Trong những năm gần đây, phần mềm ATS (Applicant Tracking System) đã trở thành một công cụ quen thuộc với nhiều nhà tuyển dụng, đặc biệt là trong bối cảnh số lượng ứng viên tăng nhanh và yêu cầu tuyển dụng ngày càng đa dạng. Vậy phần mềm ATS là gì? Phần mềm này hoạt động như thế nào và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp cũng như ứng viên? Hãy cùng Base.vn giải đáp toàn bộ những câu hỏi xoay quanh hệ thống ATS trong nội dung sau đây.
1. ATS là gì
1.1 Định nghĩa ATS (Applicant Tracking System)
ATS là viết tắt của cụm từ “Applicant Tracking System”, được hiểu là “Hệ thống theo dõi ứng viên”. Và đúng như tên gọi của nó, ATS được thiết kế dưới dạng một phần mềm để giúp HR theo dõi ứng viên trong suốt hành trình tuyển dụng. Hệ thống này thường tích hợp các tính năng như: quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên, viết JD, phân phối tin tuyển dụng đa kênh, lọc CV theo tiêu chí đã thiết lập trước, tự động gửi thư mời tham gia phỏng vấn hay thông báo kết quả đến ứng viên.
1.2 Nguồn gốc và sự phát triển của ATS
Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) không phải là 1 ý tưởng quá mới mẻ. Trên thực tế, nó đã xuất hiện từ nhiều thập kỷ trước và cũng đã trải qua nhiều giai đoạn cải tiến và phát triển, để có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu tuyển dụng ngày càng phức tạp:
– Thời kỳ trước khi có ATS:
Trước khi có phần mềm hỗ trợ, quy trình tuyển dụng chủ yếu được thực hiện theo cách thủ công. Tin tuyển dụng thường được đăng trên báo giấy, còn hồ sơ ứng viên là dạng bản in và được lưu trữ trong những chồng hồ sơ dày cộp. Cũng chính vì vậy mà việc rà soát và quản lý hồ sơ ứng viên mất rất nhiều thời gian và tồn tại nhiều bất cập.
– Những năm đầu của ATS (1970 – 1990):
ATS lần đầu tiên được giới thiệu vào những năm 1970. Tuy nhiên, những phiên bản ban đầu này vẫn còn rất sơ khai, với khả năng nhập dữ liệu ở mức cơ bản và các tùy chọn báo cáo rất hạn chế. Mãi cho đến những năm 1980, ATS mới được tích hợp tính năng nâng cao hơn, như là phân tích sơ yếu lý lịch. Và kể từ đây, nhà tuyển dụng bắt đầu làm quen với khái niệm “lọc hồ sơ tự động”. Nhưng chi phí để triển khai ATS trong thời kỳ này không hề rẻ và nó chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn có bộ phận tuyển dụng chuyên trách.
– Sự trỗi dậy cùng với Internet (1990 – 2000):
Khi Internet bùng nổ vào những năm 1990, cách các doanh nghiệp tuyển dụng cũng thay đổi theo. ATS bắt đầu được tích hợp với các trang web tuyển dụng trực tuyến như Monster hay CareerBuilder. Lúc này, các phần mềm ATS sử dụng những thuật toán đơn giản để đánh giá hồ sơ theo nhiều tiêu chí cụ thể như kinh nghiệm làm việc, trình độ và kỹ năng chuyên môn,… Tuy nhiên, hầu hết hệ thống vẫn được sử dụng theo hình thức cài đặt tại chỗ (on-premise), chi phí cao và kém linh hoạt.
– Kỷ nguyên Điện toán Đám mây (Những năm 2010 – Hiện tại):
Bước sang những năm 2010, công nghệ điện toán đám mây (cloud) mở ra một kỷ nguyên mới cho phần mềm tuyển dụng. ATS không còn là một hệ thống cồng kềnh nữa, mà trở thành phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), dễ triển khai, dễ sử dụng và đặc biệt là chi phí phải chăng hơn rất nhiều. Nhờ đó, không chỉ các tập đoàn lớn mà cả những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể tiếp cận và sử dụng ATS.
Và cho đến gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của AI đã đưa ATS lên một tầm cao mới. Nhiều hệ thống hiện đại có thể tự động đọc, phân tích và đánh giá mức độ phù hợp của CV với mô tả công việc, sau đó xếp hạng hồ sơ theo mức độ tiềm năng, giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ tìm được ứng viên chất lượng ngay từ vòng đầu.
1.3 ATS dành cho ai?
ATS chủ yếu được sử dụng bởi các chuyên gia nhân sự, nhà tuyển dụng và các nhân sự khác tham gia vào quy trình tuyển dụng. ATS hoạt động như một hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên tập trung, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và giúp các phòng ban liên quan phối hợp cùng nhau chặt chẽ hơn.
Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề đều có thể sử dụng phần mềm ATS để tìm kiếm và tiếp cận ứng viên. Trước đây, hệ thống này chỉ dành cho các công ty lớn trong danh sách Fortune 500 do chi phí sử dụng cao và yêu cầu về cơ sở hạ tầng phức tạp. Nhưng ngày nay, ngay cả các tổ chức nhỏ hơn với ngân sách hạn chế vẫn có thể tìm thấy một giải pháp phù hợp, đó là các phần mềm ATS dưới dạng dịch vụ (SaaS), giống như Base E-Hiring, vận hành linh hoạt trên nền tảng đám mây.
Đọc thêm: Top 15+ các trang web tuyển dụng uy tín nhất hiện nay
2. Lợi ích của ATS trong quy trình tuyển dụng
Sau khi đã hiểu ATS là gì và nó phát triển như thế nào, tiếp theo đây, chúng ta hãy cùng xem ATS đem lại những lợi ích thiết thực nào cho doanh nghiệp, bộ phận tuyển dụng và cả ứng viên:
– Tự động hóa quy trình sàng lọc và quản lý CV:
Nhờ có ATS, các bước trong quy trình tuyển dụng vốn phải làm thủ công thì nay có thể được tự động hóa hoàn toàn. Từ tạo mô tả công việc, đăng tin trên các web việc làm, phân loại CV, đến lên lịch phỏng vấn, gửi email mời nhận việc và tổ chức onboarding – tất cả đều có thể thực hiện tại một hệ thống duy nhất.
– Giảm thời gian và chi phí tuyển dụng:
Việc chuyển đổi từ quy trình nặng giấy tờ sang kỹ thuật số giúp tinh gọn rất nhiều thao tác không cần thiết. ATS cho phép HR nhanh chóng tìm kiếm, lọc và truy cập dữ liệu ứng viên, nhờ đó cải thiện đáng kể các chỉ số về thời gian, chi phí dành cho tuyển dụng. Hơn nữa, thay vì xử lý thủ công từng CV, HR có thể dành thời gian cho các hoạt động mang lại giá trị cao hơn như xây dựng mối quan hệ với ứng viên tiềm năng hay thiết kế kịch bản phỏng vấn chuyên sâu.
– Tăng khả năng phối hợp giữa các bộ phận liên quan (HR, quản lý, team chuyên môn):
Tuy là phần mềm dành cho tuyển dụng, nhưng ATS lại hỗ trợ rất tốt cho việc phối hợp liên phòng ban. Từ HR, quản lý trực tiếp đến hội đồng phỏng vấn, tất cả mọi người đều có thể cùng theo dõi trạng thái của ứng viên: biết được ai đã phỏng vấn, đánh giá như thế nào, bước tiếp theo là gì,… Nhờ đó, quá trình ra quyết định nhanh hơn, tránh tình trạng “ngâm” hồ sơ hoặc bỏ sót ứng viên triển vọng do thiếu thông tin.
– Nâng cao trải nghiệm ứng viên:
Người tìm việc luôn mong đợi một quá trình tuyển dụng mượt mà và minh bạch. ATS giúp doanh nghiệp tạo nên trải nghiệm liền mạch cho ứng viên, từ tự động gửi email xác nhận, mời làm bài test, phản hồi rõ ràng đến khảo sát sau phỏng vấn. Kết quả là: Ứng viên cảm thấy được tôn trọng, đánh giá cao tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
3. ATS hoạt động như thế nào?
Dù mỗi hệ thống ATS có những đặc điểm riêng, nhưng nhìn chung, cơ chế hoạt động của chúng vẫn xoay quanh 03 nhiệm vụ cốt lõi như sau:
– Tự động hóa các bước từ khi nhận CV đến tuyển dụng thành công:
- Đăng tin tuyển dụng: ATS giúp HR dễ dàng tạo mô tả công việc và nhấn mạnh những tiêu chí quan trọng như kỹ năng, kinh nghiệm, chuyên môn. Sau đó, hệ thống sẽ tự động đăng tải thông tin này lên các nền tảng như trang web công ty, mạng xã hội, hoặc các trang tuyển dụng phổ biến.
- Phân tích hồ sơ: Khi ứng viên nộp đơn xin việc, hồ sơ của họ sẽ được tải lên hệ thống theo dõi ứng viên. ATS sau đó sẽ tự động phân tích và trích xuất thông tin như: tên, liên hệ, kinh nghiệm, trình độ học vấn và kỹ năng liên quan.
- Sàng lọc ứng viên: Dựa trên các tiêu chí mà nhà tuyển dụng đã thiết lập từ trước (ví dụ: số năm kinh nghiệm, chuyên ngành, kỹ năng bắt buộc…), ATS sẽ tự động đánh giá và xếp hạng hồ sơ, từ đó gợi ý những ứng viên phù hợp nhất để HR tập trung chăm sóc.
- Tương tác với ứng viên: ATS cho phép HR thiết lập sẵn các mẫu email như: xác nhận đã nhận hồ sơ, thư mời phỏng vấn, hoặc cập nhật kết quả. Mỗi khi cần gửi đi các email này, HR chỉ cần điều chỉnh các thông tin cá nhân của ứng viên, và đặt lệnh yêu cầu hệ thống gửi đi.
- Điều phối phỏng vấn: ATS tích hợp công cụ hẹn lịch phỏng vấn giúp HR chọn ngày, giờ phù hợp cho cả ứng viên và các thành viên trong hội đồng phỏng vấn. Mỗi người liên quan sẽ nhận được thông báo và có thể chủ động sắp xếp công việc nếu cần, tránh trùng lịch hay bỏ sót buổi hẹn.
- Gửi thư mời nhận việc: Khi đã chọn được ứng viên phù hợp, HR có thể dùng các mẫu thư mời nhận việc có sẵn trong hệ thống để gửi đi chỉ trong vài phút.
– Quy trình luân chuyển thông tin trong hệ thống:
- Quản lý dữ liệu ứng viên: ATS là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin ứng viên từng tiếp xúc với doanh nghiệp, cho phép HR tìm kiếm theo tên, vị trí, ngày nộp đơn hoặc trạng thái tuyển dụng chỉ trong tích tắc. Nhờ đó, nhà tuyển dụng không cần lục tung email hay file Excel để tìm một hồ sơ như trước nữa.
- Xây dựng Talent Pool: Đối với những ứng viên tuy chưa phù hợp ở thời điểm hiện tại nhưng rất có tiềm năng, ATS cho phép HR đưa họ vào Talent Pool (hiểu đơn là ngân hàng dự trữ thông tin nhân tài) để có thể liên hệ lại khi doanh nghiệp có vị trí phù hợp trong tương lai.
– Khả năng tích hợp đa kênh của ATS:
- Tích hợp với Email: Tự động gửi thông báo, chẳng hạn như xác nhận ứng viên đã nộp hồ sơ hay phản hồi kết quả sau phỏng vấn.
- Tích hợp với trang web công ty: Đồng bộ hóa việc quản lý tuyển dụng nội bộ song song với nguồn ứng viên đến từ bên ngoài.
- Tích hợp với các trang việc làm và mạng xã hội: Tự động đăng tin tuyển dụng lên nhiều kênh cùng lúc như LinkedIn, Facebook, VietnamWorks, TopCV,… giúp HR rút ngắn quá trình tiếp cận ứng viên, thay vì phải tốn nhiều thời gian cho việc đăng tin lên từng kênh một cách thủ công.
4. Những tính năng quan trọng của một hệ thống ATS hiện đại
Dưới đây là những tính năng cần thiết nhất mà một phần mềm ATS hiện đại nên có. Những tính năng này không chỉ giúp tinh giản quy trình tuyển dụng mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ HR:
– Quản lý nguồn ứng viên đa kênh:
Một trong những tính năng quan trọng nhất của ATS là khả năng thu thập và quản lý ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm: mạng xã hội (LinkedIn, Facebook), website tuyển dụng, hay trang việc làm nội bộ. Thay vì phải xử lý hàng trăm hồ sơ gửi về một cách rời rạc, ATS giúp nhà tuyển dụng tập trung tất cả vào một hệ thống, nhờ đó, chẳng những tìm kiếm thông tin nhanh hơn mà còn hạn chế bỏ sót những ứng viên sáng giá.
– Tự động hoá thông báo và lên lịch phỏng vấn:
Một hệ thống ATS tốt nên tích hợp với các công cụ lên lịch như Google Calendar hay Outlook. Tính năng này sẽ giúp HR dễ dàng hẹn lịch phỏng vấn phù hợp cho cả ứng viên và hội đồng phỏng vấn, kể cả khi đôi bên ở các múi giờ khác nhau. Cùng với đó, hệ thống cũng cần có khả năng tự động gửi email thông báo xác nhận, nhắc lịch hoặc cập nhật kết quả cho ứng viên. Điều này giúp ứng viên cảm thấy được quan tâm và giảm tỷ lệ bỏ cuộc giữa chừng.
– Chấm điểm và phân loại ứng viên thông minh:
Việc phải đọc và rà soát thủ công số lượng lớn hồ sơ không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót hoặc thiên kiến cá nhân. Với tính năng lọc hồ sơ tự động, ATS có thể giúp HR:
- Trích xuất thông tin ứng viên (theo kinh nghiệm, kỹ năng, học vấn,…)
- So sánh từng hồ sơ với yêu cầu tuyển dụng đã thiết lập
- Tự động chấm mức độ phù hợp của ứng viên dựa trên các tiêu chuẩn có sẵn
Kết quả là HR có thể ưu tiên liên hệ với những ứng viên tiềm năng nhất và đảm bảo tính khách quan trong công tác đánh giá.
– Báo cáo & phân tích dữ liệu tuyển dụng:
Dữ liệu là kim chỉ nam cho một chiến lược tuyển dụng hiệu quả. Một ATS hiện đại cần có khả năng thống kê các số liệu quan trọng như:
- Thời gian tuyển cho mỗi vị trí là bao nhiêu?
- Hiệu suất của từng kênh tuyển dụng như thế nào?
- Tỷ lệ chuyển đổi qua từng vòng ra sao?
- Các chiến dịch thu hút nhân tài đã tiêu bao nhiêu chi phí? v.v…
Bên cạnh đó, các hệ thống được tích hợp AI thông minh còn có khả tự động phân tích các chỉ số hiệu suất để đưa ra đề xuất cải thiện trong từng giai đoạn tuyển dụng. Dựa trên tất cả thông tin này, HR có thể nắm được chỗ nào đã làm tốt và chỗ nào cần tối ưu, để từ đó nâng cao hơn nữa chất lượng tuyển dụng trong thời gian tới.
5. Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư vào ATS?
Việc triển khai ATS cần gắn liền với chiến lược nhân sự và định hướng phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang gặp phải những tình huống sau đây, thì có lẽ đã đến lúc cân nhắc đầu tư vào một phần mềm ATS:
– Quy trình tuyển dụng đang kém hiệu quả, chất lượng ứng viên thấp:
Vấn đề ở đây là: HR mất nhiều thời gian để lọc hàng loạt hồ sơ không phù hợp. Ứng viên nộp đơn ào ạt mà không đọc kỹ JD, dẫn đến nhiều hồ sơ lệch tiêu chí. Trong khi đó, ứng viên thực sự phù hợp thì lại dễ bị lạc giữa hàng trăm CV khác.
Trong trường hợp này, ATS giúp tự động hóa bước sàng lọc ban đầu bằng cách đặt ra các câu hỏi ngắn hoặc tiêu chí loại trừ, nhờ đó, chỉ những ứng viên thực sự phù hợp mới có thể hoàn tất vòng đánh giá sơ bộ. Hơn nữa, hệ thống còn tự động lọc, xếp hạng và gợi ý nhóm ứng viên tiềm năng, giúp HR tiết kiệm đáng kể thời gian rà soát để lên kế hoạch phỏng vấn.
– Doanh nghiệp cần chuẩn hóa và theo dõi hiệu quả tuyển dụng:
Dùng Excel để quản lý tuyển dụng có thể khả thi với 10-20 ứng viên. Nhưng khi số lượng người ứng tuyển lên tới con số hàng trăm, phát sinh nhiều vòng phỏng vấn hơn, nhiều người liên quan hơn,… thì việc theo dõi ai đang ở bước nào, ai đã được phỏng vấn, đánh giá ra sao,… sẽ trở nên cực kỳ rối rắm.
ATS có thể giúp khắc phục vấn đề này bằng cách chuẩn hóa luồng tuyển dụng (workflow) cho từng vị trí. HR chỉ cần thiết lập workflow một lần, hệ thống sau đó sẽ tự động vận hành theo các bước đã được xác định. Và ATS cũng sẽ cung cấp báo cáo thời gian thực về tỷ lệ chuyển đổi, thời gian tuyển, hiệu quả từng nguồn ứng viên, v.v… giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định một cách khoa học.
– Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh và cần tuyển nhiều vị trí:
Số vị trí cần tuyển càng nhiều, thì khối lượng công việc của HR càng tăng: viết JD, đăng tuyển trên nhiều kênh, lọc CV, lên lịch phỏng vấn, gửi thư mời nhận việc,… Nếu chỉ áp dụng quy trình thủ công, HR rất dễ bị quá tải trước hàng loạt đầu việc lặp đi lặp lại.
Vậy ATS có thể giúp gì trong trường hợp này? ATS tự động đăng tuyển lên nhiều trang chỉ trong một bước, lưu mẫu JD và offer letter để tái sử dụng và tùy chỉnh nhanh chóng. Đặc biệt hơn, ATS còn cho phép HR phân quyền theo dõi ứng viên đến các trưởng bộ phận, các team leader mà không phải lo lắng xảy ra tình trạng trùng lặp hay cập nhật thiếu thông tin.
Đọc thêm: Review 10 phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự phổ biến nhất hiện nay
6. Base E-Hiring – Giải pháp ATS toàn diện trong hệ sinh thái Base.vn
Là một mảnh ghép trong hệ sinh thái Base.vn, Base E-Hiring hiện là một trong những phần mềm quản trị tuyển dụng toàn diện được rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam tin dùng. Chỉ cần vài bước thiết lập ban đầu, Base E-Hiring đã có thể đồng hành cùng đội ngũ tuyển dụng trong toàn bộ hành trình tìm kiếm và lựa chọn ứng viên. Cụ thể hơn, Base E-Hiring hỗ trợ HR trong việc:
- Tự động hóa quy trình: Công nghệ AI giúp tự động sàng lọc hồ sơ, đánh giá năng lực và đề xuất mức độ phù hợp giữa ứng viên và vị trí tuyển dụng. Nhờ đó, HR không cần xử lý thủ công từng hồ sơ mà vẫn đảm bảo chọn được những hồ sơ chất lượng cao nhất.
- Tăng khả năng thu hút ứng viên: Base E-Hiring tích hợp với các nền tảng tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam như VietnamWorks, Vieclam24h, Timviecnhanh, JobStreet, CareerViet,… giúp HR mở rộng phạm vi tiếp cận ứng viên chỉ trong vài phút.
- Chuyên nghiệp hóa thương hiệu tuyển dụng: Không chỉ là công cụ quản lý, Base E-Hiring còn cho phép HR khởi tạo website tuyển dụng nội bộ từ thư viện mẫu có sẵn, đẹp mắt và dễ tùy chỉnh. Từ đó, xây dựng hình ảnh nhà tuyển dụng thân thiện hơn và tạo ấn tượng tốt với ứng viên ngay từ lần đầu tiếp xúc.
- Báo cáo tuyển dụng chi tiết: Base E-Hiring cung cấp các báo cáo tuyển dụng chuyên sâu giúp HR theo dõi hiệu quả tuyển dụng theo từng kênh, từng chiến dịch: Tỷ lệ ứng viên đậu/rớt/từ chối/offered, tỷ lệ chuyển đổi ở từng giai đoạn của phễu tuyển dụng, chi phí cho mỗi lượt tuyển thành công, v.v… Nhờ đó, HR dễ dàng xác định được nên tiếp tục nuôi dưỡng kênh nào, nên dừng kênh nào để tránh lãng phí nguồn lực.
Dù là startup đang cần tuyển gấp 5 vị trí đầu tiên, hay một tập đoàn đang vận hành hàng chục quy trình tuyển dụng cùng lúc, Base E-Hiring đều có thể tùy biến để phù hợp với nhu cầu thực tế của mỗi doanh nghiệp. Liên hệ ngay với Base.vn để được tư vấn gói sử dụng phù hợp với quy mô và mục tiêu tuyển dụng!
7. Kết luận
Hy vọng những dòng chia sẻ trên đây của Base Blog đã giúp doanh nghiệp, nhà tuyển dụng hiểu rõ về khái niệm ATS là gì, cũng như một số chức năng và lợi ích tiêu biểu của hệ thống này trong tuyển dụng. Đầu tư vào một ATS không chỉ là để quản lý hồ sơ ứng viên, mà còn là một bước đi chiến lược để xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp hóa và dữ liệu hóa, thể hiện năng lực tổ chức và giữ vững lợi thế trong hành trình tìm kiếm nhân tài.
