COO là gì? “Người thủ lĩnh vận hành” quan trọng của doanh nghiệp

Trong khi giám đốc điều hành (CEO) được mệnh danh là “bộ não” của công ty thì COO được xem là “đôi tay” của doanh nghiệp. Chiến lược và thực thi – sự phối hợp “song kiếm hợp bích” giữa CEO và COO sẽ giúp con tàu doanh nghiệp vừa đi đúng hướng gió, lại có bộ máy động cơ khỏe. 

Bài viết dưới đây sẽ giải mã mọi khía cạnh của chức vụ Giám đốc vận hành (COO), cùng làm sáng tỏ họ là ai, họ làm gì, họ cần có những tố chất, kỹ năng gì và có sự khác biệt nào đối với các vị trí lãnh đạo cấp cao khác trong doanh nghiệp. 

1. COO là gì?

1.1. COO – Giám đốc vận hành là ai?

Trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp, “COO” là viết tắt của “Chief Operating Officer”,  có nghĩa là “Giám đốc Vận hành”. COO là một trong những vị trí quan trọng nhất trong cấp lãnh đạo của một tổ chức. 

Họ là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của tổ chức, đảm bảo rằng mọi quy trình vận hành được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu tổ chức. Đối với các doanh nghiệp lớn, COO thường là người trực tiếp tham gia vào việc xây dựng chiến lược và phát triển kinh doanh của công ty.

1.2. Các loại hình COO phổ biến

Tùy vào phong cách lãnh đạo, người ta thường chia thành 7 loại COO khác nhau: 

Heir apparent COO (Người kế vị): COO này thường được tuyển dụng đặc biệt để chuẩn bị đảm nhận vị trí Giám đốc điều hành (CEO) sau khi người hiện tại rời công ty hoặc nghỉ hưu. Lấy ví dụ, Tim Cook từng là COO tại Apple trước khi được bổ nhiệm làm CEO vào năm 2011, và Pamela Nicholson là COO tại Enterprise Holdings trước khi được bổ nhiệm làm CEO vào năm 2013.

Executors (Người thực thi): COO này chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai và thực hiện các chiến lược và quyết định được đưa ra bởi ban điều hành cấp cao. Trong khi CEO quản lý chiến lược bao quát và những thách thức dài hạn có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp, thì trọng tâm của “Người thực thi” là các hoạt động vận hành hằng ngày.

Change agents (Người chuyển đổi): COO này vẫn duy trì sự tập trung vào các hoạt động kinh doanh hàng ngày nhưng được giao trọng trách để dẫn đầu và lãnh đạo một sáng kiến ​​cụ thể. Điều này có thể bao gồm việc hỗ trợ sự thay đổi tổ chức quy mô lớn như tăng trưởng nhanh chóng. 

Mentors (Người cố vấn): Nhiệm vụ của các COO này là hướng dẫn và phát triển các CEO thiếu kinh nghiệm và các nhà quản lý cấp cao khác. COO cố vấn thường là những cựu CEO có kinh nghiệm được đưa vào các công ty trẻ và đang phát triển nhanh chóng, chẳng hạn như các công ty khởi nghiệp. Vai trò của họ giảm dần khi CEO và đội ngũ điều hành phát triển về kinh nghiệm và kỹ năng lãnh đạo.

MVPs (Người được ghi nhận): Một số công ty có thể thăng chức nội bộ cho các nhân viên hàng đầu thành COO, để ghi nhận sự đóng góp to lớn của họ, cũng như ngăn chặn tình trạng họ gia nhập vào công ty đối thủ. 

Partners (Đối tác): COO có thể được coi là người “đồng lãnh đạo” cùng với CEO, có cùng quyền hạn và trách nhiệm với CEO, còn COO chỉ là chức vụ trên danh nghĩa. 

Other halves (Nửa còn lại): Đây là các COO được tuyển dụng để bổ sung cho bộ kỹ năng, kinh nghiệm và phong cách của CEO. Họ thường đóng vai trò bổ sung hoặc bù trừ những khía cạnh còn lại của CEO. 

1.3. Khi nào một doanh nghiệp cần có COO?

Trên thực tế, không phải công ty nào cũng cần COO.

Nhưng khi doanh nghiệp phát triển đến quy mô lớn, việc quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày trở nên phức tạp hơn. Việc bổ sung COO có thể mang lại lợi ích chung cho công ty, đặc biệt trong các trường hợp như:

• CEO dành quá nhiều thời gian để phát triển các chiến lược thúc đẩy công ty tăng trưởng
• CEO là người có tầm nhìn xa, và cần được giúp đỡ để triển khai các ý tưởng của họ vào thực tiễn
• Công ty đang cần một người lãnh đạo có thể truyền cảm hứng cho nhân viên và tối ưu hóa hiệu suất
• Công ty cần một người có thể đứng ra thực hiện quyết định và điều hành các hoạt động hàng ngày của tổ chức.

Đọc thêm: BOD là gì? Những điều quan trọng nhất về Board of Directors

2. Vai trò của Giám đốc vận hành (COO) trong doanh nghiệp

Một số chuyên gia quản lý cho rằng vị trí COO đang ngày càng mất đi tầm quan trọng do những thay đổi của C-Suite, chẳng hạn như có ít CEO giữ chức chủ tịch hội đồng quản trị của các công ty hơn. Điều này đã giải phóng các CEO hiện đại để thực hiện một số nhiệm vụ trước đây được giao cho COO của họ, khiến COO trở nên không cần thiết.

Tuy nhiên, theo “Báo cáo biến động” (Volatility Report) năm 2022 của công ty tuyển dụng điều hành Crist Kolder Associates, vị trí COO đang quay trở lại. Theo báo cáo, tỷ lệ công ty có COO đã tăng từ mức 31,9% năm 2018 lên 39,6% vào năm 2022, đạt tỷ lệ cao nhất trong một thập kỷ.

Vai trò của COO thay đổi từ ngành này sang ngành khác và thậm chí từ công ty này sang công ty khác. Nhìn chung, các vai trò đó có thể được xem xét thông qua ba khía cạnh chính:

• Dẫn đầu sự đổi mới: COO không chỉ là người điều hành các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp mà còn là người dẫn đầu trong việc đổi mới và cải tiến. Họ cần thúc đẩy văn hóa sáng tạo và khuyến khích sự đổi mới liên tục trong tổ chức, từ việc áp dụng công nghệ mới đến cải thiện quy trình làm việc.
• Xây dựng chiến lược hoạt động: COO đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và triển khai chiến lược hoạt động của doanh nghiệp. Họ sẽ là người xây dựng chiến lược hoạt động theo hiệu suất của từng cá nhân trong các đội nhóm, và làm việc cùng với các bộ phận khác để đảm bảo rằng chiến lược này được thực hiện một cách hiệu quả.
• Giám sát hoạt động báo cáo: COO cần quản lý hệ thống báo cáo trong doanh nghiệp một cách đúng đắn. Cấu trúc, quy trình, thời hạn, khung thời gian, khuôn khổ báo cáo,… cần phải được COO thiết lập, cùng với sự phối hợp chặt chẽ với nhiều nhiều trưởng bộ phận khác nhau. 

Đọc thêm: Sơ đồ tổ chức công ty – Bí quyết cho sự phát triển hiệu quả

3. Mô tả công việc của Giám đốc vận hành (COO)

Mỗi COO có trách nhiệm khác nhau tại các tổ chức và ngành nghề khác nhau. Nhìn chung, với vai trò là cánh tay phải của CEO, COO hợp tác chặt chẽ với các cấp C-level để đưa ra các quyết định quan trọng của công ty. 

Trong khi CEO quan tâm nhiều hơn đến các yếu tố tổng thể, như mục tiêu và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp, thì COO thường giám sát các hoạt động nội bộ hàng ngày. COO hiện đại cần chuyển các mục tiêu kinh doanh thành giải pháp thông qua các chiến lược, đảm bảo rằng quy trình và quy trình hoạt động của doanh nghiệp được tối ưu hóa để đạt được hiệu suất cao nhất và chi phí thấp nhất.

Các công việc “thực chiến” nhất của một COO bao gồm:

• Giám sát hoạt động hàng ngày;
• Thông báo cho CEO về các sự kiện quan trọng;
• Cộng tác với CEO và tham khảo ý kiến ​​của họ về những quyết định quan trọng;
• Đưa ra các sáng kiến ​​kinh doanh, chiến lược hoạt động và chính sách thường xuyên liên quan đến việc giảm thiểu chi phí;
• Truyền đạt chiến lược và chính sách kinh doanh tới nhân viên và giao dự án;
• Thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty;
• Thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên với mô hình kinh doanh và mục tiêu của công ty; 
• Giám sát và quản lý nguồn nhân lực.

4. Một số KPI quan trọng của vị trí COO

COO là một vị trí cấp cao quan trọng trong một tổ chức, và các KPI (Key Performance Indicators – chỉ số hiệu suất chính) cho vị trí này thường liên quan đến việc quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày của tổ chức. Dưới đây là một số KPI quan trọng mà một COO có thể được đánh giá:

• Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận: COO thường chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, bao gồm tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Hiệu suất hoạt động: COO chịu trách nhiệm về hiệu suất của các quy trình và quy trình hoạt động của tổ chức. Điều này có thể đo lường bằng tỷ lệ hao phí, thời gian hoàn thành công việc, hoặc tỷ lệ lỗi,…
• Quản lý chi phí: COO thường có trách nhiệm quản lý nguồn lực và chi phí của tổ chức. Do đó, KPI liên quan đến việc kiểm soát và giảm chi phí là rất quan trọng. Chẳng hạn như tỷ lệ chi phí so với doanh thu, hoặc tỷ lệ chi phí vận hành so với doanh thu.
• Chất lượng sản phẩm/sản phẩm dịch vụ: Đo lường chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, có thể bằng tỷ lệ phản hồi khách hàng tích cực, tỷ lệ sản phẩm bị hoàn trả, hoặc các chỉ số chất lượng khác.
• Chỉ số hài lòng của khách hàng: Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng thông qua các phản hồi khách hàng, đánh giá, hoặc chỉ số Net Promoter Score (NPS).
• Quản lý rủi ro và tuân thủ quy định: Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn mực ngành cũng là một phần quan trọng của vai trò của COO. KPI có thể bao gồm số lượng vi phạm hoặc phản ứng từ cơ quan quản lý, hoặc mức độ tuân thủ của tổ chức.
• Hiệu suất nhân sự và phát triển: COO cũng có trách nhiệm đảm bảo rằng tổ chức có đủ nhân lực và đội ngũ có năng lực để thực hiện các mục tiêu kinh doanh. KPI có thể bao gồm tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ bảo lưu nhân sự,…

5. Các kỹ năng và tố chất cần có của một COO

Là giám đốc cấp cao, COO phải đối mặt với vô số thách thức hàng ngày. Để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của công ty, điều quan trọng đối với mỗi COO là phải có nhiều kỹ năng đa dạng. Một số kỹ năng tạo nên một COO thành công bao gồm:

• Năng lực lãnh đạo mạnh mẽ: Là người chỉ huy thứ hai, COO phải là một nhà lãnh đạo mạnh mẽ, có khả năng quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp.
• Xây dựng và gắn kết đội ngũ: Làm việc theo nhóm là một thành phần quan trọng trong năng suất của công ty. COO nên biết cách xây dựng một nhóm gắn kết và thực hiện các chính sách chiến lược. 
• Giao tiếp tốt: Giao tiếp là chìa khóa để thực hiện các chính sách và kỳ vọng của công ty. COO phải có khả năng giao tiếp tốt với CEO và ban giám đốc, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà quản lý ở mọi bộ phận. 
• Giải quyết xung đột: Xung đột xảy ra ở bất kỳ nơi làm việc nào. COO phải có kỹ năng giải quyết các tình huống gây tranh cãi để tạo ra một môi trường làm việc an toàn, hài hòa.
• Ra quyết định: Trong sự nghiệp của mình, COO sẽ đưa ra nhiều quyết định cho công ty và nhân viên. Họ phải có khả năng đưa ra các quyết định có lợi về mặt chiến lược cho công ty một cách nhanh chóng.
• Diễn thuyết trước công chúng: COO thường được coi là bộ mặt của các vấn đề nội bộ. Họ phải thoải mái, rõ ràng và tự tin khi nói chuyện với nhân viên, giám đốc điều hành cấp cao, khách hàng và nhà đầu tư.

6. Phân biệt giữa COO và các vị trí lãnh đạo cấp cao khác trong doanh nghiệp

Mỗi vị trí lãnh đạo có vai trò và trách nhiệm riêng biệt trong tổ chức, và sự hợp tác chặt chẽ giữa các vị trí C-suite thường là chìa khóa để đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.  Dưới đây là một bảng so sánh giữa các vị trí lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp, bao gồm COO, CEO, CFO, CCO và CHRO:

7. Các giải pháp công nghệ hỗ trợ đắc lực cho vai trò COO

7.1. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ ‘all-in-one’ (tất cả trong một), tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. 

Mục đích của ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

Đối với vai trò của COO, hệ thống ERP đã mang lại nhiều lợi ích to lớn. Tính tích hợp của ERP cho phép COO có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh hàng ngày của tổ chức, từ sản xuất, quản lý tồn kho, đến tài chính và quản lý nhân sự. Việc có được thông tin tổng hợp và tức thì từ hệ thống ERP giúp COO quản lý và điều hành các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả hơn.

Một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố định sẽ giúp COO dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.

Đọc thêm: Chuyển đổi số là gì? “Sổ tay” chuyển đổi số cho doanh nghiệp

7.2. Phần mềm Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM)

Phần mềm BPM (Business Process Management) là một loại phần mềm được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Đây là một công cụ mạnh mẽ cho việc xác định, tổ chức, tự động hóa và theo dõi các hoạt động kinh doanh nhằm tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả của tổ chức.

Phần mềm BPM giúp COO xác định và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết, giảm thiểu thời gian chờ đợi, và tăng cường khả năng linh hoạt trong quá trình làm việc.

Việc ứng dụng thành công phần mềm BPM có thể cắt giảm không ít chi phí hoạt động nhờ việc cải thiện năng suất làm việc trong doanh nghiệp. Tối ưu được quy trình nghiệp vụ, đồng nghĩa với tỉ lệ đầu ra trên chi phí của tổ chức sẽ trở nên lý tưởng hơn, công việc của COO sẽ thuận lợi hơn.  

Hơn thế nữa, phần mềm BPM là trợ thủ của các COO trong việc phối hợp nhịp nhàng trong quy trình với các phòng ban khác qua tính năng kết nối dữ liệu và tự động chuyển giao giữa các quy trình lại với nhau. Điều này đã tối ưu thời gian luân chuyển so với việc làm việc thủ công trên giấy tờ. 

7.3. Phần mềm Quản lý dự án (PM)

Phần mềm Quản lý dự án (Project Management – PM) là một công cụ được thiết kế để hỗ trợ quản lý và điều hành các dự án. PM cung cấp các tính năng và công cụ cho phép người quản lý dự án (có thể là COO) và nhóm làm việc của họ theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên, giao tiếp và phối hợp, và đưa ra quyết định dựa trên thông tin và dữ liệu liên quan đến dự án.

Hệ thống PM giúp COO quản lý tài nguyên như nhân viên và ngân sách dự án một cách hiệu quả, đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng một cách tối ưu và có hiệu suất cao. Ngoài ra, PM cung cấp các dữ liệu và thông tin phân tích, giúp COO đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin chính xác, giảm thiểu sự đoán định để điều hành dự án và quy trình kinh doanh một cách hiệu quả.

7.4. Hệ thống phân tích dữ liệu kinh doanh (BI)

Hệ thống phân tích dữ liệu kinh doanh (Business Intelligence – BI) là một công cụ hoặc hệ thống phần mềm được thiết kế để thu thập, tổ chức, phân tích và hiển thị dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của một tổ chức. 

Hệ thống BI có khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn cơ sở dữ liệu khác nhau, phân tích chúng và trực quan hoá thành các biểu đồ trực quan theo mong muốn. Ví dụ, doanh thu có thể được phân tích chi tiết theo sản phẩm, thị trường, kênh phân phối, hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác.

Các COO thường sử dụng hệ thống BI (điển hình như Power BI) để theo dõi tiến độ của các dự án và hoạt động kinh doanh, cũng như dự đoán xu hướng tương lai. Điều này giúp họ chuẩn bị sẵn sàng cho các thay đổi và phản ứng nhanh chóng đối với biến động thị trường hoặc nội bộ.

8. Tạm kết

Quả không quá lời khi nói rằng COO là người “mang trên mình tương lai của tổ chức”. Vai trò linh hoạt, kỹ năng đa dạng và khả năng truyền cảm hứng lãnh đạo của COO là điều cần thiết để dẫn dắt tổ chức đến thành công. Bằng cách thấu hiểu sâu sát về vai trò và trách nhiệm của COO, các công ty có thể củng cố cơ cấu nội bộ và tối đa hóa tiềm năng tăng trưởng của mình.

Chúc các Giám đốc vận hành luôn vững tâm chèo lái, điều hành và phát huy tối đa năng lực đặc biệt của mình trên thương trường và trong nội bộ doanh nghiệp!