Bạn có cảm thấy luôn bị deadline “dí”, hay choáng ngợp bởi danh sách dài các công việc phải hoàn thành mỗi ngày? Rất nhiều công việc không tên, các dự án chồng chất có
làm cho bạn hoang mang không biết bắt đầu từ đâu? Tình trạng này kéo dài thậm chí có thể khiến bạn rơi vào trạng thái căng thẳng, thậm chí mất đi sự cân bằng trong cuộc sống.
Nếu không biết cách sắp xếp công việc hiệu quả, bạn dễ dàng rơi vào vòng luẩn quẩn của sự trì hoãn, giảm hiệu suất công việc và không hoàn thành mục tiêu. Vậy giải pháp nào giúp bạn giải quyết những vấn đề trên? – Cùng Base.vn tìm hiểu 9 phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả, đã được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng thành công.
1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?
Kỹ năng sắp xếp công việc là khả năng tổ chức và phân bổ thời gian, nguồn lực hiệu quả để hoàn thành các nhiệm vụ cũng như mục tiêu đã đề ra. Đây là kỹ năng quan trọng không chỉ trong công việc và trong cả cuộc sống hàng ngày, giúp đem lại những lợi ích như:
- Tăng hiệu quả làm việc: Việc sắp xếp công việc phù hợp giúp bạn tập trung nguồn lực vào những nhiệm vụ quan trọng, và biết cách phân thứ tự ưu tiên. Ngoài ra, làm việc theo kế hoạch cũng giúp bạn hạn chế được những rủi ro và kiểm soát tốt các nhiệm vụ phát sinh.
- Giảm áp lực: Một kế hoạch công việc rõ ràng và chi tiết sẽ khiến bạn không còn bị mông lung và choáng ngợp khi khối lượng công việc quá nhiều mà không biết bắt đầu từ đâu.
- Tiết kiệm thời gian: Mỗi nhiệm vụ sẽ được đặt thời gian hoàn thành cụ thể, giúp bạn chủ động hơn, tránh tình trạng dành thời gian quá nhiều cho một nhiệm vụ nào đó, dẫn đến bị chậm deadline.
- Tạo sự chuyên nghiệp: Khi có kỹ năng sắp xếp công việc, bạn sẽ trở nên chủ động hơn, đồng thời làm việc có kế hoạch khoa học cũng giúp bạn tạo nên sự uy tín và chuyên nghiệp trong mắt bạn bè, đối tác và những người xung quanh.
2. Các yếu tố chính giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả
Trước khi tìm hiểu từng phương pháp khoa học để sắp xếp công việc, chúng ta cần phải hiểu được thế nào là được coi là sắp xếp công việc hiệu quả?
Dưới đây là 4 yếu tố quan trọng:
- Xác định thứ tự ưu tiên: Việc xác định thứ tự ưu tiên giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng và cấp bách, tránh lãng phí thời gian cho những nhiệm vụ không cần thiết, làm ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu suất.
- Có kế hoạch rõ ràng: Một kế hoạch chi tiết giống như bản đồ chỉ đường, giúp bạn hình dung toàn bộ về công việc, các bước thực hiện và mục tiêu cần đạt được. Kế hoạch tốt không chỉ cho bạn định hướng cụ thể mà còn giúp giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.
- Có thời gian cụ thể: Đặt thời gian cụ thể cho từng đầu việc là cách tạo áp lực tích cực, giúp bạn có động lực hoàn thành đúng tiến độ. Đồng thời, timeline cụ thể cũng giúp bạn quản lý quỹ thời gian hiệu quả, cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi.
- Có sự phân bổ nguồn lực: Khi mỗi nguồn lực được sử dụng đúng mục đích, bạn sẽ giảm lãng phí thời gian, chi phí, công sức và nâng cao hiệu suất.
- Có sự linh hoạt: Một kế hoạch linh hoạt là sự kết hợp giữa tính ổn định và khả năng điều chỉnh kịp thời, đảm bảo phù hợp với từng tình huống nhưng vẫn giữ công việc đi đúng hướng. Sự linh hoạt giúp bạn thích nghi với những thay đổi bất ngờ mà không gây ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Đọc thêm: [Tải miễn phí] 6 mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc mới nhất 2025
3. Các phương pháp giúp bạn sắp xếp công việc chuẩn khoa học
3.1 Phương pháp Master list
Giống như tên gọi, phương pháp Master list giúp bạn quản lý và sắp xếp các công việc, dự án và ý tưởng trong một danh sách tổng duy nhất. Mục đích của phương pháp này chính là giúp cho người dùng không bỏ sót bất kỳ công việc nào, đồng thời theo dõi tiến trình tổng thể của toàn bộ nhiệm vụ/dự án.
Để áp dụng hiệu quả, bạn có thể bắt đầu bằng việc tạo ra một sách tổng bao gồm tất cả các đầu việc cần làm, sau đó chia nhỏ ra thành các mục tiêu theo từng tháng, từng tuần, từng ngày.
Khi thực hiện sắp xếp công việc theo master list, bạn lưu ý phải xác định thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và phân bổ chúng hợp lý. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn luôn dành thời gian ưu tiên hơn cho những nhiệm vụ hoặc công việc quan trọng.
3.2 Phương pháp Ivy Lee
Ivy Lee là phương pháp sắp xếp công việc ra đời từ hơn 100 năm trước, với mục đích giúp các nhà điều hành doanh nghiệp hoàn thành được nhiều công việc hơn mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Đến nay, phương pháp này vẫn được áp dụng bởi rất nhiều tập đoàn lớn trên thế giới.
Ivy Lee được bắt nguồn từ ý tưởng của chuyên gia tư vấn Ivy Ledbetter Lee – một trong những người tiên phong phát triển lĩnh vực quan hệ công chúng ở Mỹ.
Nguyên lý của phương pháp sắp xếp công việc Ivy Lee chính là tập trung vào những việc thực sự quan trọng trong danh sách và ưu tiên làm chúng trước. Ưu điểm của phương pháp này chính là buộc bạn phải nhanh chóng đưa ra những quyết định về công việc ưu tiên trước khi bị phân tâm bởi một loạt những nhiệm vụ khác nhau. Sắp xếp công việc theo Ivy Lee giúp người dùng định hướng rõ mục tiêu của mình và tập trung thực hiện mục tiêu đó.
Nguyên tắc của phương pháp Ivy Lee bao gồm:
- Viết ra 6 nhiệm vụ cần thực hiện vào ngày mai.
- Sắp xếp thứ tự các công việc theo mức độ ưu tiên: việc nào quan trọng hơn làm trước, các việc ít quan trọng làm sau.
- Tập trung hoàn thành: Các công việc phải được hoàn thành theo thứ tự đã sắp xếp, bạn phải hoàn thành xong nhiệm vụ phía trên mới được phép chuyển sang làm nhiệm vụ tiếp theo.
- Điều chỉnh và lặp lại quy trình: nếu không thể hoàn thành list công việc trong ngày, bạn cần chuyển danh sách các công việc chưa làm sang ngày hôm sau. Ngoài ra, phương pháp Ivy Lee cần thực hiện trong vòng 1-2 tuần để ước tính được khối lượng công việc bạn có thể thực hiện trong một ngày, từ đó dần dần điều chỉnh danh sách cho phù hợp với khả năng của bản thân. Cuối cùng, hãy lặp đi lặp lại quy trình này mỗi ngày để quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.
3.3 Ma trận Eisenhower
Ma trận ưu tiên Eisenhower là một phương pháp giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn bằng cách xác định mức độ khẩn cấp và quan trọng của nhiệm vụ, sự việc. Đây cũng chính là phương pháp thường được áp dụng để sắp xếp và quản lý công việc.
Ma trận Eisenhower được sáng tạo bởi tổng thống thứ 34 của Mỹ Dwight D.Eisenhower. Trước khi đảm nhiệm vị trí Tổng thống, ông từng có thời gian làm Tư lệnh tối cao của NATO và hiệu trưởng của Đại học Columbia…Do đảm đương nhiều chức vụ quan trọng, cũng như phải thực hiện một khối lượng công việc khổng lồ, Eisenhower đã sáng tạo ra phương pháp sắp xếp công việc này và áp dụng trong suốt sự nghiệp của ông.
Ma trận Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô khác nhau, mỗi ô sẽ đại diện cho một mức độ quan trọng và cấp thiết của các nhiệm vụ:
- Nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết, cần ưu tiên làm ngay lập tức. Nhóm công việc này thường chiếm 15-20% quỹ thời gian.
- Nhiệm vụ quan trọng nhưng không quá gấp gáp, có thể lên kế hoạch trước rồi thực hiện sau. Nhóm công việc này chiếm 62-65% quỹ thời gian.
- Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quá quan trọng, nên bàn giao cho người khác. Nhóm công việc này chiếm 10-15% quỹ thời gian.
- Nhiệm vụ không khẩn cấp và cũng không quan trọng: có thể loại bỏ và không cần thực hiện. Nhóm công việc này chỉ chiếm khoảng 5% quỹ thời gian.
Đọc thêm: Ma trận Eisenhower là gì? Định nghĩa, cách sử dụng và ví dụ minh hoạ
3.4 Phương pháp MIT (Most Important Task)
Phương pháp sắp xếp công việc MIT (most important task) là một hệ thống giúp tối ưu hóa hiệu suất thông qua việc xác định và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Bằng cách ưu tiên và hoàn thành những nhiệm vụ này, bạn sẽ đảm bảo được thời gian và sức lực của mình được sử dụng một cách hiệu quả nhất, mang lại cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
3.5 Phương pháp ABCDE
Phương pháp ABCDE là một công cụ đơn giản để quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc. Phương pháp này được giới thiệu bởi một chuyên gia về phát triển cá nhân và quản lý thời gian tên là Brian Tracy, giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, tối ưu hóa hiệu suất và tránh mất thời gian vào những đầu việc không cần thiết.
Phân loại nhiệm vụ trong phương pháp ABCDE:
- A (Must do): Những việc quan trọng và ưu tiên số 1. Đây là những nhiệm vụ cấp thiết, nếu không thực hiện sớm sẽ có thể gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng.
- B (Should do): Những việc cũng quan trọng nhưng không gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu không làm luôn.
- C (Nice to do): Những việc không quá quan trọng và cũng không quá cấp bách, nhưng vẫn nên thực hiện nếu có đủ thời gian.
- D (Delegate): Những việc không quan trọng và có thể giao cho người khác thực hiện.
- E (Eliminate): Những việc không quan trọng, cũng không cần thiết, và nên loại bỏ để tiết kiệm thời gian cũng như tối ưu năng lượng.
Theo nguyên tắc, bạn cần thực hiện các công việc theo thức tự ưu tiên, từ A trước rồi mới đến B, C sau đó mới chuyển sang D, E. Ngoài ra, bạn cũng tránh tuyệt đối việc nhảy qua nhảy lại giữa các công việc để bị phân tâm bởi những việc ít quan trọng hơn. Để thực hiện tốt phương pháp này, bạn cần phải rèn luyện khả năng kiên trì, tự giác và kỷ luật với thứ tự công việc mà mình đã sắp xếp và đặt ra.
3.6 Phương pháp GTD (Get things done)
Get things done (hoàn thành công việc) là một phương pháp sắp xếp thời gian được sáng tạo bởi nhà tư vấn về hiệu suất David Allen.
Theo ông, việc thường xuyên rà soát danh sách công việc và các vấn đề ưu tiên là yếu tố cốt lõi giúp bạn kiểm soát bản thân và tập trung hơn, đồng thời vẫn giữ được tâm trạng thoải mái khi làm việc.
5 bước thực hiện của phương pháp GTD bao gồm:
- Lên danh sách toàn bộ các nhiệm vụ cần phải hoàn thành hay các ý tưởng mà bạn muốn thực hiện.
- Phân tích và sắp xếp các nhiệm vụ hợp lý: Các nhiệm vụ phức tạp cần được chia nhỏ thành những những đầu việc nhỏ hơn để dễ quản lý cũng như có thể phân công cho người khác. Các công việc quan trọng và tốn thời gian sẽ được ưu tiên xử lý trước, đồng thời những nhiệm vụ không khả thi, hoặc chưa thực sự cần thiết có thể tạm dừng hoặc đưa vào “thùng rác”.
- Phân loại công việc: Bạn có thể gắn thẻ cho các nhóm công việc để tiện theo dõi và thực hiện: Ví dụ: Việc nhà, Việc công ty,…
3.7 Phương pháp 40-30-20-10
40-30-20-10 là một kỹ thuật quản lý và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, thường được sử dụng để phân bổ thời gian làm việc một cách hiệu quả. Phương pháp này không chỉ phù hợp cho công việc mà còn cho cuộc sống cá nhân, giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất để đạt được thành công và cân bằng cuộc sống.
Con số 40-30-20-10 tượng trưng cho tỷ lệ thời gian bạn nên dành cho các nhóm công việc, theo mức độ ưu tiên giảm dần:
- 40% – Công việc quan trọng nhất: Đây là những công việc có tác động lớn nhất đến mục tiêu cá nhân hoặc tổ chức. Hoàn thành những công việc này mang lại ảnh hưởng lớn và cần được ưu tiên hàng đầu.
- 30% – Công việc quan trọng nhưng ít cấp bách hơn: Những nhiệm vụ này cũng đóng vai trò quan trọng, nhưng thời gian thực hiện có thể linh hoạt hơn, chúng hỗ trợ cho nhóm công việc 40% và giúp đảm bảo tiến độ dài hạn.
- 20% – Công việc cần thiết nhưng không quan trọng: Đây là các nhiệm vụ thường mang tính hành chính hoặc hỗ trợ, không đòi hỏi nhiều sự tập trung, bạn có thể làm khi có thời gian hoặc giao cho người khác thực hiện
- 10% – Công việc không quan trọng và không cấp bách: Những đầu việc này có thể là các hoạt động không liên quan trực tiếp đến mục tiêu chính, bạn nên giảm thiểu hoặc loại bỏ để tập trung vào các công việc giá trị hơn.
Khi thực hiện, bạn sẽ phải bắt đầu với các nhiệm vụ thuộc nhóm 40% trước, sau đó thực hiện các nhóm tiếp theo. Ngoài ra, trong quá trình làm, bạn có thể cân nhắc điều chỉnh phân bổ thời gian khi cần thiết, tùy thuộc vào từng ngữ cảnh.
3.8 Phương pháp MoSCoW
Phương pháp MoSCoW là một kỹ thuật sắp xếp công việc và quản lý ưu tiên thường được sử dụng trong phát triển phần mềm, quản lý dự án và lập kế hoạch. MoSCoW giúp phân loại các yêu cầu hoặc nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên, từ đó đảm bảo nguồn lực được phân bổ hợp lý và các mục tiêu quan trọng nhất được hoàn thành đúng thời hạn.
MoSCoW là một từ viết tắt, trong đó mỗi chữ cái đại diện cho một mức độ ưu tiên khác nhau:
- Must have (phải có): Các yêu cầu hoặc nhiệm vụ bắt buộc cần phải được thực hiện để dự án thành công. Nếu không hoàn thành, dự án sẽ thất bại hoặc không đạt được mục tiêu quan trọng.
- Should have (nên có): Các công việc quan trọng nhưng không bắt buộc. Nếu thiếu, dự án vẫn có thể hoạt động, nhưng chất lượng hoặc năng suất công việc sẽ bị ảnh hưởng.
- Could Have (có thể có): Các nhiệm vụ mang tính tùy chọn, chỉ nên làm nếu có đủ thời gian và nguồn lực. Chúng giúp cải thiện trải nghiệm người dùng hoặc tăng giá trị nhưng không ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
- Won’t Have (sẽ không có vào lúc này): Các đầu việc không nằm trong phạm vi của giai đoạn hiện tại hoặc không cấp bách, chúng có thể được xem xét trong tương lai hoặc loại bỏ hoàn toàn.
Các bước áp dụng phương pháp sắp xếp công việc MoSCoW hiệu quả:
- Xác định mục tiêu: Đặt ra mục tiêu chung và hiểu rõ giới hạn tài nguồn lực (thời gian, ngân sách, nhân sự phụ trách).
- Lên danh sách công việc: Tổng hợp tất cả các yêu cầu hoặc nhiệm vụ cần thực hiện.
- Phân loại công việc: Gán mỗi yêu cầu vào một trong bốn nhóm Must have, Should have, Could have, Won’t have.
- Lập kế hoạch: Tập trung nguồn lực vào nhóm Must have trước, sau đó xử lý lần lượt các nhóm còn lại nếu có điều kiện.
3.9 Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro hướng đến việc giúp bạn tập trung tối đa vào công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Theo đó, bạn sẽ làm việc với chu trình 25 phút liền, sau đó có 5 phút nghỉ và cứ vậy lặp lại quá trình này.
Dựa trên nghiên cứu khoa học, cách làm này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc , đồng thời có khoảng nghỉ ngắn sẽ có ích cho sức khỏe, tránh bạn cảm thấy mệt mỏi trong thời gian dài, và tạo cảm giác thư giãn để tái tạo năng lượng cho các công việc tiếp theo.
Đọc thêm: Top 15 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2025
4. Quản lý và sắp xếp công việc hiệu quả với phần mềm Base Wework
Để sắp xếp công việc hiệu quả, ngoài việc áp dụng những phương pháp nêu trên, bạn có thể cân nhắc sử dụng thêm các công cụ, phần mềm để tối ưu năng suất và tiết kiệm thời gian.
Base Wework là một phần mềm quản lý công việc và dự án thuộc nền tảng Base.vn, được thiết kế để hỗ trợ người dùng thuộc nhiều nhóm đối tượng khác nhau như:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs): Quản lý các dự án nội bộ hoặc công việc khách hàng.
- Nhóm làm việc đa chức năng: Hỗ trợ phối hợp giữa các bộ phận khác nhau.
- Cá nhân: Lập kế hoạch và theo dõi công việc cá nhân.
- Freelancers hoặc đội nhóm dự án: Theo dõi công việc từ xa và cộng tác hiệu quả.
Base Wework có những tính năng mạnh mẽ, linh hoạt, giúp người dùng từ việc lập kế hoạch, phân công đến sắp xếp công việc một cách khoa học:
Lập kế hoạch công việc chi tiết:
Người dùng có thể tạo các dự án hoặc nhiệm vụ riêng lẻ, phân chia công việc thành từng bước cụ thể, đồng thời cài đặt deadline cho từng nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ.
Tổ chức công việc khoa học:
- Công việc được hiển thị dưới dạng Kanban Board, Gantt Chart, hoặc Danh sách (List), giúp người dùng dễ dàng theo dõi.
- Phân loại nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí: trạng thái (đang làm, đã hoàn thành), mức độ ưu tiên, hoặc người thực hiện.
Phân công công việc rõ ràng:
Người quản lý có thể giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong nhóm, đi kèm với đó là mô tả chi tiết công việc, file đính kèm, và các thông tin liên quan.
- Tự động gửi thông báo nhắc nhở đến người được phụ trách công việc đó
Theo dõi tiến độ công việc:
- Người dùng có thể theo dõi trạng thái của từng task (đang thực hiện, bị trì hoãn, hoàn thành) thông qua giao diện trực quan.
- Cung cấp báo cáo tiến độ tổng thể của dự án, giúp người quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất.
Tương tác và giao tiếp trong công việc:
- Tích hợp các tính năng bình luận trực tiếp trên từng nhiệm vụ để trao đổi thông tin, phản hồi, hoặc cập nhật nhanh chóng.
- Đồng bộ thông báo qua email hoặc ứng dụng di động để không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Quản lý đa dự án:
Cho phép quản lý nhiều dự án cùng lúc, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động mà không bị chồng chéo.
Tự động hóa công việc:
Người dùng có thể thiết lập quy trình tự động (workflow) cho các nhiệm vụ lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
Tích hợp với hệ sinh thái Base.vn:
Base Wework kết nối liền mạch với các ứng dụng khác của Base.vn, như Base Time (quản lý thời gian), Base HRM (quản lý nhân sự), và Base Message (nhắn tin nội bộ), tạo thành một giải pháp toàn diện.
Nhìn chung, Base Wework là một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa quản lý và sắp xếp công việc, phù hợp với các doanh nghiệp và tổ chức đang muốn cải thiện hiệu quả làm việc và tăng cường sự gắn kết trong nhóm.
5. Kết luận
Việc sắp xếp công việc hiệu quả không chỉ giúp bạn hoàn thành mục tiêu một cách dễ dàng hơn mà còn mang lại sự tự tin cũng như giúp bạn chủ động hơn trong công việc. Dù áp dụng bất kỳ phương pháp nào, hãy luôn nhớ phải lên kế hoạch chi tiết, sắp xếp thứ tự ưu tiên và đặt thời gian phù hợp cho các nhiệm vụ cần làm. Bên cạnh đó, hãy kết hợp với các công cụ, phần mềm hỗ trợ để quản lý công việc một cách khoa học nhất, giúp bạn thành công trong công việc, đồng thời vẫn có những thời gian chất lượng cho bản thân.
