Bạn đã bao giờ cảm thấy choáng ngợp trước một núi công việc và deadline cận kề? Hay luôn loay hoay tìm cách để hoàn thành mọi thứ đúng hạn? Nếu vậy, bạn không đơn độc. Deadline là một phần không thể thiếu trong cuộc sống và công việc của chúng ta. Vậy, làm thế nào để chúng ta có thể vượt qua những áp lực của deadline và hoàn thành công việc một cách hiệu quả?
Cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết qua những nội dung trong bài viết sau đây.
1. Deadline là gì?
1.1. Khái niệm
Deadline là cụm từ được ghép bởi “dead” có nghĩa là hết hiệu lực hoặc không hoạt động và “line” với ý nghĩa là ranh giới, đường kẻ, giới hạn… Do đó, khi ghép 2 từ trên ta có thể hiểu deadline là giới hạn hết hiệu lực hay thời hạn cuối cùng, hạn chót. Deadline ám chỉ rằng thời hạn cuối cùng bạn cần hoàn thành một công việc hoặc nhiệm vụ nào đó, nếu quá thời hạn thì tức trễ deadline.
1.2. Chạy deadline là gì?
Chạy deadline cũng khá phổ biến trong môi trường học tập, làm việc. Nó mang ý nghĩa là gần đến thời hạn hoàn thành công việc rồi nhưng bạn vẫn chưa làm xong và cần gấp rút hoàn thành trước thời hạn đó.
Trong thời gian này, người chạy deadline thường khá hối hả, tập trung để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng thời gian đã đặt ra. Tình trạng này có thể thấy ở rất nhiều cá nhân hoặc trong quy mô một đội nhóm, dự án, bởi nguyên nhân chủ yếu là do chưa biết cách quản lý, sắp xếp thời gian, công việc hoặc một số nguyên nhân khách quan khác.
2. Ý nghĩa của việc đặt deadline trong công việc
2.1. Tăng sự tập trung và khả năng làm việc cho nhân viên
Deadline tạo ra áp lực thời gian nhất định, buộc nhân viên phải tập trung cao độ để hoàn thành, hạn chế xao nhãng và đảm bảo công việc được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, việc có mục tiêu thời gian rõ ràng giúp nhân viên dễ dàng sắp xếp, lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc, từ đó điều chỉnh phương pháp làm việc phù hợp để đạt được kết quả tốt nhất.
2.2. Nâng cao tính trách nhiệm, kỷ luật trong công việc
Deadline cũng giống như lời cam kết về thời gian hoàn thành công việc, dự án, đòi hỏi nhân viên có tinh thần, trách nhiệm cao cũng như ý thức kỷ luật tốt để thực hiện theo đúng thời hạn, tránh bị chậm và ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.
Việc hoàn thành công việc đúng deadline không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn góp phần xây dựng uy tín và lòng tin với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng cũng như đối tác.
2.3. Giúp quản lý tiến độ và phát hiện vấn đề kịp thời
Với nhà quản lý, việc đặt ra deadline chính là cách để đánh giá tiến độ công việc, từ đó dễ dàng theo dõi và điều chỉnh nếu cần thiết để tránh gặp phải những rủi ro không đáng có.
Nhờ có deadline cụ thể với từng công việc, quản lý cũng sớm phát hiện những vấn đề, rào cản trong quá trình thực hiện để giải quyết kịp thời, tránh làm ảnh hưởng đến tập thể cũng như tiến độ chung của công việc, dự án.
2.4. Thúc đẩy tinh thần học hỏi và rèn luyện
Dưới áp lực từ deadline, nhân viên phải tìm tòi, học hỏi cũng như rèn luyện các kỹ năng mới để có thể hoàn thành công việc tốt nhất, hiệu quả nhất. Nhờ đó, nhân sự sẽ nâng cao kỹ năng của bản thân, phát triển năng lực, trở nên chuyên nghiệp và có giá trị hơn trong công việc.
Thêm nữa, đặt ra deadline cũng khuyến khích nhân viên tìm kiếm các giải pháp sáng tạo, phá vỡ giới hạn của bản thân, vượt qua những thử thách mới. Qua đó nhân sự sẽ tăng khả năng thích nghi với sự thay đổi của môi trường, khám phá thêm các điểm mạnh, điểm yếu của bản thân.
2.5. Tạo môi trường làm việc năng động và hiệu quả
Khi tất cả mọi người đều nỗ lực hoàn thành công việc đúng deadline, sẽ tạo ra môi trường làm việc năng động, thúc đẩy tinh thần cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, nó giúp tạo ra thời gian làm việc khoa học, hạn chế tình trạng trì hoãn và lãng phí thời gian.
Môi trường làm việc năng động và hiệu quả sẽ kích thích sự sáng tạo, khuyến khích tinh thần làm việc nhóm và nâng cao năng suất lao động. Môi trường làm việc năng động cũng sẽ giúp nhân viên hài lòng và gắn bó lâu hơn với tổ chức.
Đọc thêm: 5 bước “Getting things done”: Nghệ thuật đơn giản giúp bạn xử lý núi việc trong nháy mắt
3. Cách đặt deadline hiệu quả cho nhân viên
Xác định rõ ràng mục tiêu và yêu cầu của dự án, công việc
Trước khi đặt deadline cho nhân viên bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu cũng như yêu cầu của công việc, dự án. Đây là bước để bạn chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ cụ thể, dễ dàng theo dõi và quản lý.
Trong quá trình xác định mục tiêu này bạn cần đảm bảo nhân viên sẽ hiểu được những gì họ sẽ làm và có bảng đánh giá công việc cụ thể.
Tham khảo ý kiến của nhân viên
Trước khi chốt deadline cho một công việc và nhân viên thực hiện nó, bạn nên tham khảo ý kiến của họ để xem họ đánh giá như thế nào về thời gian thực hiện. Nói cách khác, việc đặt deadline cũng nên có sự tương tác từ hai phía để đảm bảo kết quả tốt nhất. Hơn nữa, nhân viên cũng cảm thấy được tôn trọng và có trách nhiệm hơn với deadline được nhận.
Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn
Thay vì đặt deadline cho toàn bộ công việc, hãy chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn với deadline cụ thể cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp nhân viên dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Ví dụ, thay vì bạn đặt deadline là: Hoàn thành kế hoạch nội dung cho các kênh truyền thông của thương hiệu vào ngày 10/8 thì bạn có thể chi tiết như sau (theo thứ tự ưu tiên):
- Hoàn thành kế hoạch nội dung cho Fanpage Facebook ngày 27/7.
- Hoàn thành kế hoạch nội dung cho Website ngày 30/7.
- Hoàn thành kế hoạch nội dung cho Tiktok và Linkedin ngày 4/8.
- ………….
Đọc thêm: [Tải miễn phí] 6 mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc mới nhất 2024
Đặt deadline thực tế và có thể đạt được
Khi đặt deadline, bạn cần đảm bảo nó có tính thực tế và có thể đạt được dựa trên khối lượng công việc, khả năng và kinh nghiệm của nhân viên. Tránh đặt deadline quá gấp gáp hoặc quá xa vời vì điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc hoặc khiến nhân viên mất động lực.
Cung cấp đầy đủ nguồn lực và hỗ trợ cho nhân viên
Để nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng deadline, bạn cần cung cấp đầy đủ nguồn lực và hỗ trợ cần thiết cho họ. Điều này nao gồm cả các công cụ, tài liệu, thông tin, cũng như sự hướng dẫn và hỗ trợ từ cấp trên khi cần thiết.
Theo dõi tiến độ công việc và điều chỉnh deadline khi cần thiết
Bạn cần thường xuyên theo dõi tiến độ công việc của nhân viên để đảm bảo họ đang đi đúng hướng và hoàn thành công việc đúng deadline.Nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra, bạn hãy điều chỉnh deadline một cách hợp lý để đảm bảo tiến độ chung của dự án.
Khen thưởng và ghi nhận
Khi nhân viên hoàn thành công việc đúng deadline và đạt chất lượng tốt, bạn hãy khích lệ bằng cách khen thưởng thưởng và ghi nhận thành tích của họ. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được khích lệ và có động lực để tiếp tục hoàn thành tốt công việc trong tương lai.
Linh hoạt trong việc điều chỉnh deadline
Trong một số trường hợp, có thể có những yếu tố khách quan ảnh hưởng đến tiến độ công việc, khiến nhân viên không thể hoàn thành công việc đúng deadline. Lúc này, bạn cần linh hoạt trong việc điều chỉnh deadline để đảm bảo tính hợp lý và khả thi cho nhân viên, không nên quá rập khuôn theo một thời gian đã đặt ra trước đó.
4. Một số sai lầm khi đặt deadline cho đội ngũ nhân viên
Đặt deadline thiếu thực tế
Đây là sai lầm phổ biến nhất khi đặt deadline. Việc đặt ra deadline quá gấp gáp, không phù hợp với khối lượng công việc và năng lực của nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy áp lực, dẫn đến chất lượng công việc giảm sút và thậm chí là bỏ việc.
Cách khắc phục là bạn hãy dành thời gian để đánh giá khối lượng công việc, xác định mức độ khó khăn và tham khảo ý kiến của nhân viên trước khi đặt deadline.
Thiếu sự trao đổi và thống nhất
Việc tự ý đặt deadline cho nhân viên mà không có sự trao đổi và thống nhất trước có thể dẫn đến mâu thuẫn và hiểu lầm. Nhân viên có thể cảm thấy họ không được tôn trọng và không có tiếng nói trong việc quyết định deadline cho công việc của mình.
Bạn hãy trao đổi cởi mở với nhân viên về deadline. Giải thích rõ ràng lý do cho deadline và lắng nghe ý kiến của họ và cùng nhau thống nhất một deadline phù hợp cho cả hai bên.
Không có hệ thống theo dõi và đánh giá:
Việc thiếu hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc có thể khiến nhân viên chủ quan trong việc hoàn thành deadline.
Bạn có thể thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Việc này sẽ giúp họ nhận thức được trách nhiệm của mình và hoàn thành công việc đúng hạn.
Quá cứng nhắc
Đặt ra deadline quá cứng nhắc và không có sự linh hoạt có thể khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc xử lý những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Do đó, bạn hãy dự trù những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn và có sự linh hoạt trong việc điều chỉnh deadline khi cần thiết.
Thiếu sự công bằng
Việc đặt deadline không công bằng cho tất cả các nhân viên có thể dẫn đến sự bất mãn và ảnh hưởng đến tinh thần làm việc chung. Vậy nên hãy đảm bảo rằng deadline được đặt ra một cách công bằng cho tất cả các nhân viên, dựa trên khối lượng công việc, năng lực và kinh nghiệm của họ.
Đọc thêm: To do list là gì? Bí quyết tổ chức công việc hiệu quả mỗi ngày
5. Một số tips chạy deadline hiệu quả trong công việc
5.1 Lập kế hoạch công việc mình cần hoàn thành
Ghi chép mọi thứ: Viết ra tất cả các công việc cần hoàn thành, dù là lớn hay nhỏ. Việc này giúp bạn hệ thống hóa công việc và tránh bỏ sót bất kỳ điều gì.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên: Xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng và cần thiết nhất, sau đó sắp xếp thứ tự thực hiện phù hợp. Sử dụng phương pháp Ma trận Eisenhower hoặc Quy tắc 80/20 để phân loại công việc hiệu quả.
Chia nhỏ công việc lớn: Thay vì đối mặt với một “núi” công việc khổng lồ, hãy chia nhỏ chúng thành những phần nhỏ, dễ quản lý hơn. Điều này giúp bạn cảm thấy bớt áp lực và dễ dàng hoàn thành từng phần một cách hiệu quả.
Lên lịch trình cụ thể: Dành thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ và đặt ra deadline cho mỗi phần việc. Sử dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch Google Calendar, Trello, v.v. để theo dõi tiến độ công việc.
5.2 Tập trung vào công việc
Loại bỏ phiền nhiễu: Tắt thông báo điện thoại, email và mạng xã hội khi đang làm việc. Tìm một không gian yên tĩnh để tập trung cao độ.
Kỹ thuật Pomodoro: Chia nhỏ thời gian làm việc thành những pomodoro 25 phút, sau mỗi pomodoro nghỉ ngơi 5 phút. Kỹ thuật này giúp bạn duy trì sự tập trung và tránh lãng phí thời gian.
5.3 Luôn có sự chuẩn bị
Lường trước khó khăn: Dự đoán những vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra và chuẩn bị phương án giải quyết phù hợp.
Linh hoạt điều chỉnh: Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để phù hợp với tình hình thực tế.
5.4 Giữ tinh thần thoải mái
Ngủ đủ giấc: Giấc ngủ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp bạn tỉnh táo và tập trung. Bạn nên ngủ đủ 7-8 tiếng mỗi đêm để đảm bảo sức khỏe.
Ăn uống đầy đủ: Chế độ dinh dưỡng hợp lý cung cấp năng lượng cần thiết cho cơ thể để bạn có thể làm việc hiệu quả.
Tập thể dục thường xuyên: Hoạt động thể chất giúp giảm căng thẳng và cải thiện tâm trạng, từ đó giúp bạn làm việc tốt hơn.
Thưởng cho bản thân: Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, hãy dành thời gian để thư giãn và tự thưởng cho bản thân.
6. Base Wework: Phần mềm giúp quản lý công việc và theo dõi deadline hiệu quả
Base Wework là phần mềm quản lý công việc và dự án dựa trên nền tảng điện toán đám mây, được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp SMEs. Phần mềm có giao diện trực quan, dễ sử dụng cùng nhiều tính năng giúp quản lý công việc, giao – nhận deadline đơn giản, dễ dàng như:
Lập kế hoạch và quản lý công việc: Nhân viên/quản lý dễ dàng tạo danh sách công việc, phân chia từng nhiệm vụ cho mỗi thành viên và đặt deadline cụ thể để theo dõi tiến độ công việc.
Cộng tác toàn diện: Quản lý trao đổi và tương tác với thành viên trong nhóm ngay trên nền tảng Base Wework. Các thành viên trong dự án có thể chia sẻ tệp tin, hình ảnh, bình luận và theo dõi hoạt động của từng công việc. Quản lý cũng có thể nhắc nhở thành viên hoàn thành công việc ngay trên phần mềm.
Theo dõi deadline: Nhân viên/quản lý có thể nhận thông báo khi đến deadline công việc, theo dõi được công việc sắp hết hạn để thông báo đến nhân viên và có thể lọc công việc theo deadline cụ thể.
Báo cáo tự động: Quản lý có thể tạo báo cáo chi tiết về tiến độ công việc, dự án, báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên, sau đó xuất báo cáo ra tệp Excel, PDF… để dễ dàng theo dõi, gửi đến các nhân sự liên quan.
Base Wework có nhiều gói dịch vụ sử dụng, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình giao việc, quản lý công việc, dự án và tạo môi trường năng động, minh bạch và công bằng.
7. Kết luận
Có thể nói, deadline đóng vai trò quan trọng trong quản lý công việc, giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc của toàn bộ đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên, việc đặt deadline cũng cần linh hoạt, phù hợp với năng lực và hoàn cảnh thực tế. Việc sử dụng deadline hiệu quả kết hợp với các phương pháp quản lý khác sẽ góp phần tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển chung của tổ chức.
