Theo một khảo sát trên báo VnExpress, năm 2024 vẫn là một năm khó khăn bủa vây doanh nghiệp, khi có tới 73% dự kiến giảm quy mô, tạm ngừng kinh doanh hoặc ngừng hẳn. Trong các doanh nghiệp còn hoạt động, 16,6% doanh nghiệp dự kiến có thể giảm hơn một nửa số lao động, hơn 60% doanh nghiệp dự kiến giảm doanh thu.
Trước một năm nhiều biến số như vậy, bên cạnh chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước một bản kế hoạch ngân sách (budget) thật kỹ lưỡng và linh hoạt, nhằm duy trì tính ổn định tài chính.
Trong bài viết này của Base.vn, doanh nghiệp có thể tiếp cận tới những kiến thức tổng quan nhất về ngân sách, phương pháp lập kế hoạch ngân sách và quản lý ngân sách hiệu quả, với hướng dẫn chi tiết trong từng bước. Base cũng đề xuất một giải pháp tối ưu (và mới nhất) cho các khó khăn doanh nghiệp thường gặp phải xuyên suốt quá trình.
1. Budget là gì?
1.1. Ngân sách và hoạt động lập kế hoạch ngân sách
Ngân sách (budget) là một kế hoạch chi tiêu tài chính được xây dựng để dự đoán, tính toán, kiểm soát các khoản chi phí và thu nhập mà cá nhân hoặc tổ chức sẽ đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.
Trong doanh nghiệp, một bản kế hoạch ngân sách cơ bản sẽ bao gồm mục tiêu tài chính và các dự đoán về doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Kế hoạch ngân sách có thể được lập cho chu kỳ ngắn hạn (từ vài tháng đến 1 năm) hoặc dài hạn (từ 3 – 10 năm).
Thông thường, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch ngân sách hằng năm, trùng với năm tài chính, và được phân bổ thành các tháng hoặc quý. Điều này giúp cho việc chuẩn bị ngân sách dễ dàng hơn, cũng như việc đối chiếu giữa kết quả thực tế và kế hoạch ban đầu có nhiều thuận lợi.
1.2. Các loại ngân sách
Trong doanh nghiệp, nhiều loại ngân sách khác nhau được thiết lập để quản lý và kiểm soát tài chính: ngân sách bán hàng (sales budget), ngân sách sản xuất (production budget), ngân sách lao động trực tiếp (direct labor budget), ngân sách quảng cáo và marketing (advertising and marketing budget),…
Bài viết này sẽ chỉ đề cập sâu vào ngân sách tổng thể (master budget) – là đỉnh cao và mục tiêu của quá trình lập kế hoạch ngân sách, là sự tổng hợp của tất cả các ngân sách cấp phòng ban, chi nhánh, phân khúc,… hoặc bất kỳ đơn vị có ý nghĩa nào khác trong doanh nghiệp.
Ngân sách tổng thể bao gồm ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính:
- Ngân sách hoạt động (operating budget) xác định các nguồn lực cần thiết nhằm thực hiện các hoạt động đã được lên kế hoạch trong kỳ ngân sách, chẳng hạn như sản xuất, bán hàng, dịch vụ, mua hàng, marketing,… Ngân sách hoạt động của từng doanh nghiệp được tổng hợp vào báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến, trong đó thể hiện tổng doanh thu, tổng chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Ngân sách tài chính (financial budget) xác định các nguồn vốn và việc sử dụng vốn cho các hoạt động đã được lập ngân sách, bao gồm kế hoạch về thu nhập, chi phí, dòng tiền, đầu tư và các chiến lược tài chính dài hạn. Ngân sách tài chính bao gồm ngân sách tiền mặt, báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến, bảng cân đối kế toán dự kiến và ngân sách chi tiêu vốn.
Để mang lại nhiều giá trị nhất, ngân sách tổng thể sẽ vừa có các chỉ số chung của toàn doanh nghiệp, vừa có bộ chỉ số được phân bổ xuống cho các bộ phận. Lý tưởng nhất, từng bộ phận sẽ tham gia sâu vào quy trình lập kế hoạch ngân sách, theo các hướng dẫn được mô tả ở phần sau.
Đọc thêm: Tài chính là gì? Hiểu về chức năng và tiềm năng phát triển của hoạt động tài chính
2. Tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngân sách?
2.1. Kế hoạch ngân sách có mối quan hệ chặt chẽ với kế hoạch kinh doanh và đánh giá hiệu suất
Budget được lập ra để định lượng hóa các nội dung trong kế hoạch kinh doanh, đồng thời đo lường các nguồn lực tài chính cần thiết để doanh nghiệp có thể hoàn thành mục tiêu kinh doanh. Dựa trên budget dự kiến, ban lãnh đạo sẽ điều chỉnh kế hoạch kinh doanh; rồi quay ngược lại điều chỉnh budget.
Đồng thời, dựa trên doanh thu và chi phí dự kiến trong kế hoạch ngân sách, doanh nghiệp sẽ tạo ra một loạt các quy tắc hoạt động, để nhân sự tuân theo trong suốt cả năm.
Ngân sách cũng được sử dụng như một công cụ để đo lường và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp nói chung và từng bộ phận nói riêng. Việc so sánh thường xuyên giữa kế hoạch ban đầu và thực tế đang diễn ra – về cả doanh thu và chi phí – sẽ cho biết doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào, và liệu có thể đạt được mục tiêu đề ra hay không. Lúc này, ban lãnh đạo có thể tiếp tục điều chỉnh budget hoặc lập ra một bản kế hoạch kinh doanh ngắn hạn mới để giải quyết vấn đề.
Đọc thêm: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch kinh doanh (có kế hoạch kinh doanh mẫu)
2.2. Các vai trò khác của ngân sách doanh nghiệp
Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Quá trình lập kế hoạch ngân sách tổng thể đòi hỏi xác định cụ thể mỗi bộ phận sẽ cần có bao nhiêu nguồn lực để thực hiện các hoạt động trong kế hoạch, ví dụ như dự báo về số lượng nhân công, khối lượng nguyên vật liệu,… Điều này giúp nguồn lực của doanh nghiệp được phân bổ hiệu quả và cân đối giữa các bộ phận.
Kiểm soát chi phí: Ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động hơn và cũng buộc phải chặt chẽ hơn trong các quyết định chi tiêu. Khi thường xuyên so sánh giữa chi phí thực tế và dự kiến trong ngân sách, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng xác định được vấn đề và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Quản lý dòng tiền: Bằng cách lập kế hoạch thu chi trong ngân sách, doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, đảm bảo rằng luôn có đủ nguồn lực để duy trì hoạt động hằng ngày và đầu tư vào các cơ hội tương lai.
Tạo động lực cho nhân sự: Nhìn vào budget, tất cả nhân sự trong doanh nghiệp đều biết về mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp, từ đó có thêm động lực đóng góp vào thành tựu chung. Mặt khác, một ngân sách đầy thách thức có thể kích thích tinh thần của nhân sự, khiến họ muốn nỗ lực nhiều hơn nữa để đạt được mục tiêu.
Kết nối các bộ phận: Trong quá trình hoàn thiện kế hoạch ngân sách, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có cơ hội thấu hiểu và phối hợp lẫn nhau, để cùng đưa ra các quyết định tốt nhất. Lấy ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể dựa trên ý kiến của bộ phận chăm sóc khách hàng để đưa ra dự báo doanh số bán hàng, và chia sẻ nó tới bộ phận sản xuất.
3. Nguyên tắc chung để lập budget hiệu quả
3.1. Kế hoạch ngân sách bao gồm những gì?
Một bản kế hoạch ngân sách cần bao gồm tối thiểu các nội dung sau, xét trong quy mô toàn doanh nghiệp và cả khi đã phân bổ xuống từng bộ phận:
- Mục tiêu và chiến lược: Là các mục tiêu tài chính đã đặt ra cùng chiến lược tài chính sơ bộ.
- Dự đoán doanh thu: Xác định doanh thu dự kiến đến từ các nguồn khác nhau như bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ, đầu tư, và các nguồn tài chính khác.
- Dự đoán chi phí hoạt động: Xác định các mục chi phí dự kiến như lương nhân sự, nguyên vật liệu, vận hành, marketing, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động hàng ngày.
- Chỉ tiêu lợi nhuận: Xác định mức lợi nhuận dự kiến bằng cách lấy doanh thu dự kiến trừ đi chi phí dự kiến.
- Phân bổ ngân sách: Xác định cách phân bổ ngân sách cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
- Các giới hạn ngân sách: Xác định mức giới hạn về nguồn lực tài chính mà mỗi bộ phận được sử dụng.
- Các định mức chi phí: Ước lượng khoản chi phí tiêu chuẩn để thực hiện một hoạt động cụ thể, ví dụ như chi phí trên mỗi sản phẩm sản xuất, hoặc chi phí trên mỗi giờ làm việc của nhân viên.
- Các chỉ tiêu phi tài chính: Là các chỉ tiêu quan trọng có liên quan tới kết quả thực hiện ngân sách như chất lượng sản phẩm, hiệu suất làm việc, hoặc sự hài lòng của khách hàng.
- Phân tích rủi ro tài chính: Đánh giá các yếu tố rủi ro có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến ngân sách, và xác định chiến lược để phòng tránh rủi ro hoặc giảm thiểu các tác động tiêu cực từ chúng.
- Dự trữ tài chính: Xác định mức tiền dự trữ cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ và đối phó với những thách thức bất ngờ.
3.2. Các nguyên tắc quan trọng khi lập kế hoạch ngân sách
Kế hoạch ngân sách phải xuất phát từ kế hoạch kinh doanh: Nếu bỏ qua sự liên kết với kế hoạch kinh doanh và mục tiêu chiến lược, một bản kế hoạch ngân sách thường chỉ tái hiện lại kết quả của năm trước với một số thay đổi nhỏ, không mang lại giá trị thực tiễn cho tương lai.
Kế hoạch ngân sách cần cân đối giữa các bộ phận: Lấy ví dụ, bộ phận kinh doanh thường muốn nâng cao doanh số nên sẽ cho phép khách hàng ghi nợ, trong khi bộ phận kế toán luôn muốn hạn chế tối đa nợ khó đòi. Doanh nghiệp cần lập ra các tiêu chuẩn chung về quản lý tài chính sao cho hài hoà giữa các bộ phận.
Tất cả các cấp quản lý đều cần tham gia: Lập budget không nên chỉ diễn ra trong các cuộc họp riêng tư của ban lãnh đạo cấp cao, mà cần có sự tham gia của các nhà quản lý cấp thấp hơn, bởi họ là những người biết rõ nhất điều gì có thể, không thể đạt được và những nguồn lực nào cần thiết.
Con người cần có cảm giác làm chủ ngân sách: Tất cả các cấp nhân sự trong doanh nghiệp cần chủ động đóng góp ý kiến vào quá trình thiết lập và sửa đổi ngân sách, thay vì để ngân sách áp đặt lên mình. Ngân sách cũng cần được nhìn nhận là một công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả, chứ không phải là công cụ phục vụ kiểm soát và đánh giá trách nhiệm.
Kế hoạch ngân sách phải linh hoạt. Ngân sách cần được theo dõi và linh hoạt điều chỉnh, thay vì mãi phụ thuộc vào một bản kế hoạch không còn phù hợp với các điều kiện thực tế.
Kế hoạch ngân sách cần minh bạch. Các nội dung bên trong kế hoạch ngân sách cần có căn cứ rõ ràng và giải trình cụ thể. Quá trình đàm phán, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách cũng phải được thực hiện theo đúng quy trình.
3.3. Các kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến
Lập ngân sách gia tăng (incremental budgeting)
Trong kỹ thuật này, ngân sách cho một khoảng thời gian tiếp theo (thường là năm tài chính tiếp theo) được xây dựng dựa trên ngân sách của giai đoạn trước đó, với một số điều chỉnh để phản ánh các thay đổi dự kiến trong hoạt động kinh doanh như tăng giảm dự kiến trong doanh số bán hàng, chi phí sản xuất, chi phí nhân sự,… Cách tiếp cận này thường dựa trên nguyên tắc tăng lên hoặc giảm đi một số lượng cố định (ví dụ 5%, 10%,…) so với ngân sách của giai đoạn trước đó.
Ưu điểm:
- Đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn hẳn so với việc xây dựng ngân sách hoàn toàn mới từ đầu
- Có tính ổn định vì dựa trên cơ sở của giai đoạn trước đó, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và đánh giá hiệu suất hoạt động.
Nhược điểm:
- Có thể làm mất đi tính linh hoạt cần thiết của kế hoạch ngân sách, không phản ánh được đầy đủ các biến động hoặc thay đổi trong môi trường kinh doanh, và cũng hạn chế năng lực thích nghi của doanh nghiệp
- Chỉ khuyến khích duy trì trạng thái hiện tại, làm hạn chế khả năng sáng tạo và động lực thúc đẩy cải tiến của doanh nghiệp
- Có nguy cơ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh mới.
Lập ngân sách liên tục (continuous budgeting) hay còn gọi là ngân sách gối đầu (rolling budgeting)
Trong kỹ thuật này, doanh nghiệp không giữ nguyên kế hoạch ngân sách từ đầu tới cuối chu kỳ ngân sách mà sẽ cập nhật liên tục. Khi kết thúc một khoảng thời gian ngắn nhất định – thường là 1 tháng hoặc 1 quý – doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung thêm ngân sách của 1 tháng hoặc 1 quý mới vào phần sau của kế hoạch.
Lấy ví dụ, doanh nghiệp A luôn chuẩn bị budget cho chu kỳ 12 tháng. Hết tháng thứ nhất, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung thêm ngân sách của tháng thứ 13 vào kế hoạch. Đồng thời, ngân sách của các tháng thứ 2, 3, 4,…, 12 cũng được điều chỉnh lại dựa trên dữ liệu thực tế gần nhất và các dự báo mới nhất.
Ưu điểm:
- Đề cao tính linh hoạt, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh ngân sách liên tục, giúp thích nghi nhanh chóng với các biến đổi thị trường và điều kiện kinh doanh
- Giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác hơn về tương lai gần, dựa trên các dự đoán được cập nhật liên tục
- Tạo động lực thúc đẩy các bộ phận cải thiện hiệu suất tốt hơn, nhằm duy trì hoặc vượt qua các mục tiêu ngân sách cũ.
Nhược điểm:
- Yêu cầu nhiều nguồn lực (nhân lực, thời gian, chi phí quản lý,…) để thực hiện lập kế hoạch và theo dõi, điều chỉnh liên tục, đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhiều bộ phận và mô hình hoạt động phức tạp
- Mặc dù tối ưu các dự báo trong tương lai gần, nhưng lại không ổn định cho các dự báo trong khoảng thời gian xa hơn.
Lập ngân sách dựa trên hoạt động (activity-based budgeting)
Kỹ thuật này được xây dựng dựa trên việc phân tích các hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ thu thập dữ liệu để đánh giá chi phí và nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động. Ngân sách sẽ được phân bổ dựa trên định mức chi phí tương tức.
Ưu điểm:
- Xác định chi phí một cách chi tiết, giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về cơ cấu chi phí và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả
- Giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào các hoạt động tạo ra giá trị, cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết
- Cung cấp thông tin cụ thể để đánh giá hiệu suất và tối ưu hóa quá trình làm việc của các bộ phận, nhân sự trong doanh nghiệp
- Cho phép doanh nghiệp cải tiến liên tục.
Nhược điểm:
- Yêu cầu nhiều nguồn lực (nhân lực, thời gian, chi phí quản lý,…) để thực hiện lập kế hoạch và theo dõi, phân tích các hoạt động diễn ra
- Đòi hỏi quá trình chi tiết và phức tạp, có thể khó triển khai và khó quản lý đối với một số doanh nghiệp.
Lập ngân sách dựa trên hiệu suất (performance-based budgeting)
Đây là kỹ thuật phân bổ nguồn lực tài chính dựa trên hiệu suất (các mục tiêu, chỉ tiêu), và kết quả đạt được trong quá khứ hoặc dự kiến của tương lai. Các bộ phận có hiệu suất cao thường nhận được nguồn lực nhiều hơn để duy trì và cải thiện thành tích của mình; trong khi các bộ phận có hiệu suất thấp có thể nhận được ít nguồn lực hơn và cần cải thiện hiệu suất để được phân bổ thêm ngân sách.
Ưu điểm:
- Tăng cường tính minh bạch trong phân bổ ngân sách
- Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận
- Thúc đẩy sự sáng tạo và cải tiến trong quá trình làm việc để cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa kết quả kinh doanh.
Nhược điểm:
- Mức độ ưu tiên phân bổ ngân sách có thể không chính xác trong trường hợp đo lường hiệu suất bị sai lệch, hoặc có một số hoạt động không thể đo lường kết quả bằng các chỉ số trực quan
- Tạo ra áp lực lớn và cạnh tranh nội bộ giữa các bộ phận
- Có thể dẫn tới những quyết định chưa chính xác hoặc hệ quả không mong muốn, ví dụ như các hoạt động có hiệu suất thấp bị cắt giảm nguồn lực quá mức.
Lập ngân sách từ con số 0 (zero-based budgeting)
Đúng như tên gọi, trong kỹ thuật này, mọi khoản chi tiêu phải được xác định và chứng minh từ đầu, không dựa trên việc sử dụng ngân sách hoặc các hoạt động xảy ra trong giai đoạn trước đó. Các bộ phận trong doanh nghiệp cần xác định các khoản chi phí dự kiến, đồng thời giải trình cụ thể và đưa ra phản biện để bảo vệ kế hoạch ngân sách này. Mỗi khoản chi tiêu đều được xem xét một cách kỹ lưỡng, và budget chỉ được cấp phát khi có lý do thuyết phục.
Ưu điểm:
- Khuyến khích doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa việc phân bổ và sử dụng ngân sách
- Thúc đẩy sự minh bạch và rõ ràng trong việc sử dụng và quản lý ngân sách của từng bộ phận
- Thúc đẩy sự sáng tạo và cải tiến của các cá nhân và bộ phận, nhằm tìm ra các phương pháp tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu suất.
Nhược điểm:
- Yêu cầu nhiều nguồn lực (nhân lực, thời gian, chi phí,…) để xây dựng một kế hoạch mới hoàn toàn, đồng thời và phản biện nhiều lần trước khi chốt được phương án cuối cùng
- Mức độ ưu tiên phân bổ ngân sách có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan là khả năng phản biện của đại diện các bộ phận
- Gây khó khăn hơn cho các bộ phận, thậm chí có thể dẫn tới căng thẳng và phản kháng
Mỗi kỹ thuật lập budget đều có ưu nhược điểm riêng, và việc lựa chọn áp dụng kỹ thuật nào sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, mô hình kinh doanh, mục tiêu chiến lược, đặc điểm cụ thể và khả năng triển khai của từng doanh nghiệp. Đôi khi, việc kết hợp linh hoạt các kỹ thuật khác nhau có thể mang lại kết quả tốt nhất.
3.4. Các phương pháp lập kế hoạch ngân sách
Có 2 phương pháp lập kế hoạch ngân sách phổ biến là từ dưới lên và từ trên xuống.
Ngân sách lập từ dưới lên (bottom-up budgeting)
Đây là quá trình xây dựng ngân sách bắt đầu từ cấp độ nhỏ nhất trong doanh nghiệp (ví dụ như một đội nhóm Tuyển dụng). Các bộ phận nhỏ này sẽ đưa ra dự báo chi phí và đề xuất ngân sách dựa trên nhu cầu và hoạt động cụ thể của họ, sau đó lần lượt trình lên các cấp độ cao hơn (phòng Nhân sự, khối Back Office) để tổng hợp thành ngân sách của cấp độ đó, và sau cùng là tạo ra ngân sách tổng thể của toàn doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Thúc đẩy sự tham gia nhiệt tình, tính cam kết và tinh thần trách nhiệm của các bộ phận trong suốt quá trình
- Kế hoạch ngân sách được lập ra rất chi tiết và linh hoạt, phản ánh chính xác các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của từng bộ phận.
Nhược điểm:
- Không kết nối chặt chẽ với kế hoạch kinh doanh và mục tiêu tài chính tổng thể của doanh nghiệp, có thể dẫn tới sự thiếu đồng nhất trong ngân sách
- Tốn nhiều thời gian và công sức để xác nhận và tổng hợp từng khoản chi phí từ từng bộ phận, hơn nữa còn phải thông qua nhiều cấp độ khác nhau.
Ngân sách lập từ trên xuống (top-down budgeting)
Ngược lại với phương pháp trên, ngân sách lập từ trên xuống sẽ được bắt đầu từ cấp độ cao nhất của doanh nghiệp (ví dụ như ban lãnh đạo hoặc hội đồng quản trị). Sau đó, các số liệu và mục tiêu ngân sách mới được chia nhỏ và phân bổ xuống các bộ phận cụ thể phía dưới.
Ưu điểm:
- Đảm bảo sự liên kết của kế hoạch ngân sách với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp, giúp duy trì sự nhất quán trong ngân sách
- Tinh gọn quá trình lập kế hoạch ngân sách, giúp tiết kiệm nguồn lực cho các bộ phận ở mọi cấp độ.
Nhược điểm:
- Có thể khiến các bộ phận cảm thấy bị áp đặt, không thoải mái và cũng không cam kết với kế hoạch ngân sách
- Thiếu đi sự chi tiết và linh hoạt, không phản ánh đầy đủ các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của từng bộ phận.
Tùy thuộc vào cân nhắc các yếu tố về mô hình kinh doanh, cấu trúc bộ máy và điều kiện hiện có, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp lập budget, hoặc kết hợp giữa cả hai phương pháp này. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường triển khai kết hợp, nhằm cân đối giữa sự nhất quán với mục tiêu tổng thể từ ban lãnh đạo và sự linh hoạt, chi tiết từ các bộ phận.
4. Hướng dẫn lập budget cho doanh nghiệp
Bước 1: Thành lập uỷ ban ngân sách & đặt mục tiêu ngân sách cấp cao
Quá trình lập kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp bắt đầu từ việc thành lập uỷ ban ngân sách (hoặc một nhóm làm việc khác có tên gọi tương tự), thường bao gồm các thành viên đến từ nhiều bộ phận và đảm nhiệm các chức vụ khác nhau: quản lý cấp cao như giám đốc điều hành (CEO) hoặc giám đốc tài chính (CFO), “chuyên gia” về tài chính – kế toán, “chuyên gia” về chiến lược kinh doanh, và đại diện các bộ phận trong doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của uỷ ban ngân sách bao gồm:
- Thiết lập quy trình lập kế hoạch ngân sách và hướng dẫn cho các cá nhân, bộ phận có liên quan thực hiện
- Thu thập, xem xét các thông tin phục vụ lập ngân sách do ban lãnh đạo đưa xuống và các bộ phận trong doanh nghiệp trình lên
- Đánh giá và xác định các cá nhân, bộ phận, hoạt động, dự án,… cần ưu tiên về chi phí và đầu tư
- Đưa ra dự báo và ước tính về doanh thu, chi phí và các chỉ số tài chính cần thiết khác; so sánh ước tính với nguồn lực hiện có
- Hoàn thiện kế hoạch ngân sách tổng thể và các bước phê duyệt
- Theo dõi và đánh giá để đảm bảo ngân sách được thực hiện đúng theo kế hoạch và có thể điều chỉnh nếu cần.
Xuất phát từ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, ủy ban ngân sách sẽ đặt ra mục tiêu ngân sách cấp cao – mục tiêu chung và quan trọng nhất mà doanh nghiệp hướng đến trong việc quản lý ngân sách và tài chính. Đó có thể là tăng trưởng doanh thu, tăng trưởng lợi nhuận hoặc tỷ suất sinh lời, cắt giảm chi phí, mở rộng thị phần, tăng giá trị cổ phiếu,…
Cùng với đó, doanh nghiệp cũng cần công bố các quyết định cụ thể có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong giai đoạn tới, ví dụ như cắt giảm quy mô nhân sự, phát triển sản phẩm mới, giảm giá hàng bán, tăng cường khuyến mãi,…
Bước 2: Dự báo các chỉ số ngân sách
Một trong những bước quan trọng nhất của quá trình lập budget là dự báo các chỉ số ngân sách, bao gồm doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí hoạt động, nguồn thu và các chỉ số tài chính khác.
Hoạt động này dựa trên việc dự đoán hoặc ước tính các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và tài chính doanh nghiệp trong tương lai, với dữ liệu đầu vào thường là:
- Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp
- Chỉ số hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và giai đoạn hiện tại
- Phân tích PESTEL về môi trường kinh doanh và những yếu tố khách quan bên ngoài gồm chính trị (Political), kinh tế (Economic), xã hội (Sociocultural), công nghệ (Technological), môi trường (Environmental) và pháp lý (Legal).
Lưu ý rằng trong số đó, một vài yếu tố sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ doanh nghiệp, trong khi một số khác chỉ có thể tác động tới các bộ phận nhất định. Lấy ví dụ, bộ phận tài chính có thể lo ngại về mức lãi suất cho vay dự kiến, nhưng lãi suất này sẽ không liên quan đến các hoạt động của bộ phận sản xuất. Tuy nhiên, cả hai bộ phận đều cần lưu ý tới tỷ lệ lạm phát và tốc độ tăng trưởng dự kiến của nền kinh tế.
Có 2 phương pháp phân tích dự báo phổ biến là phân tích chuỗi thời gian và dự báo nhân quả.
- Phân tích chuỗi thời gian (time series analysis) thường được sử dụng để dự đoán giá trị tương lai của một biến số dựa trên quan sát trong quá khứ. Lấy ví dụ, trong nhiều năm qua, doanh thu của doanh nghiệp có xu hướng tăng dần và đã tăng đột ngột trong 2 tháng cuối năm. Dựa trên đó, doanh nghiệp có thể kỳ vọng năm tiếp theo cũng sẽ như vậy.
- Dự báo nhân quả (causal forecasting) được sử dụng để xác định mối quan hệ nhân – quả giữa một chỉ số ngân sách và các biến số khác trong doanh nghiệp. Lấy ví dụ, doanh nghiệp phát hiện ra mô hình nhân quả: nếu tăng chi phí quảng cáo từ mức trung bình đến cao sẽ dẫn đến tăng doanh thu đáng kể, nhưng nếu tiếp tục tăng cao hơn nữa (vượt qua điểm cực đại) thì hiệu quả sẽ kém dần.
Lưu ý rằng có một số yếu tố ảnh hưởng tới dự báo chỉ số ngân sách như lạm phát, rủi ro không lường trước, hoặc đường cong học tập (learning curve – lần đầu tiên thực hiện một công việc sẽ đòi hỏi thời gian dài và chi phí cao, nhưng sau khi lặp lại công việc đó nhiều lần và trở nên thành thạo, nhân sự chỉ cần ít thời gian và chi phí hơn),…
Bước 3: Gửi đề xuất ngân sách (đối với ngân sách lập từ dưới lên)
Quy trình đề xuất
Trong phương pháp lập ngân sách từ dưới lên (bottom-up) hoặc kết hợp hai chiều, mỗi bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp sẽ chuẩn bị một đề xuất ngân sách ban đầu, dựa trên các hướng dẫn chung của ủy ban ngân sách cùng các mục tiêu và chỉ số dự báo chung.
Đề xuất ngân sách này được lần lượt đề xuất lên các bộ phận cấp trên kế tiếp, còn gọi là đơn vị ngân sách cấp cao hơn. Tại mỗi cấp, đề xuất có thể được chỉnh sửa, bổ sung nhằm đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu ngân sách chung của doanh nghiệp, của bộ phận cấp trên và các bộ phận khác cùng cấp.
Lưu ý rằng khi chi tiêu vượt quá nguồn thu của ngân sách, doanh nghiệp sẽ phải đối diện với tình trạng thâm hụt ngân sách (budget deficit). Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp có thể sử dụng tới ngân sách đệm hay còn gọi là ngân sách dự phòng (budgetary slack). Đây là kỹ thuật tính toán thêm một “lớp đệm” trong ngân sách được đề xuất, bằng việc đề xuất mức doanh thu thấp hơn và mức chi phí cao hơn so với dự báo thực tế.
Đọc thêm: Tải miễn phí 5 mẫu tờ trình xin kinh phí trong doanh nghiệp
Bước 4: Đàm phán và thống nhất ngân sách
Các đề xuất ngân sách sẽ được xem xét về mức độ tuân thủ quy định và chủ trương ngân sách chung của doanh nghiệp, trước khi được mang ra phân tích xem chúng đã phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp và các bộ phận khác có liên quan hay chưa.
Tại mỗi thời điểm, đề xuất ngân sách đều có thể có thể được đàm phán lại giữa người quản lý bộ phận và cấp trên kế tiếp của họ. Đây là giai đoạn quan trọng nhất của quá trình lập kế hoạch ngân sách và cũng tốn nhiều thời gian nhất. Các thay đổi cần thiết sẽ được thực hiện cho tới khi đề xuất được trình lên tới ủy ban ngân sách.
Tại đây, đề xuất ngân sách từ tất cả các bộ phận riêng lẻ được tổng hợp thành bản dự thảo đầu tiên của ngân sách tổng thể (master budget), phản ánh tình hình toàn cảnh của ngân sách doanh nghiệp, bao gồm cả các chỉ số doanh thu và chi phí chi tiết từ từng bộ phận.
Ủy ban ngân sách sẽ tiến hành phân tích kỹ thuật và chiến lược của bản dự thảo. Sau đó, các bộ phận sẽ tiến hành cập nhật và sửa đổi lần cuối để thống nhất ra budget cuối cùng.
Bước 5: Xem xét và phê duyệt ngân sách cuối cùng
Bước cuối cùng của quá trình lập kế hoạch ngân sách là đệ trình ngân sách tổng thể cho ban lãnh đạo cấp cao để phê duyệt lần cuối. Đôi khi, ủy ban ngân sách sẽ cần đưa ra một số giải trình về các quyết định phê duyệt ngân sách trước đó, các điểm mấu chốt đã đàm phán thành công, hoặc đưa ra lời cam kết với budget này.
Trải qua bước này, kế hoạch ngân sách bắt đầu được đưa vào thực hiện. Ban lãnh đạo hoặc ủy ban ngân sách có thể công bố rộng rãi thông tin này tới các bộ phận có liên quan trong toàn doanh nghiệp.
5. Hướng dẫn quản lý ngân sách trong doanh nghiệp
Bước 1: Theo dõi và ghi nhận ngân sách
Mục đích của bước này là xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ về tình hình tài chính, bao gồm cả quy trình, công cụ và con người; tạo nền tảng cho việc đánh giá và điều chỉnh ngân sách giai đoạn sau.
Việc theo dõi và ghi nhận ngân sách có thể được thực hiện song song giữa các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp và các trung tâm trách nhiệm chuyên biệt:
- Trung tâm chi phí: bộ phận C&B, phòng kế toán, phòng thu mua,…
- Trung tâm doanh thu: cơ sở kinh doanh, bộ phận bán lẻ, mảng dịch vụ khách hàng,…
- Trung tâm lợi nhuận: phân chia theo phân khúc khách hàng, nhánh sản phẩm,…
- Trung tâm đầu tư: phòng chiến lược kinh doanh, phòng nghiên cứu và phát triển (R&D),…
Vào mỗi cuối kỳ tài chính, dữ liệu về ngân sách sẽ được cập nhật chính xác trên các công cụ báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Còn trong kỳ tài chính, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ quản lý tài chính để ghi nhận liên tục và tự động các dữ liệu này.
Bước 2: Đánh giá kết quả sử dụng ngân sách
Có 2 quan điểm khác nhau khi đánh giá việc sử dụng ngân sách trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào môi trường kinh doanh và chiến lược vận hành, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 2 quan điểm đánh giá trên hoặc có thể sử dụng kết hợp:
- Quan điểm 1 – Đạt mục tiêu: Chi phí thực tế có thể chênh lệch cao hơn so với budget đặt ra, nhưng nếu điều đó giúp các bộ phận đạt được mục tiêu ưu tiên (có báo cáo và giải trình hợp lý) thì sẽ được chấp nhận.
- Quan điểm 2 – Kiểm soát chặt chẽ: Các định mức chi phí đã được lập ra rất chi tiết, và doanh nghiệp gần như sẽ không cho phép các bộ phận chi tiêu vượt quá kế hoạch ban đầu.
Phân tích phương sai (analysis of variance – ANOVA) là quá trình so sánh chi phí và doanh thu thực tế trong một khoảng thời gian nhất định với chỉ tiêu ngân sách đã được lập kế hoạch cho cùng khoảng thời gian đó. Nếu việc phân tích diễn ra SAU KHI đã kết thúc khoảng thời gian ghi nhận dữ liệu (ví dụ như tuần trước, tháng trước), đó là kết quả cuối cùng của việc sử dụng ngân sách. Nếu việc phân tích diễn ra ở thời điểm ĐANG TRONG chu kỳ ngân sách được xem xét, đó là tiến độ sử dụng ngân sách.
Tương tự như quy trình đề xuất ngân sách, mỗi bộ phận cần báo cáo việc thực hiện các số liệu ngân sách định kỳ (theo tuần, tháng,…) và giải trình những yếu tố bất thường nếu có cho cấp trên kế tiếp. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề gặp phải và nhanh chóng khắc phục tình hình.
Bước 3: Điều chỉnh ngân sách
Ngay cả sau khi kế hoạch ngân sách đã được phê duyệt và đang trong quá trình thực hiện, nó vẫn có thể phải điều chỉnh lại nếu hoàn cảnh đã thay đổi đáng kể, và những thay đổi đó đã nằm ngoài tầm kiểm soát. Hoạt động này được đề cao trong kỹ thuật lập ngân sách luân phiên (continuous budgeting) hay còn gọi là ngân sách liên tục (rolling budgeting). Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng kỹ thuật khác, nên có một lịch xem xét và cập nhật ngân sách định kỳ.
Mặc dù việc điều chỉnh ngân sách mang lại những định hướng hoạt động kịp thời cho doanh nghiệp, nhưng nếu xảy ra quá thường xuyên, nó có thể khiến cho các bộ phận xem nhẹ quá trình lập kế hoạch. Không nên có quá 2 đợt điều chỉnh ngân sách trong một năm, và doanh nghiệp cũng cần khẳng định tính nghiêm túc trong quản lý ngân sách: chỉ sửa đổi khi thực sự cần thiết.
Trong trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh ngân sách, doanh nghiệp cần xem xét 2 phương án:
- Phương án 1: Tạm hoãn việc thực hiện hoạt động đó để chờ được cấp nguồn lực tài chính mới trong chu kỳ ngân sách tiếp theo
- Phương án 2: Tiếp tục thực hiện hoạt động, đồng thời phân bổ lại các khoản ngân sách đã vượt chỉ tiêu hoặc chưa dùng đến, để bù đắp vào các khoản ngân sách còn thiếu, sao cho giá trị tổng ngân sách doanh nghiệp vẫn được duy trì. Một số cách hữu ích thường được áp dụng là tăng tổng doanh thu, đẩy nhanh dòng tiền vào, làm chậm dòng tiền ra, tối ưu sử dụng nguồn vốn,…
6. Có công cụ nào hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý ngân sách doanh nghiệp hiệu quả?
Doanh nghiệp thường gặp phải một số khó khăn khi lập và quản lý budget theo cách truyền thống:
- Dự báo các chỉ số ngân sách của doanh nghiệp thường gặp khó khăn do sự rườm rà của cuộc họp nội bộ và quá trình phân tích số liệu thủ công. Quá trình này thường kéo dài tận 2 – 4 tuần, tạo ra sự chậm trễ với nhiều nguy cơ sai sót.
- Gửi đề xuất ngân sách là quá trình tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức, do các bộ phận thường trì hoãn việc điền thông tin vào các biểu mẫu đề xuất, và ủy ban ngân sách cũng cần thực hiện hàng loạt thao tác thủ công bao gồm thu thập thông tin, đối chiếu số liệu và tổng hợp chúng thành một bản dự thảo ngân sách tổng thể. Thế nhưng vẫn có sai sót xảy ra, doanh nghiệp lại phải đầu tư thêm nguồn lực để xử lý rủi ro và khắc phục thiệt hại.
- Phê duyệt ngân sách cũng gặp khó bởi các bảng tính thông thường không truy xuất được nguồn gốc các con số, trong khi ủy ban ngân sách thường không có đủ thời gian và công sức để đào sâu hơn vào các tầng thông tin. Ngay cả khi đại diện từng bộ phận đã đứng ra giải trình, dường như các con số vẫn rất rời rạc và khó hiểu.
- Theo dõi việc sử dụng ngân sách có độ trễ lớn vì từng bộ phận sẽ chỉ báo cáo tiến độ và kết quả sử dụng ngân sách theo định kỳ cuối tháng, cuối quý hoặc thậm chí là sau nửa năm. Các câu hỏi rất cơ bản trong quản lý budget doanh nghiệp, dường như lại không có đáp án ngay.
- Điều chỉnh ngân sách gặp phải sự bị động do uỷ ban ngân sách chỉ đóng vai trò tiếp nhận thông tin, mà gần như không có khả năng phát hiện ra vấn đề trong sử dụng ngân sách của các bộ phận, hoặc nếu có phát hiện ra thì cũng đã muộn. Mỗi lần điều chỉnh ngân sách thì khối lượng công việc và áp lực cũng lại tăng cao.
Tháng 11/2023, lời giải cho các bài toán này đã được chính thức công bố: Base Finance+ – Bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực đầu tiên tại Việt Nam.
Base Finance+ có khả năng tập trung dữ liệu tài chính từ nhiều nguồn khác nhau về một hệ thống dashboard chung duy nhất, bổ sung thêm các tùy chỉnh chuyên sâu về trực quan hoá, phân tích chỉ số và dự báo. Đặc biệt, các hoạt động giao dịch, vận hành và hoạt động quản trị tài chính sẽ được kết nối với nhau theo thời gian thực (real-time).
Với bộ giải pháp này, doanh nghiệp có thể làm chủ dữ liệu tài chính theo nhiều lát cắt, dễ dàng quản lý doanh thu và dòng tiền vào, quản lý chi phí và dòng tiền ra, thậm chí là quản lý tiền mặt tự động. Quá trình lập kế hoạch và quản lý ngân sách, nhờ vậy, được tinh gọn và thông suốt hơn nhiều lần – từ bước đặt mục tiêu ban đầu cho tới bước điều chỉnh ngân sách.
Với Base Finance+, uỷ ban ngân sách có thể:
- Đưa ra dự báo ngân sách chính xác và nhanh hơn: Base Finance+ tích hợp dữ liệu tài chính của doanh nghiệp trên một hệ thống chung duy nhất, ghi nhận trong thời gian dài và cập nhật chúng tự động theo thời gian thực (real-time) – chính là cơ sở toàn diện, chặt chẽ để dự báo ngân sách. Hệ thống dashboard cũng được thiết kế trực quan với khả năng tùy chỉnh theo nhiều lát cắt, giúp tăng tốc đáng kể quá trình phân tích dữ liệu và đưa ra dự báo.
- Trực quan hoá bức tranh ngân sách tổng thể: Trên Base Finance+, ngân sách tổng thể của doanh nghiệp được trực quan hoá tương tự như sơ đồ cấu trúc phòng ban hoặc cây mục tiêu kinh doanh. Mỗi khi budget có sự thay đổi, uỷ ban ngân sách không cần gửi lại một file tài liệu mới mà có thể trực tiếp cập nhật trên đây. Các dữ liệu này đều được phân quyền chặt chẽ, đảm bảo bảo mật.
- Nhanh chóng phát hiện mọi vấn đề phát sinh: Bởi mọi thứ đã được thực thi chuẩn hoá từ các bước trước đó, nên bất kỳ dấu hiệu bất thường nào trong quá trình thực thi ngân sách đều được phát hiện nhanh chóng. Thông tin về nguyên nhân, hệ quả và những người có liên quan cũng được lưu vết rõ ràng.
Nhờ Base Finance+, ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể:
- Hiểu sâu về ý nghĩa từng con số: Base Finance+ luôn cho thấy những chỉ số ngân sách quan trọng nhất của toàn doanh nghiệp, và dễ dàng truy xuất được nguồn gốc của mọi dữ liệu ngay cả khi chúng có nguồn gốc từ các phần mềm quản trị hiệu suất, CRM hoặc phần mềm kế toán,…
- Thực hiện xét duyệt dễ dàng: Nhiều khía cạnh, lát cắt và nhiều tầng lớp dữ liệu nghe có vẻ phức tạp, nhưng điểm mạnh của Base Finance+ là tất cả dữ liệu tài chính của doanh nghiệp được quản trị trên một không gian chung duy nhất. Các thao tác xem xét, phê duyệt và phản hồi về kế hoạch ngân sách đều có thể thực hiện nhanh chóng ngay tại đây.
- Nắm bắt tiến độ thực thi ngân sách của mọi bộ phận: Với mỗi biến động doanh thu hoặc chi phí, Base Finance+ sẽ tự động cộng dồn vào giá trị của các chỉ số này, và tính toán phần trăm chênh lệch so với budget ban đầu. Phần mềm cũng tự động hiển thị màu sắc để nhắc nhở về tình trạng đúng tiến độ hoặc thực thi ngân sách quá nhanh/ quá chậm.
Bộ phận kế toán cũng được hỗ trợ bởi Base Finance+:
- Theo dõi biến động tiền mặt theo thời gian thực: Còn gọi là tính năng đối soát ngân hàng, Base Finance+ giúp quản lý hiệu quả số dư tiền mặt của tất cả các tài khoản doanh nghiệp. Chỉ cần có tin nhắn sms hoặc thông báo từ ứng dụng mobile banking, số dư trong tài khoản sẽ được cập nhật ngay tức thời.
- Ghi nhận chính xác mọi hoạt động thu chi: Không chỉ là tiền mặt, mọi biến động trong doanh thu, chi phí, dòng tiền, công nợ,… của doanh nghiệp đều được ghi nhận theo thời gian thực – là kết quả của việc tích hợp dữ liệu giữa Base Finance+ và các công cụ hỗ trợ quản trị tài chính khác.
- Giao tiếp hiệu quả với các bộ phận: Base Finance+ hỗ trợ giao tiếp giữa các bộ phận có liên quan thông qua hình thức nhắn tin hoặc bình luận ngay trên hệ thống, dù là khi giải trình, thảo luận về mỗi chỉ số ngân sách hoặc trong mỗi lần biến động ngân sách.
7. Kết luận
Với bài viết này, hy vọng mỗi nhà quản trị đã có được cái nhìn rõ ràng và bài bản về việc lập và quản lý budget cho doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính một cách chặt chẽ trong năm kinh tế biến động, mà còn là bước đệm vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Chúc doanh nghiệp luôn thuận lợi và thành công!
