Không một tổ chức nào có thể hoạt động hiệu quả và bền vững nếu không có đội ngũ Kế toán. Không những là huyết mạch và trung tâm tài chính, Phòng Kế toán là “quân sư” đáng tin cậy dựa trên dữ liệu cho các nhà lãnh đạo. Một lần nữa, vai trò quan trọng của Phòng Kế toán sẽ được làm rõ ở bài viết dưới đây.
1. Phòng Kế toán là gì?
Phòng Kế toán là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và ghi chép các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính, quản lý ngân sách, kiểm soát chi phí, và tuân thủ các quy định về thuế.
Phòng Kế toán cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời để hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định chiến lược, đồng thời bảo vệ tài sản và đảm bảo tính minh bạch tài chính của doanh nghiệp.
Bất cứ doanh nghiệp nào, dù nhỏ dù lớn, không thể hoạt động mà không có bộ phận Kế toán.
2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế toán trong doanh nghiệp
2.1. Đảm bảo dòng tiền kinh doanh của doanh nghiệp
Phòng Kế toán chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ tiền mặt để duy trì hoạt động hàng ngày và đáp ứng các nghĩa vụ tài chính.
Để quản lý tiền mặt, phòng Kế toán hằng ngày theo dõi số dư, quản lý các khoản thu và chi, và đảm bảo thanh toán đúng hạn các khoản nợ. Khi lập kế hoạch và dự báo dòng tiền, nếu có phát hiện sớm các nguy cơ thiếu hụt tiền mặt, Kế toán sẽ đưa ra các biện pháp phòng ngừa cần thiết cho doanh nghiệp.
2.2. Đảm bảo tính chính xác của lương thưởng
Phòng Kế toán chính là người “cầm cân nảy mực” cho việc đảm bảo chi trả lương bổng và các chế độ phúc lợi cho nhân viên một cách chính xác và đúng hạn. Sau khi bộ phận Nhân sự tính lương hàng tháng cho nhân viên, Kế toán sẽ kiểm tra lại một lượt, rồi phê duyệt trước khi doanh nghiệp chính thức “đi tiền”.
2.3. Hạch toán Thuế & Báo cáo Tài chính
Để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động minh bạch trong pháp lý, phòng Kế toán có nhiệm vụ kê khai đầy đủ và chính xác các loại thuế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, như thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, và các loại thuế khác.
Ngoài ra, các báo cáo tài chính định kỳ như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối Kế toán, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập ra để cung cấp cho Ban lãnh đạo và các bên liên quan có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, đưa ra các quyết định chiến lược.
Bên cạnh đó, phòng Kế toán hỗ trợ công tác kiểm toán nội bộ và bên ngoài hàng tháng hay hàng quý. Nhờ vào các kỳ kiểm toán này, doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót, cải thiện hiệu quả quản lý tài chính và nâng cao uy tín đối với các đối tác, nhà đầu tư và cơ quan quản lý.
2.4. Tham mưu Tư vấn Tài chính
Không chỉ là “người quản trị” tài chính, phòng Kế toán còn đóng vai trò “người tham mưu”. Việc phân tích các số liệu tài chính để sẽ đưa đến cái nhìn sâu sắc hơn cho ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh hay cơ hội đầu tư trong ngắn hạn, dài hạn.
Chẳng hạn, việc đánh giá khả năng tài chính của doanh nghiệp để mở rộng quy mô hoạt động, mua sắm thiết bị mới hoặc mở rộng thị trường. Phòng Kế toán thực hiện các phân tích chi phí và lợi ích của các dự án mở rộng, dự toán ngân sách, lập kế hoạch chi tiêu vốn, xác định rủi ro tài chính để giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định đầu tư tối ưu nhất.
3. Phòng Kế toán gồm những bộ phận nào? Sơ đồ phòng Kế toán
Một phòng Kế toán thông thường trong doanh nghiệp thường bao gồm các bộ phận chính dưới đây, mỗi bộ phận sẽ chuyên trách một mảng chuyên môn cụ thể.
3.1. Kế toán Tài chính
Chức năng: Với chức năng quản lý sổ sách Kế toán và lập các báo cáo tài chính định kỳ, Kế toán tài chính chịu trách nhiệm ghi chép tất cả các giao dịch kinh tế phát sinh, theo dõi tình hình tài chính, và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Ghi sổ Kế toán: Ghi chép các giao dịch hàng ngày, bao gồm mua bán, thanh toán, và các hoạt động tài chính khác.
- Lập báo cáo tài chính: Chuẩn bị các báo cáo tài chính định kỳ như bảng cân đối Kế toán, báo cáo thu nhập, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Quản lý tài sản và nợ phải trả: Theo dõi và kiểm soát các tài sản cố định, tài sản lưu động, các khoản nợ phải trả và các nguồn vốn của doanh nghiệp.
3.2. Kế toán Quản trị
Chức năng: Kế toán quản trị cung cấp thông tin tài chính để hỗ trợ quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo, chuyên về phân tích tài chính và lập kế hoạch tài chính nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Phân tích chi phí và lợi nhuận: Đánh giá các chi phí sản xuất, quản lý, và chi phí bán hàng, từ đó đưa ra các biện pháp tối ưu hóa lợi nhuận.
- Lập dự toán ngân sách: Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm và theo dõi việc thực hiện ngân sách để kiểm soát chi phí hiệu quả.
- Kiểm soát chi phí: Theo dõi và kiểm soát chi phí phát sinh trong các hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo chi phí không vượt quá ngân sách đã lập.
3.3. Kế toán Công nợ
Chức năng: Kế toán công nợ cần quản lý các khoản phải thu và phải trả, đảm bảo thu hồi công nợ kịp thời và thanh toán các khoản nợ đúng hạn. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Quản lý khoản phải thu: Theo dõi và quản lý các khoản phải thu từ khách hàng, gửi hóa đơn và theo dõi tình trạng thanh toán.
- Quản lý khoản phải trả: Xử lý và theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng hạn và tận dụng các chính sách chiết khấu nếu có.
3.4. Kế toán Thuế
Chức năng: Tối ưu hóa nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện các công việc liên quan đến khai báo và nộp thuế, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Kê khai thuế: Chuẩn bị và nộp các tờ khai thuế theo quy định, bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, và các loại thuế khác.
- Nộp thuế: Đảm bảo nộp các khoản thuế đúng hạn để tránh các khoản phạt do nộp chậm hoặc kê khai sai.
- Cập nhật chính sách thuế: Theo dõi và cập nhật các thay đổi trong luật thuế và chính sách thuế, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định mới nhất.
3.5. Kế toán Lương
Chức năng: Quản lý và tính toán lương bổng, các chế độ phúc lợi cho nhân viên, đảm bảo quyền lợi của nhân viên được thực hiện đầy đủ và kịp thời. Trong các doanh nghiệp quy mô lớn hơn, nghiệp vụ này được giao cho chuyên viên C&B, và Kế toán chỉ tham gia vào công đoạn sau.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Tính toán lương: Tính toán và chi trả lương hàng tháng cho nhân viên, bao gồm các khoản phụ cấp, thưởng, và khấu trừ.
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin hồ sơ nhân viên, bao gồm các thông tin về hợp đồng lao động, ngày công, và các chế độ phúc lợi.
- Quản lý phúc lợi xã hội: Đảm bảo các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các chế độ phúc lợi khác được thực hiện đúng quy định.
3.6. Kiểm toán Nội bộ
Chức năng: Thực hiện các kiểm toán nội bộ để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và trung thực trong các hoạt động tài chính.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Kiểm tra quy trình nội bộ: Đánh giá các quy trình nội bộ để xác định các điểm yếu và đề xuất cải tiến.
- Đánh giá hệ thống kiểm soát: Kiểm tra hiệu quả của các hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả trong hoạt động.
- Khuyến nghị cải tiến: Đưa ra các đề xuất cải thiện các quy trình và hệ thống kiểm soát, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và giảm thiểu rủi ro.
Đọc thêm: Sơ đồ tổ chức công ty – Bí quyết cho sự phát triển hiệu quả
4. Một số vị trí quan trọng trong phòng Kế toán
4.1. Giám đốc Tài chính (CFO – Chief Finance Officer)
Giám đốc Tài chính – vị trí cao cấp và có ảnh hưởng lớn nhất trong bộ phận Kế toán. CFO đóng vai trò chủ đạo trong việc phát triển và thực hiện chiến lược tài chính, từ việc đề xuất các chiến lược tài chính dài hạn cho đến việc quản lý các mối quan hệ với nhà đầu tư và các bên liên quan.
Đây chính là những “người thủ lĩnh” trực tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định chiến lược về tài chính doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trọng trách của các CFO không những chỉ thiên về chiến lược mà còn đảm bảo việc thực thi hoạt động tài chính diễn ra hiệu quả.
4.2. Kế toán trưởng
Kế toán trưởng đứng trực tiếp dưới sự quản lý và hướng dẫn của CFO và chịu trách nhiệm về việc điều hành các hoạt động hàng ngày của bộ phận Kế toán.
Trong vai trò của mình, Kế toán trưởng giám sát và quản lý toàn bộ các Kế toán viên, bao gồm việc thực hiện các quy trình Kế toán hàng ngày, lập báo cáo tài chính, và đảm bảo công việc thực hiện đúng hạn. Thông thường, Trưởng phòng Kế toán là cầu nối liên lạc chính với các bộ phận khác để ban hành các quy trình và chính sách Kế toán liên quan, báo cáo kịp thời cho CFO.
4.3. Kế toán tổng hợp
Đây là là vị trí phụ trách hầu hết các mảng liên quan tới Kế toán doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin, thực hiện công tác Kế toán cuối kỳ, kết xuất số liệu để hoàn thành các báo cáo Kế toán theo quy định và yêu cầu của các cấp quản lý. Kế toán tổng hợp cũng hỗ trợ Kế toán trưởng thực hiện công tác đối chiếu, kiểm tra.
5. Các quy trình quan trọng cần sự tham gia của phòng Kế toán
5.1. Quy trình lập ngân sách
Quy trình này bắt đầu từ việc thu thập và phân tích dữ liệu tài chính từ các phòng ban, là cơ sở để xây dựng nên một ngân sách khả thi. Dựa trên các phân tích, phòng Kế toán lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng bộ phận, dự án và cho toàn doanh nghiệp.
Quá trình này bao gồm việc xác định các mục tiêu tài chính cụ thể, lập dự báo doanh thu và chi phí, và phân bổ nguồn lực tài chính. Ví dụ, ngân sách sản xuất sẽ bao gồm dự kiến chi phí nguyên vật liệu và lao động, trong khi ngân sách marketing sẽ bao gồm chi phí cho các chiến dịch quảng cáo và sự kiện.
Ngân sách dự thảo sau đó được trình bày cho Ban Giám đốc và các cấp quản lý để thẩm định. Sau khi lắng nghe phản hồi từ Ban giám đốc, phòng Kế toán sẽ thực hiện các điều chỉnh cần thiết để hoàn thiện ngân sách, trình bày lại để phê duyệt.
5.2. Quy trình duyệt thanh toán lương
Trước hết, phòng Kế toán sẽ nhận dữ liệu từ phòng Nhân sự, gồm danh sách nhân viên, mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thưởng, tiền làm thêm giờ, và các khoản khấu trừ (bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân) và dữ liệu về số ngày công, số giờ làm thêm, nghỉ phép, và các ngày nghỉ không lương của nhân viên.
Kế toán tổng hợp tất cả dữ liệu đã xác nhận vào bảng lương chi tiết cho từng nhân viên. Bảng lương bao gồm thông tin về lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, tiền làm thêm giờ, các khoản khấu trừ, và số lương thực lĩnh.
Ban Giám đốc sẽ là người cuối cùng xem xét và phê duyệt bảng lương. Sau khi đảm bảo không có sai sót gì, Kế toán tiến hành lập lệnh chuyển khoản lương đến nhân viên công ty.
Đọc thêm: 10+ mẫu bảng lương nhân viên mới nhất Excel + Word (Tải miễn phí)
5.3. Quy trình mua hàng – thanh toán
Các phòng ban trong doanh nghiệp xác định nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động của mình, chẳng hạn như nguyên vật liệu sản xuất, văn phòng phẩm, hoặc dịch vụ bảo trì.
Phòng ban liên quan lập phiếu yêu cầu mua hàng, bao gồm thông tin chi tiết về loại hàng hóa/dịch vụ cần mua, số lượng, chất lượng yêu cầu, và thời gian cần hàng. Phiếu này sau đó được gửi đến phòng Mua hàng hoặc phòng Kế toán để phê duyệt.
Sau khi được phê duyệt, và hàng hóa/dịch vụ được giao. Phòng Kế toán nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và kiểm tra tính hợp lệ, so sánh với đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo phương thức đã thỏa thuận.
5.4. Quy trình thu hồi công nợ
Quy trình thu hồi công nợ là một phần quan trọng của hoạt động tài chính trong một doanh nghiệp, nhằm đảm bảo việc thu tiền từ khách hàng được thực hiện một cách hiệu quả và đồng đều.
Quy trình bắt đầu bằng việc xác định các khoản công nợ thông qua việc kiểm tra hệ thống và soát xét danh sách công nợ. Sau đó, thông báo thanh toán được gửi đến các khách hàng có khoản nợ quá hạn, và nếu cần, đàm phán về điều kiện thanh toán.
Quy trình này đòi hỏi sự theo dõi và cập nhật định kỳ để lập báo cáo công nợ và xác nhận thanh toán. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn, các biện pháp thu hồi sẽ được thực hiện, từ việc gửi lại thông báo thanh toán đến sử dụng dịch vụ thu hồi nợ.
5.5. Quy trình quyết toán thuế
Dựa trên dữ liệu thu thập được và các quy định thuế hiện hành, phòng Kế toán xác định các loại thuế cần phải nộp và tính toán số tiền thuế phải nộp cho mỗi loại thuế. Các loại thuế thường bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.
Sau khi báo cáo thuế được kiểm tra và xác nhận, phòng Kế toán tiến hành nộp thuế đúng hạn theo quy định của cơ quan thuế. Đồng thời, các hồ sơ và tài liệu liên quan được duy trì một cách cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm toán và kiểm tra sau này.
Phòng Kế toán không chỉ thực hiện quy trình quyết toán thuế một cách định kỳ mà còn theo dõi và cập nhật về các thay đổi mới trong quy định thuế, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật mới nhất.
6. Các công cụ làm việc cần thiết cho phòng Kế toán
6.1. Bảng tính Excel
Bất cứ ai là nhân viên văn phòng, không thể phủ nhận sức mạnh của Excel. Excel không chỉ là một công cụ đơn giản để nhập liệu và tính toán, mà còn là một nền tảng linh hoạt cho phòng Kế toán thực hiện các nhiệm vụ phức tạp.
Excel cho phép tạo và quản lý các bảng tính, biểu đồ, và công thức tính toán phức tạp, từ việc theo dõi ngân sách đến tính toán lợi nhuận và tỷ suất thuế. Mặc dù có phần thủ công và đòi hỏi trình độ cao từ người sử dụng, nhưng quả thực Excel có thể giúp phòng Kế toán thực hiện các tác vụ tính toán, phân tích dữ liệu, và tạo báo cáo tài chính.
6.2. Phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là công cụ làm việc cốt lõi của mọi phòng Kế toán, giúp tự động hoá các quy trình kế toán – từ quản lý và ghi nhật ký tài chính, lập báo cáo tài chính, xử lý thanh toán, quản lý thu chi và các hoạt động kế toán khác. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ trong việc tuân thủ các quy định pháp lý và nội bộ của công ty.
Tuỳ theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán tổng thể hoặc từng loại chuyên biệt như phần mềm kế toán thuế, phần mềm kế toán chi phí, phần mềm kiểm toán,…
6.3. Phần mềm quản trị tài chính
Nếu như phần mềm kế toán được thiết kế dành riêng cho nội bộ phòng Kế toán, thì phần mềm quản trị tài chính được sử dụng bởi nhiều đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp. Đây là giải pháp toàn diện giúp quản lý và trực quan hóa dữ liệu tài chính theo thời gian thực, hoặc theo từng lát cắt như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền.
Nhờ phần mềm quản trị tài chính, kế toán viên có thể nhanh chóng theo dõi các giao dịch tài chính ra – vào và xem xét hoá đơn chứng từ, duyệt chi tiền trong nội bộ. Luồng giao tiếp và làm việc chung giữa phòng Kế toán và ban lãnh đạo, các bộ phận khác được tối ưu đáng kể.
6.4. Phần mềm CRM
Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là một hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng được thiết kế để quản lý và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.
Phòng Kế toán có thể sử dụng CRM để theo dõi lịch sử giao dịch của khách hàng, quản lý hồ sơ khách hàng, và tạo ra các thông tin liên lạc để đảm bảo việc lập hóa đơn và thu hồi công nợ diễn ra một cách chính xác và hiệu quả.
6.5. Phần mềm quản lý công việc
Giống như tất cả đội nhóm khác, phòng Kế toán sẽ cần tới phần mềm quản lý công việc để lập kế hoạch làm việc, theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả công việc định kỳ (theo ngày, tuần, tháng, quý…) Đôi khi sẽ là các đầu việc phát sinh, hoặc do kế toán giao việc cho những người khác trong doanh nghiệp.
Phần mềm này chính là giải pháp hữu ích cho tình trạng quên việc, chậm deadline công việc, hoặc thậm chí là đùn đẩy trách nhiệm công việc cho nhau.
7. Kết luận
Phòng Kế toán không chỉ là nơi ghi chép và tổ chức thông tin về tài chính mà còn là trung tâm của việc quản lý, kiểm soát và tư vấn về nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Chúc cho mọi doanh nghiệp luôn có được một hệ thống Kế toán vững chắc, với “sức khỏe tài chính” luôn ở trạng thái tốt nhất!
