Cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ trên toàn cầu, tạo ra cuộc cạnh tranh công nghệ khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Trong bối cảnh đó, “số hóa” và “chuyển đổi số” là hai thuật ngữ được nhắc đến nhiều nhất, thường khiến nhiều người nhầm lẫn chúng là một. Vậy, số hóa là gì? Số hóa và chuyển đổi số khác nhau ra sao?
Trong nội dung sau đây, Base.vn sẽ giải đáp chi tiết các thắc mắc đó, đồng thời gợi ý cho doanh nghiệp phương hướng cụ thể để xây dựng thành công “văn phòng điện tử”
1. Số hóa là gì? Ví dụ về số hóa
1.1 Khái niệm số hóa
Số hóa là quá trình sử dụng công nghệ để quét hoặc chụp thông tin từ giấy và chuyển đổi chúng thành định dạng kỹ thuật số (bit và byte), cho phép việc xử lý, lưu trữ và chia sẻ qua internet. Ví dụ, chúng ta có thể quét một bức ảnh hoặc một báo cáo giấy và chuyển chúng thành tệp PDF. Thông tin không bị thay đổi, chỉ đơn giản là được mã hóa thành định dạng số.
Dù thông tin lưu trữ dưới dạng vật lý (analog) thường ổn định hơn, nhưng thông tin số hóa lại dễ dàng truy cập và truyền tải hơn và không bị hao mòn theo thời gian. Hơn nữa, số hóa mở ra nhiều tiện ích và ứng dụng mới mà thông tin vật lý không thể đáp ứng.
1.2 Ví dụ về số hóa
Trong quy trình thủ công truyền thống, công văn và tài liệu giấy thường được lưu trữ tại các phòng ban, khiến việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết trở nên tốn kém thời gian. Tuy nhiên, bằng cách số hóa, tất cả tài liệu sẽ được chuyển đổi sang các định dạng file như Excel, Word hoặc PDF và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty. Điều này giúp việc truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
2. 2 cấp độ số hóa trong doanh nghiệp
Hiện nay, quá trình số hóa trong doanh nghiệp thường diễn ra theo 2 cấp độ: Digitization (Số hóa thông tin) và Digitalization (Số hóa quy trình).
2.1 Digitization – Số hóa thông tin: Chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang kỹ thuật số
Số hóa thông tin là quá trình chúng ta chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (như tài liệu giấy, âm thanh, hình ảnh) sang định dạng kỹ thuật số (bit và byte) để có thể xử lý, lưu trữ và truyền tải dễ dàng qua các thiết bị điện tử và internet.
Quá trình này thường bao gồm việc quét, chụp hoặc ghi lại thông tin vật lý ban đầu và sau đó mã hóa chúng thành các tệp kỹ thuật số như JPG, MP3, PDF hoặc các định dạng số khác.
Ví dụ, một doanh nghiệp có nhiều hồ sơ nhân sự được lưu trữ dưới dạng giấy tờ. Để dễ dàng quản lý và truy cập, doanh nghiệp quyết định quét (scan) tất cả các hồ sơ này và lưu chúng dưới dạng tệp PDF trong hệ thống máy chủ hoặc các giải pháp đám mây (cloud). Nhờ vậy, Bộ phận Nhân sự có thể tìm kiếm và truy cập thông tin nhanh chóng mà không cần tốn nhiều thời gian để trích lục các tệp giấy.
Về lợi ích, số hóa giúp chúng ta dễ dàng truy cập, tìm kiếm, truyền tải và bảo quản thông tin lâu dài mà không lo tình trạng mất mát, rời rạc hoặc hư hỏng như khi lưu trữ dưới dạng vật lý.
2.2 Digitalization – Số hóa quy trình: Sử dụng dữ liệu số để đơn giản hóa cách bạn làm việc
Số hóa quy trình là quá trình chúng ta sử dụng công nghệ số để tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình làm việc thủ công. Thay vì chỉ chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số (như quá trình số hóa thông tin), số hóa quy trình tập trung vào việc sử dụng công nghệ để cải thiện và nâng cao hiệu suất hoạt động và quản lý công việc.
Ví dụ, trong quy trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp:
- Trước khi số hóa: Nhân viên chỉ hỗ trợ khách hàng qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp, rất khó để doanh nghiệp theo dõi lịch sử chăm sóc và hiệu quả giải quyết vấn đề của nhân viên.
- Sau khi số hóa: Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), doanh nghiệp có thể quản lý, theo dõi và đánh giá tất cả các tương tác của nhân viên với khách hàng qua đa kênh (điện thoại, email, live chat), từ đó giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Về lợi ích, số hóa quy trình giúp doanh nghiệp chuyển đổi cách thức hoạt động, từ những công việc thủ công tốn nhiều thời gian, tốn công sức và dễ mắc lỗi sang những quy trình tự động hóa và tối ưu hóa nhờ công nghệ số, giúp tiết kiệm nguồn lực, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp.
Đọc thêm: Phân tích dữ liệu là gì? Quy trình, phương pháp và công cụ hỗ trợ
3. Phân biệt số hóa và chuyển đổi số
3.1 So sánh số hóa và chuyển đổi số
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình tích hợp và ứng dụng công nghệ số vào mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng cường hiệu quả quản lý, nâng cao sức cạnh tranh và tạo ra các giá trị mới.
Dựa trên tên gọi, quá trình “chuyển đổi số” gồm hai phần chính:
- “Chuyển đổi”: Là quá trình cải tiến và thay đổi quy trình vận hành, văn hóa doanh nghiệp và trải nghiệm khách hàng để đáp ứng các nhu cầu mới của thị trường và bối cảnh kinh doanh.
- “Số hóa”: Là quá trình áp dụng công nghệ để chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số.
Như vậy, có thể nói chuyển đổi số là cấp độ cao hơn của số hóa, do đó việc thực hiện chuyển đổi số phức tạp hơn nhiều so với số hóa.
Sự khác biệt cơ bản giữa chuyển đổi số và số hóa được thể hiện cụ thể qua bảng so sánh sau:
| Khía cạnh | Số hóa | Chuyển đổi số |
| Định nghĩa | Chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (analog) sang dạng số | Tích hợp công nghệ số vào tất cả các lĩnh vực hoạt động và quản lý công việc của doanh nghiệp |
| Mục tiêu | Tối ưu hóa và đơn giản hóa việc truy cập và lưu trữ dữ liệu | Cải thiện cách thức hoạt động và tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp |
| Phạm vi thực hiện | Giới hạn trong các quy trình hoặc dữ liệu thông tin cụ thể | Bao trùm lên toàn bộ mô hình kinh doanh |
| Công nghệ | Công cụ số hóa cơ bản (ví dụ: máy quét, bộ chuyển đổi file) | Công nghệ số tiên tiến (ví dụ: Cloud, AI, IoT, big data) |
| Thời gian thực hiện | Thường triển khai trong thời gian ngắn và không có lộ trình cụ thể | Thường diễn ra trong thời gian dài (3 đến 5 năm) và cần có lộ trình thực hiện bài bản theo từng giai đoạn |
| Lợi ích | Tăng hiệu quả trong việc xử lý hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp | Thay đổi toàn diện cách thức hoạt động của doanh nghiệp, và/hoặc tạo ra các mô hình kinh doanh mới. Các kết quả đột phá có thể đo lường được. |
3.2 Ví dụ thực tế về chuyển đổi số
Trên thế giới, nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi số thành công và tạo ra những bước tiến vượt bậc. Trong số đó, Netflix là một ví dụ điển hình:
Trước khi số hóa và chuyển đổi số:
Khi mới thành lập vào năm 1997, Netflix hoạt động với mô hình kinh doanh cho thuê và bán DVD qua thư. Tất cả các hoạt động kinh doanh lúc này đều dựa trên quy trình thủ công.
Quá trình số hóa của Netflix:
Vào đầu năm 2007, Netflix bắt đầu tận dụng công nghệ lưu trữ đám mây và thiết bị kết nối internet để xây dựng một kho lưu trữ phim ảnh khổng lồ. Việc số hóa đã giúp Netflix đưa toàn bộ thư viện phim của mình lên nền tảng trực tuyến, thay đổi hoàn toàn cách người dùng tìm kiếm, lựa chọn và thanh toán cho nội dung giải trí. Điều này không chỉ tăng cường tính tiện lợi mà còn mở ra cánh cửa mới cho sự phát triển vượt bậc.
Hành trình chuyển đổi số:
Với dữ liệu người dùng thu thập được, Netflix bắt đầu hiểu rõ hơn về thói quen và sở thích xem phim của khách hàng. Họ đã hợp tác với các mạng truyền hình và studio sản xuất để xây dựng một thư viện nội dung phong phú và hấp dẫn với mức giá cạnh tranh. Netflix thực hiện chiến lược chuyển đổi số bài bản, bắt đầu từ việc số hóa thông tin và quy trình, đặt nền móng cho sự chuyển đổi toàn diện.
Nhờ quá trình chuyển đổi số thông minh và chiến lược, Netflix đã thay đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh từ dịch vụ thuê DVD truyền thống sang nền tảng phát trực tuyến toàn cầu. Điều này không chỉ mang lại trải nghiệm vượt trội cho người dùng mà còn giúp Netflix khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành công nghiệp giải trí.
Đọc thêm: Ví dụ về chuyển đổi số – Cách các công ty hàng đầu thay đổi cuộc chơi
4. Lợi ích của số hóa đối với doanh nghiệp
Bất kể lĩnh vực hay ngành nghề nào, việc thực hiện số hóa là điều cần thiết để doanh nghiệp bắt kịp xu hướng kinh doanh mới và đạt được thành công.
4.1 Số hóa giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất làm việc
Phương pháp lưu trữ dữ liệu truyền thống buộc nhân viên phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm và rà soát tài liệu giấy. Ngược lại, việc tìm kiếm dữ liệu số hóa lại nhanh chóng và thuận tiện hơn nhiều. Chỉ với vài cú nhấp chuột, mọi thao tác truy cập và sàng lọc thông tin được thực hiện dễ dàng, giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để đảm nhận các nhiệm vụ quan trọng và rèn luyện kỹ năng sử dụng công nghệ.
4.2 Số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí
Các phương pháp quản lý truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp phải in lượng lớn tài liệu, tốn kém chi phí cho giấy, mực in, điện và khấu hao thiết bị in. Với số hóa, doanh nghiệp có thể cắt giảm hoàn toàn các chi phí này, từ đó gia tăng lợi nhuận.
4.3 Số hóa giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu linh hoạt
Số hóa cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu trên hệ thống máy chủ hoặc nền tảng đám mây, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và xử lý dữ liệu từ xa, mọi lúc, mọi nơi. Doanh nghiệp cũng tránh được rủi ro hư hỏng tài liệu do mối mọt, ẩm mốc, đảm bảo thông tin và dữ liệu quan trọng được bảo quản cẩn thận trong nhiều năm.
4.4 Số hóa giúp doanh nghiệp bảo mật tài liệu tốt hơn
Dữ liệu như chiến lược kinh doanh, tiếp thị, và kế hoạch phát triển rất quan trọng, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Khi lưu trữ dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số, doanh nghiệp có thể giới hạn quyền truy cập, chỉnh sửa và xem các tài liệu quan trọng. Các quy trình công việc và nhóm quyền (quyền chỉnh sửa, truy cập, nhận xét) có thể được cài đặt theo bộ phận và người dùng cụ thể, tăng cường bảo mật dữ liệu.
4.5 Số hóa giúp tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên
Hàng năm, hàng triệu tấn giấy thải được các doanh nghiệp và cơ quan chính phủ thải ra môi trường. Việc lưu trữ thông tin và dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số không chỉ giúp giảm lượng giấy in không cần thiết mà còn nâng cao ý thức bảo vệ môi trường của doanh nghiệp. Đây là một giải pháp thân thiện với môi trường, góp phần bảo vệ tài nguyên thiên nhiên.
Đọc thêm: Top 10+ phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
5. Bắt tay vào số hóa: Chỉ dẫn xây dựng “văn phòng điện tử” cho doanh nghiệp
Mục tiêu chính của việc chuyển đổi sang mô hình văn phòng điện tử và số hóa dữ liệu là thay đổi cách thức làm việc của doanh nghiệp theo hướng đơn giản hóa và tiến bộ hơn.
Để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần xác định các điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc hiện tại. Sau đó, doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ để giải quyết chính xác những “nút thắt” này. Việc sử dụng các công cụ thiết thực sẽ giúp tối ưu hóa, tăng tốc và nâng cao hiệu quả công việc.
Cụ thể, các doanh nghiệp thường gặp nhiều vấn đề trong các luồng dữ liệu sau:
1. Họp hành, đưa ra quyết định
2. Ban hành quyết định dưới dạng công văn, hướng dẫn
3. Thực thi các công văn trong công việc thực tiễn dưới dạng các quy trình
4. Yêu cầu, đề xuất để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc thực tiễn
Tương ứng với mỗi khía cạnh, nền tảng Base Platform đáp ứng các giải pháp số hóa như sau:
5.1 Số hóa cuộc họp với Base Meeting
Ở khía cạnh số hóa các cuộc họp, ứng dụng Base Meeting có thể hỗ trợ doanh nghiệp:
- Quản lý, lên kế hoạch và tổ chức các cuộc họp một cách nhanh chóng;
- Phân chia trách nhiệm cụ thể cho các cá nhân tham gia trước, trong và sau khi kết thúc cuộc họp;
- Ghi chú các thông tin quan trọng, lưu trữ lại lịch sử và nội dung của các cuộc họp để tra cứu và xem lại khi cần;
- Tự động thông báo các thông tin về cuộc họp cho các thành viên tham gia.
Nhờ những lợi ích này, các cuộc họp trong doanh nghiệp sẽ diễn ra hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian cho tất cả mọi người. Thông tin và nội dung cuộc họp được lưu trữ một cách khoa học và có hệ thống, giúp xây dựng một văn hóa họp hành có mục đích và định hướng rõ ràng.
5.2 Số hóa văn bản, công văn với Base Office và Base Inside
Để giải quyết bài toán lưu trữ số lượng lớn công văn cồng kềnh và lạc hậu, ứng dụng Base Office mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Giải phóng không gian lưu trữ giấy tờ, tiết kiệm hàng chục loại chi phí trực tiếp;
- Giảm thiểu tối đa các rủi ro bảo mật có thể xảy đến với văn bản, công văn;
- Tinh gọn một cách toàn diện quy trình gửi, xét duyệt và ban hành công văn trong nội bộ.
Bên cạnh việc số hóa công văn, ứng dụng Base Inside giúp việc truyền thông trong doanh nghiệp trở nên đơn giản và hiệu quả hơn:
- Tạo ra một hệ thống thông tin tập trung và nhất quán, định hình văn hóa doanh nghiệp;
- Truyền tải các giá trị quan trọng, giúp gắn kết nhân viên với sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp;
- Tăng cường sự gắn kết và tương tác giữa các nhân viên, tạo nên môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.
Với sự hỗ trợ của ứng dụng Base Office và Base Inside, việc hệ thống hóa và quản lý công văn, nội quy sẽ trở nên khoa học, thông minh hơn. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ có thể sở hữu một bộ khung lý thuyết tham chiếu chuẩn mực cho các hoạt động của mình, qua đó góp phần cải thiện sự chính xác trong công việc và dự án.
5.3 Số hóa quy trình, công việc với Base Wework và Base Workflow
Base Platform cung cấp hai ứng dụng quan trọng giúp doanh nghiệp số hóa các quy trình làm việc: Base Wework để quản lý công việc đơn lẻ (task management) và Base Workflow để quản lý công việc theo dạng quy trình.
Với Base Wework, doanh nghiệp có thể hoàn toàn chủ động trong việc quản lý toàn bộ luồng công việc: từ Lập kế hoạch, Giao việc, Quản lý tiến độ công việc, Đánh giá, bình luận đến Báo cáo tự động về năng suất làm việc của nhân viên.
- Tổ chức công việc và quản lý dự án hiệu quả trên một nền tảng;
- Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên minh bạch công bằng;
- Cải thiện năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro;
- Theo dõi tiến độ trực quan và phân bổ nguồn lực hợp lý;
- Thúc đẩy văn hóa cộng tác nội bộ và trao đổi thông tin linh hoạt.
Với Base Workflow, các văn bản và lưu đồ phức tạp được chuyển thành quy trình số hóa theo trình tự: Thực thi, Kiểm soát, Đo lường, Tương tác và Tối ưu hóa.
- Quản lý, tự động hóa quy trình trên một nền tảng duy nhất;
- Thiết lập và chuẩn hóa quy trình làm việc của từng bộ phận;
- Kết nối dữ liệu và liên kết các quy trình trong doanh nghiệp;
- Tăng tính tương tác và tối ưu hóa các luồng trao đổi thông tin;
- Kiểm soát tiến độ, đo lường hiệu quả nhằm cải tiến và tối ưu hóa quy trình.
5.4 Số hóa yêu cầu, đề xuất với Base Request
Tại Việt Nam, Base Request là một ứng dụng tiên phong trong việc quản lý các đề xuất dưới dạng biểu mẫu điện tử (e-form). Ứng dụng này mang lại nhiều lợi ích cụ thể cho doanh nghiệp như sau:
- Tinh gọn quy trình yêu cầu và xử lý đề xuất, tăng tốc độ giải quyết những nhu cầu cấp bách và cần thiết;
- Tiết kiệm chi phí trực tiếp cho doanh nghiệp, cắt giảm chất thải giấy;
- Tăng cao tính bảo mật và xác thực dữ liệu.
Bằng cách số hóa luồng dữ liệu thông tin theo các tiến trình cơ bản như trên, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng việc triển khai mô hình văn phòng điện tử được thực hiện hiệu quả và thống nhất trên toàn bộ các phòng ban trong tổ chức.
5.5 Số hoá thông tin nhân sự, bảng công, bảng lương với Base HRM+
Base HRM+ không chỉ là một ứng dụng đơn lẻ mà là một bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, bao gồm các ứng dụng chính:
- Base E-Hiring: Quản lý nguồn ứng viên và quy trình tuyển dụng, đánh giá năng lực của các ứng viên một cách chính xác.
- Base HRM: Lưu trữ toàn bộ dữ liệu vòng đời của nhân sự, thiết kế hệ thống vị trí và chức năng, xây dựng sơ đồ tổ chức để phát triển chiến lược nhân sự hợp lý.
- Base Checkin & Base Payroll: Hỗ trợ đa dạng hình thức chấm công bao gồm nhận diện khuôn mặt, GPS, máy chấm công hoặc mobile check-in; tổng hợp bảng lương dựa trên dữ liệu nghỉ phép hoặc không phép của nhân viên.
- Base Goal & Base Review: Thiết lập và theo dõi mục tiêu từ cấp công ty đến cấp đơn vị và cá nhân theo phương pháp OKRs và KPIs; đánh giá và đề xuất các cải tiến cho năng suất làm việc và phát triển năng lực nhân sự định kỳ.
Với các dữ liệu nhân sự được quản lý toàn diện, các nhà lãnh đạo có thể hoạch định chiến lược nhân sự hiệu quả, ra quyết định chính xác và khai thác tối đa tiềm năng của nhân sự để đạt được mục tiêu tăng trưởng chung của tổ chức.
5.6 Số hoá thông tin tài chính với Base Finance+
Base Finance+ là bộ giải pháp quản lý thông tin tài chính toàn diện (doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền,…), bao gồm các ứng dụng:
- Base Finance: Lượng hóa kế hoạch với các chỉ số tài chính cụ thể, phân bổ nguồn lực hiệu quả theo nhiều chiều; hỗ trợ lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược cho tương lai.
- Base Income, Base Bankfeeds & Base Expense: Kết hợp với phần mềm kế toán để quản lý và giám sát dữ liệu của Bộ phận Kế toán; hỗ trợ nhân viên thực hiện các giao dịch tài chính trực tuyến hàng ngày trong doanh nghiệp.
Các ứng dụng này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính theo thời gian thực, giúp cho lãnh đạo dễ dàng nắm bắt thông tin tài chính để đưa ra các quyết định chiến lược chính xác nhất cho sự phát triển bền vững của tổ chức.
6. Tạm kết
Số hóa và chuyển đổi số đã và đang là chìa khóa cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Để thực hiện chuyển đổi số thành công, các doanh nghiệp cần: trang bị kiến thức và xây dựng tư duy về chuyển đổi số; chuẩn bị nguồn lực về con người và tài chính; lập kế hoạch và lộ trình chuyển đổi bài bản; lựa chọn giải pháp chuyển đổi số phù hợp với định hướng kinh doanh.
Base.vn là đơn vị tiên phong tại Việt Nam cung cấp nền tảng SaaS hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện trong các lĩnh vực Nhân sự, Quy trình, Công việc và Tài chính. Các ứng dụng của Base.vn được thiết kế chuyên sâu và tích hợp trên một nền tảng chung, tạo nên một bộ giải pháp chuyển đổi số mạnh mẽ và thiết thực.
Hãy khám phá thêm về giải pháp chuyển đổi số của Base.vn và đưa doanh nghiệp của bạn lên tầm cao mới bằng cách nhấn vào đây.
