn, nó giúp bộ máy tổng thể hoạt động mượt mà, tạo nền tảng cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Cụ thể, những lợi ích nổi bật của việc thiết kế quy trình làm việc hợp lý bao gồm:
– Tăng hiệu suất: Các bước được xác định cụ thể giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn, giảm thiểu xung đột và trùng lặp, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
– Đảm bảo tính nhất quán: Quy trình chi tiết giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng công việc luôn được thực hiện theo một cách thức nhất định, mang lại kết quả đồng đều và chất lượng cao.
– Ra quyết định nhanh chóng: Quy trình rõ ràng và được định hướng cho phép các nhà quản lý dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và phân tích có sẵn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.
– Tăng cường giao tiếp và hợp tác: Một quy trình làm việc nhóm logic giúp các thành viên hiểu rõ trách nhiệm của mình, từ đó cải thiện giao tiếp và tạo điều kiện cho sự hợp tác hài hòa hơn giữa các phòng ban.
– Dễ dàng đào tạo và hội nhập: Việc ghi lại quy trình làm việc giúp quá trình đào tạo nhân viên mới trở nên dễ dàng hơn, giúp họ nhanh chóng nắm bắt công việc, giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo.
– Tuân thủ pháp lý và tiêu chuẩn ngành: Quy trình làm việc giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và quy định pháp lý, tránh các vi phạm và rủi ro pháp lý, đồng thời duy trì sự ổn định trong kinh doanh.
3. 4 Mô hình quản lý quy trình làm việc phổ biến
Dưới đây là những mô hình quản lý quy trình làm việc phổ biến, hỗ trợ giám sát và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:
3.1 Mô hình quy trình làm việc PDCA
PDCA là viết tắt của Plan-Do-Check-Act, còn được biết đến với tên gọi Deming Cycle hoặc Chu trình cải tiến liên tục. Mô hình này bao gồm 4 giai đoạn chính:
– Plan (Lập kế hoạch): Giai đoạn này yêu cầu doanh nghiệp phân tích tình hình hiện tại, đánh giá vấn đề, đặt ra các mục tiêu cụ thể và các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu đó.
– Do (Thực hiện): Các thành viên sẽ triển khai kế hoạch, tiến hành công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra, đồng thời ghi chép lại những thông tin quan trọng liên quan đến quá trình thực hiện.
– Check (Kiểm tra): Sau khi công việc được hoàn thành, kết quả sẽ được đánh giá, xem xét xem các mục tiêu có đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng hay không.
– Act (Hành động): Dựa trên kết quả từ giai đoạn kiểm tra, các bộ phận liên quan sẽ đề xuất những biện pháp cải tiến. Nếu kết quả chưa đạt kỳ vọng, cần quay lại điều chỉnh từ bước đầu tiên.
Việc áp dụng mô hình PDCA giúp nhà quản lý phân tích hệ thống quy trình của tổ chức một cách toàn diện, từ đó nhận diện các lỗ hổng, xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và tìm ra giải pháp cải tiến. PDCA thường được áp dụng trong các trường hợp như: phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới, tối ưu hóa quy trình hiện tại, khởi động dự án cải tiến, hoặc phát hiện và khắc phục các khuyết điểm trong quy trình.
3.2 Mô hình quy trình làm việc 5M
Mô hình quản lý quy trình làm việc 5M tập trung vào 5 yếu tố quan trọng:
– Man (Con người): Đây là yếu tố liên quan đến lực lượng lao động tham gia vào quy trình, bao gồm nhân viên, nhà quản lý và tất cả các bên liên quan.
– Machine (Máy móc): Yếu tố này bao gồm các thiết bị, công cụ và máy móc được sử dụng để thực hiện công việc một cách tốt nhất.
– Material (Vật liệu): Đề cập đến nguyên vật liệu, tài sản và nguồn lực cần thiết để hoàn thành quy trình.
– Method (Phương pháp): Yếu tố này nhấn mạnh vào các quy tắc, phương thức và cách thức thực hiện công việc để đạt được kết quả mong muốn.
– Measurement (Đo lường): Đây là giai đoạn đánh giá và theo dõi hiệu quả quy trình, thông qua các chỉ số hiệu suất và mức độ hoàn thành.
Mô hình 5M đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và tối ưu hóa toàn diện cả 5 yếu tố để đạt hiệu suất cao nhất. Bằng cách phân tích và tinh chỉnh từng yếu tố, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất có thể nâng cao năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm thiểu chi phí và tăng lợi nhuận.
3.3 Mô hình quy trình làm việc DMAIC trong Six Sigma
DMAIC là mô hình quy trình chuẩn trong Six Sigma, gồm 5 giai đoạn chính:
– Define (Định nghĩa): Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu dự án và yêu cầu của khách hàng. Điều này bao gồm việc vẽ chân dung khách hàng, hiểu mong đợi của họ, lập sơ đồ hoạt động doanh nghiệp, xác định các chỉ số hiệu suất cần cải thiện và nguồn lực cần thiết để tiến hành cải tiến.
– Measure (Đo lường): Giai đoạn này tập trung vào việc thu thập dữ liệu liên quan đến quy trình hiện tại để đánh giá hiệu suất và xác định mức độ hiệu quả thực tế.
– Analyze (Phân tích): Dữ liệu thu thập sẽ được phân tích để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hoặc điểm yếu trong quy trình.
– Improve (Cải tiến): Doanh nghiệp triển khai các giải pháp cải tiến nhằm loại bỏ các trở ngại và khắc phục điểm yếu của quy trình.
– Control (Kiểm soát): Sau khi cải tiến, quy trình sẽ được theo dõi và kiểm soát nhằm đảm bảo sự ổn định và giảm thiểu lỗi tái diễn.
DMAIC đặc biệt hữu ích cho các tổ chức muốn cải tiến một quy trình cụ thể, chẳng hạn như giảm thiểu lỗi trong sản xuất để nâng cao chất lượng thành phẩm. Hơn nữa, dữ liệu thu thập từ DMAIC còn là tài nguyên quý giá để phân tích và điều chỉnh các dự án trong tương lai.
3.4 Mô hình quy trình làm việc Total Quality Management (TQM)
Mô hình TQM (Total Quality Management) hay Quản lý chất lượng toàn diện là một phương pháp quản lý tập trung vào chất lượng, với sự tham gia của tất cả nhân viên nhằm mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng và đảm bảo thành công bền vững cho tổ chức. Dưới đây là 5 đặc điểm nổi bật của TQM:
– Customer Focus (Lấy khách hàng làm trọng tâm): Khách hàng đóng vai trò then chốt trong TQM. Doanh nghiệp lắng nghe và phản hồi dựa trên ý kiến của khách hàng, coi mức độ hài lòng của họ là thước đo chính cho sự thành công của các nỗ lực cải tiến.
– Total Participation (Sự tham gia của mọi nhân viên): Tất cả các cấp bậc trong tổ chức, từ lãnh đạo đến nhân viên, đều đóng góp vào quy trình TQM. Sự tham gia đồng bộ này giúp tổ chức nhanh chóng phát hiện và giải quyết các vấn đề cần cải thiện.
– Process Management (Quản lý theo quy trình): Mỗi công việc đều cần có một quy trình rõ ràng để đảm bảo đi đúng hướng. Các doanh nghiệp sử dụng TQM để phân tích, tinh chỉnh quy trình, loại bỏ các bước không cần thiết để tối ưu hóa thời gian và chi phí.
– Planning Process (Kết nối chặt chẽ giữa các phòng ban): TQM giúp liên kết tất cả các bộ phận trong tổ chức, tạo nên một quy trình liền mạch và hiệu quả. Điều này góp phần xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực nơi mọi người đều hiểu và coi trọng chất lượng của từng khâu hoạt động.
– Process Improvement (Cải tiến liên tục): TQM khuyến khích sự cải tiến không ngừng, cho phép doanh nghiệp sáng tạo, phân tích và thúc đẩy hoạt động nâng cao chất lượng. Những nỗ lực này giúp tổ chức duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng tốt kỳ vọng của đối tác.
4. Tải miễn phí 65+ mẫu quy trình làm việc dành cho mọi phòng ban
Để giúp doanh nghiệp hình dung rõ hơn về các quy trình làm việc, Base Blog xin gửi tặng Bộ 65+ Mẫu quy trình và biểu mẫu tiêu chuẩn dành cho các phòng ban trong doanh nghiệp, bao gồm Nhân sự, Kế toán, Chăm sóc khách hàng, Pháp chế, Phòng kế hoạch, Kho, Cơ điện, Mua hàng, QC, Kinh doanh, Tư vấn thiết kế nội thất, Công trường (ngành xây dựng), Phòng đấu thầu (ngành xây dựng), và Phòng Vật tư (ngành xây dựng).
Các mẫu quy trình này được xây dựng và chuẩn hóa dựa trên kinh nghiệm vận hành thực tế, kèm theo các lưu đồ, các biểu mẫu và hướng dẫn sử dụng chi tiết. Doanh nghiệp có thể tải về và áp dụng ngay hoặc điều chỉnh theo nhu cầu và tính chất hoạt động của mình.
TẢI NGAY 65+ BỘ QUY TRÌNH + BIỂU MẪU MIỄN PHÍ
Sau đây, hãy cùng điểm qua một số ví dụ tiêu biểu về quy trình làm việc tại các doanh nghiệp hiện nay.
4.1 Quy trình thanh toán lương của phòng Kế toán
Quy trình thanh toán lương là một trong những quy trình quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu sự chính xác và nghiêm ngặt từ khâu tổng hợp chấm công cho đến việc gửi phiếu lương cho nhân viên. Một quy trình thanh toán lương chuẩn thường bao gồm 14 bước, với sự tham gia của các bộ phận như CEO, CFO, Kế toán, C&B, Sales & Marketing và toàn bộ nhân viên trong công ty:
- Bộ phận C&B (Nhân sự) tổng hợp dữ liệu chấm công và nghỉ phép của nhân viên trong tháng.
- C&B gửi bảng chấm công cho nhân viên qua email.
- Nhân viên xác nhận hoặc phản hồi thắc mắc về bảng công.
- C&B hoàn thiện bảng chấm công.
- Bộ phận Sales & Marketing gửi dữ liệu tính hoa hồng.
- Kế toán cung cấp bảng doanh thu.
- C&B kiểm tra bảng tính thưởng hoa hồng, phối hợp với trưởng bộ phận nếu có sai sót.
- Kế toán kiểm tra bảng thưởng của các bộ phận.
- C&B tổng hợp dữ liệu và hoàn thiện bảng lương tháng.
- Kế toán kiểm tra lại bảng lương tháng.
- CFO phê duyệt bảng lương.
- CEO phê duyệt bảng lương.
- Kế toán thực hiện thủ tục thanh toán lương.
- C&B gửi phiếu lương cho nhân viên.
Quy trình thanh toán lương còn kèm theo các tài liệu cần thiết như: Giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận của trưởng bộ phận và chữ ký duyệt của giám đốc; Phiếu chi tạm ứng; Giấy đề nghị và phiếu chi có đầy đủ chữ ký.
4.2 Quy trình tuyển dụng của phòng Nhân sự
Quy trình tuyển dụng thường có sự tham gia của ứng viên, CEO, trưởng bộ phận, và bộ phận tuyển dụng (HR). Một quy trình tuyển dụng khoa học và rõ ràng không chỉ tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho ứng viên mà còn giúp hội đồng phỏng vấn theo dõi, đánh giá năng lực ứng viên một cách khách quan thông qua các bài test. Các bước chính trong quy trình bao gồm:
- Đề xuất tuyển dụng
- Phê duyệt đề xuất tuyển dụng
- Tìm kiếm và tiếp nhận CV
- Sàng lọc CV của ứng viên
- Gửi bài test cho ứng viên
- Hẹn lịch phỏng vấn
- Phỏng vấn với trưởng bộ phận/CEO
- Gửi thư mời làm việc (Offer letter)
- Hội nhập (Onboarding)
Các tài liệu đi kèm trong quá trình tuyển dụng gồm: Đề xuất tuyển dụng, bản đề xuất đã phê duyệt, mô tả công việc (JD) hoặc tiêu chí tuyển dụng, CV ứng viên, bài test, tiêu chí chấm điểm, lịch phỏng vấn, bảng đánh giá ứng viên, hồ sơ nhân sự và hợp đồng thử việc.
4.3 Quy trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới của phòng Kế hoạch
Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi liên tục của thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh và mở rộng tệp khách hàng. Theo đó, quy trình này sẽ phải trải qua nhiều giai đoạn, từ giai đoạn hình thành ý tưởng đến nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch, thiết kế, tạo nguyên mẫu và thử nghiệm sản phẩm trước khi ra mắt. Các bên tham gia quy trình bao gồm: Bộ phận nghiên cứu & phát triển sản phẩm mới, Bộ phận sản xuất, Giám đốc, QC, và Kinh doanh. Các bước chính của quy trình:
- Tiếp nhận yêu cầu nghiên cứu sản phẩm mới
- Lập đề án nghiên cứu phát triển sản phẩm mới
- Kiểm soát và báo cáo tiến độ nghiên cứu
- Triển khai sản xuất mẫu mới hoặc cải tiến sản phẩm
- Thử nghiệm mẫu
- Lập báo cáo chất lượng
- Xét duyệt sản phẩm
- Lưu trữ hồ sơ
- Lập kế hoạch kinh doanh cho sản phẩm mới
Các tài liệu cần thiết cho quy trình này bao gồm: Yêu cầu nghiên cứu sản phẩm mới với các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng, đề án nghiên cứu, báo cáo tiến độ, thông số kỹ thuật và hướng dẫn vận hành, biên bản kiểm tra chất lượng, báo cáo phân tích (nếu không đạt yêu cầu), báo cáo chất lượng, form báo cáo và đề xuất khen thưởng, báo cáo đúc kết kinh nghiệm, và kế hoạch kinh doanh cho sản phẩm mới.
Trên đây là 3 trong số 65+ bộ quy trình mẫu mà Base Blog gửi tặng doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có quy mô nhân sự dưới 30 người thì việc sử dụng quy trình dạng sơ đồ (flowchart) truyền thống khá hợp lý. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, thường có quy trình công việc phức tạp với nhiều bên tham gia hơn, Base Blog khuyến nghị sử dụng phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình để đảm bảo tiến độ công việc luôn được cập nhật tức thời, nhanh chóng phát hiện và xử lý các điểm nghẽn, đảm bảo hiệu suất tốt nhất và giảm thiểu nhân lực và chi phí vận hành.
Đọc thêm: Flowchart là gì? 5 bước vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp
5. Hướng dẫn cách viết quy trình làm việc của công ty
Thực tế, có nhiều phương pháp để xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp, từ những phương pháp đơn giản đến phức tạp. Một trong những phương pháp phổ biến và tương đối dễ áp dụng là xây dựng quy trình theo mô hình BPM Life Cycle, bao gồm 5 giai đoạn chính:
- Design (Thiết kế): Phác họa quy trình làm việc trong doanh nghiệp, đảm bảo rõ ràng và dễ thực hiện.
- Modeling (Mô hình hóa): Tạo ra mô hình trực quan của quy trình để phân tích và hiểu rõ các bước.
- Execution (Thực thi): Sử dụng các công cụ để theo dõi, quản lý và kiểm soát quy trình trong thực tế.
- Monitoring (Giám sát): Theo dõi quá trình thực hiện, đánh giá các chỉ số như thời gian xử lý và chất lượng đầu ra.
- Optimization (Tối ưu hóa): Điều chỉnh và cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động.
Giai đoạn 1: Design – Thiết kế quy trình
Giai đoạn này bao gồm 5 nội dung cốt lõi:
#1 – Xác định nhu cầu, phạm vi và mục tiêu của quy trình
Bước đầu tiên để xây dựng quy trình chuẩn là xác định rõ nhu cầu, phạm vi áp dụng (những cá nhân và bộ phận sẽ tham gia), và mục tiêu cuối cùng cần đạt. Khi các yếu tố này được phân tích đầy đủ, quy trình mới có thể vận hành một cách trơn tru, kết nối chặt chẽ với đội ngũ nhân viên và mang lại kết quả cụ thể.
Ví dụ: Quy trình sản xuất nội dung blog, cụ thể là một bài viết học thuật của chuyên gia IT sẽ bao gồm các nhu cầu và phạm vi công việc như sau:
- Chuyên gia IT tạo bản nháp bài viết trên kênh blog của doanh nghiệp.
- Biên tập viên (Editor) xem xét, đưa ra phản hồi và yêu cầu chỉnh sửa.
- Quy trình này lặp lại cho đến khi bài viết hoàn thiện và đạt yêu cầu.
- Biên tập viên đăng bài viết lên website và tối ưu hóa SEO.
- Đội ngũ marketing thu thập thông tin khách hàng đăng ký từ bài viết.
- Đội marketing gửi email đến khách hàng để tiếp cận và hỗ trợ chuyển đổi bán hàng.
Trong ví dụ này, nhu cầu của doanh nghiệp là thiết lập quy trình sản xuất nội dung học thuật, với phạm vi chia cho hai nhóm chính: tác giả – biên tập viên, và nhóm marketing. Tác giả chỉ cần nắm các bước từ #1 đến #4, trong khi nhóm marketing cần hiểu sâu các bước #5 và #6. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra nội dung chất lượng, từ đó thu thập thông tin khách hàng để thúc đẩy chuyển đổi bán hàng, góp phần vào các mục tiêu kinh doanh cốt lõi.
#2 – Chuẩn hóa quy trình thành các bản mô tả
Để quy trình có thể triển khai mượt mà trong thực tế, nhà quản lý cần mô hình hóa các yếu tố thiết yếu thành những bản mô tả rõ ràng. Những tài liệu này không chỉ giúp lưu trữ thông tin mà còn là công cụ truyền đạt cho đội ngũ nhân viên, tạo ra một khung tham chiếu để họ ứng dụng và điều chỉnh công việc nhằm đạt được kết quả tối ưu.
Nội dung của bản mô tả quy trình nên được xây dựng dựa trên công thức 5W – H – 5M:
– Why – Xác định mục tiêu và yêu cầu công việc: Trước khi xây dựng bất kỳ quy trình nào, doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi quan trọng: Tại sao quy trình này cần được thực hiện? Ý nghĩa của nó đối với tổ chức và các phòng ban là gì? Nếu không thực hiện, sẽ có những hệ quả gì? Đây là phần nội dung thể hiện mục tiêu của quy trình, giúp doanh nghiệp kiểm soát và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
– What – Xác định nội dung công việc: Sau khi đã rõ mục tiêu và yêu cầu, doanh nghiệp sẽ xác định được cụ thể nội dung công việc cần thực hiện. Điều này bao gồm các bước cụ thể cần làm để hoàn thành nhiệm vụ.
– Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc: Tùy thuộc vào đặc thù của quy trình, doanh nghiệp sẽ trả lời các câu hỏi này như sau:
- Where: Công việc sẽ được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào sẽ kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào?
- When: Công việc sẽ được thực hiện vào thời điểm nào? Khi nào thì bàn giao và khi nào kết thúc?
- Who: Ai là người chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai sẽ kiểm tra và hỗ trợ?
– How – Xác định phương pháp thực hiện công việc: Tại bước này, bản mô tả quy trình cần làm rõ các phương thức thực hiện, các tài liệu liên quan, tiêu chuẩn công việc và cách vận hành máy móc.
– 5M – Xác định nguồn lực: Nhiều quy trình thường chỉ tập trung vào các bước thực hiện mà không chú trọng đến nguồn lực. Tuy nhiên, quản lý và phân phối nguồn lực một cách hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Nguồn lực bao gồm:
- Man: Nhân lực
- Money: Tài chính
- Material: Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
- Machine: Máy móc/thiết bị/công nghệ
- Method: Phương pháp làm việc
Bằng cách chuẩn hóa quy trình thành các bản mô tả chi tiết như vậy, doanh nghiệp có thể cải thiện tính nhất quán và hiệu quả trong công việc hàng ngày.
#3 – Phân loại các đối tượng tham gia vào quy trình công việc
Để đảm bảo quy trình diễn ra một cách có hệ thống, việc phân chia vai trò cho nguồn lực con người—các đối tượng trực tiếp tham gia vào quy trình là điều không thể thiếu. Cụ thể, có 3 nhóm đối tượng tham gia vào quy trình như sau:
– Người thực hiện: Đây là những cá nhân trực tiếp thực hiện các bước và nhiệm vụ trong quy trình để, góp phần vào kết quả cuối cùng của tổ chức.
– Người giám sát: Nhóm này gồm những cá nhân chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc của người thực hiện. Họ không chỉ theo dõi tiến độ mà còn đóng góp ý kiến và phản hồi, hỗ trợ người thực hiện có định hướng rõ ràng hơn trong quá trình thực hiện quy trình.
– Người hỗ trợ: Đây là những cá nhân không trực tiếp tham gia vào quy trình nhưng đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ người thực hiện. Họ cung cấp góp ý, chia sẻ kiến thức và truyền đạt kinh nghiệm chuyên môn, từ đó giúp tăng cường hiệu quả và chất lượng công việc.
Việc phân loại rõ ràng các đối tượng tham gia vào quy trình không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc mà còn tạo ra một môi trường hợp tác tích cực, nơi mọi người đều có thể đóng góp vào sự thành công chung.
#4 – Kiểm soát và đánh giá quy trình
Trong quá trình xây dựng quy trình, các cấp quản lý cần xác định các phương pháp kiểm soát và kiểm tra liên tục nhằm đánh giá mức độ hiệu quả và đề xuất các cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.
– Xác định phương pháp kiểm soát: Kiểm soát quy trình có thể được thực hiện thông qua việc xác định các yếu tố sau: đơn vị đo lường công việc, công cụ và dụng cụ đo lường được sử dụng, cũng như số lượng điểm kiểm soát và các điểm trọng yếu cần chú ý.
– Xác định phương pháp kiểm tra: Cần tuân thủ nguyên tắc Pareto: chỉ cần kiểm tra 20% số lượng nhưng có thể phát hiện 80% khối lượng sai sót. Để đạt được hiệu quả mong muốn trong quá trình kiểm tra, người quản lý cần xác định rõ các nội dung sau: các bước công việc cần kiểm tra, tần suất kiểm tra, ai là người thực hiện kiểm tra, và những điểm kiểm tra nào là trọng yếu.
Việc thiết lập quy trình kiểm soát và kiểm tra hợp lý không chỉ giúp kịp thời phát hiện và khắc phục sai sót mà còn nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động chung của tổ chức.
#5 – Hoàn thiện tài liệu quy trình
Một quy trình sẽ không thể được coi là hoàn thiện nếu thiếu những tài liệu hướng dẫn cần thiết cho việc tuân thủ và thực hiện. Do đó, doanh nghiệp cần dự liệu và cung cấp đầy đủ thông tin, biểu mẫu, và hướng dẫn trong một văn bản quy chuẩn nhằm hỗ trợ nhân viên thực hiện quy trình một cách hiệu quả hơn. Các thông tin quan trọng cần bổ sung vào tài liệu bao gồm:
– Phương pháp luận (Methodology): Trình bày các phương pháp được áp dụng trong quy trình.
– Công cụ và tài liệu cần thiết: Liệt kê các công cụ, tài liệu làm việc cần thiết để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
– Bộ phận và phòng ban liên quan: Xác định rõ các phòng ban, bộ phận có liên quan đến quy trình.
– Cảnh báo về an toàn và sức khỏe: Cung cấp thông tin về các biện pháp an toàn cần thiết nhằm bảo vệ sức khỏe của nhân viên trong quá trình thực hiện.
Giai đoạn 2: Modelling – Mô hình hóa quy trình làm việc
Trong giai đoạn này, các khái niệm lý thuyết từ giai đoạn đầu được minh họa thành hình ảnh cụ thể. Điều này bao gồm việc xác định rõ các bước thực hiện và người tham gia. Mục đích của hoạt động mô hình hóa là:
– Đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra: Thông qua quy trình vận hành tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể phần nào đánh giá hiệu quả của sản phẩm đầu ra.
– Làm tài liệu tham khảo cho tái thiết kế quy trình: Khi ánh xạ thực tiễn về lưu đồ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận ra các công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến.
– Cung cấp hướng dẫn cho nhân viên: Tài liệu mô hình hóa giúp nhân viên, đặc biệt là những người mới, hiểu rõ cách thức hoạt động của quy trình, từ số bước cần thực hiện đến công cụ sử dụng và nguồn hỗ trợ cần thiết.
Có nhiều phương pháp để mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất là Flowchart (hay còn gọi là lưu đồ). Flowchart là công cụ đồ họa trực quan, giúp thể hiện các bước trong quy trình một cách đơn giản, bao gồm các công việc, điều kiện, và kết quả. Để thiết kế flowchart, doanh nghiệp có thể sử dụng một số các phần mềm vẽ quy trình làm việc.
Dưới đây là ví dụ về một Flowchart cơ bản mô tả quy trình sản xuất nội dung nhằm thu thập thông tin khách hàng từ bộ phận Marketing:
Trong ví dụ này, mỗi công việc đều chỉ định rõ chủ thể nhận trách nhiệm, cùng với các điều kiện tiên quyết để xác định khi nào một nhiệm vụ được coi là hoàn thành.
Giai đoạn 3: Execution – Triển khi quy trình
Giai đoạn này đánh dấu thời điểm doanh nghiệp đưa quy trình đã được mô hình hóa vào thực tiễn. Hoạt động triển khai có thể được thực hiện theo hai cách: (1) áp dụng quy trình trên giấy tờ hoặc (2) sử dụng các phần mềm công nghệ hiện đại.
Thay vì lựa chọn phương án đầu tiên với hàng loạt quy trình phức tạp, khó kiểm soát và thường xuyên phải thực hiện thủ công, việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình tự động, như Base Workflow, mang lại nhiều lợi thế vượt trội hơn. Cụ thể, những lợi ích nổi bật của phần mềm này bao gồm:
– Tự động hóa quy trình: Dễ dàng liên kết và tự động chuyển giao giữa các quy trình, giúp phát hiện ngay các điểm tắc nghẽn để có biện pháp cải tiến kịp thời.
– Tiết kiệm thời gian: Giảm thiểu công việc lặp lại và thời gian chờ đợi, tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
– Đáp ứng đa dạng quy trình: Cung cấp đầy đủ các thiết lập cho mọi loại quy trình nghiệp vụ, linh hoạt và phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
– Tích hợp dễ dàng: Kết nối mượt mà với các nền tảng khác như phần mềm CRM và quản lý nhân sự, tự động cập nhật dữ liệu và hoàn thiện quy trình.
– Quản lý và lưu trữ thông tin: Lưu trữ các tác vụ và tài liệu liên quan trong hệ thống, dễ dàng truy xuất khi cần.
– Đánh giá hiệu suất: Có khả năng thống kê và đo lường hiệu quả công việc của nhân viên, từ đó góp phần nâng cao chất lượng quy trình liên tục.
Bằng cách tận dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể triển khai quy trình một cách hiệu quả và tối ưu hơn bao giờ hết.
Giai đoạn 4: Monitoring – Theo dõi và đánh giá quy trình làm việc
Giai đoạn này đóng vai trò là nền tảng cho việc cải tiến và phát triển không chỉ quy trình cụ thể mà còn toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs), đại diện cho mục tiêu và kết quả đầu ra của quy trình. Các chỉ số này được phân thành ba nhóm chính:
– Chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/dịch vụ): Tùy thuộc vào loại kết quả đầu ra, chỉ số này có thể được đo lường theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, một trong những phương pháp phổ biến nhất là khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng hoặc bên tiếp nhận kết quả đầu ra.
– Chỉ số về thời gian thực hiện: Đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành các bước trong quy trình và đưa kết quả đến tay khách hàng hoặc bên tiếp nhận.
– Chỉ số về chi phí: Bao gồm các loại chi phí như chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra, chi phí phát sinh từ việc làm lại do sai sót hoặc hỏng hóc trong quy trình, và chi phí lợi nhuận từ các kết quả đầu ra.
Giai đoạn 5: Optimization – Điều chỉnh và tối ưu quy trình làm việc
Dựa trên những chỉ số đã được đánh giá ở giai đoạn 4, doanh nghiệp sẽ có thể nhận diện các thiếu sót và hạn chế trong quy trình hiện tại. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiến hành thiết kế và điều chỉnh quy trình (quay lại giai đoạn 1) để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
Đọc thêm: Top 6 phần mềm quản lý quy trình công việc cho doanh nghiệp
6. Kết luận
Việc xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp một cách bài bản và khoa học sẽ giúp cho quá trình vận hành diễn ra trơn tru hơn, từ đó nhanh chóng đạt được hiệu quả tối ưu. Base Blog hy vọng rằng bài viết trên đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu tìm hiểu của doanh nghiệp về các bước thiết lập sơ đồ quy trình làm việc, cùng với các công cụ hỗ trợ tối ưu hóa quản lý quy trình. Cảm ơn quý doanh nghiệp đã theo dõi bài viết. Chúc doanh nghiệp áp dụng những kiến thức này thành công!
