Bạn có thể đã nghe qua rất nhiều hướng dẫn về onboarding nhân viên mới, về cách tạo ra sự hoà hợp nhanh chóng nhất giữa nhân viên với doanh nghiệp. Nhưng bạn đã thực sự quan tâm tới một “cánh cửa” khác của doanh nghiệp – nơi mà nhân viên cũ nghỉ việc và để lại chỗ trống chờ đợi người khác vào tiếp nhận?
Bạn đã biết Offboarding là gì?, và tất cả những thứ phải làm trong quy trình nghỉ việc hay chưa?
1. Offboarding là gì?
Offboarding là quá trình mà một nhân viên trải qua khi họ rời khỏi một công ty, bất kể lý do là do nghỉ việc, bị sa thải, hoặc về hưu. Quá trình này bao gồm các bước và hoạt động cụ thể nhằm đảm bảo việc chấm dứt hợp đồng lao động diễn ra suôn sẻ và không gây ra sự gián đoạn nào cho doanh nghiệp, cũng như đảm bảo sự công bằng và tôn trọng đối với nhân viên ra đi.
2. Vì sao xây dựng quy trình nghỉ việc lại quan trọng với doanh nghiệp?
Khi một ai đó rời khỏi công ty, chắc hẳn bạn sẽ không muốn phát điên lên với việc lục tung máy tính để tìm file thiết kế gốc, hay dò tìm mật khẩu đăng nhập vào chiếc máy tính mà người đó từng sử dụng trước kia.
Đó là sự thật. Khi một nhân viên rời khỏi công ty, bất kể trong hoàn cảnh nào, có rất nhiều thứ cần làm chứ không phải chỉ là lời tạm biệt. Bởi vậy, một quy trình nghỉ việc thích hợp sẽ đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cả hai bên, đồng thời giúp luồng công việc không bị gián đoạn quá nhiều khi chuyển giao lại cho người khác.
Dù là các thủ tục pháp lý hay những quy định được đặt ra bởi công ty, thì hoàn thiện quy trình nghỉ việc cho nhân viên trong công ty cũng cần được thiết kế đầy đủ, tránh những rắc rối phát sinh và dễ dàng hơn để chuyển giao cho người mới.
Rõ ràng chi tiết và độ dài của quy trình này sẽ khác nhau đối với các vị trí công việc và thâm niên làm việc khác nhau, nhưng chung quy lại công ty vẫn cần một quy trình cơ bản, và chuẩn xác. Bạn cần phải có cả cuộc trò chuyện trực tiếp và tài liệu bằng văn bản trong quy trình này.
Đối với người lao động muốn nghỉ việc (đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động), khoản 2 Điều 37 Bộ luật Lao động 2012 quy định như sau:
- Nếu lỗi phát sinh từ phía công ty (không đảm bảo được thiết bị, điều kiện thoả thuận trong hợp đồng,…), nhân viên phải báo trước ít nhất 3 ngày
- Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn thì nhân viên phải báo trước ít nhất 30 ngày.
- Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn thì nhân viên phải báo trước ít nhất 45 ngày.
Tuy nhiên, trên thực tế các doanh nghiệp thường lỏng tay hơn trong việc bắt buộc thời hạn báo nghỉ việc của nhân viên, ví dụ từ 10-15 ngày cũng có thể chấp nhận. Bởi lẽ những gì bạn cần thực hiện trong quy trình nghỉ việc sẽ không cần quá nhiều thời gian một khi bạn đã có checklist hướng dẫn đầy đủ.
2. 6 bước trong quy trình nghỉ việc: Các thủ tục giấy tờ và bàn giao cần thiết
Bước 1: Xử lý thông tin xin nghỉ việc
Ngay khi biết nhân viên của mình có dự định rời đi, bạn nên cân nhắc thông báo tin họ chuẩn bị nghỉ việc với một số đối tượng cần thiết. Lưu ý rằng không phải tất cả đội ngũ nhân sự của công ty đều cần biết việc này, tránh việc nhiễu loạn thông tin hoặc nảy sinh các thông tin sai lệch.
- Nói với những người còn lại về việc nhân viên đó đã nghỉ việc. Điều này có thể sẽ khiến họ có một chút bất ngờ, nhưng sau tất cả thì nó dẹp bỏ được tất cả các loại tin đồn tiêu cực xoay quanh doanh nghiệp (sắp phá sản, có mâu thuẫn nội bộ, phân biệt đối xử,…) – những thứ mang lại hậu hoạ sau này.
- Để các nhóm hỗ trợ biết về nhân viên nghỉ việc. Trong trường hợp nhân viên có ý định nghỉ việc chỉ trao đổi với quản lý trực tiếp, hãy để thông tin đến được các bộ phận hỗ trợ có liên quan khác. Bộ phận nhân sự sẽ cần chuẩn bị giấy tờ, bật chế độ mở cho các bài đăng trên các website tuyển dụng, cũng như bộ phận IT cần thực hiện các thay đổi truy cập hệ thống như vô hiệu hoá tài khoản đăng nhập vào hệ thống chung của doanh nghiệp.
- Nếu nhân viên đó làm việc trực tiếp với khách hàng, hãy quyết định thời điểm và cách thức phù hợp để báo với khách và thiết kế quy trình chuyển giao cho nhân sự mới sao cho trải nghiệm của khách hàng không bị gián đoạn.
- Nếu người nghỉ việc là nhân sự có vị trí quan trọng trong công ty, sẽ là khôn ngoan khi bạn công bố tin tức ra bên ngoài. Chắc hẳn các cổ đông sẽ không muốn bị cảm thấy thiếu an toàn khi đột ngột phát hiện ra tin tức mà bạn gần như đã giấu nhẹm.
Bước 2: Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu liên quan
Danh sách các tài liệu cần thiết cho việc kết thúc hợp đồng lao động với một nhân viên gồm có:
Mẫu đơn xin nghỉ việc, hoặc một hình thức văn bản khác thể hiện việc nhân viên quyết định muốn chủ động nghỉ việc.
Cam kết bảo mật thông tin: Một bản cam kết tương tự đã được ký kết lúc nhân viên mới nhận việc, nhưng mới chỉ nhấn mạnh vào trách nhiệm và nghĩa vụ của cá nhân trong quá trình làm việc tại công ty. Bây giờ, khi nhân viên đã không còn là một phần trong đội ngũ nhân sự nữa, bản cam kết mới với một số điều khoản thay đổi là cần thiết.
Biên bản bàn giao công việc: Biên bản bàn giao công việc là loại giấy tờ không thể thiếu khi một nhân viên của bạn rời đi. Người nhận bàn giao sẽ là quản lý trực tiếp của nhân viên đó. Một số thông tin cần có trong biên bản:
- Checklist các đầu việc đã hoàn thành
- Checklist các đầu việc đang làm dở dang
- Checklist các đầu việc chưa làm
- Nơi lưu trữ các tài liệu và dữ liệu đã tích luỹ được trong quá trình làm việc
- Tên tài khoản + mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu chung của công ty như tài khoản G-suite, tài khoản Dropbox, tài khoản đăng nhập vào phần mềm trả phí (do công ty chịu phí),…
- Các trang thiết bị phục vụ công việc như máy tính, máy in, điện thoại, tủ đồ mini, chìa khoá,…
Checklist công việc cùng với tình trạng của nó càng đặc biệt cần thiết nếu nhân viên của bạn đang làm việc theo các dự án. Những đồng nghiệp khác sẽ cần làm tiếp những gì? Người mới tuyển vào thay thế phải bắt đầu từ đâu? Làm thế nào để kiểm tra lại kết quả một công việc cũ? Những câu hỏi này sẽ được làm rõ khi nhìn vào biên bản bàn giao công việc.
Các tài liệu liên quan tới thuế và bảo hiểm: Các tài liệu chuyên môn như thế này cần có thời gian để chuẩn bị. Lý tưởng nhất, nhân viên nên nhận những thứ này vào ngày làm việc cuối cùng. Nhưng trên thực tế nhân viên có thể nghỉ việc và quay lại công ty khoảng 2-3 ngày sau đó để hoàn tất các thủ tục giấy tờ này.
Đọc thêm: Tải miễn phí: 6 mẫu đơn xin nghỉ không lương mới nhất 2024
Bước 3: Lập kế hoạch và bắt đầu quá trình bàn giao công việc
Khi có một nhân viên nghỉ việc, sẽ có người khác đảm nhận nhiệm vụ thay thế, hay nói cách khác là nhận các công việc được bàn giao lại ở trên.
Nếu đó là một thành viên cũ trong cùng đội nhóm, mọi thứ có vẻ dễ dàng hơn vì ít nhiều đã có sự quen thuộc. Còn nếu công ty bạn quyết định tuyển một người mới, kế hoạch và quy trình sẽ cần kỹ lưỡng hơn.
- Số lượng người mới là 1 hay 2?
- Cần tuyển thêm senior hay junior, fresher – người đã giàu kinh nghiệm, hoặc người cần đào tạo thêm trong quá trình làm việc?
- Nhân viên thay thế phải bắt đầu làm việc từ đâu? Mọi thứ liệu có giống hệt như nhân viên cũ?
- Trong checklist các đầu việc đang làm dở, đâu là việc khẩn cấp cần chuyển giao ngay, đâu là việc có thể hoãn lại, và đâu là việc nhân viên cũ phải hoàn thành trước khi nghỉ việc?
Nếu đó là một vị trí quan trọng, bạn thậm chí có thể đưa nhân viên mới vào sớm hơn (khi nhân viên cũ chưa thực sự rời đi) để theo dõi công việc và nhận được sự hướng dẫn của người đã giàu kinh nghiệm.
Bước 4: Thực hiện phỏng vấn thôi việc (exit interview)
Bạn muốn nhận về phản hồi trung thực và chân thành nhất từ một nhân viên đang có ý định rời đi, hãy tổ chức một cuộc phỏng vấn thôi việc (exit interview). Đừng e ngại lảng tránh các lời phê bình, bởi đó chính là bài học quý giá để cải thiện EVP (Employee Value Proposition) của doanh nghiệp, và giữ chân nhân viên của bạn trong tương lai.
Người góp mặt trong buổi phỏng vấn thường là quản lý trực tiếp, cũng là người gắn bó và thấu hiểu công việc của nhân viên đó nhất. Một số nội dung gợi ý như sau:
- Hỏi han về tình hình công việc, cảm nghĩ của nhân viên trong hiện tại
- Bày tỏ nguyện vọng muốn biết lý do thực sự tại sao nhân viên rời đi
- Góp ý của nhân viên dành cho công ty, đội nhóm, cá nhân,..
- Nguyện vọng của nhân viên sau khi nghỉ việc
Sau khi đã có được các thông tin hữu ích, hãy truyền đạt chúng tới đội ngũ quản lý và các bên có liên quan. Nếu có điều gì đó cần thay đổi, hãy thay đổi. Nếu một vấn đề mới nảy sinh nhưng chưa có bằng chứng xác thực, đừng quên đưa nó vào danh sách theo dõi.
Đọc thêm: Turnover rate là gì? Làm thế nào để giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên?
Bước 5: Hủy bỏ quyền truy cập, thu hồi các tài khoản nội bộ công ty
Trong biên bản bàn giao công việc ở bước 3 của quy trình nghỉ việc, nhân viên của bạn đã liệt kê tất cả tên tài khoản và mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu của công ty. Sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết để chấm dứt sự ràng buộc của hai bên, đã đến lúc bạn xử lý nốt các tài khoản nội bộ của nhân viên đó.
Có nhiều phương án khác nhau cho từng loại tài khoản, ví dụ như:
- Thay đổi mật khẩu và mã đăng nhập các tài khoản được dùng lại cho người khác: tài khoản Dropbox, email có danh xưng là bộ phận Customer Success,…
- Xoá người dùng khỏi các group chat Facebook, Zalo,…
- Điều hướng thông tin email và cuộc gọi liên hệ tới nhân viên đó sang contact mới
- Huỷ kích hoạt các tài khoản dùng trong hệ thống nội bộ: tài khoản G-suite, tài khoản trên hệ thống phần mềm cộng tác, hệ thống lưu trữ tài liệu,…
Một mẹo hay để giải quyết bài toán này là chỉ sử dụng một nền tảng (platform) duy nhất để tích hợp tất cả công cụ làm việc, thay vì rải rác chúng ở hàng chục nơi khác nhau. Như thế, mỗi nhân viên chỉ cần đăng nhập sử dụng bằng một tài khoản duy nhất. Điều này rất tiện lợi cho việc cung cấp, quản lý cũng như thu hồi các tài khoản nội bộ công ty.
Lấy ví dụ, Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp Base Platform hiện đã có sẵn 60+ ứng dụng chuyên biệt cho từng nghiệp vụ quản lý, và dễ dàng tích hợp với các ứng dụng ngoài. Base Platform phân quyền người dùng rất chặt chẽ, và bạn – với tư cách Owner hoặc Admin hệ thống, chính là người có quyền tạo mới hoặc huỷ kích hoạt bất kỳ tài khoản nhân viên nào.
Bước 6: Lưu trữ thông tin nhân viên cũ
Đồng minh luôn tốt hơn kẻ thù, chưa kể rằng một nhân viên cũ có thâm niên sẽ sở hữu nhiều kinh nghiệm mà bạn có thể hỏi tới sau này hoặc là nguồn giới thiệu nhân viên uy tín nhất. Vì vậy, hãy khuyến khích nhân viên cũ của bạn giữ liên lạc, ít nhất là với bộ phận nhân sự và các thành viên thân thiết cùng đội nhóm.
Bên cạnh đó, đảm bảo rằng hồ sơ nghỉ việc của nhân viên đó đã hoàn thiện và được lưu trữ tại công ty theo đúng quy định, có thể là tại các tủ hồ sơ, hoặc trên các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự.
3. Lời khuyên cho doanh nghiệp để triển khai quy trình nghỉ việc trơn tru nhất
100% các tổ chức đều phải đối mặt với tình huống nhân viên xin nghỉ việc, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách hệ thống hoá các đầu việc phải làm thành một quy trình nghỉ việc hoàn chỉnh, vận hành “ăn khớp” giữa nhiều bộ phận để dùng cho tất cả các tình huống tương tự.
Nếu chỉ quản lý quy trình này bằng các phương pháp thủ công, nhà quản lý không những sẽ tiêu tốn nguồn lực thời gian của mình, mà còn kèm với đó là mất phương hướng làm việc khi các công việc ngày càng trở nên dày đặc hơn.
Sở hữu các công cụ có khả năng tự động quản lý các công việc và quy trình phức tạp, dường như là lời giải tối ưu nhất cho vấn đề này.
3.1. Quản lý các bước trong quy trình nghỉ việc bằng Base Workflow
Là sự đúc kết của các nền tảng và phương pháp luận tinh hoa, phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ Base Workflow có thể giúp bạn thiết lập và triển khai quy trình nghỉ việc một cách chuyên nghiệp:
- Chủ động thiết lập các bước trong quy trình và người chịu trách nhiệm cho từng bước
- Liên kết luồng dữ liệu giữa các quy trình có liên quan tới nhau. Ví dụ, thông tin ứng viên ở output của quy trình tuyển dụng được chuyển thẳng sang input của Quy trình onboarding, sau này lại được chuyển sang Quy trình offboarding
- Bắn thông báo tự động và hướng dẫn thao tác tới từng cá nhân khi đến lượt họ cần xử lý công việc. Ví dụ, sau khi khởi tạo nhiệm vụ “Nguyễn Văn A – Phòng Marketing” trong Quy trình nghỉ việc, Giám đốc Marketing sẽ kéo – thả nó sang bước tiếp theo để bàn giao cho bộ phận HR. Chuyên viên HR phụ trách bước này sẽ nhận được thông báo ngay lập tức.
- Phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban có liên quan bằng cách cài đặt phân quyền, thêm người theo dõi, bình luận dưới mỗi nhiệm vụ,…
- Xem và xuất báo cáo tự động ngay trên phần mềm về số lượng nhân sự nghỉ việc, số trường hợp đã xử lý xong, trường hợp nào đang bị tồn đọng,…
3.2. Quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự bằng Base HRM
Sẽ thật vất vả nếu với mỗi nhân viên nghỉ việc, bạn lại cần lưu trữ một bộ giấy tờ hồ sơ bản cứng trong tủ, và một (hoặc nhiều) thư mục file tài liệu trong cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Công đoạn lục tìm và thống kê lại chúng theo từng giai đoạn lại càng khó khăn hơn.
Cách làm thủ công này chỉ phù hợp khi quy mô doanh nghiệp còn nhỏ, số lượng người nghỉ việc chưa nhiều. Còn khi đã đạt tới quy mô nhân sự nhất định, thì ắt hẳn bạn sẽ cần tới một vị cứu tinh là giải pháp công nghệ.
Phần mềm quản lý thông tin nhân sự Base HRM có thể tinh gọn quá trình quản lý dữ liệu, giúp quy trình nghỉ việc trở nên nhanh chóng, minh bạch và nhất quán đối với HR. Các dữ liệu được sắp xếp đúng nơi đúng chỗ, đảm bảo bảo mật, dễ dàng cho việc tìm kiếm và thống kê sau này.
3.3. Quản lý công việc của nhân sự bằng Base Wework
Để thuận tiện phục vụ công tác bàn giao công việc giữa người cũ – người mới, không bị sót việc, không bị mơ hồ chưa rõ công việc đó “trông như thế nào”, doanh nghiệp nên giao việc và quản lý công việc của nhân viên trên một phần mềm chuyên nghiệp. Quá trình này cần diễn ra từ trước và xuyên suốt thời gian làm việc của nhân viên, chứ không phải chỉ đến khi nghỉ việc mới cần dùng tới.
Phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework được thiết kế để hệ thống hoá và theo dõi trực quan tất cả công việc, tiến độ thực hiện và kết quả làm việc đã đạt được của nhân viên. Một số dữ liệu mà phần mềm ghi lại rất hữu ích cho quá trình bàn giao offboarding:
- Mỗi nhân viên đang tham gia bao nhiêu dự án / phòng ban, vai trò như thế nào
- Checklist công việc của nhân viên đó trong từng dự án / phòng ban
- Mô tả công việc (deadline, dữ liệu có sẵn, tài liệu liên quan,…)
- Trạng thái từng đầu việc (đã hoàn thành / đang hoàn thành / quá hạn)
- Kết quả thực hiện từng đầu việc, bao gồm cả file tài liệu nếu có
- Các bình luận, trao đổi xoay quanh mỗi đầu việc
4. Tạm kết
Quy trình nghỉ việc (offboarding) không chỉ mang ý nghĩa về mặt pháp lý mà còn thực sự là việc cần làm để doanh nghiệp sẵn sàng cho những nhân sự mới – những bước tiến mới trong hiện tại và tương lai. Doanh nghiệp càng sớm chuẩn hoá và triển khai một cách có bài bản và hiện đại cho quy trình này thì “bước đà tăng trưởng” càng mạnh mẽ. Chúc bạn thành công!
