Trong bài viết sau đây, hãy cùng Base.vn khám phá top 7 phần mềm quản lý tài chính kế toán uy tín nhất tại Việt Nam, cùng phân tích sâu vào tính năng, ưu nhược điểm và chi phí sử dụng, để doanh nghiệp có thể tìm được giải pháp lý tưởng nhất cho tổ chức của mình.

1. Phần mềm quản lý tài chính là gì? Tại sao doanh nghiệp nên có?

Phần mềm quản lý tài chính là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tất cả các dữ liệu tài chính phát sinh trong tổ chức, bao gồm: quản lý thu nhập, quản lý chi phí, quản lý dòng tiền, quản lý tiền mặt, quản lý nguồn vốn, quản lý tài sản, và các yếu tố tài chính khác.

Dựa vào những số liệu này, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ có được một cái nhìn toàn diện và sâu sắc về hoạt động tài chính bên trong doanh nghiệp, đảm bảo sự chính xác trong tính toán, duy trì dấu vết kiểm toán, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán, và có thể đưa ra những quyết định chiến lược phù hợp với từng giai đoạn.

Phần mềm quản lý tài chính được xem là một trong những công cụ quan trọng nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp bởi những lợi ích sau đây:

• Tự động hóa các nhiệm vụ tài chính thủ công lặp đi lặp lại:

Khả năng tự động hóa của phần mềm quản lý tài chính giúp phòng kế toán nâng cao tốc độ làm việc, đảm bảo độ chính xác và tối ưu hiệu quả cho các nhiệm vụ tài chính thủ công.

Thay vì nhân viên kế toán phải nhập “bằng tay” từng giao dịch vào sổ cái, phần mềm sẽ tự động ghi lại các giao dịch thông qua nguồn cấp dữ liệu ngân hàng. Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro sai sót do con người mà còn giải phóng nhân viên khỏi những quy trình công việc rườm rà, giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tối đa hóa năng suất làm việc mà còn mang đến sự hài lòng cho nhân viên khi giảm tải được những công việc tẻ nhạt, mất thời gian.

• Cung cấp báo cáo dữ liệu tài chính theo thời gian thực:

Phần mềm quản lý tài chính cho phép doanh nghiệp đồng bộ hóa tất cả hệ thống dữ liệu theo thời gian thực, cho phép nhà quản trị truy cập và theo dõi báo cáo tài chính mọi lúc, mọi nơi. Điều này loại bỏ hoàn toàn sự chờ đợi báo cáo từ phòng kế toán như cách làm truyền thống.

Dựa vào nguồn cấp thông tin chính xác và nhất quán, nhà quản trị có thể trích xuất báo cáo tài chính bất cứ khi nào, từ đó đưa ra các quyết định nhanh chóng và đáng tin cậy. Hơn thế nữa, phần mềm còn có khả năng chuyển đổi các bảng số liệu phức tạp thành hình ảnh, biểu đồ trực quan, dễ hiểu, giúp nhà quản trị dễ dàng truyền đạt các quyết định của mình đến các phòng ban khác trong doanh nghiệp.

• Hỗ trợ nhà quản trị lập kế hoạch kinh doanh chiến lược:

Phần mềm quản lý tài chính có khả năng thu thập, lưu trữ và phân tích toàn diện các dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp. Nhờ khả năng xử lý dữ liệu chính xác, phần mềm không chỉ cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất kinh doanh hiện tại mà còn giúp nhà quản trị nhanh chóng nhận diện các xu hướng định kỳ và cơ hội tiềm năng.

Hơn thế nữa, phần mềm cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch ứng phó với những biến động kinh tế, so sánh nhanh chóng các kịch bản khác nhau và dự đoán các kết quả tài chính trong tương lai.

• Hỗ trợ cộng tác liền mạch:

Với sự tích hợp công nghệ lưu trữ đám mây, các giải pháp quản lý tài chính hiện đại giúp doanh nghiệp dễ dàng thống nhất dữ liệu từ các phòng ban, chi nhánh hay trụ sở cách xa nhau chỉ trong tích tắc.

Phần mềm còn giúp truyền đạt các thông tin tài chính phức tạp một cách đơn giản, rõ ràng cho các phòng ban khác, cấp trên, và khách hàng. Các phần mềm quản lý tài chính tiên tiến hiện nay có khả năng hiển thị thông tin tài chính như lãi lỗ, số liệu bán hàng, ngân sách,… qua các biểu đồ, đồ thị và bảng điều khiển trực quan.

• Giảm biên độ sai số:

Các chuyên gia phân tích tài chính thường dành phần lớn thời gian cho việc kiểm tra các công thức, liên kết bảng tính và tổng phụ để đảm bảo độ chính xác. Nhưng suy cho cùng thì họ vẫn là con người; việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi.

Với khả năng tự động hóa và tính toán dữ liệu theo thuật toán được lập trình sẵn, phần mềm quản lý tài chính sẽ giúp doanh nghiệp gạt bỏ nỗi lo liên quan đến sai lệch các con số. Nhờ đó, nhà quản trị có thể tự tin hơn trong việc lập kế hoạch tài chính, nâng cao năng lực cạnh tranh trước đối thủ, đảm bảo tuân thủ pháp lý, đồng thời củng cố sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trước nhà đầu tư và các bên liên quan.

2. Các tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp

Giống như hầu hết các sản phẩm khác trên thị trường, mỗi phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp sẽ được thiết kế với bộ tính năng riêng biệt để đáp ứng nhu cầu của một phân khúc khách hàng nhất định. Nhưng nhìn chung phải luôn đảm bảo những tính năng cốt lõi như sau:

2.1 Theo dõi tài chính thời gian thực

Phần mềm quản lý tài chính cho phép doanh nghiệp theo dõi và ghi nhận chính xác từng giao dịch, đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động tài chính. Điều này không chỉ cung cấp một bản ghi chép đầy đủ và rõ ràng cho các kiểm toán viên, mà còn giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và lành mạnh về tài chính, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý. Tính năng theo dõi thời gian thực giúp nhà quản trị phát hiện các sai lệch ngay khi chúng xảy ra, từ đó có thể khắc phục nhanh chóng trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng hơn.

2.2 Phân tích và lập kế hoạch tài chính

Phần mềm có khả năng thu thập và xử lý khối lượng dữ liệu lớn một cách nhanh chóng và chuẩn xác. Bên cạnh đó, tính năng lập kế hoạch và mô hình hóa dữ liệu tài chính giúp doanh nghiệp đưa ra dự đoán hiệu suất trong tương lai, chuẩn bị kỹ lưỡng cho nhiều kịch bản tài chính khác nhau và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

2.3 Quản lý dữ liệu tập trung

Phần mềm quản lý tài chính cung cấp khả năng lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung, cho phép tất cả thông tin tài chính của doanh nghiệp được tổ chức tại một nơi duy nhất. Điều này không chỉ giúp việc truy cập và kiểm soát dữ liệu trở nên thuận tiện hơn, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp dữ liệu tài chính với các hệ thống khác như ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (hệ thống quản lý quan hệ khách hàng), và phần mềm tính lương. Nhờ vào đó, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu quả hợp tác giữa các bộ phận và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.

2.4 Cung cấp đa dạng các loại báo cáo tài chính

Với chỉ một vài cú nhấp chuột, nhà quản trị có thể “ra lệnh” cho phần mềm cung cấp các báo cáo tài chính theo thời gian thực, từ tổng quan đến chi tiết, từ cơ bản đến phức tạp, đáp ứng linh hoạt mọi nhu cầu điều hành và ra quyết định.

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài chính cho doanh nghiệp

Trong vô vàn các tiêu chí, sau đây là 6 tiêu chí cơ bản nhất mà doanh nghiệp cần quan tâm khi lựa chọn một phần mềm quản lý tài chính phù hợp:

3.1 Giao diện thân thiện với người dùng Việt Nam

Một phần mềm dù sở hữu bộ tính năng đa dạng và hứa hẹn lợi tức đầu tư hấp dẫn, nhưng nếu giao diện quá phức tạp hoặc yêu cầu nhiều thời gian để làm quen, thì khó có thể coi đó là một giải pháp tối ưu.

Để được đánh giá là phần mềm quản lý tài chính xuất sắc, giao diện cần trực quan và dễ sử dụng, giúp nhân viên của doanh nghiệp quản lý các hoạt động tài chính một cách dễ dàng mà không cần quá nhiều học hỏi. Hơn nữa, phần mềm phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về kế toán, kiểm toán của pháp luật Việt Nam và được thiết kế thân thiện với người dùng trong nước.

3.2 Triển khai nhanh chóng

Một tiêu chí quan trọng khác là khả năng triển khai nhanh chóng. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có thể triển khai phần mềm nhanh chóng và dễ dàng, tích hợp mượt mà với các công cụ làm việc khác mà không đòi hỏi quá nhiều thao tác kỹ thuật phức tạp. Điều này giúp đảm bảo quy trình làm việc diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành.

3.3 Khả năng mở rộng và nâng cấp tính năng

Khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô, việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài chính có khả năng mở rộng và nâng cấp tính năng là điều cần thiết. Phần mềm cần có khả năng xử lý tốt khối lượng giao dịch gia tăng, dễ dàng bổ sung tài khoản người dùng và giải quyết các quy trình tài chính phức tạp hơn, mà không yêu cầu bổ sung nguồn lực đáng kể.

Tuy nhiên, chi phí mở rộng và nâng cấp giữa các nhà cung cấp phần mềm có thể khác nhau, do đó, doanh nghiệp cần thảo luận kỹ về chi phí này để có lựa chọn hợp lý.

3.4 Tùy chỉnh tính năng theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp

Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất sẽ chú trọng tính năng theo dõi chi phí sản xuất và quản lý hàng tồn kho, trong khi một doanh nghiệp dịch vụ lại ưu tiên tính năng lập hóa đơn và quản lý khách hàng.

Do vậy, doanh nghiệp nên tìm kiếm các phần mềm quản lý tài chính có thể tùy chỉnh tính năng phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình thay vì lựa chọn những phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp miễn phí mang tính đại trà và không đáp ứng đúng yêu cầu thực tế.

3.5 Tối ưu hóa ROI

Một phần mềm quản lý tài chính hiệu quả cần giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa dòng tiền. Nếu phần mềm không mang lại hiệu quả tương xứng hoặc chi phí vận hành quá cao so với lợi ích thu được, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn một sản phẩm khác.

Hơn nữa, nhiều phần mềm có chi phí sử dụng không chỉ dừng lại ở mức phí đăng ký ban đầu mà còn phát sinh các chi phí khác, chẳng hạn như khi tăng số lượng tài khoản, tùy chỉnh tính năng hoặc mở rộng dịch vụ. Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ chi phí tổng thể và khả năng thu hồi vốn (ROI) khi lựa chọn phần mềm.

3.6 Tính năng bảo mật

Và cuối cùng, khả năng bảo mật cũng là một yếu tố then chốt khi lựa chọn phần mềm quản lý tài chính. Doanh nghiệp cần lưu ý đến các tính năng bảo mật của phần mềm như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, và cập nhật bảo mật thường xuyên. Điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin tài chính của doanh nghiệp mà còn đảm bảo sự an toàn cho dữ liệu của khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác.

Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý KPI giúp tối ưu hoá hiệu suất doanh nghiệp

4. Top 7 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp uy tín nhất hiện nay

4.1 Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp Base Finance + 

Phù hợp nhất với nhu cầu quản lý tài chính toàn diện

Base Finance+ là bộ giải pháp quản trị tài chính toàn diện, hỗ trợ ban lãnh đạo nắm bắt mọi thông tin tài chính phát sinh hàng ngày, như thu chi, mua sắm, sử dụng tài sản, số dư ngân hàng, đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác, kịp thời và đầy đủ để đưa ra quyết định nhanh chóng và chuẩn xác nhất.

Điểm đặc biệt của Base Finance+ là không phải một phần mềm quản lý tài chính đơn lẻ, mà là tập hợp của các ứng dụng được triển khai dưới dạng SaaS, bao gồm: Base Finance – Ứng dụng quản trị tài chính; Base Expense – Ứng dụng quản lý chi phí; Base Income – Ứng dụng quản lý doanh thu; Base BankFeeds – Ứng dụng đối soát ngân hàng; Base Asset – Ứng dụng quản lý tài sản doanh nghiệp; Base Purchasing – Ứng dụng quản lý mua hàng.

Mỗi ứng dụng giải quyết chuyên sâu từng “bài toán” tài chính riêng lẻ, giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ dữ liệu quý giá nào.

Tính năng nổi bật:

• Base Finance: Hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tài chính theo từng lát cắt, lập kế hoạch doanh thu và chi phí theo nhiều hướng, giúp kiểm soát chặt chẽ thực thu – thực chi. Ngoài ra, Base Finance còn giúp quản lý công nợ theo từng đối tác, khách hàng, và nhà cung cấp, tối ưu hóa vòng quay các khoản phải thu – phải trả.
• Base Expense: Quản lý chi phí và dòng tiền ra, tạo không gian mở cho mọi nhân sự hợp tác với bộ phận kế toán trong việc kiểm soát chi phí. Phần mềm quản lý hóa đơn nhà cung cấp và các chứng từ chi như tạm ứng, thanh toán, nội bộ, và định kỳ, giúp doanh nghiệp tăng cường minh bạch và hiệu quả trong quản lý chi phí.
• Base Income: Ghi nhận đầy đủ và chính xác tất cả các khoản thu và dòng tiền vào, bao gồm: trạng thái, giá trị, người phụ trách, và thời hạn. Phần mềm còn hỗ trợ kế toán phân tích chi tiết doanh thu và dòng tiền vào theo nhiều chiều: hợp đồng, đơn hàng, khách hàng, sản phẩm, nhân viên, và bộ phận kinh doanh.
• Base BankFeeds: Tự động cập nhật biến động số dư tài khoản ngân hàng theo thời gian thực, thông qua hai phương thức: SMS Banking Scanner (từ tin nhắn SMS) và Mobile Banking Notification Scanner (từ thông báo ứng dụng di động ngân hàng).
• Base Asset: Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ vòng đời của tất cả mọi tài sản, bao gồm lịch sử các hoạt động mua sắm, bàn giao, thu hồi, sửa chữa, bảo dưỡng, đồng thời xác định được một tài sản đã, đang, và có thể mang lại những giá trị gì cho doanh nghiệp.
• Base Purchasing: Hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động thu mua, từ việc so sánh, chọn lọc báo giá đến đánh giá nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng và đối chiếu hóa đơn.

Chi phí sử dụng:

Hiện tại Base Finance+ đang áp dụng chính sách giá tùy theo số lượng tài khoản sử dụng: từ 30 đến 100+ người dùng tương ứng với từ 16,200,000 VNĐ đến 54,000,000 VNĐ.

4.2 SAP S/4HANA

Phù hợp nhất với các doanh nghiệp quy mô lớn.

SAP S/4HANA là phiên bản nâng cấp của hệ thống quản lý doanh nghiệp SAP ERP (Enterprise Resource Planning), giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh thông qua việc tích hợp các quy trình cốt lõi như tài chính, nhân sự, và quản lý nguồn lực vào một nền tảng duy nhất.

Hiện tại, SAP S/4HANA có hai phiên bản chính là SAP S/4HANA On-Premises (cho phép doanh nghiệp tự triển khai trên hạ tầng của mình) và SAP S/4HANA Cloud (được cung cấp dưới dạng dịch vụ đám mây).

Tính năng nổi bật:

• Hiệu suất vượt trội: Sử dụng cơ sở dữ liệu in-memory SAP HANA, SAP S/4HANA loại bỏ các thành phần trung gian, đơn giản hóa mô hình dữ liệu và xử lý tính toán tức thời, giúp truy cập dữ liệu theo thời gian thực.
• Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu: Cung cấp các quy trình “Thực tiễn tốt nhất”, SAP S/4HANA giúp doanh nghiệp kế thừa tri thức từ các đơn vị cùng ngành, tiết kiệm thời gian triển khai, đồng thời chuẩn hóa dữ liệu và quy trình xuyên suốt chuỗi giá trị, tạo ra sự thống nhất và minh bạch.
• Tích hợp toàn diện: SAP S/4HANA kết nối tất cả các chức năng và quy trình trên một nền tảng duy nhất, loại bỏ hệ thống rời rạc, giảm thiểu xử lý dư thừa và tạo liên kết chặt chẽ giữa SCM và CRM. Hệ thống cũng tích hợp cả OLTP và OLAP, giúp doanh nghiệp vận hành đa dạng các hoạt động kinh doanh trên một hệ thống tổng hợp.
• Nâng cao phân tích: SAP S/4HANA tích hợp AI, Machine Learning, và các công cụ phân tích nâng cao, hỗ trợ dự đoán xu hướng và đưa ra thông tin chi tiết thông qua phân tích dự đoán.

Chi phí sử dụng:

Vì là một giải pháp ERP nên chi phí của SAP S/4HANA phụ thuộc vào số lượng phân hệ và số người dùng, không có mức giá niêm yết cố định. Doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp SAP để được tư vấn thông tin chi tiết.

4.3 Microsoft Dynamics 365 Finance

Phù hợp nhất với các doanh nghiệp đang sử dụng bộ công cụ Microsoft Dynamics 365.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý tài chính toàn diện: Dynamics 365 Finance hỗ trợ quản lý tài sản, nguồn lực tài chính, ngân sách và dự báo tài chính. Doanh nghiệp có thể theo dõi, phân tích, và báo cáo chi tiết về các hoạt động tài chính để đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng.
• Quản lý kế toán hiệu quả: Giải pháp cung cấp các công cụ cho quản lý hạch toán, hóa đơn, công nợ, và tín dụng. Hệ thống tự động hóa các quy trình kế toán như kiểm tra, phê duyệt và theo dõi giao dịch tài chính, giúp nâng cao hiệu quả vận hành.
• Báo cáo và phân tích tài chính: Công cụ phân tích mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt hiệu suất tài chính thông qua các báo cáo tài chính và quản lý chi tiết. Bảng điều khiển đồ họa cung cấp cái nhìn tổng quan, hỗ trợ đưa ra các quyết định tài chính chính xác và kịp thời.
• Tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft: Dynamics 365 Finance tương thích hoàn hảo với các ứng dụng trong hệ thống Dynamics 365 như Power BI, Power Apps và Power Automate, giúp doanh nghiệp tận dụng toàn bộ hệ sinh thái Microsoft để tối ưu hóa hoạt động và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận.

Chi phí sử dụng:

Nhà cung cấp Microsoft hiện không công khai bảng giá chi tiết, thay vào đó, doanh nghiệp cần liên hệ các đại lý của Microsoft tại Việt Nam để nhận tư vấn về chi phí sử dụng bảng quyền (thuê bao) hàng tháng.

4.4 Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp QuickBooks

Phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

QuickBooks là một phần mềm quản lý tài chính cho doanh nghiệp nhỏ, hoạt động dựa trên nền tảng đám mây. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn dữ liệu tài chính, theo dõi các chỉ số KPIs, hiểu sâu hơn về hiệu suất, thúc đẩy hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức và truy xuất dữ liệu qua giao diện trực quan.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp công cụ báo cáo tài chính mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo chi tiết và có thể tùy chỉnh.
• Cung cấp các biểu đồ và đồ thị trực quan giúp người dùng trình bày dữ liệu dễ hiểu.
• Quản lý tập trung dữ liệu tài chính, đảm bảo mọi thông tin đều ở một nguồn duy nhất.
• Ứng dụng nền tảng đám mây, cung cấp sự linh hoạt và truy cập từ xa đến dữ liệu tài chính.

Chi phí sử dụng:

QuickBooks cung cấp các gói giá từ 13 USD/tháng đến 53 USD/tháng, tương đương khoảng 338,000 VNĐ/tháng đến 1,378,000 VNĐ/tháng. Nhìn chung, đây là các lựa chọn có mức chi phí hợp lý, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ.

4.5 Phần mềm quản lý tài chính Oracle NetSuite

Phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu lập kế hoạch tài chính phức tạp.

Oracle NetSuite là một một trong những hệ thống quản lý tài chính và kinh doanh toàn diện hàng đầu trên thế giới. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể theo dõi thông tin kinh doanh trong thời gian thực, phân tích dữ liệu, dự báo xu hướng và lập kế hoạch tài chính trong vài cú nhấp chuột.

Tính năng nổi bật:

• Bảng điều khiển trung tâm cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ số tài chính và vận hành quan trọng.
• Lưu trữ và hợp nhất dữ liệu từ tất cả các bộ phận kinh doanh.
• Tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Cung cấp thông tin kinh doanh theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp ra quyết định kịp thời và chính xác.
• Phân quyền người dùng để truy cập dữ liệu an toàn và hợp tác hiệu quả.

Chi phí sử dụng:

Doanh nghiệp cần đặt lịch demo hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của NetSuite để nhận báo giá.

4.6 Workday Financial Management

Phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt là các tập đoàn đa quốc gia.

Workday Financial Management là giải pháp kế toán và tài chính toàn diện, hoạt động trên nền tảng đám mây. Phần mềm này có khả năng tự động hóa các quy trình tài chính cốt lõi từ ghi chép đến báo cáo, quản lý mua sắm và chi phí, nhằm mục tiêu tinh giản hoạt động và cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu. Điểm mạnh của Workday nằm ở giao diện thân thiện với người dùng, khả năng báo cáo thời gian thực và hỗ trợ tuân thủ toàn cầu. 

Tính năng nổi bật:

• Tạo báo cáo nội bộ và báo cáo quy định bên ngoài mà không cần cơ sở dữ liệu lắp ghép.
• Điều chỉnh các quy trình, thiết lập ngưỡng, đánh giá và ngăn chặn giao dịch không được phép với khung linh hoạt.
• Hoạt động và mở rộng ở các quốc gia khác nhau hoặc trên toàn cầu, hỗ trợ các múi giờ, tiền tệ và định dạng địa chỉ toàn cầu.
• Tự động hóa các hoạt động tài chính và kế toán, thực hiện thay đổi hoặc sửa chữa bất cứ lúc nào và gửi khuyến nghị đến người dùng về việc đối chiếu thanh toán.

Chi phí sử dụng:

Nhà cung cấp Workday không công khai giá cơ bản, vì giá của họ được tùy chỉnh dựa trên số lượng người dùng, các phân hệ cần thiết và quy mô doanh nghiệp. Chi phí triển khai có thể dao động từ 50.000 đến 250.000 USD trở lên, tùy thuộc vào phạm vi và độ phức tạp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần trả thêm các chi phí bổ sung bao gồm: đào tạo, hỗ trợ, tích hợp dữ liệu, và mở rộng.

4.7 Phần mềm Sage Intacct

Phù hợp nhất với các tổ chức có từ 10 đến 200 người dùng và các ngành phân phối, sản xuất và dịch vụ.

Sage Intacct là giải pháp quản lý tài chính ERP do Sage – một trong những công ty thiết kế phần mềm tài chính lâu đời và uy tín hàng đầu trên thế giới. Phần mềm Sage Intacct được chứng nhận bởi AICPA (American Institute of Certified Public Accountants, là Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ) và được tin dùng bởi các Giám đốc Tài chính thuộc các tổ chức lớn như Nextmune-ltd và Edsembli.

Tính năng nổi bật:

• Tự động hóa các quy trình kế toán phức tạp, từ thanh toán đến tổng hợp sổ cái và phát hiện bất thường nhờ trí tuệ nhân tạo.
• Kiểm soát và xử lý các loại chi phí trong hoạt động quản lý nhân sự, chẳng hạn như tiền lương và các yếu tố tài chính khác.
• Kết nối nhanh chóng với các phần mềm kinh doanh khác, chẳng hạn như Salesforce, để tạo ra một dòng dữ liệu liên tục và đồng nhất giữa các nền tảng, hoàn toàn theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Cung cấp hàng trăm loại báo cáo và bảng điều khiển đa chiều theo thời gian thực.

Chi phí sử dụng:

Giá của Sage Intacct phụ thuộc vào các phân hệ mà doanh nghiệp lựa chọn, vì vậy trước tiên, doanh nghiệp cần đặt lịch tư vấn với đội ngũ bán hàng.

5. Kết luận

Việc chọn phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và điều kiện cụ thể của từng tổ chức không chỉ là một quyết định quan trọng mà còn là nền tảng phát triển kinh doanh vững chắc. Hy vọng rằng thông qua những thông tin từ Base Blog, doanh nghiệp sẽ tìm được giải pháp tối ưu và đúng đắn nhất cho tổ chức của mình. Cảm ơn doanh nghiệp đã dành thời gian theo dõi bài viết này!

The post Top 7 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp phổ biến hiện nay appeared first on Base Blog.

Trong bài viết này, Base.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình kế toán là gì, vì sao nó quan trọng và cách áp dụng hiệu quả trong thực tế.

1. Quy trình kế toán là gì? Định nghĩa, mục đích và lợi ích

1.1 Định nghĩa quy trình kế toán

Quy trình kế toán là một chuỗi các bước được thực hiện theo trình tự, nhằm ghi nhận và xử lý toàn bộ các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong doanh nghiệp.

Quy trình này bắt đầu từ khi một giao dịch diễn ra, sau đó được phân loại, ghi nhận vào hệ thống, tổng hợp và cuối cùng chuyển hóa thành các báo cáo tài chính phục vụ quản trị.

Điểm quan trọng là kế toán không chỉ là “ghi sổ”, mà là một hệ thống giúp biến dữ liệu thành thông tin có giá trị cho việc ra quyết định.

1.2 Mục đích của quy trình kế toán

Trong thực tế, quy trình kế toán được xây dựng xoay quanh 3 mục tiêu chính.

Thứ nhất là kiểm soát và tổ chức dữ liệu tài chính. Mọi giao dịch cần được ghi nhận đầy đủ, chính xác và có thể truy xuất bất cứ khi nào cần, giúp tránh thất thoát và sai lệch số liệu.

Thứ hai là hỗ trợ quản trị. Dữ liệu kế toán không chỉ để báo cáo mà còn là cơ sở để phân tích hiệu quả hoạt động, kiểm soát chi phí và lập kế hoạch kinh doanh.

Thứ ba là đảm bảo tuân thủ. Một quy trình kế toán chuẩn giúp doanh nghiệp đáp ứng các quy định về thuế, báo cáo tài chính và làm việc minh bạch với cơ quan quản lý.

1.3 Lợi ích khi doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kế toán

Khi quy trình kế toán được thiết lập rõ ràng và vận hành đúng cách, doanh nghiệp sẽ nhận thấy nhiều lợi ích rõ rệt.

Trước hết là giảm rủi ro pháp lý. Việc ghi nhận chính xác và đầy đủ giúp hạn chế sai sót trong kê khai thuế và tránh các khoản phạt không cần thiết.

Tiếp theo là khả năng kiểm soát chi phí tốt hơn. Khi mọi khoản thu chi đều được theo dõi sát sao, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát hiện các điểm bất hợp lý hoặc rò rỉ tài chính.

Quy trình rõ ràng cũng giúp tối ưu vận hành nội bộ. Mỗi vị trí có trách nhiệm cụ thể, hạn chế chồng chéo và bỏ sót công việc.

Quan trọng hơn, ban lãnh đạo có thể ra quyết định nhanh và chuẩn xác hơn nhờ dữ liệu tài chính được cập nhật kịp thời. Đây chính là nền tảng để lập kế hoạch tài chính và dự báo tăng trưởng trong tương lai.

Sự minh bạch thông tin tài chính cũng tạo niềm tin với các bên liên quan như ngân hàng, nhà đầu tư và cơ quan thuế, từ đó nâng cao uy tín doanh nghiệp trên thị trường.

Cuối cùng, một quy trình kế toán bài bản còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho các hoạt động soát xét, kiểm toán bên ngoài, vì mọi thứ đã được sắp xếp khoa học và dễ tra cứu.

2. Các bước cơ bản trong quy trình kế toán

Quy trình kế toán trong doanh nghiệp Việt Nam thường được triển khai qua 5 bước chính, tạo thành một chu trình khép kín từ khi nghiệp vụ phát sinh đến khi hoàn tất báo cáo và quyết toán. Mỗi bước đều có vai trò riêng, đồng thời liên kết chặt chẽ với nhau để đảm bảo tính nhất quán và chính xác của toàn bộ hệ thống thông tin kế toán.

Bước đầu tiên là thu thập và kiểm tra chứng từ kế toán gốc. Đây là nền tảng của toàn bộ quy trình. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều cần có chứng từ hợp lệ đi kèm. Kế toán viên cần kiểm tra kỹ các yếu tố như chữ ký, nội dung, tính hợp pháp và sự phù hợp với thực tế. Nếu chứng từ sai hoặc thiếu, cần xử lý ngay từ đầu để tránh kéo theo sai sót ở các bước sau.

Sau khi có chứng từ đầy đủ, bước tiếp theo là phân loại và ghi nhận nghiệp vụ. Ở giai đoạn này, kế toán viên cần xác định rõ và đúng bản chất của từng giao dịch, đó là doanh thu, chi phí, tài sản hay công nợ.

Bước thứ ba là ghi sổ kế toán. Tất cả các nghiệp vụ sau khi được định khoản sẽ được đưa vào hệ thống sổ sách như sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết. Việc ghi nhận cần đảm bảo đúng thời điểm, không bỏ sót và không trùng lặp. Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm để tự động hóa bước này, giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian so với cách làm thủ công.

Tiếp theo là lập báo cáo tài chính. Dữ liệu từ sổ sách sẽ được tổng hợp thành các báo cáo quan trọng như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Đây là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động trong kỳ.

Bước cuối cùng là khóa sổ và quyết toán thuế. Sau khi hoàn tất báo cáo, doanh nghiệp tiến hành khóa sổ để đảm bảo dữ liệu không bị thay đổi. Từ đó, kế toán viên lập các báo cáo thuế và nộp cho cơ quan chức năng theo quy định. Việc tuân thủ đúng thời hạn và quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín.

Lưu ý rằng, 5 bước này tạo thành một hệ thống liên hoàn. Nếu xảy ra sai sót ở bất kỳ khâu nào, toàn bộ dữ liệu phía sau đều sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy, kế toán viên cần chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ từng bước để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán và hỗ trợ tốt nhất cho công tác quản trị.

Đọc thêm: Hiểu về phòng Kế toán – “ngân hàng nội bộ” của doanh nghiệp

3. Quy trình kế toán chi tiết theo từng nghiệp vụ chính

Mỗi loại nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp đều có quy trình kế toán riêng, tùy theo đặc thù vận hành và yêu cầu quản lý. Việc nắm rõ từng quy trình giúp doanh nghiệp tổ chức công việc bài bản hơn, phân công rõ trách nhiệm và hạn chế sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.

3.1 Quy trình kế toán mua hàng và nhập kho

Quy trình mua hàng thường bắt đầu từ nhu cầu thực tế của bộ phận kinh doanh hoặc kho. Khi cần bổ sung hàng hóa hoặc nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ lập đề nghị mua hàng và trình duyệt.

Sau khi được phê duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp, trong đó quy định rõ về số lượng, giá cả và thời gian giao nhận.

Khi hàng được giao, bộ phận kho sẽ kiểm tra thực tế và lập phiếu nhập kho. Đồng thời, nhà cung cấp gửi hóa đơn. Lúc này, nhiệm vụ của kế toán viên là kiểm tra tính hợp lệ của toàn bộ chứng từ, đặc biệt là đảm bảo sự khớp đúng giữa 3 yếu tố: đơn đặt hàng, số lượng thực nhập và hóa đơn.

Nếu dữ liệu chính xác, kế toán viên tiến hành ghi nhận:

• Tăng hàng tồn kho (tài khoản 152, 156).
• Công nợ phải trả phải trả cho nhà cung cấp (tài khoản 331) nếu chưa thanh toán, hoặc giảm tiền (tài khoản 111, 112) nếu thanh toán ngay.
• Thuế VAT đầu vào được ghi nhận riêng (tài khoản 133) để phục vụ đối trừ thuế sau này. 

Đến kỳ thanh toán, bộ phận tài chính thực hiện chi trả cho nhà cung cấp và cập nhật lại công nợ. Toàn bộ quá trình này cần được theo dõi đồng bộ giữa kho, kế toán và tài chính để đảm bảo dữ liệu luôn nhất quán.

3.2 Quy trình kế toán bán hàng và xuất kho

Quy trình bán hàng bắt đầu từ khi doanh nghiệp nhận được đơn hàng từ khách. Bộ phận kinh doanh sẽ kiểm tra tồn kho, giá bán và điều kiện thanh toán trước khi xác nhận đơn.

Sau đó, hóa đơn bán hàng được lập theo đúng quy định. Dựa trên thông tin này, bộ phận kho tiến hành xuất hàng và lập phiếu xuất kho.

Kế toán sẽ tiếp nhận toàn bộ chứng từ và thực hiện ghi nhận:

• Tăng doanh thu bán hàng (tài khoản 511)
• Thuế VAT đầu ra (tài khoản 3331) nếu hàng hóa chịu thuế
• Giá vốn hàng bán được ghi tăng (tài khoản 632)
• Giảm hàng tồn kho (tài khoản 152, 156)

Về dòng tiền, nếu khách hàng thanh toán ngay, doanh nghiệp ghi nhận tăng tiền. Nếu bán chịu, khoản này sẽ được ghi nhận là công nợ phải thu (tài khoản 131). 

Việc quản lý công nợ khách hàng là một phần tất yếu trong quy trình này. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao, đối chiếu định kỳ và có kế hoạch thu hồi nợ kịp thời để đảm bảo dòng tiền ổn định.

3.3 Quy trình kế toán tiền mặt và thanh toán

Tiền mặt là loại tài sản có tính thanh khoản cao, đồng thời cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý tiền mặt rõ ràng, minh bạch ngay từ khâu đề nghị đến thực hiện và đối chiếu.

Với các khoản chi tiền, quy trình thường bắt đầu từ việc lập đề nghị chi, trong đó nêu rõ mục đích, số tiền, người nhận và đính kèm đầy đủ chứng từ liên quan như hóa đơn, hợp đồng. Đề nghị này cần được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền trước khi tiến hành chi.

Sau khi được duyệt, thủ quỹ lập phiếu chi tiền mặt, ghi đầy đủ thông tin và yêu cầu người nhận ký xác nhận. Dựa trên đó, kế toán thực hiện hạch toán giảm tiền mặt (tài khoản 111) và ghi nhận vào tài khoản chi phí hoặc công nợ tương ứng.

Ở chiều ngược lại, khi phát sinh thu tiền mặt, thủ quỹ lập phiếu thu, người nộp tiền ký xác nhận và kế toán ghi tăng tiền mặt (tài khoản 111), đồng thời giảm công nợ hoặc ghi nhận doanh thu.

Một khâu không thể thiếu là kiểm kê và đối chiếu tiền mặt định kỳ. Doanh nghiệp nên thực hiện hàng ngày hoặc hàng tuần để đảm bảo số liệu thực tế luôn khớp với sổ sách. Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và xử lý càng sớm càng tốt. Ngoài ra, việc thiết lập hạn mức tồn quỹ cũng rất cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ quy định tài chính.

3.4 Quy trình kế toán tài sản cố định và khấu hao

Tài sản cố định là nhóm tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài, chẳng hạn như: nhà xưởng, máy móc hay phương tiện vận tải. Do đặc thù này, quy trình kế toán tài sản cố định cần được theo dõi sát sao và xuyên suốt vòng đời tài sản.

Quy trình bắt đầu từ việc ghi nhận tài sản khi phát sinh mua sắm, xây dựng hoặc tiếp nhận. Khi đưa vào sử dụng, kế toán viên cần lập biên bản bàn giao, gắn mã quản lý và ghi nhận nguyên giá tài sản vào tài khoản 211, 213. Nguyên giá bao gồm giá mua và các chi phí liên quan như vận chuyển, lắp đặt hoặc chạy thử.

Trong quá trình sử dụng, tài sản cần được trích khấu hao định kỳ, thường theo tháng. Đây là cách phân bổ giá trị tài sản vào chi phí hoạt động. Kế toán viên sẽ tính toán mức khấu hao, lập bảng phân bổ và ghi nhận vào chi phí (tài khoản 627), đồng thời ghi tăng hao mòn lũy kế (tài khoản 214).

Định kỳ, doanh nghiệp cần kiểm kê tài sản để đối chiếu giữa thực tế và sổ sách. Việc này giúp phát hiện sớm các tài sản hư hỏng, thất lạc hoặc không còn giá trị sử dụng để có phương án xử lý phù hợp.

Khi phát sinh thanh lý, nhượng bán hoặc loại bỏ tài sản, kế toán cần lập đầy đủ hồ sơ, ghi giảm nguyên giá, giảm hao mòn lũy kế và phản ánh các khoản thu chi liên quan. Toàn bộ thông tin được cập nhật vào sổ chi tiết tài sản cố định, đồng thời báo cáo định kỳ cho ban lãnh đạo để phục vụ công tác quản lý.

3.5 Quy trình kế toán kho hàng và kiểm kê định kỳ

Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại và sản xuất, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Vì vậy, quy trình kế toán kho cần được xây dựng một cách nghiêm ngặt. Điều này không chỉ giúp kiểm soát tốt tài sản mà còn hạn chế thất thoát và sai lệch dữ liệu.

Về cơ bản, quy trình kế toán kho xoay quanh việc quản lý các luồng nhập – xuất – chuyển kho. Mỗi khi phát sinh nhập kho từ mua hàng, sản xuất hoặc hàng trả lại từ khách, kế toán viên sẽ ghi tăng hàng tồn kho dựa trên phiếu nhập kho, đảm bảo đúng chủng loại, số lượng và đơn giá. Ngược lại, khi xuất kho để bán hàng, sử dụng nội bộ hoặc trả lại nhà cung cấp, kế toán thực hiện ghi giảm hàng tồn kho tương ứng.

Một điểm quan trọng trong quy trình này là phương pháp định giá hàng xuất kho. Doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng các phương pháp phổ biến như nhập trước – xuất trước (FIFO), bình quân gia quyền hoặc thực tế đích danh. Việc lựa chọn cần phù hợp với đặc thù hoạt động và được duy trì nhất quán để bảo đảm tính minh bạch, dễ so sánh giữa các kỳ kế toán.

Song song với việc ghi nhận, hệ thống sổ kho và sổ kế toán cần được cập nhật đồng bộ. Đây là cơ sở để bộ phận kho và kế toán có thể đối chiếu thường xuyên, kịp thời phát hiện sai lệch nếu có.

Bên cạnh đó, kiểm kê định kỳ là bước không thể thiếu. Doanh nghiệp thường thực hiện kiểm kê theo quý hoặc cuối năm, hoặc kiểm kê đột xuất khi phát sinh dấu hiệu bất thường. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra thực tế số lượng hàng hóa trong kho, lập biên bản kiểm kê và đối chiếu với số liệu trên sổ sách.

Nếu phát sinh chênh lệch, doanh nghiệp cần nhanh chóng xác định nguyên nhân, có thể đến từ sai sót trong ghi chép, hư hỏng, thất thoát hoặc các yếu tố khác. Tùy từng trường hợp, kế toán sẽ thực hiện điều chỉnh phù hợp: ghi nhận vào chi phí, điều chỉnh số liệu hoặc xử lý trách nhiệm liên quan.

4. Công cụ hỗ trợ và tối ưu hóa quy trình kế toán

4.1 Phần mềm kế toán

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng phần mềm kế toán không còn là lựa chọn, mà đã trở thành yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp nâng cao năng lực vận hành. Phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhanh hơn, lưu trữ dữ liệu tập trung, dễ dàng tra cứu và tự động hóa nhiều nghiệp vụ như tính khấu hao, phân bổ chi phí.

4.2 Bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực Base Finance+ 

Nếu hình dung hệ thống tài chính doanh nghiệp như một kim tự tháp, có thể thấy rõ 3 tầng vận hành khác nhau nhưng liên kết chặt chẽ với nhau:

Ở đỉnh là tầng quản trị – nơi ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu tài chính. Ở giữa là tầng kế toán – đảm nhiệm việc ghi nhận, tổng hợp và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý. Và ở tầng cuối là tầng vận hành – nơi các giao dịch tài chính diễn ra hàng ngày như thu chi, xử lý hóa đơn, đối soát ngân hàng.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp mới chỉ tập trung vào tầng kế toán, sử dụng phần mềm kế toán riêng lẻ hoặc thậm chí Excel, Google Sheet. Cách làm này giúp đáp ứng yêu cầu tuân thủ, nhưng chưa đủ để nhà quản trị có được góc nhìn toàn diện. Dữ liệu vẫn rời rạc, thiếu kết nối và không phản ánh kịp thời dòng chảy tài chính từ vận hành đến quản trị.

Đó cũng là lý do Bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực Base Finance+ trên nền tảng Base.vn ra đời. Thay vì xử lý từng phần riêng lẻ, Base Finance+ giúp doanh nghiệp kết nối toàn bộ dữ liệu tài chính – từ giao dịch hàng ngày đến báo cáo quản trị – trên một hệ thống thống nhất.

Giải pháp này bao gồm nhiều ứng dụng chuyên sâu, mỗi ứng dụng giải quyết một bài toán cụ thể:

– Base Finance là trung tâm quản trị tài chính, cung cấp dashboard theo thời gian thực để lãnh đạo theo dõi toàn cảnh tình hình tài chính. Doanh nghiệp có thể lập kế hoạch doanh thu – chi phí, kiểm soát thực thu – thực chi và quản lý công nợ theo từng đối tượng.

– Base Expense giúp quản lý chi phí một cách minh bạch và có kiểm soát. Tất cả các khoản chi, từ tạm ứng đến thanh toán, đều được ghi nhận rõ ràng, đồng thời cho phép nhiều bộ phận cùng tham gia, giảm tải cho phòng kế toán.

– Base Income tập trung vào quản lý doanh thu và dòng tiền vào. Mọi khoản thu được cập nhật theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích theo nhiều chiều như khách hàng, hợp đồng hay đội ngũ kinh doanh.

– Base BankFeeds tự động cập nhật biến động tài khoản ngân hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền chính xác mà không cần thao tác thủ công.

Đặc biệt, Base Finance+ có khả năng kết nối dữ liệu liền mạch với hầu hết các phần mềm kế toán phổ biến hiện nay. Trên nền tảng Base.vn, dữ liệu kế toán và tài chính được liên thông trực tiếp với các hoạt động như bán hàng, mua hàng, kho và nhân sự. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể việc nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và đảm bảo mọi số liệu luôn đồng nhất theo thời gian thực.

4.3 SOP (Standard Operating Procedure)

Bên cạnh công nghệ, việc xây dựng quy trình vận hành chuẩn (SOP) cho kế toán là yếu tố then chốt để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và nhất quán.

SOP kế toán là tài liệu mô tả chi tiết từng bước công việc, từ cách xử lý chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ cho đến lập báo cáo. Đồng thời, SOP cũng quy định rõ trách nhiệm của từng vị trí, thời hạn hoàn thành công việc và hướng xử lý khi phát sinh tình huống ngoài dự kiến.

Khi có SOP rõ ràng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian đào tạo nhân sự mới, đồng thời giúp nhân viên thực hiện công việc theo cùng một tiêu chuẩn, cũng như giúp nhà quản lý theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan. Đặc biệt, SOP cần được xây dựng bám sát chuẩn mực kế toán hiện hành và đồng bộ với hệ thống phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng.

4.4 Checklist kiểm soát chất lượng quy trình kế toán

Một quy trình kế toán vững chắc không thể thiếu lớp kiểm soát chất lượng ở cuối mỗi chu kỳ. Việc xây dựng checklist giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện và hạn chế các sai sót phổ biến.

Checklist có thể bao gồm các nội dung như:

• Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ trước khi ghi sổ;
• Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp;
• So sánh dữ liệu kế toán với tồn kho thực tế hoặc số dư tiền mặt.

Những bước kiểm tra này tuy nhỏ nhưng đóng vai trò khá lớn trong việc duy trì tính chính xác của toàn bộ hệ thống.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra nội bộ định kỳ theo tháng hoặc quý. Hoạt động này giúp phát hiện sớm các điểm chưa tối ưu trong quy trình, từ đó có phương án điều chỉnh kịp thời trước khi phát sinh rủi ro lớn.

Khi kết hợp hài hòa giữa công nghệ, quy trình chuẩn và cơ chế kiểm soát, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một quy trình kế toán minh bạch, đáng tin cậy và đủ năng lực hỗ trợ các quyết định quản trị trong dài hạn.

5. Lưu ý pháp lý và cập nhật mới nhất 2026

Tại Việt Nam, hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện nay được xây dựng dựa trên các khung pháp lý như Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, trong đó nổi bật là Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đây là nền móng quy định về hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính mà hầu hết các doanh nghiệp đang áp dụng.

Bước sang năm 2026, một số xu hướng và yêu cầu mới đang trở nên rõ ràng hơn. Trước hết là việc đẩy mạnh việc sử dụng hóa đơn điện tử và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Doanh nghiệp không chỉ cần lập báo cáo đúng, mà còn phải đảm bảo hệ thống có khả năng đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, phục vụ việc kê khai và nộp thuế điện tử.

Các nghĩa vụ thuế quan trọng vẫn bao gồm: thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế giá trị gia tăng (VAT). Trong đó, thuế TNDN thường được tạm nộp theo quý và quyết toán vào cuối năm; thuế TNCN được khấu trừ hàng tháng từ thu nhập người lao động; còn thuế VAT được kê khai theo tháng hoặc quý tùy quy mô doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng chu kỳ và nguyên tắc kê khai giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có.

Một điểm đáng chú ý là người đại diện pháp luật và bộ phận kế toán phải chịu trách nhiệm trực tiếp về tính trung thực của báo cáo. Các báo cáo tài chính không chỉ cần đầy đủ mà còn phải phản ánh đúng thực trạng, trong đó báo cáo lưu chuyển tiền tệ ngày càng được coi trọng để đánh giá sức khỏe tài chính thực tế của doanh nghiệp.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã chủ động đầu tư vào công nghệ để thích ứng với yêu cầu này. Chẳng hạn, một doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện tử tại thành phố Hồ Chí Minh đã chia sẻ rằng: Việc triển khai nền tảng quản trị toàn diện Base.vn đã cho phép họ kết nối dữ liệu liền mạch giữa kế toán, bán hàng, sản xuất và nhân sự trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, họ đã giảm thời gian lập báo cáo tài chính hàng tháng từ 7 ngày xuống còn 2 ngày; giảm tỷ lệ sai sót 85%; và quan trọng nhất là không còn bị phạt do nộp thuế chậm.

Ngoài việc thường xuyên cập nhật các quy định mới, các doanh nghiệp cũng cần tham gia các chương trình đào tạo chuyên môn và duy trì kết nối với cơ quan thuế để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

6. Kết Bài

Quy trình kế toán không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ quản trị giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính, phát hiện rủi ro và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng quy trình kế toán, kết hợp với công cụ công nghệ phù hợp và cập nhật liên tục các quy định pháp lý mới nhất, sẽ tạo nên lợi thế cạnh tranh vững vàng cho doanh nghiệp trong năm 2026.

The post Quy trình kế toán trong doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết và áp dụng thực tế 2026 appeared first on Base Blog.

1. Quy trình thanh toán là gì?

1.1 Định nghĩa Quy trình thanh toán trong kế toán doanh nghiệp

Quy trình thanh toán là chuỗi các hoạt động được tổ chức bài bản nhằm thực hiện việc chi trả cho các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác, minh bạch và có thể kiểm chứng. Quy trình này không chỉ đảm bảo dòng tiền được sử dụng đúng mục đích mà còn giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kế toán và thuế.

Trong thực tế, doanh nghiệp thường phát sinh 2 nhóm thanh toán chính:

• Thứ nhất là thanh toán nội bộ, bao gồm các khoản như lương, chi phí vận hành, tạm ứng.
• Thứ hai là thanh toán cho bên ngoài, như là thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác dịch vụ hoặc nộp các nghĩa vụ thuế.

Mỗi nhóm có đặc thù riêng nhưng đều cần được kiểm soát bằng một quy trình thống nhất để đảm bảo tính hợp pháp và khả năng truy xuất.

Một điểm cần lưu ý là quy trình thanh toán khác với hạch toán kế toán. Nếu thanh toán tập trung vào việc thực thi dòng tiền thực tế, thì kế toán là hoạt động ghi nhận các giao dịch đó trên sổ sách. Hai hoạt động này cần được kết nối chặt chẽ để đảm bảo dữ liệu tài chính luôn đồng nhất.

1.2 Vai trò và tầm quan trọng của quy trình thanh toán trong quản trị tài chính

Trong môi trường kinh doanh nhiều biến động như hiện nay, một quy trình thanh toán bài bản sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn. Khi mọi khoản chi đều phải trải qua các bước kiểm tra và phê duyệt, nguy cơ sai sót, thất thoát hoặc gian lận sẽ được hạn chế đáng kể. Đồng thời, trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình cũng được xác định rõ ràng, từ người đề nghị đến người phê duyệt.

Bên cạnh đó, quy trình thanh toán còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp lý. Các quy định như Thông tư 200/2014/TT-BTC hay Luật Kế toán yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ việc lập chứng từ, lưu trữ hồ sơ và kiểm soát giao dịch. Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thuế hoặc khó khăn khi kiểm toán.

Một quy trình thanh toán minh bạch cũng góp phần nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính. Khi cần kiểm tra, doanh nghiệp có thể nhanh chóng truy xuất từng khoản chi, từ đó tạo sự tin tưởng với ngân hàng, nhà đầu tư và đối tác.

1.3 Các quy định pháp luật Việt Nam liên quan tới quy trình thanh toán

Một quy trình thanh toán chuẩn và an toàn không thể tách rời khỏi các khung pháp lý hiện hành. Tại Việt Nam, các quy định liên quan đã được thiết lập tương đối đầy đủ thông qua hệ thống luật và thông tư.

Trước hết, Luật Kế toán 2015 là văn bản cốt lõi quy định trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc tổ chức công tác kế toán. Luật này bao quát toàn bộ quy trình từ lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập và trình bày báo cáo tài chính. Đồng thời, luật cũng xác định rõ vai trò và trách nhiệm của kế toán trưởng, giám đốc trong việc kiểm tra và phê duyệt các chứng từ thanh toán, qua đó đảm bảo mọi giao dịch đều có sự kiểm soát chặt chẽ.

Bên cạnh đó, Thông tư 200/2014/TT-BTC đóng vai trò hướng dẫn chi tiết cách thức triển khai trong thực tế. Đây là tài liệu giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hệ thống chứng từ kế toán, bao gồm các loại như ủy nhiệm chi, phiếu chi và các chứng từ liên quan đến thanh toán. Thông tư quy định rõ nội dung bắt buộc, quy trình lập, ký duyệt cũng như cách lưu trữ, từ đó giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp và nhất quán cho toàn bộ giao dịch tài chính.

Một văn bản khác không thể bỏ qua là Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về hóa đơn điện tử. Thông tư này không chỉ yêu cầu doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử mà còn đưa ra các quy định liên quan đến lưu trữ dữ liệu, bảo mật thông tin và khả năng truy xuất chứng từ khi cần kiểm tra hoặc kiểm toán. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp đang triển khai thanh toán điện tử hoặc vận hành trên nền tảng số.

Dưới đây là bảng tóm tắt các văn bản pháp lý chính liên quan đến quy trình thanh toán:

Đọc thêm: Quy trình là gì? Hiểu đúng để tối ưu hoạt động doanh nghiệp

2. 5 Bước xây dựng Quy trình thanh toán trong doanh nghiệp

2.1 Bước 1: Đề nghị thanh toán (Lập hồ sơ yêu cầu)

Quy trình thanh toán trong doanh nghiệp thường bắt đầu từ thời điểm phát sinh nhu cầu chi trả. Đây có thể là thanh toán cho nhà cung cấp sau khi nhận hàng, chi phí dịch vụ định kỳ hoặc các khoản chi phục vụ hoạt động vận hành hàng ngày. Khi đó, bộ phận liên quan sẽ tiến hành lập đề nghị thanh toán để khởi tạo quy trình.

Thông thường, người chịu trách nhiệm lập đề nghị là trưởng bộ phận hoặc kế toán phụ trách. Hồ sơ đề nghị cần đi kèm đầy đủ các chứng từ nhằm chứng minh tính hợp lý và hợp pháp của khoản chi. Các chứng từ phổ biến bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử;
• Hợp đồng mua bán hoặc cung cấp dịch vụ;
• Biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu;
• Biểu mẫu đề nghị thanh toán theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu có ý nghĩa rất quan trọng. Khi chứng từ rõ ràng và hợp lệ, quá trình kiểm tra và phê duyệt ở các bước sau sẽ diễn ra nhanh chóng hơn, hạn chế tình trạng bổ sung, chỉnh lý nhiều lần gây mất thời gian.

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp gặp vướng mắc ngay từ bước này do những lỗi cơ bản như thiếu chứng từ, hóa đơn chưa hợp lệ hoặc thông tin không khớp giữa các giấy tờ. Những sai sót này không chỉ làm chậm quy trình mà còn tiềm ẩn rủi ro về mặt pháp lý và kiểm toán. Vì vậy, việc xây dựng một checklist chứng từ chuẩn cho từng loại thanh toán là điều cần thiết để giúp người lập đề nghị dễ dàng đối chiếu trước khi gửi hồ sơ.

Một biểu mẫu đề nghị thanh toán chuẩn thường bao gồm các thông tin như: mã đề nghị, ngày lập, người đề nghị, phòng ban, nội dung chi tiết khoản thanh toán, số tiền và danh sách chứng từ đính kèm.

2.2 Bước 2: Phê duyệt thanh toán (Kiểm tra và cấp phép)

Sau khi đề nghị thanh toán được gửi lên từ các phòng ban, bước tiếp theo là kiểm tra và phê duyệt. Đây được xem là “chốt chặn” quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình, giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro trước khi dòng tiền thực sự được xuất đi.

Thông thường, bộ phận kế toán hoặc tài chính sẽ là đơn vị tiếp nhận và rà soát hồ sơ. Tùy theo quy mô doanh nghiệp, người thực hiện có thể là kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính. Công việc không chỉ dừng lại ở việc xem đủ giấy tờ, mà còn là kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và tính chính xác của toàn bộ thông tin liên quan đến khoản thanh toán.

Cụ thể, kế toán sẽ đối chiếu chứng từ với hợp đồng gốc để đảm bảo số tiền, điều khoản và thời hạn thanh toán là chính xác. Đồng thời, các yếu tố như hóa đơn, mã số thuế nhà cung cấp, chữ ký và con dấu cũng cần được xác minh đầy đủ theo quy định. Một yếu tố quan trọng khác là kiểm tra ngân sách, nhằm đảm bảo khoản chi nằm trong kế hoạch tài chính đã được phê duyệt, tránh tình trạng chi vượt dự toán.

Sau bước kiểm tra, hồ sơ sẽ được chuyển đến người có thẩm quyền phê duyệt cuối cùng, thường là giám đốc hoặc cấp quản lý tài chính cao hơn. Người phê duyệt sẽ xem xét tổng thể và đưa ra quyết định đồng ý hoặc từ chối. Kết quả này cần được ghi nhận rõ ràng, đặc biệt trong trường hợp từ chối phải nêu cụ thể lý do để các bộ phận liên quan có thể điều chỉnh.

Thời gian phê duyệt thường dao động từ 1 đến 3 ngày làm việc. Với các khoản thanh toán khẩn cấp hoặc giá trị lớn, doanh nghiệp có thể thiết kế luồng phê duyệt riêng để rút ngắn thời gian nhưng vẫn đảm bảo có sự kiểm soát.

Một số rủi ro thường gặp ở bước này bao gồm: phê duyệt sai thẩm quyền hoặc bỏ sót lỗi trong chứng từ. Để hạn chế, doanh nghiệp cần xây dựng ma trận phân quyền rạch ròi, quy định cụ thể từng cấp có thể phê duyệt những khoản chi nào.

2.3 Bước 3: Chuẩn bị chứng từ thanh toán (Lập Ủy nhiệm chi và Phiếu chi)

Khi đề nghị thanh toán đã được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ bước sang giai đoạn chuẩn bị chứng từ để thực hiện giao dịch. Đây là bước chuyển từ “phê duyệt trên giấy” sang “thực thi dòng tiền”, vì vậy yêu cầu về độ chính xác và tuân thủ là rất cao.

Hai loại chứng từ quan trọng thường được sử dụng trong bước này là ủy nhiệm chi và phiếu chi, được quy định cụ thể trong Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tùy theo hình thức thanh toán là chuyển khoản hay tiền mặt, kế toán sẽ lựa chọn loại chứng từ phù hợp.

Ủy nhiệm chi được sử dụng khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán qua ngân hàng. Đây là hình thức phổ biến nhờ tính an toàn, minh bạch và dễ dàng đối soát. Một ủy nhiệm chi hợp lệ cần thể hiện đầy đủ các thông tin như: tên đơn vị chuyển tiền, số tài khoản, ngân hàng, thông tin người nhận, số tiền (bằng số và bằng chữ), nội dung thanh toán, ngày lập và chữ ký của các bên liên quan.

Trong khi đó, phiếu chi được sử dụng cho các khoản thanh toán bằng tiền mặt, thường áp dụng với các chi phí nhỏ hoặc phát sinh đột xuất. Dù đơn giản hơn, phiếu chi vẫn cần tuân thủ đầy đủ các thông tin bắt buộc như: số phiếu, ngày lập, người nhận tiền, lý do chi, số tiền và chữ ký xác nhận. Sau khi hoàn tất, chứng từ cần được đánh dấu đã thanh toán để tránh trùng lặp hoặc sai sót trong quản lý.

Ở bước này, nếu doanh nghiệp vẫn xử lý thủ công, thì rất dễ xảy ra nhầm lẫn do nhập liệu nhiều lần hoặc thiếu đồng nhất giữa các chứng từ. Chính vì vậy, xu hướng hiện nay là tự động hóa việc lập chứng từ thông qua các phần mềm và nền tảng quản trị.

2.4 Bước 4: Thực hiện thanh toán (Chuyển khoản và Chi tiền mặt)

Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra và chuẩn bị chứng từ, doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện thanh toán. Đây là thời điểm dòng tiền thực sự được chuyển đi, do đó, mọi thao tác cần được thực hiện chuẩn xác và bám sát nội dung đã được phê duyệt trước đó.

Hiện nay, 2 hình thức thanh toán phổ biến nhất là: chuyển khoản qua ngân hàng và chi tiền mặt. Trong đó, chuyển khoản là phương thức được sử dụng rộng rãi hơn cả nhờ tính an toàn, minh bạch và dễ kiểm soát. Kế toán có thể thực hiện giao dịch thông qua ủy nhiệm chi tại ngân hàng hoặc trực tiếp trên hệ thống internet banking. Sau khi hoàn tất, ngân hàng sẽ cung cấp giấy báo có (credit note) để xác nhận giao dịch thành công. Đây là chứng từ quan trọng, thể hiện rõ thời gian, số tiền và tài khoản nhận, cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ đối soát và kiểm toán về sau.

Về thời gian xử lý, các giao dịch chuyển khoản nội bộ ngân hàng thường hoàn tất trong ngày, trong khi chuyển liên ngân hàng có thể mất thêm thời gian tùy theo hệ thống. Dù theo hình thức nào, việc kiểm tra kỹ thông tin người nhận trước khi chuyển tiền là yếu tố bắt buộc để tránh rủi ro sai sót.

Đối với các khoản chi bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ thực hiện xuất tiền theo phiếu chi đã được phê duyệt. Người nhận tiền cần ký xác nhận, kèm theo thông tin cá nhân như họ tên, giấy tờ tùy thân và ngày nhận. Với các khoản chi có giá trị lớn, doanh nghiệp nên lập thêm biên bản giao nhận để tăng tính minh bạch và đảm bảo trách nhiệm giữa các bên.

Dưới đây là bảng so sánh nhanh giữa 2 hình thức thanh toán:

Những sai sót như nhập nhầm số tài khoản hoặc thiếu xác nhận khi chi tiền mặt vẫn có thể xảy ra. Những lỗi này không chỉ gây thất thoát mà còn làm gián đoạn quy trình kiểm soát tài chính. Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập các bước kiểm tra chéo trước khi thực hiện thanh toán, đồng thời có quy trình xử lý phù hợp khi phát sinh sự cố.

2.5 Bước 5: Kiểm tra và lưu trữ chứng từ thanh toán

Bước cuối cùng trong quy trình thanh toán là kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ toàn bộ chứng từ liên quan. Dù là bước “hậu kiểm”, nhưng đây lại là khâu quyết định tính chính xác, không khuất tất và sẵn sàng cho các hoạt động kiểm toán sau này.

Ở giai đoạn này, kế toán sẽ rà soát lại toàn bộ hồ sơ thanh toán, bao gồm ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi, giấy báo có từ ngân hàng, biên bản giao nhận tiền (nếu có), cùng các chứng từ gốc như hóa đơn, hợp đồng và biên bản nghiệm thu. Mục tiêu là tất cả thông tin đều khớp nhau, không có sai lệch về số tiền, nội dung hay đối tượng thanh toán. Nếu phát hiện bất kỳ thiếu sót nào, doanh nghiệp cần xử lý ngay trước khi đưa vào lưu trữ chính thức.

Sau khi hoàn tất đối chiếu, kế toán tiến hành ghi nhận giao dịch vào sổ sách. Tùy theo hình thức thanh toán, thông tin sẽ được cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt hoặc sổ tiền gửi ngân hàng. Đồng thời, các khoản công nợ phải trả hoặc chi phí liên quan cũng được điều chỉnh tương ứng. Việc ghi nhận kịp thời giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng dòng tiền của doanh nghiệp.

Về mặt pháp lý, Luật Kế toán 2015 quy định doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ tối thiểu 5 năm. Do đó, việc xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học là rất cần thiết. Chứng từ có thể được phân loại theo năm tài chính, theo nhà cung cấp, theo hợp đồng hoặc theo từng loại giao dịch, tùy vào nhu cầu quản trị nội bộ.

Bên cạnh đó, Thông tư 32/2025/TT-BTC đã mở ra hành lang pháp lý cho việc lưu trữ chứng từ điện tử. Doanh nghiệp có thể scan và lưu trữ tài liệu dưới dạng số, kết hợp với các giải pháp lưu trữ đám mây để tăng khả năng truy xuất và bảo mật. Tuy nhiên, cần đảm bảo dữ liệu luôn toàn vẹn, có phương án sao lưu và phục hồi khi xảy ra sự cố.

Đọc thêm: Lưu đồ triển khai quy trình mua hàng của doanh nghiệp mới nhất

3. Các loại chứng từ và giấy tờ cần thiết trong quy trình thanh toán

3.1 Chứng từ đầu vào (trước khi thực hiện thanh toán)

Trước khi bắt đầu quy trình thanh toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ đầu vào để chứng minh tính hợp pháp và hợp lý của khoản chi. Đây là cơ sở cốt lõi giúp bộ phận tài chính kiểm tra và phê duyệt nhanh chóng, đồng thời hạn chế rủi ro về thuế và kiểm toán.

Trước hết là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử do nhà cung cấp phát hành theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ thông tin như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, tổng tiền và thuế GTGT nếu có. Với hóa đơn điện tử, việc có mã xác thực của cơ quan thuế là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai và khấu trừ thuế.

Tiếp theo là hợp đồng mua bán hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là căn cứ pháp lý quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến thanh toán như số tiền, thời hạn và phương thức chi trả. Nếu trong quá trình thực hiện có phát sinh điều chỉnh, các phụ lục hợp đồng cũng cần được đính kèm đầy đủ.

Ngoài ra, biên bản bàn giao hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ là tài liệu xác nhận giao dịch đã hoàn tất. Chứng từ này thể hiện hàng hóa đã được giao đúng số lượng, chất lượng hoặc dịch vụ đã được cung cấp đúng yêu cầu, thường có chữ ký xác nhận của cả hai bên.

Cuối cùng là form đề nghị thanh toán nội bộ. Đây là biểu mẫu do doanh nghiệp tự xây dựng, giúp tổng hợp toàn bộ thông tin cần thiết như người đề nghị, phòng ban, nội dung chi và danh sách chứng từ đi kèm. Một form chuẩn sẽ giúp bộ phận kế toán dễ dàng nắm bắt thông tin và xử lý nhanh hơn.

3.2 Chứng từ trong quá trình thanh toán

Khi bước vào giai đoạn thực hiện thanh toán, doanh nghiệp sẽ sử dụng thêm các chứng từ để hoàn tất giao dịch và phục vụ cho việc ghi nhận kế toán.

Phổ biến nhất là ủy nhiệm chi, được sử dụng khi thanh toán qua ngân hàng và được quy định rõ trong Thông tư 200/2014/TT-BTC. Chứng từ này cần thể hiện các thông tin về bên chuyển, bên nhận, số tiền và nội dung thanh toán, kèm theo chữ ký phê duyệt theo đúng thẩm quyền.

Trong trường hợp thanh toán tiền mặt, doanh nghiệp sẽ sử dụng phiếu chi hoặc lệnh chi nội bộ để ghi nhận khoản tiền đã xuất. Đây là cơ sở để kế toán hạch toán và theo dõi dòng tiền trong hệ thống.

Ngoài ra, với các khoản thanh toán có giá trị lớn hoặc tính chất phức tạp, doanh nghiệp có thể lập thêm biên bản kiểm tra hoặc phê duyệt. Tài liệu này giúp xác nhận rằng toàn bộ hồ sơ đã được rà soát kỹ lưỡng trước khi thực hiện thanh toán, đồng thời tăng tính minh bạch và trách nhiệm giữa các bên liên quan.

3.3 Chứng từ xác nhận sau khi thanh toán

Sau khi giao dịch thanh toán hoàn tất, doanh nghiệp cần bổ sung các chứng từ xác nhận để hoàn thiện hồ sơ. Đây là bước chứng minh dòng tiền đã được thực hiện đúng và đầy đủ, đồng thời tạo cơ sở cho việc đối soát và kiểm toán sau này.

Trong trường hợp thanh toán qua ngân hàng, giấy báo có là chứng từ không thể thiếu. Tài liệu này xác nhận tiền đã được chuyển thành công, cho biết rõ thời gian giao dịch, số tiền, nội dung chuyển khoản và số dư sau giao dịch. Kế toán sẽ sử dụng giấy báo có để đối chiếu với ủy nhiệm chi và sổ sách, đảm bảo dữ liệu tài chính chính xác.

Đối với thanh toán bằng tiền mặt, biên bản giao nhận tiền là chứng từ cần thiết. Văn bản này có chữ ký của cả người giao và người nhận, xác nhận số tiền đã được bàn giao. Với các khoản chi lớn, biên bản này càng quan trọng để hạn chế tranh chấp và tăng tính minh bạch. Ngoài ra, các chứng từ như hóa đơn điện tử bản lưu trữ hoặc bản số hóa cũng cần được tập hợp đầy đủ.

3.4 Hướng dẫn số hóa chứng từ thanh toán năm 2026

Số hóa chứng từ thanh toán không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ, mà còn cải thiện khả năng quản lý và bảo mật dữ liệu tài chính. Các quy định như Thông tư 32/2025/TT-BTC đã tạo nền tảng pháp lý cho việc sử dụng và lưu trữ chứng từ điện tử trong doanh nghiệp.

Để triển khai số hóa chứng từ, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc scan chứng từ giấy với chất lượng rõ nét, sau đó lưu dưới các định dạng phổ biến như PDF hoặc hình ảnh. Các file này cần được đặt tên theo quy tắc chuẩn để dễ dàng tra cứu, ví dụ: “PC_20260315_NCC_ABC_50tr.pdf” (Phiếu chi ngày 15/3/2026, nhà cung cấp ABC, số tiền 50 triệu).

Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký số hoặc các hình thức xác thực điện tử giúp đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy của chứng từ. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế hoặc kiểm toán.

Về bảo mật, doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế phân quyền truy cập rạch ròi, kết hợp với mã hóa dữ liệu và sao lưu định kỳ.

Dưới đây là những điều cần lưu ý trong quá trình số hóa chứng từ thanh toán:

4. Phần mềm và công cụ hỗ trợ tối ưu quy trình thanh toán

4.1 Các tính năng hỗ trợ quy trình thanh toán

Các phần mềm quản trị tài chính giúp tự động hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.

Một trong những tính năng nổi bật là khả năng tự động tạo chứng từ thanh toán. Thay vì nhập liệu thủ công, kế toán viên có thể tạo ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi trực tiếp từ đề nghị thanh toán hoặc đơn mua hàng đã được phê duyệt. Hệ thống sẽ tự động điền đầy đủ thông tin theo đúng chuẩn.

Bên cạnh đó, workflow phê duyệt tự động theo nhiều cấp bậc giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình linh hoạt theo từng loại chi phí hoặc giá trị thanh toán. Khi có đề nghị mới, hệ thống sẽ tự động chuyển đến đúng người có thẩm quyền, đồng thời cập nhật trạng thái xử lý theo thời gian thực.

Một tính năng quan trọng khác là kiểm soát ngân sách. Hệ thống có thể tự động so sánh khoản chi với ngân sách đã được phê duyệt theo phòng ban hoặc dự án, từ đó đưa ra cảnh báo khi có nguy cơ vượt mức. Nhờ vậy, nhà quản lý có thể chủ động điều chỉnh và đưa ra quyết định kịp thời, tránh tình trạng chi tiêu mất kiểm soát.

Ngoài ra, việc lưu trữ chứng từ điện tử cũng mang lại lợi ích rõ rệt. Tất cả tài liệu liên quan đến thanh toán được số hóa và lưu trữ trên cùng một hệ thống, cho phép tìm kiếm nhanh chóng theo nhiều tiêu chí như thời gian, đối tác hay giá trị giao dịch. Điều này đặc biệt hữu ích trong quá trình kiểm tra nội bộ hoặc làm việc với kiểm toán.

Cuối cùng, hệ thống báo cáo tài chính giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động thanh toán. Từ báo cáo chi phí theo phòng ban, dự án đến phân tích dòng tiền theo từng giai đoạn, tất cả đều có thể được tùy chỉnh và cập nhật tự động. Nhờ đó, lãnh đạo luôn nắm bắt được tình hình tài chính để đưa ra quyết định phù hợp.

4.2 Tích hợp ngân hàng và phần mềm thanh toán

Một trong những bước tiến nổi bật trong quản trị tài chính hiện đại là khả năng kết nối trực tiếp giữa phần mềm quản lý và hệ thống ngân hàng thông qua API. Nhờ kết nối này, dữ liệu giao dịch được cập nhật tự động và liên tục, giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào các thao tác thủ công vốn dễ sai sót và tốn thời gian.

Cụ thể, phần mềm có thể tự động đồng bộ giấy báo có từ ngân hàng ngay khi phát sinh giao dịch. Thay vì phải đăng nhập internet banking để kiểm tra từng khoản tiền vào – ra, kế toán có thể theo dõi toàn bộ biến động tài khoản ngay trên một hệ thống duy nhất. 

Bên cạnh đó, tính năng đối chiếu ngân hàng tự động giúp đơn giản hóa một trong những công việc phức tạp nhất của kế toán. Hệ thống sẽ tự động so sánh các khoản thanh toán đã lập với dữ liệu sao kê từ ngân hàng, từ đó ghép nối các giao dịch trùng khớp và cảnh báo những trường hợp chưa đối soát được. Nhờ vậy, các sai lệch như chuyển thiếu, chuyển thừa hoặc giao dịch bất thường có thể được phát hiện và xử lý nhanh chóng, thay vì mất hàng giờ kiểm tra thủ công.

Một điểm nâng cao khác là khả năng thực hiện chuyển khoản trực tiếp ngay trên phần mềm. Kế toán có thể tạo lệnh thanh toán, gửi sang ngân hàng và theo dõi trạng thái xử lý mà không cần chuyển đổi giữa nhiều hệ thống. Khi tích hợp với các ngân hàng lớn như Vietcombank, Techcombank, BIDV hay VPBank, quy trình thanh toán trở nên liền mạch từ khâu phê duyệt đến khi tiền thực sự được chuyển đi.

Với những đơn vị có nhiều chi nhánh hoặc phát sinh hàng trăm giao dịch mỗi ngày, việc đối soát có thể giảm từ hàng giờ xuống chỉ còn vài chục phút, đồng thời hạn chế đáng kể sai sót và chậm trễ trong cập nhật số liệu.

5. Số hóa và chuẩn hóa quy trình thanh toán với Base.vn

Là một nền tảng quản trị toàn diện, Base.vn mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp quản lý quy trình thanh toán xuyên suốt từ khâu lập đề nghị, phê duyệt đến thanh toán và theo dõi dòng tiền trên một hệ thống thống nhất.

Trước hết, Base.vn cho phép doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình đề xuất và phê duyệt dưới dạng biểu mẫu điện tử. Mỗi yêu cầu thanh toán đều được thiết lập thành e-form với đầy đủ thông tin, đi kèm luồng phê duyệt rõ ràng theo từng cấp bậc, phòng ban hoặc điều kiện cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính tuân thủ mà còn dễ dàng theo dõi trạng thái xử lý và truy vết toàn bộ lịch sử phê duyệt khi cần.

Song song với đó, toàn bộ chứng từ cũng sẽ được lưu trữ tập trung và toàn vẹn ngay trên hệ thống. Điều này giúp dữ liệu được bảo mật tốt hơn, đồng thời cho phép truy xuất nhanh chóng theo từng giao dịch, nhà cung cấp hoặc thời điểm. Các chứng từ không còn rời rạc mà được liên kết trực tiếp với từng khoản thanh toán.

Ở bước thực hiện thanh toán, Base.vn giúp đồng bộ toàn bộ dữ liệu từ các khâu trước đó, hạn chế tối đa việc nhập liệu lại. Đồng thời, toàn bộ lịch sử giao dịch được lưu trữ đầy đủ, tạo nên một hệ thống theo dõi dòng tiền đáng tin cậy.

Đặc biệt, Base.vn còn cung cấp cho doanh nghiệp một trung tâm quản trị tài chính theo thời gian thực. Lãnh đạo có thể theo dõi toàn cảnh tình hình tài chính thông qua dashboard trực quan, từ kế hoạch doanh thu – chi phí đến thực thu – thực chi và công nợ theo từng đối tượng, và biến động số dư ngân hàng. Từ đó, đưa ra những quyết định đột phá sát với thực tế vận hành.

Hơn 11.000 doanh nghiệp Việt Nam đã ứng dụng Base.vn để chuẩn hóa quy trình và từng bước chuyển sang tư duy quản trị dựa trên dữ liệu.

Hãy khám phá cách Base.vn giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình thanh toán và nâng cao hiệu suất vận hành ngay hôm nay.

6. Kết luận

Trên đây là những thông tin giải đáp “quy trình thanh toán là gì” mà Base.vn muốn chia sẻ cùng bạn đọc. Quy trình thanh toán chuẩn hóa là nền tảng vững chắc cho quản trị tài chính hiệu quả trong mọi doanh nghiệp. Hơn nữa, việc kết hợp quy trình chuẩn với công nghệ phần mềm và tích hợp ngân hàng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn và linh hoạt hơn.

The post Quy trình thanh toán là gì? Vai trò trong quản trị tài chính doanh nghiệp 2026 appeared first on Base Blog.

1. Budget là gì?

1.1. Ngân sách và hoạt động lập kế hoạch ngân sách

Ngân sách (budget) là một kế hoạch chi tiêu tài chính được xây dựng để dự đoán, tính toán, kiểm soát các khoản chi phí và thu nhập mà cá nhân hoặc tổ chức sẽ đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. 

Trong doanh nghiệp, một bản kế hoạch ngân sách cơ bản sẽ bao gồm mục tiêu tài chính và các dự đoán về doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Kế hoạch ngân sách có thể được lập cho chu kỳ ngắn hạn (từ vài tháng đến 1 năm) hoặc dài hạn (từ 3 – 10 năm). 

Thông thường, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch ngân sách hằng năm, trùng với năm tài chính, và được phân bổ thành các tháng hoặc quý. Điều này giúp cho việc chuẩn bị ngân sách dễ dàng hơn, cũng như việc đối chiếu giữa kết quả thực tế và kế hoạch ban đầu có nhiều thuận lợi.

1.2. Các loại ngân sách

Trong doanh nghiệp, nhiều loại ngân sách khác nhau được thiết lập để quản lý và kiểm soát tài chính: ngân sách bán hàng (sales budget), ngân sách sản xuất (production budget), ngân sách lao động trực tiếp (direct labor budget), ngân sách quảng cáo và marketing (advertising and marketing budget),…

Bài viết này sẽ chỉ đề cập sâu vào ngân sách tổng thể (master budget) – là đỉnh cao và mục tiêu của quá trình lập kế hoạch ngân sách, là sự tổng hợp của tất cả các ngân sách cấp phòng ban, chi nhánh, phân khúc,… hoặc bất kỳ đơn vị có ý nghĩa nào khác trong doanh nghiệp.

Ngân sách tổng thể bao gồm ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính:

• Ngân sách hoạt động (operating budget) xác định các nguồn lực cần thiết nhằm thực hiện các hoạt động đã được lên kế hoạch trong kỳ ngân sách, chẳng hạn như sản xuất, bán hàng, dịch vụ, mua hàng, marketing,… Ngân sách hoạt động của từng doanh nghiệp được tổng hợp vào báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến, trong đó thể hiện tổng doanh thu, tổng chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Ngân sách tài chính (financial budget) xác định các nguồn vốn và việc sử dụng vốn cho các hoạt động đã được lập ngân sách, bao gồm kế hoạch về thu nhập, chi phí, dòng tiền, đầu tư và các chiến lược tài chính dài hạn. Ngân sách tài chính bao gồm ngân sách tiền mặt, báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến, bảng cân đối kế toán dự kiến và ngân sách chi tiêu vốn.

Để mang lại nhiều giá trị nhất, ngân sách tổng thể sẽ vừa có các chỉ số chung của toàn doanh nghiệp, vừa có bộ chỉ số được phân bổ xuống cho các bộ phận. Lý tưởng nhất, từng bộ phận sẽ tham gia sâu vào quy trình lập kế hoạch ngân sách, theo các hướng dẫn được mô tả ở phần sau.

Đọc thêm: Tài chính là gì? Hiểu về chức năng và tiềm năng phát triển của hoạt động tài chính

2. Tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngân sách?

2.1. Kế hoạch ngân sách có mối quan hệ chặt chẽ với kế hoạch kinh doanh và đánh giá hiệu suất

Budget được lập ra để định lượng hóa các nội dung trong kế hoạch kinh doanh, đồng thời đo lường các nguồn lực tài chính cần thiết để doanh nghiệp có thể hoàn thành mục tiêu kinh doanh. Dựa trên budget dự kiến, ban lãnh đạo sẽ điều chỉnh kế hoạch kinh doanh; rồi quay ngược lại điều chỉnh budget. 

Đồng thời, dựa trên doanh thu và chi phí dự kiến trong kế hoạch ngân sách, doanh nghiệp sẽ tạo ra một loạt các quy tắc hoạt động, để nhân sự tuân theo trong suốt cả năm.

Ngân sách cũng được sử dụng như một công cụ để đo lường và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp nói chung và từng bộ phận nói riêng. Việc so sánh thường xuyên giữa kế hoạch ban đầu và thực tế đang diễn ra – về cả doanh thu và chi phí – sẽ cho biết doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào, và liệu có thể đạt được mục tiêu đề ra hay không. Lúc này, ban lãnh đạo có thể tiếp tục điều chỉnh budget hoặc lập ra một bản kế hoạch kinh doanh ngắn hạn mới để giải quyết vấn đề.

Đọc thêm: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch kinh doanh (có kế hoạch kinh doanh mẫu)

2.2. Các vai trò khác của ngân sách doanh nghiệp

Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Quá trình lập kế hoạch ngân sách tổng thể đòi hỏi xác định cụ thể mỗi bộ phận sẽ cần có bao nhiêu nguồn lực để thực hiện các hoạt động trong kế hoạch, ví dụ như dự báo về số lượng nhân công, khối lượng nguyên vật liệu,… Điều này giúp nguồn lực của doanh nghiệp được phân bổ hiệu quả và cân đối giữa các bộ phận.

Kiểm soát chi phí: Ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động hơn và cũng buộc phải chặt chẽ hơn trong các quyết định chi tiêu. Khi thường xuyên so sánh giữa chi phí thực tế và dự kiến trong ngân sách, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng xác định được vấn đề và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Quản lý dòng tiền: Bằng cách lập kế hoạch thu chi trong ngân sách, doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, đảm bảo rằng luôn có đủ nguồn lực để duy trì hoạt động hằng ngày và đầu tư vào các cơ hội tương lai.

Tạo động lực cho nhân sự: Nhìn vào budget, tất cả nhân sự trong doanh nghiệp đều biết về mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp, từ đó có thêm động lực đóng góp vào thành tựu chung. Mặt khác, một ngân sách đầy thách thức có thể kích thích tinh thần của nhân sự, khiến họ muốn nỗ lực nhiều hơn nữa để đạt được mục tiêu.

Kết nối các bộ phận: Trong quá trình hoàn thiện kế hoạch ngân sách, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có cơ hội thấu hiểu và phối hợp lẫn nhau, để cùng đưa ra các quyết định tốt nhất. Lấy ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể dựa trên ý kiến của bộ phận chăm sóc khách hàng để đưa ra dự báo doanh số bán hàng, và chia sẻ nó tới bộ phận sản xuất.

3. Nguyên tắc chung để lập budget hiệu quả

3.1. Kế hoạch ngân sách bao gồm những gì? 

Một bản kế hoạch ngân sách cần bao gồm tối thiểu các nội dung sau, xét trong quy mô toàn doanh nghiệp và cả khi đã phân bổ xuống từng bộ phận:

• Mục tiêu và chiến lược: Là các mục tiêu tài chính đã đặt ra cùng chiến lược tài chính sơ bộ.
• Dự đoán doanh thu: Xác định doanh thu dự kiến đến từ các nguồn khác nhau như bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ, đầu tư, và các nguồn tài chính khác.
• Dự đoán chi phí hoạt động: Xác định các mục chi phí dự kiến như lương nhân sự, nguyên vật liệu, vận hành, marketing, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động hàng ngày.
• Chỉ tiêu lợi nhuận: Xác định mức lợi nhuận dự kiến bằng cách lấy doanh thu dự kiến trừ đi chi phí dự kiến.
• Phân bổ ngân sách: Xác định cách phân bổ ngân sách cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
• Các giới hạn ngân sách: Xác định mức giới hạn về nguồn lực tài chính mà mỗi bộ phận được sử dụng.
• Các định mức chi phí: Ước lượng khoản chi phí tiêu chuẩn để thực hiện một hoạt động cụ thể, ví dụ như chi phí trên mỗi sản phẩm sản xuất, hoặc chi phí trên mỗi giờ làm việc của nhân viên.
• Các chỉ tiêu phi tài chính: Là các chỉ tiêu quan trọng có liên quan tới kết quả thực hiện ngân sách như chất lượng sản phẩm, hiệu suất làm việc, hoặc sự hài lòng của khách hàng.
• Phân tích rủi ro tài chính: Đánh giá các yếu tố rủi ro có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến ngân sách, và xác định chiến lược để phòng tránh rủi ro hoặc giảm thiểu các tác động tiêu cực từ chúng.
• Dự trữ tài chính: Xác định mức tiền dự trữ cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ và đối phó với những thách thức bất ngờ.

3.2. Các nguyên tắc quan trọng khi lập kế hoạch ngân sách

Kế hoạch ngân sách phải xuất phát từ kế hoạch kinh doanh: Nếu bỏ qua sự liên kết với kế hoạch kinh doanh và mục tiêu chiến lược, một bản kế hoạch ngân sách thường chỉ tái hiện lại kết quả của năm trước với một số thay đổi nhỏ, không mang lại giá trị thực tiễn cho tương lai.

Kế hoạch ngân sách cần cân đối giữa các bộ phận: Lấy ví dụ, bộ phận kinh doanh thường muốn nâng cao doanh số nên sẽ cho phép khách hàng ghi nợ, trong khi bộ phận kế toán luôn muốn hạn chế tối đa nợ khó đòi. Doanh nghiệp cần lập ra các tiêu chuẩn chung về quản lý tài chính sao cho hài hoà giữa các bộ phận.

Tất cả các cấp quản lý đều cần tham gia: Lập budget không nên chỉ diễn ra trong các cuộc họp riêng tư của ban lãnh đạo cấp cao, mà cần có sự tham gia của các nhà quản lý cấp thấp hơn, bởi họ là những người biết rõ nhất điều gì có thể, không thể đạt được và những nguồn lực nào cần thiết.

Con người cần có cảm giác làm chủ ngân sách: Tất cả các cấp nhân sự trong doanh nghiệp cần chủ động đóng góp ý kiến vào quá trình thiết lập và sửa đổi ngân sách, thay vì để ngân sách áp đặt lên mình. Ngân sách cũng cần được nhìn nhận là một công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả, chứ không phải là công cụ phục vụ kiểm soát và đánh giá trách nhiệm.

Kế hoạch ngân sách phải linh hoạt. Ngân sách cần được theo dõi và linh hoạt điều chỉnh, thay vì mãi phụ thuộc vào một bản kế hoạch không còn phù hợp với các điều kiện thực tế.

Kế hoạch ngân sách cần minh bạch. Các nội dung bên trong kế hoạch ngân sách cần có căn cứ rõ ràng và giải trình cụ thể. Quá trình đàm phán, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách cũng phải được thực hiện theo đúng quy trình.

3.3. Các kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến

Lập ngân sách gia tăng (incremental budgeting)

Trong kỹ thuật này, ngân sách cho một khoảng thời gian tiếp theo (thường là năm tài chính tiếp theo) được xây dựng dựa trên ngân sách của giai đoạn trước đó, với một số điều chỉnh để phản ánh các thay đổi dự kiến trong hoạt động kinh doanh như tăng giảm dự kiến trong doanh số bán hàng, chi phí sản xuất, chi phí nhân sự,… Cách tiếp cận này thường dựa trên nguyên tắc tăng lên hoặc giảm đi một số lượng cố định (ví dụ 5%, 10%,…) so với ngân sách của giai đoạn trước đó.

Ưu điểm:

• Đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn hẳn so với việc xây dựng ngân sách hoàn toàn mới từ đầu
• Có tính ổn định vì dựa trên cơ sở của giai đoạn trước đó, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và đánh giá hiệu suất hoạt động.

Nhược điểm:

• Có thể làm mất đi tính linh hoạt cần thiết của kế hoạch ngân sách, không phản ánh được đầy đủ các biến động hoặc thay đổi trong môi trường kinh doanh, và cũng hạn chế năng lực thích nghi của doanh nghiệp
• Chỉ khuyến khích duy trì trạng thái hiện tại, làm hạn chế khả năng sáng tạo và động lực thúc đẩy cải tiến của doanh nghiệp
• Có nguy cơ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh mới.

Lập ngân sách liên tục (continuous budgeting) hay còn gọi là ngân sách gối đầu (rolling budgeting)

Trong kỹ thuật này, doanh nghiệp không giữ nguyên kế hoạch ngân sách từ đầu tới cuối chu kỳ ngân sách mà sẽ cập nhật liên tục. Khi kết thúc một khoảng thời gian ngắn nhất định – thường là 1 tháng hoặc 1 quý – doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung thêm ngân sách của 1 tháng hoặc 1 quý mới vào phần sau của kế hoạch. 

Lấy ví dụ, doanh nghiệp A luôn chuẩn bị budget cho chu kỳ 12 tháng. Hết tháng thứ nhất, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung thêm ngân sách của tháng thứ 13 vào kế hoạch. Đồng thời, ngân sách của các tháng thứ 2, 3, 4,…, 12 cũng được điều chỉnh lại dựa trên dữ liệu thực tế gần nhất và các dự báo mới nhất. 

Ưu điểm:

• Đề cao tính linh hoạt, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh ngân sách liên tục, giúp thích nghi nhanh chóng với các biến đổi thị trường và điều kiện kinh doanh
• Giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác hơn về tương lai gần, dựa trên các dự đoán được cập nhật liên tục
• Tạo động lực thúc đẩy các bộ phận cải thiện hiệu suất tốt hơn, nhằm duy trì hoặc vượt qua các mục tiêu ngân sách cũ.

Nhược điểm:

• Yêu cầu nhiều nguồn lực (nhân lực, thời gian, chi phí quản lý,…) để thực hiện lập kế hoạch và theo dõi, điều chỉnh liên tục, đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhiều bộ phận và mô hình hoạt động phức tạp
• Mặc dù tối ưu các dự báo trong tương lai gần, nhưng lại không ổn định cho các dự báo trong khoảng thời gian xa hơn.

Lập ngân sách dựa trên hoạt động (activity-based budgeting)

Kỹ thuật này được xây dựng dựa trên việc phân tích các hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ thu thập dữ liệu để đánh giá chi phí và nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động. Ngân sách sẽ được phân bổ dựa trên định mức chi phí tương tức.

Ưu điểm:

• Xác định chi phí một cách chi tiết, giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về cơ cấu chi phí và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả
• Giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào các hoạt động tạo ra giá trị, cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết
• Cung cấp thông tin cụ thể để đánh giá hiệu suất và tối ưu hóa quá trình làm việc của các bộ phận, nhân sự trong doanh nghiệp
• Cho phép doanh nghiệp cải tiến liên tục.

Nhược điểm:

• Yêu cầu nhiều nguồn lực (nhân lực, thời gian, chi phí quản lý,…) để thực hiện lập kế hoạch và theo dõi, phân tích các hoạt động diễn ra
• Đòi hỏi quá trình chi tiết và phức tạp, có thể khó triển khai và khó quản lý đối với một số doanh nghiệp.

Lập ngân sách dựa trên hiệu suất (performance-based budgeting)

Đây là kỹ thuật phân bổ nguồn lực tài chính dựa trên hiệu suất (các mục tiêu, chỉ tiêu), và kết quả đạt được trong quá khứ hoặc dự kiến của tương lai. Các bộ phận có hiệu suất cao thường nhận được nguồn lực nhiều hơn để duy trì và cải thiện thành tích của mình; trong khi các bộ phận có hiệu suất thấp có thể nhận được ít nguồn lực hơn và cần cải thiện hiệu suất để được phân bổ thêm ngân sách.

Ưu điểm:

• Tăng cường tính minh bạch trong phân bổ ngân sách
• Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận
• Thúc đẩy sự sáng tạo và cải tiến trong quá trình làm việc để cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa kết quả kinh doanh.

Nhược điểm:

• Mức độ ưu tiên phân bổ ngân sách có thể không chính xác trong trường hợp đo lường hiệu suất bị sai lệch, hoặc có một số hoạt động không thể đo lường kết quả bằng các chỉ số trực quan
• Tạo ra áp lực lớn và cạnh tranh nội bộ giữa các bộ phận
• Có thể dẫn tới những quyết định chưa chính xác hoặc hệ quả không mong muốn, ví dụ như các hoạt động có hiệu suất thấp bị cắt giảm nguồn lực quá mức.

Lập ngân sách từ con số 0 (zero-based budgeting)

Đúng như tên gọi, trong kỹ thuật này, mọi khoản chi tiêu phải được xác định và chứng minh từ đầu, không dựa trên việc sử dụng ngân sách hoặc các hoạt động xảy ra trong giai đoạn trước đó. Các bộ phận trong doanh nghiệp cần xác định các khoản chi phí dự kiến, đồng thời giải trình cụ thể và đưa ra phản biện để bảo vệ kế hoạch ngân sách này. Mỗi khoản chi tiêu đều được xem xét một cách kỹ lưỡng, và budget chỉ được cấp phát khi có lý do thuyết phục.

Ưu điểm:

• Khuyến khích doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa việc phân bổ và sử dụng ngân sách
• Thúc đẩy sự minh bạch và rõ ràng trong việc sử dụng và quản lý ngân sách của từng bộ phận
• Thúc đẩy sự sáng tạo và cải tiến của các cá nhân và bộ phận, nhằm tìm ra các phương pháp tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu suất.

Nhược điểm:

• Yêu cầu nhiều nguồn lực (nhân lực, thời gian, chi phí,…) để xây dựng một kế hoạch mới hoàn toàn, đồng thời và phản biện nhiều lần trước khi chốt được phương án cuối cùng
• Mức độ ưu tiên phân bổ ngân sách có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan là khả năng phản biện của đại diện các bộ phận
• Gây khó khăn hơn cho các bộ phận, thậm chí có thể dẫn tới căng thẳng và phản kháng 

Mỗi kỹ thuật lập budget đều có ưu nhược điểm riêng, và việc lựa chọn áp dụng kỹ thuật nào sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, mô hình kinh doanh, mục tiêu chiến lược, đặc điểm cụ thể và khả năng triển khai của từng doanh nghiệp. Đôi khi, việc kết hợp linh hoạt các kỹ thuật khác nhau có thể mang lại kết quả tốt nhất.

3.4. Các phương pháp lập kế hoạch ngân sách

Có 2 phương pháp lập kế hoạch ngân sách phổ biến là từ dưới lên và từ trên xuống.

Ngân sách lập từ dưới lên (bottom-up budgeting)

Đây là quá trình xây dựng ngân sách bắt đầu từ cấp độ nhỏ nhất trong doanh nghiệp (ví dụ như một đội nhóm Tuyển dụng). Các bộ phận nhỏ này sẽ đưa ra dự báo chi phí và đề xuất ngân sách dựa trên nhu cầu và hoạt động cụ thể của họ, sau đó lần lượt trình lên các cấp độ cao hơn (phòng Nhân sự, khối Back Office) để tổng hợp thành ngân sách của cấp độ đó, và sau cùng là tạo ra ngân sách tổng thể của toàn doanh nghiệp. 

Ưu điểm:

• Thúc đẩy sự tham gia nhiệt tình, tính cam kết và tinh thần trách nhiệm của các bộ phận trong suốt quá trình
• Kế hoạch ngân sách được lập ra rất chi tiết và linh hoạt, phản ánh chính xác các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của từng bộ phận.

Nhược điểm:

• Không kết nối chặt chẽ với kế hoạch kinh doanh và mục tiêu tài chính tổng thể của doanh nghiệp, có thể dẫn tới sự thiếu đồng nhất trong ngân sách
• Tốn nhiều thời gian và công sức để xác nhận và tổng hợp từng khoản chi phí từ từng bộ phận, hơn nữa còn phải thông qua nhiều cấp độ khác nhau.

Ngân sách lập từ trên xuống (top-down budgeting)

Ngược lại với phương pháp trên, ngân sách lập từ trên xuống sẽ được bắt đầu từ cấp độ cao nhất của doanh nghiệp (ví dụ như ban lãnh đạo hoặc hội đồng quản trị). Sau đó, các số liệu và mục tiêu ngân sách mới được chia nhỏ và phân bổ xuống các bộ phận cụ thể phía dưới. 

Ưu điểm:

• Đảm bảo sự liên kết của kế hoạch ngân sách với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp, giúp duy trì sự nhất quán trong ngân sách
• Tinh gọn quá trình lập kế hoạch ngân sách, giúp tiết kiệm nguồn lực cho các bộ phận ở mọi cấp độ.

Nhược điểm:

• Có thể khiến các bộ phận cảm thấy bị áp đặt, không thoải mái và cũng không cam kết với kế hoạch ngân sách
• Thiếu đi sự chi tiết và linh hoạt, không phản ánh đầy đủ các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của từng bộ phận.

Tùy thuộc vào cân nhắc các yếu tố về mô hình kinh doanh, cấu trúc bộ máy và điều kiện hiện có, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp lập budget, hoặc kết hợp giữa cả hai phương pháp này. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường triển khai kết hợp, nhằm cân đối giữa sự nhất quán với mục tiêu tổng thể từ ban lãnh đạo và sự linh hoạt, chi tiết từ các bộ phận.

4. Hướng dẫn lập budget cho doanh nghiệp

Bước 1: Thành lập uỷ ban ngân sách & đặt mục tiêu ngân sách cấp cao

Quá trình lập kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp bắt đầu từ việc thành lập uỷ ban ngân sách (hoặc một nhóm làm việc khác có tên gọi tương tự), thường bao gồm các thành viên đến từ nhiều bộ phận và đảm nhiệm các chức vụ khác nhau: quản lý cấp cao như giám đốc điều hành (CEO) hoặc giám đốc tài chính (CFO), “chuyên gia” về tài chính – kế toán, “chuyên gia” về chiến lược kinh doanh, và đại diện các bộ phận trong doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của uỷ ban ngân sách bao gồm:

• Thiết lập quy trình lập kế hoạch ngân sách và hướng dẫn cho các cá nhân, bộ phận có liên quan thực hiện
• Thu thập, xem xét các thông tin phục vụ lập ngân sách do ban lãnh đạo đưa xuống và các bộ phận trong doanh nghiệp trình lên
• Đánh giá và xác định các cá nhân, bộ phận, hoạt động, dự án,… cần ưu tiên về chi phí và đầu tư
• Đưa ra dự báo và ước tính về doanh thu, chi phí và các chỉ số tài chính cần thiết khác; so sánh ước tính với nguồn lực hiện có
• Hoàn thiện kế hoạch ngân sách tổng thể và các bước phê duyệt
• Theo dõi và đánh giá để đảm bảo ngân sách được thực hiện đúng theo kế hoạch và có thể điều chỉnh nếu cần.

Xuất phát từ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, ủy ban ngân sách sẽ đặt ra mục tiêu ngân sách cấp cao – mục tiêu chung và quan trọng nhất mà doanh nghiệp hướng đến trong việc quản lý ngân sách và tài chính. Đó có thể là tăng trưởng doanh thu, tăng trưởng lợi nhuận hoặc tỷ suất sinh lời, cắt giảm chi phí, mở rộng thị phần, tăng giá trị cổ phiếu,…

Cùng với đó, doanh nghiệp cũng cần công bố các quyết định cụ thể có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong giai đoạn tới, ví dụ như cắt giảm quy mô nhân sự, phát triển sản phẩm mới, giảm giá hàng bán, tăng cường khuyến mãi,…

Bước 2: Dự báo các chỉ số ngân sách

Một trong những bước quan trọng nhất của quá trình lập budget là dự báo các chỉ số ngân sách, bao gồm doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí hoạt động, nguồn thu và các chỉ số tài chính khác.

Hoạt động này dựa trên việc dự đoán hoặc ước tính các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và tài chính doanh nghiệp trong tương lai, với dữ liệu đầu vào thường là:

• Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp
• Chỉ số hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và giai đoạn hiện tại
• Phân tích PESTEL về môi trường kinh doanh và những yếu tố khách quan bên ngoài gồm chính trị (Political), kinh tế (Economic), xã hội (Sociocultural), công nghệ (Technological), môi trường (Environmental) và pháp lý (Legal).

Lưu ý rằng trong số đó, một vài yếu tố sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ doanh nghiệp, trong khi một số khác chỉ có thể tác động tới các bộ phận nhất định. Lấy ví dụ, bộ phận tài chính có thể lo ngại về mức lãi suất cho vay dự kiến, nhưng lãi suất này sẽ không liên quan đến các hoạt động của bộ phận sản xuất. Tuy nhiên, cả hai bộ phận đều cần lưu ý tới tỷ lệ lạm phát và tốc độ tăng trưởng dự kiến của nền kinh tế.

Có 2 phương pháp phân tích dự báo phổ biến là phân tích chuỗi thời gian và dự báo nhân quả.

• Phân tích chuỗi thời gian (time series analysis) thường được sử dụng để dự đoán giá trị tương lai của một biến số dựa trên quan sát trong quá khứ. Lấy ví dụ, trong nhiều năm qua, doanh thu của doanh nghiệp có xu hướng tăng dần và đã tăng đột ngột trong 2 tháng cuối năm. Dựa trên đó, doanh nghiệp có thể kỳ vọng năm tiếp theo cũng sẽ như vậy.
• Dự báo nhân quả (causal forecasting) được sử dụng để xác định mối quan hệ nhân – quả giữa một chỉ số ngân sách và các biến số khác trong doanh nghiệp. Lấy ví dụ, doanh nghiệp phát hiện ra mô hình nhân quả: nếu tăng chi phí quảng cáo từ mức trung bình đến cao sẽ dẫn đến tăng doanh thu đáng kể, nhưng nếu tiếp tục tăng cao hơn nữa (vượt qua điểm cực đại) thì hiệu quả sẽ kém dần.

Lưu ý rằng có một số yếu tố ảnh hưởng tới dự báo chỉ số ngân sách như lạm phát, rủi ro không lường trước, hoặc đường cong học tập (learning curve – lần đầu tiên thực hiện một công việc sẽ đòi hỏi thời gian dài và chi phí cao, nhưng sau khi lặp lại công việc đó nhiều lần và trở nên thành thạo, nhân sự chỉ cần ít thời gian và chi phí hơn),…

Bước 3: Gửi đề xuất ngân sách (đối với ngân sách lập từ dưới lên)

Quy trình đề xuất

Trong phương pháp lập ngân sách từ dưới lên (bottom-up) hoặc kết hợp hai chiều, mỗi bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp sẽ chuẩn bị một đề xuất ngân sách ban đầu, dựa trên các hướng dẫn chung của ủy ban ngân sách cùng các mục tiêu và chỉ số dự báo chung.

Đề xuất ngân sách này được lần lượt đề xuất lên các bộ phận cấp trên kế tiếp, còn gọi là đơn vị ngân sách cấp cao hơn. Tại mỗi cấp, đề xuất có thể được chỉnh sửa, bổ sung nhằm đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu ngân sách chung của doanh nghiệp, của bộ phận cấp trên và các bộ phận khác cùng cấp.

Lưu ý rằng khi chi tiêu vượt quá nguồn thu của ngân sách, doanh nghiệp sẽ phải đối diện với tình trạng thâm hụt ngân sách (budget deficit). Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp có thể sử dụng tới ngân sách đệm hay còn gọi là ngân sách dự phòng (budgetary slack). Đây là kỹ thuật tính toán thêm một “lớp đệm” trong ngân sách được đề xuất, bằng việc đề xuất mức doanh thu thấp hơn và mức chi phí cao hơn so với dự báo thực tế.

Đọc thêm: Tải miễn phí 5 mẫu tờ trình xin kinh phí trong doanh nghiệp

Bước 4: Đàm phán và thống nhất ngân sách

Các đề xuất ngân sách sẽ được xem xét về mức độ tuân thủ quy định và chủ trương ngân sách chung của doanh nghiệp, trước khi được mang ra phân tích xem chúng đã phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp và các bộ phận khác có liên quan hay chưa.

Tại mỗi thời điểm, đề xuất ngân sách đều có thể có thể được đàm phán lại giữa người quản lý bộ phận và cấp trên kế tiếp của họ. Đây là giai đoạn quan trọng nhất của quá trình lập kế hoạch ngân sách và cũng tốn nhiều thời gian nhất. Các thay đổi cần thiết sẽ được thực hiện cho tới khi đề xuất được trình lên tới ủy ban ngân sách. 

Tại đây, đề xuất ngân sách từ tất cả các bộ phận riêng lẻ được tổng hợp thành bản dự thảo đầu tiên của ngân sách tổng thể (master budget), phản ánh tình hình toàn cảnh của ngân sách doanh nghiệp, bao gồm cả các chỉ số doanh thu và chi phí chi tiết từ từng bộ phận.

Ủy ban ngân sách sẽ tiến hành phân tích kỹ thuật và chiến lược của bản dự thảo. Sau đó, các bộ phận sẽ tiến hành cập nhật và sửa đổi lần cuối để thống nhất ra budget cuối cùng.

Bước 5: Xem xét và phê duyệt ngân sách cuối cùng

Bước cuối cùng của quá trình lập kế hoạch ngân sách là đệ trình ngân sách tổng thể cho ban lãnh đạo cấp cao để phê duyệt lần cuối. Đôi khi, ủy ban ngân sách sẽ cần đưa ra một số giải trình về các quyết định phê duyệt ngân sách trước đó, các điểm mấu chốt đã đàm phán thành công, hoặc đưa ra lời cam kết với budget này.

Trải qua bước này, kế hoạch ngân sách bắt đầu được đưa vào thực hiện. Ban lãnh đạo hoặc ủy ban ngân sách có thể công bố rộng rãi thông tin này tới các bộ phận có liên quan trong toàn doanh nghiệp. 

5. Hướng dẫn quản lý ngân sách trong doanh nghiệp

Bước 1: Theo dõi và ghi nhận ngân sách

Mục đích của bước này là xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ về tình hình tài chính, bao gồm cả quy trình, công cụ và con người; tạo nền tảng cho việc đánh giá và điều chỉnh ngân sách giai đoạn sau.

Việc theo dõi và ghi nhận ngân sách có thể được thực hiện song song giữa các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp và các trung tâm trách nhiệm chuyên biệt:

• Trung tâm chi phí: bộ phận C&B, phòng kế toán, phòng thu mua,…
• Trung tâm doanh thu: cơ sở kinh doanh, bộ phận bán lẻ, mảng dịch vụ khách hàng,… 
• Trung tâm lợi nhuận: phân chia theo phân khúc khách hàng, nhánh sản phẩm,…
• Trung tâm đầu tư: phòng chiến lược kinh doanh, phòng nghiên cứu và phát triển (R&D),…

Vào mỗi cuối kỳ tài chính, dữ liệu về ngân sách sẽ được cập nhật chính xác trên các công cụ báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Còn trong kỳ tài chính, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ quản lý tài chính để ghi nhận liên tục và tự động các dữ liệu này. 

Bước 2: Đánh giá kết quả sử dụng ngân sách

Có 2 quan điểm khác nhau khi đánh giá việc sử dụng ngân sách trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào môi trường kinh doanh và chiến lược vận hành, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 2 quan điểm đánh giá trên hoặc có thể sử dụng kết hợp:

• Quan điểm 1 – Đạt mục tiêu: Chi phí thực tế có thể chênh lệch cao hơn so với budget đặt ra, nhưng nếu điều đó giúp các bộ phận đạt được mục tiêu ưu tiên (có báo cáo và giải trình hợp lý) thì sẽ được chấp nhận.
• Quan điểm 2 – Kiểm soát chặt chẽ: Các định mức chi phí đã được lập ra rất chi tiết, và doanh nghiệp gần như sẽ không cho phép các bộ phận chi tiêu vượt quá kế hoạch ban đầu. 

Phân tích phương sai (analysis of variance – ANOVA) là quá trình so sánh chi phí và doanh thu thực tế trong một khoảng thời gian nhất định với chỉ tiêu ngân sách đã được lập kế hoạch cho cùng khoảng thời gian đó. Nếu việc phân tích diễn ra SAU KHI đã kết thúc khoảng thời gian ghi nhận dữ liệu (ví dụ như tuần trước, tháng trước), đó là kết quả cuối cùng của việc sử dụng ngân sách. Nếu việc phân tích diễn ra ở thời điểm ĐANG TRONG chu kỳ ngân sách được xem xét, đó là tiến độ sử dụng ngân sách.

Tương tự như quy trình đề xuất ngân sách, mỗi bộ phận cần báo cáo việc thực hiện các số liệu ngân sách định kỳ (theo tuần, tháng,…) và giải trình những yếu tố bất thường nếu có cho cấp trên kế tiếp. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề gặp phải và nhanh chóng khắc phục tình hình.

Bước 3: Điều chỉnh ngân sách

Ngay cả sau khi kế hoạch ngân sách đã được phê duyệt và đang trong quá trình thực hiện, nó vẫn có thể phải điều chỉnh lại nếu hoàn cảnh đã thay đổi đáng kể, và những thay đổi đó đã nằm ngoài tầm kiểm soát. Hoạt động này được đề cao trong kỹ thuật lập ngân sách luân phiên (continuous budgeting) hay còn gọi là ngân sách liên tục (rolling budgeting). Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng kỹ thuật khác, nên có một lịch xem xét và cập nhật ngân sách định kỳ.

Mặc dù việc điều chỉnh ngân sách mang lại những định hướng hoạt động kịp thời cho doanh nghiệp, nhưng nếu xảy ra quá thường xuyên, nó có thể khiến cho các bộ phận xem nhẹ quá trình lập kế hoạch. Không nên có quá 2 đợt điều chỉnh ngân sách trong một năm, và doanh nghiệp cũng cần khẳng định tính nghiêm túc trong quản lý ngân sách: chỉ sửa đổi khi thực sự cần thiết.

Trong trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh ngân sách, doanh nghiệp cần xem xét 2 phương án:

• Phương án 1: Tạm hoãn việc thực hiện hoạt động đó để chờ được cấp nguồn lực tài chính mới trong chu kỳ ngân sách tiếp theo
• Phương án 2: Tiếp tục thực hiện hoạt động, đồng thời phân bổ lại các khoản ngân sách đã vượt chỉ tiêu hoặc chưa dùng đến, để bù đắp vào các khoản ngân sách còn thiếu, sao cho giá trị tổng ngân sách doanh nghiệp vẫn được duy trì. Một số cách hữu ích thường được áp dụng là tăng tổng doanh thu, đẩy nhanh dòng tiền vào, làm chậm dòng tiền ra, tối ưu sử dụng nguồn vốn,…

6. Có công cụ nào hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý ngân sách doanh nghiệp hiệu quả?

Doanh nghiệp thường gặp phải một số khó khăn khi lập và quản lý budget theo cách truyền thống: 

• Dự báo các chỉ số ngân sách của doanh nghiệp thường gặp khó khăn do sự rườm rà của cuộc họp nội bộ và quá trình phân tích số liệu thủ công. Quá trình này thường kéo dài tận 2 – 4 tuần, tạo ra sự chậm trễ với nhiều nguy cơ sai sót.
• Gửi đề xuất ngân sách là quá trình tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức, do các bộ phận thường trì hoãn việc điền thông tin vào các biểu mẫu đề xuất, và ủy ban ngân sách cũng cần thực hiện hàng loạt thao tác thủ công bao gồm thu thập thông tin, đối chiếu số liệu và tổng hợp chúng thành một bản dự thảo ngân sách tổng thể. Thế nhưng vẫn có sai sót xảy ra, doanh nghiệp lại phải đầu tư thêm nguồn lực để xử lý rủi ro và khắc phục thiệt hại.
• Phê duyệt ngân sách cũng gặp khó bởi các bảng tính thông thường không truy xuất được nguồn gốc các con số, trong khi ủy ban ngân sách thường không có đủ thời gian và công sức để đào sâu hơn vào các tầng thông tin. Ngay cả khi đại diện từng bộ phận đã đứng ra giải trình, dường như các con số vẫn rất rời rạc và khó hiểu.
• Theo dõi việc sử dụng ngân sách có độ trễ lớn vì từng bộ phận sẽ chỉ báo cáo tiến độ và kết quả sử dụng ngân sách theo định kỳ cuối tháng, cuối quý hoặc thậm chí là sau nửa năm. Các câu hỏi rất cơ bản trong quản lý budget doanh nghiệp, dường như lại không có đáp án ngay.
• Điều chỉnh ngân sách gặp phải sự bị động do uỷ ban ngân sách chỉ đóng vai trò tiếp nhận thông tin, mà gần như không có khả năng phát hiện ra vấn đề trong sử dụng ngân sách của các bộ phận, hoặc nếu có phát hiện ra thì cũng đã muộn. Mỗi lần điều chỉnh ngân sách thì khối lượng công việc và áp lực cũng lại tăng cao.

Tháng 11/2023, lời giải cho các bài toán này đã được chính thức công bố: Base Finance+ – Bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực đầu tiên tại Việt Nam.

Base Finance+ có khả năng tập trung dữ liệu tài chính từ nhiều nguồn khác nhau về một hệ thống dashboard chung duy nhất, bổ sung thêm các tùy chỉnh chuyên sâu về trực quan hoá, phân tích chỉ số và dự báo. Đặc biệt, các hoạt động giao dịch, vận hành và hoạt động quản trị tài chính sẽ được kết nối với nhau theo thời gian thực (real-time).

Với bộ giải pháp này, doanh nghiệp có thể làm chủ dữ liệu tài chính theo nhiều lát cắt, dễ dàng quản lý doanh thu và dòng tiền vào, quản lý chi phí và dòng tiền ra, thậm chí là quản lý tiền mặt tự động. Quá trình lập kế hoạch và quản lý ngân sách, nhờ vậy, được tinh gọn và thông suốt hơn nhiều lần – từ bước đặt mục tiêu ban đầu cho tới bước điều chỉnh ngân sách.

Với Base Finance+, uỷ ban ngân sách có thể:

• Đưa ra dự báo ngân sách chính xác và nhanh hơn: Base Finance+ tích hợp dữ liệu tài chính của doanh nghiệp trên một hệ thống chung duy nhất, ghi nhận trong thời gian dài và cập nhật chúng tự động theo thời gian thực (real-time) – chính là cơ sở toàn diện, chặt chẽ để dự báo ngân sách. Hệ thống dashboard cũng được thiết kế trực quan với khả năng tùy chỉnh theo nhiều lát cắt, giúp tăng tốc đáng kể quá trình phân tích dữ liệu và đưa ra dự báo.

• Trực quan hoá bức tranh ngân sách tổng thể: Trên Base Finance+, ngân sách tổng thể của doanh nghiệp được trực quan hoá tương tự như sơ đồ cấu trúc phòng ban hoặc cây mục tiêu kinh doanh. Mỗi khi budget có sự thay đổi, uỷ ban ngân sách không cần gửi lại một file tài liệu mới mà có thể trực tiếp cập nhật  trên đây. Các dữ liệu này đều được phân quyền chặt chẽ, đảm bảo bảo mật.
• Nhanh chóng phát hiện mọi vấn đề phát sinh: Bởi mọi thứ đã được thực thi chuẩn hoá từ các bước trước đó, nên bất kỳ dấu hiệu bất thường nào trong quá trình thực thi ngân sách đều được phát hiện nhanh chóng. Thông tin về nguyên nhân, hệ quả và những người có liên quan cũng được lưu vết rõ ràng.

Nhờ Base Finance+, ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể:

• Hiểu sâu về ý nghĩa từng con số: Base Finance+ luôn cho thấy những chỉ số ngân sách quan trọng nhất của toàn doanh nghiệp, và dễ dàng truy xuất được nguồn gốc của mọi dữ liệu ngay cả khi chúng có nguồn gốc từ các phần mềm quản trị hiệu suất, CRM hoặc phần mềm kế toán,… 
• Thực hiện xét duyệt dễ dàng: Nhiều khía cạnh, lát cắt và nhiều tầng lớp dữ liệu nghe có vẻ phức tạp, nhưng điểm mạnh của Base Finance+ là tất cả dữ liệu tài chính của doanh nghiệp được quản trị trên một không gian chung duy nhất. Các thao tác xem xét, phê duyệt và phản hồi về kế hoạch ngân sách đều có thể thực hiện nhanh chóng ngay tại đây.
• Nắm bắt tiến độ thực thi ngân sách của mọi bộ phận: Với mỗi biến động doanh thu hoặc chi phí, Base Finance+ sẽ tự động cộng dồn vào giá trị của các chỉ số này, và tính toán phần trăm chênh lệch so với budget ban đầu. Phần mềm cũng tự động hiển thị màu sắc để nhắc nhở về tình trạng đúng tiến độ hoặc thực thi ngân sách quá nhanh/ quá chậm.

Bộ phận kế toán cũng được hỗ trợ bởi Base Finance+:

• Theo dõi biến động tiền mặt theo thời gian thực: Còn gọi là tính năng đối soát ngân hàng, Base Finance+ giúp quản lý hiệu quả số dư tiền mặt của tất cả các tài khoản doanh nghiệp. Chỉ cần có tin nhắn sms hoặc thông báo từ ứng dụng mobile banking, số dư trong tài khoản sẽ được cập nhật ngay tức thời.
• Ghi nhận chính xác mọi hoạt động thu chi: Không chỉ là tiền mặt, mọi biến động trong doanh thu, chi phí, dòng tiền, công nợ,… của doanh nghiệp đều được ghi nhận theo thời gian thực – là kết quả của việc tích hợp dữ liệu giữa Base Finance+ và các công cụ hỗ trợ quản trị tài chính khác.
• Giao tiếp hiệu quả với các bộ phận: Base Finance+ hỗ trợ giao tiếp giữa các bộ phận có liên quan thông qua hình thức nhắn tin hoặc bình luận ngay trên hệ thống, dù là khi giải trình, thảo luận về mỗi chỉ số ngân sách hoặc trong mỗi lần biến động ngân sách.

7. Kết luận

Với bài viết này, hy vọng mỗi nhà quản trị đã có được cái nhìn rõ ràng và bài bản về việc lập và quản lý budget cho doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính một cách chặt chẽ trong năm kinh tế biến động, mà còn là bước đệm vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. 

Chúc doanh nghiệp luôn thuận lợi và thành công!

The post Budget là gì? Hướng dẫn lập và quản lý kế hoạch ngân sách mới nhất 2026 appeared first on Base Blog.

Tuy nhiên, không phải nhà quản trị hay kế toán viên nào cũng có kiến thức hoặc kinh nghiệm để thực hiện công việc này một cách hiệu quả. 

Vậy, báo cáo tài chính (BCTC) là gì? Và làm thế nào để lập bảng BCTC cho doanh nghiệp một cách chính xác và hiệu quả? Hãy cùng Base.vn khám phá trong bài viết dưới đây.

1. Báo cáo tài chính là gì?

1.1. Khái niệm

Theo Luật Kế toán sửa đổi năm 2015, “báo cáo tài chính là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày theo biểu mẫu quy định tại chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.”

Báo cáo tài chính là một tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp hay tổ chức cung cấp để thể hiện và mô tả tình hình tài chính của họ trong một khoảng thời gian nhất định. Hệ thống BCTC của doanh nghiệp gồm:

a) Bảng cân đối kế toán;

b) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;

c) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;

d) Bản thuyết minh BCTC

1.2. Mục đích của việc lập BCTC

Theo Điều 97 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, mục đích của BCTC là để “cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế.”

Cụ thể, BCTC phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về:

• Tài sản
• Nợ phải trả
• Vốn chủ sở hữu
• Doanh thu, thu nhập khác, chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí khác
• Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh
• Các luồng tiền

Ngoài các thông tin này, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin khác trong Bản thuyết minh BCTC, nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên các BCTC tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày BCTC.

1.3. Ý nghĩa của BCTC

Đối với các đối tượng bên trong doanh nghiệp

BCTC giúp ích cho lãnh đạo doanh nghiệp:

• Phục vụ quá trình quản lý và ra quyết định: Dựa vào các chỉ số trong BCTC để đẩy mạnh hoặc xem xét lại chiến lược kinh doanh, tối ưu hoá hiệu suất, cải tiến quy trình,…
• Đánh giá được hiệu suất của các phòng ban và dự án cụ thể, từ đó phát hiện vấn đề sớm và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

BCTC có ảnh hưởng tới nhân viên:

• Giúp hiểu rõ về tình hình tài chính và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp
• Kết quả kinh doanh trong BCTC cũng ảnh hưởng đến chính sách lương, thưởng và chính sách phúc lợi khác, tạo ra ảnh hưởng đối với thu nhập và các quyền lợi của nhân viên.

Đối với bộ phận kế toán, BCTC cũng đóng vai trò quan trọng:

• Là cơ sở dữ liệu chính để thực hiện kiểm toán tài chính
• Giúp nhận biết và điều chỉnh các sai sót trong quá trình làm việc.

Đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

BCTC giúp nhà đầu tư:

• Đánh giá hiệu suất tài chính và khả năng đối mặt với thách thức tài chính của doanh nghiệp, xác định mức độ ổn định của đầu tư
• Đưa ra quyết định về đầu tư mới, duy trì đầu tư hiện tại, hoặc rút lui
• Theo dõi giá trị thị trường của đầu tư. 

BCTC cũng cần thiết đối với các cơ quan quản lý Nhà nước:

• Cơ quan thuế: Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và chấp hành luật thuế của doanh nghiệp
• Cơ quan tài chính: Kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng vốn, quản lý vốn và việc chấp hành chính sách quản lý tài chính nói chung của doanh nghiệp
• Cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh (Sở kế hoạch, Bộ Kế hoạch và Đầu tư): Kiểm tra tình hình thực hiện giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp
• Cơ quan thống kê: Tổng hợp số liệu báo cáo mức tăng trưởng kinh tế của Quốc gia, xác định GDP,… để cung cấp thông tin cho Chính phủ.

2. Phân loại BCTC

2.1. BCTC hợp nhất và BCTC riêng lẻ

Đối với một công ty không sở hữu bất kỳ công ty con nào, chỉ có duy nhất 1 loại BCTC riêng lẻ (Separate Financial Statements). Thông tin tài chính từ báo cáo này giúp các bên liên quan đánh giá khả năng thanh toán, hiệu suất tài chính và giá trị của doanh nghiệp. 

Còn đối với các tập đoàn và doanh nghiệp mẹ có ít nhất 1 công ty con, bên cạnh BCTC riêng lẻ, cần làm thêm BCTC hợp nhất (Consolidated Financial Statements). Báo cáo này sẽ bao gồm thông tin tài chính của cả tập đoàn, kết hợp các dữ liệu từ doanh nghiệp mẹ và các công ty con thành một thể thống nhất. Mục đích chính là để giúp nhà đầu tư và các bên liên quan đánh giá tình hình tài chính của tập đoàn, thay vì chỉ tập trung vào một công ty con cụ thể, từ đó giúp họ hiểu rõ rủi ro và cơ hội từ toàn bộ cấu trúc tổ chức.

Tóm lại:

Đối với một công ty không sở hữu bất kỳ công ty con nào, chỉ có duy nhất 1 loại BCTC. Đối với một công ty sở hữu từ 1 công ty con trở lên, sẽ có cả 2 loại BCTC riêng lẻ và hợp nhất.

2.2. BCTC năm, BCTC giữa niên độ và theo kỳ lập khác

BCTC năm được lập mỗi năm một lần, thường vào cuối năm tài chính* của doanh nghiệp; nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất tài chính và tình hình tài chính của doanh nghiệp trong khoảng thời gian đó, giúp nhà đầu tư và các bên liên quan đánh giá kết quả kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược.

*Năm tài chính có độ dài bằng với một năm dương lịch là 12 tháng, được doanh nghiệp lựa chọn để tính toán và thống kê công tác tài chính, tiền tệ của tổ chức, quốc gia. Thời điểm bắt đầu và kết thúc của năm tài chính không nhất thiết phải trùng khớp với năm dương lịch thông thường.

BCTC giữa niên độ thì được lập theo tháng, quý hoặc bán niên, nhằm cập nhật kịp thời và đáng tin cậy diễn biến tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế toán giữa niên độ, cho phép các nhà đầu tư, các chủ nợ và những người sử dụng khác hiểu rõ hơn về khả năng tạo ra các nguồn thu, các luồng tiền, về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lập BCTC theo kỳ kế toán khác (như tuần, tháng, 6 tháng, 9 tháng…) theo yêu cầu của pháp luật, của công ty mẹ hoặc của chủ sở hữu; hoặc vào thời điểm đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản,…

3. BCTC bao gồm những gì? Ví dụ về một bộ BCTC đầy đủ

3.1. Các nội dung cần có trong BCTC doanh nghiệp

a. Bảng cân đối kế toán (Balance sheet)

Bảng cân đối kế toán cung cấp cái nhìn tổng quan về những gì doanh nghiệp sở hữu và nợ, cũng như số tiền đầu tư của các cổ đông, thể hiện sự cân đối giữa tổng cộng tài sản và tổng cộng nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. 

Tài sản: Dựa trên khả năng chuyển đổi – là khả năng một tài sản có thể chuyển đổi thành tiền mặt, tài sản được chia thành hai loại:

• Tài sản ngắn hạn: Bao gồm các tài sản có khả năng chuyển đổi nhanh chóng trong vòng một năm như tiền và các khoản tương đương tiền, khoản đầu tư ngắn hạn, công nợ ngắn hạn, hàng tồn kho.
• Tài sản dài hạn: Bao gồm các tài sản mà dự kiến sẽ được sử dụng trong giai đoạn dài hạn mà không dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt.

Nguồn vốn:

• Nợ phải trả: Đại diện cho các khoản phải trả của công ty đến các bên thứ ba, cũng được phân thành 2 loại dựa trên thời hạn thanh toán là nợ ngắn hạn (các khoản phải trả trong vòng một năm) và nợ dài hạn (các khoản phải trả sau hơn một năm).
• Vốn chủ sở hữu: Là số tiền chủ sở hữu đã đầu tư vào doanh nghiệp, bao gồm vốn cổ phần và lợi nhuận giữ lại.

Bảng cân đối kế toán tuân theo phương trình kế toán:
TỔNG TÀI SẢN = TỔNG NGUỒN VỐN

Chi tiết hơn:
Tài sản ngắn hạn + Tài sản dài hạn = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Sự cân đối này đúng với mọi loại hình doanh nghiệp, thuộc mọi quy mô và lĩnh vực ngành nghề; giúp người đọc BCTC hiểu về nguồn gốc và cách doanh nghiệp sử dụng tài sản và vốn để thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình.

b. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Profit and loss statement – P&L)

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, còn được gọi là Báo cáo lãi lỗ, phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm kết quả từ hoạt động kinh doanh chính, các hoạt động tài chính và hoạt động khác của doanh nghiệp.

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là công cụ quan trọng giúp nhà đầu tư, cổ đông và các bên liên quan khác nắm bắt được kết quả kinh doanh (lãi/ lỗ) trong kỳ báo cáo, đồng thời dự báo được xu hướng tương lai để đưa ra những điều chỉnh kịp thời.

Một bản báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thường có các phần sau:

Doanh thu, chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ:

• Doanh thu bao gồm: Doanh thu bán hàng hoá dịch vụ, doanh thu tài chính, các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ
• Chi phí bao gồm: Giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí quản lý, chi phí bán hàng trong kỳ

Thu nhập và chi phí của những hoạt động khác: bao gồm những khoản thu và chi phí không phục vụ hoạt động kinh doanh trong kỳ

Lợi nhuận:

• Lợi nhuận gộp: Phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng hoá, dịch vụ với giá vốn hàng bán phát sinh
• Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: Phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu hoạt động tài chính và các loại chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh
• Lợi nhuận khác: Phản ánh số chênh lệch giữa thu nhập khác (sau khi đã trừ thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp) với chi phí khác phát sinh
• Lợi nhuận trước thuế: Phản ánh tổng số lợi nhuận kế toán, là kết quả của việc trừ các chi phí tài chính từ lợi nhuận hoạt động.
• Lợi nhuận sau thuế: Là mức lợi nhuận thuần (hoặc lỗ) cuối cùng của doanh nghiệp sau khi trừ đi chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nguyên tắc cơ bản của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
LỢI NHUẬN = DOANH THU – CHI PHÍ

c. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash flow statement)

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giúp doanh nghiệp và nhà đầu tư hiểu rõ hơn về nguồn gốc và cách sử dụng tiền mặt trong các hoạt động khác nhau. Nó cung cấp cái nhìn chi tiết về việc doanh nghiệp tạo ra tiền từ nơi đâu và chi tiêu tiền vào những gì. 

• Hoạt động kinh doanh: Bao gồm các dòng tiền mặt từ hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, như doanh thu bán hàng, chi phí sản xuất, lợi nhuận hoạt động, và các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày.
• Hoạt động đầu tư: Bao gồm các dòng tiền mặt từ hoạt động đầu tư của doanh nghiệp, như mua sắm tài sản cố định, đầu tư tài chính, và các khoản thu nhập từ các giao dịch đầu tư.
• Hoạt động tài chính: Bao gồm các dòng tiền mặt từ hoạt động tài chính, như phát hành cổ phiếu mới, trả cổ tức, trả nợ, mua lại cổ phiếu, và các giao dịch tài chính khác.

d. Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu (Statement of changes in equity)

Vốn chủ sở hữu đại diện cho số lượng và giá trị tài sản mà các chủ sở hữu đầu tư vào doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần cung cấp báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu khi có bất kỳ thay đổi nào về cơ cấu vốn chủ sở hữu của mình, đặc biệt là trong các hoạt động như phát hành cổ phiếu mới, mua lại cổ phiếu, hoặc phân phối lợi nhuận.

Các thông tin về chủ sở hữu và số lượng cổ phiếu, cổ tức, quyền lợi liên quan đều được cung cấp,… sẽ giúp cổ đông và các bên liên quan khác có cái nhìn rõ ràng về cấu trúc quản lý và quyền lợi của họ.

e. Bản thuyết minh BCTC

Bản thuyết minh BCTC không chỉ là một phần của yếu tố bổ sung, mà còn là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin chi tiết và giải thích một cách rõ ràng về các báo cáo thành phần trong bộ BCTC.

Thông qua bản thuyết minh, doanh nghiệp có cơ hội giải thích và làm rõ các quyết định quan trọng, phương pháp tính toán, chính sách kế toán, và các sự kiện khác có ảnh hưởng đến tài chính của họ.

Ngoài ra, bản thuyết minh BCTC cũng cung cấp thông tin về các nguyên tắc kế toán được sử dụng, các ước tính và giả định quan trọng, và bất kỳ rủi ro nào có thể ảnh hưởng đến sự phân tích và đánh giá của người đọc về tình hình tài chính doanh nghiệp.

Tổng kết so sánh 3 nội dung chính trong bộ BTCT

Báo cáo kết quả kinh doanh minh họa lợi nhuận của một công ty theo các quy tắc kế toán dồn tích. Bảng cân đối kế toán cho thấy tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của công ty tại một thời điểm cụ thể. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy dòng tiền vào ra từ hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính. Đây là 3 báo cáo thành phần nòng cốt trong bộ BCTC của một doanh nghiệp, có mối liên hệ phức tạp với nhau.

So sánh 3 nội dung trong bộ BCTC

3.2. Ví dụ về bộ BCTC của CTCP Bóng đèn phích nước Rạng Đông

Các công ty lớn thường công khai BCTC để cung cấp thông tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của họ cho cổ đông, nhà đầu tư và công chúng. Việc này giúp tăng tính minh bạch và độ tin cậy trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán thường phải tuân thủ các quy định về công bố thông tin tài chính theo yêu cầu của cơ quan quản lý chứng khoán.

Lấy ví dụ, thông qua một thư mục riêng trên website chính thức, dễ dàng xem và tải xuống Bộ BCTC của CTCP Bóng đèn phích nước Rạng Đông.

4. Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng BCTC

Dưới đây là hướng dẫn các bước lập báo cáo tài chính mà doanh nghiệp, đặc biệt là phòng ban kế toán có thể tham khảo. 

Bước 1: Thu thập dữ liệu tài chính

Trước tiên, doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả dữ liệu tài chính có liên quan bao gồm hóa đơn bán hàng, biên lai, báo cáo ngân hàng và báo cáo chi phí. Chứng từ kế toán là tài liệu phản ánh các hoạt động đó, bao gồm hóa đơn đầu ra, đầu vào, sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ tiền mặt, bảng chấm công, bảng lương, biên lai nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ tài chính, các sản phẩm,… cũng cần thiết tại bước này.

Các bộ phận liên quan như kế toán, tài chính, quản lý và kiểm toán sẽ cần hợp tác chặt chẽ để đảm bảo rằng mọi dữ liệu tài chính được thu thập và xử lý một cách hiệu quả và chính xác.

Quá trình này nghe có vẻ khó khăn, bởi dường như doanh nghiệp phải lục lọi hàng “núi” biên lai hoặc nhập dữ liệu từ các báo cáo chi phí theo cách thủ công. Để giải quyết vấn đề, doanh nghiệp có thể tận dụng chức năng tự động hóa ghi nhận dữ liệu của các phần mềm quản trị tài chính – kế toán để tăng năng suất và giảm thiểu sai sót.

Bước 2: Phân loại và sắp xếp chứng từ kế toán

Khi chứng từ kế toán đã được thu thập, doanh nghiệp cần sắp xếp và lưu trữ chúng, phân chia thành các danh mục như doanh thu, chi phí, tài sản và nợ phải trả.

Dữ liệu có thể được phân loại theo thời gian như theo quý, năm tài chính, hoặc các chu kỳ tài chính khác. Các doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh có thể lựa chọn phân loại và sắp xếp theo từng đơn vị.

Việc sắp xếp các chứng từ kế toán cần được thống nhất xuyên suốt cả năm tài chính, một cách khoa học theo trình tự thời gian hoặc theo danh mục thuế. Điều này sẽ giúp kế toán viên dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra, so sánh, phục vụ cho mục đích ghi chép, hạch toán và lập BCTC.

Lấy ví dụ, chứng từ kế toán có thể được sắp xếp như sau:

• Chứng từ mua hàng: hóa đơn đầu vào, biên lai kho, phiếu kế toán
• Chứng từ bán hàng: hoá đơn đầu ra, phiếu xuất kho, phiếu kế toán
• Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, sổ quỹ tiền mặt
• Chứng từ ngân hàng: sổ phụ ngân hàng, lệnh thanh toán, giấy báo có
• Các tài liệu khác: bảng chấm công, bảng lương, hồ sơ tài sản,…

Ngoài các tài liệu bắt buộc theo quy định của pháp luật, các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán của doanh nghiệp còn có thể bao gồm:

• Chứng từ nội bộ: bảng yêu cầu mua hàng, bảng yêu cầu xuất kho, bảng thanh toán lương,…
• Các tài liệu khác: hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu,…

Bước 3: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân loại theo tháng/quý

Doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán các giao dịch và sự kiện kinh tế có ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán. Điều này bao gồm việc xác định các tài khoản phù hợp và thực hiện các bút toán tương ứng để ghi nhận các khoản thu nhập và chi phí.

Lưu ý rằng sau khi hạch toán, doanh nghiệp cần kiểm tra tính chính xác của các thông tin này dựa trên những chứng từ đã sắp xếp trước đó. Nếu cần thiết, kế toán viên sẽ cần thực hiện điều chỉnh số liệu để đảm bảo rằng chúng phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

Sau khi hạch toán, các doanh nghiệp sẽ phân loại nghiệp vụ phát sinh theo tháng hoặc quý, nhằm lập ra các BCTC tạm thời trong mỗi tháng hoặc quý đó.

Bước 4: Thực hiện bút toán tổng hợp, kết chuyển doanh thu

Dựa trên thông tin tổng hợp từ các BCTC tạm thời, doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán tổng hợp để điều chỉnh số liệu tài chính theo các nguyên tắc và quy định kế toán. Sau đó là bước kết chuyển doanh thu từ BCTC tạm thời sang BCTC cuối kỳ để thể hiện doanh thu thực tế của doanh nghiệp trong kỳ kế toán, và là bước quan trọng để hoàn thiện quy trình lập BCTC.

Bước 5: Lập BCTC

Cách soạn thảo Bảng cân đối kế toán

1. Liệt kê tổng tài sản: Liệt kê theo thứ tự lần lượt từ tài sản ngắn hạn tới tài sản dài hạn. Đối với tài sản ngắn hạn, giá trị thường khá dễ xác định. Đối với tài sản dài hạn, doanh nghiệp có thể cần kiểm tra tờ khai thuế cuối cùng, vì giá trị của chúng giảm dần hàng năm theo khấu hao.

2. Liệt kê các khoản nợ phải trả và vốn chủ sở hữu: Giống như tài sản, nợ phải trả cũng được chia thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn, được liệt kê theo thứ tự lần lượt. Thông tin về vốn chủ sở hữu có thể được lấy từ Báo cáo kết quả kinh doanh.

3. Cân đối sổ sách: Tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp phải bằng tổng giá trị nợ phải trả cộng vốn chủ sở hữu của tổ chức. Nếu cả hai không cân bằng, các giá trị đã được nhập trước đó chắc hẳn đã có lỗi. Đôi khi, nếu tất cả các giá trị khác đều chính xác mà hai bên vẫn chưa cân bằng, doanh nghiệp có thể cần phải điều chỉnh vốn chủ sở hữu.

Cách soạn thảo Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

1. Xác định doanh thu: Là tất cả số tiền thu được từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ, khoản đầu tư hoặc các khoản khác mà công ty kiếm được.

2. Xác định giá vốn hàng bán: Là tổng chi phí liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán, bao gồm nhân công, vật liệu và mọi chi phí chung cho việc sản xuất hàng hóa.

3. Tính lợi nhuận gộp: Bằng cách lấy tổng doanh thu trừ đi giá vốn trực tiếp của hàng hóa hoặc dịch vụ. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp có 20.000 USD doanh thu trong kỳ và 5.000 USD chi phí thì lợi nhuận gộp sẽ là 15.000 USD.

4. Liệt kê các khoản chi phí: Chi phí hoạt động chung bao gồm tiền lương nhân viên, tiền thuê nhà hoặc tiền thế chấp, vật tư văn phòng, chi phí vận chuyển và tiếp thị. Khấu hao tài sản cố định, chẳng hạn như thiết bị, cũng được tính vào chi phí trong kỳ. 

5. Tính lợi nhuận ròng: Lấy lợi nhuận gộp trừ đi tổng chi phí vừa được vạch ra. 

Cách soạn thảo Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

1. Xác định số dư tiền mặt đầu kỳ: Thông thường, con số này được lấy từ BCTC kỳ trước đó. Nếu đây là báo cáo đầu tiên, doanh nghiệp sẽ phải tính tổng số tiền mặt hiện có. Lưu ý rằng “tiền mặt” không chỉ bao gồm tiền tệ, mà còn bao gồm bất kỳ thứ gì có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng chưa đầy một năm (được gọi là “các khoản tương đương tiền”) như giá trị của tài khoản tiết kiệm, quỹ thị trường tiền tệ mà doanh nghiệp sở hữu.

2. Liệt kê lợi nhuận ròng từ báo cáo kết quả kinh doanh

3. Nhóm dòng tiền thành 3 loại hoạt động vận hành, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính, từ đó có thể liệt kê trực tiếp các dòng tiền cụ thể trong từng danh mục. 

4. Điều chỉnh lợi nhuận ròng để xác định dòng tiền thuần do hoạt động kinh doanh mang lại. Lưu ý rằng khấu hao của tài sản dài hạn, thuế hoặc tiền lương còn nợ nhưng chưa được thanh toán cũng sẽ được tính vào số dư tiền mặt.

5. Lặp lại quy trình tương tự cho các hoạt động đầu tư và tài chính. Các giao dịch mua hàng sẽ được khấu trừ khỏi số dư tiền mặt, trong khi các giao dịch mua hàng sẽ được cộng vào.

6. Tính số dư tiền mặt cuối kỳ: Lấy số dòng tiền thuần của từng loại chi phí trên cộng với số dư tiền mặt đầu kỳ. 

Bước 6: Xem xét và đối chiếu tất cả dữ liệu

Doanh nghiệp cần xem lại mọi mục đã nhập và đối chiếu tất cả dữ liệu, hồ sơ để khớp với bảng sao kê ngân hàng và các tài liệu bên ngoài khác, đồng thời kiểm tra kỹ tính chính xác của các phép cộng trừ. Bước này giúp ngăn ngừa những sai lầm không đáng có, và cả những sai lầm nghiêm trọng có thể gây hiểu lầm về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần so sánh dữ liệu tài chính với các kỳ trước đó và so sánh với mục tiêu dự kiến, nhằm đưa ra nhận định về hiệu suất và sự tiến triển của doanh nghiệp.

Bước 7: Hoàn thiện báo cáo

Tùy thuộc vào tính chất và quy mô doanh nghiệp, bước này có thể liên quan đến việc kiểm toán hoặc xem xét lại lần cuối bởi các kế toán viên bên ngoài, nhằm đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định có liên quan. 

Hãy nhớ rằng bộ BCTC giống như một tấm gương phản ánh “tầm vóc” tài chính của doanh nghiệp với các bên liên quan, giúp đảm bảo các khoản vay, thu hút các nhà đầu tư và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Bởi vậy, cần đảm bảo tính chính xác và đầy đủ nhất có thể.

5. Các lưu ý quan trọng khi lập và nộp BCTC

5.1. Đối tượng doanh nghiệp nào cần lập BCTC?

Điều 99 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định Báo cáo tài chính năm được áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế.

Tuy nhiên, căn cứ tại các điều khoản Luật Kế toán năm 2015, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 132/2018/TT-BTC thì có duy nhất 3 trường hợp dưới đây không phải lập báo cáo tài chính của năm:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế TNDN tính theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp được gộp kỳ kế toán thì không cần nộp Báo cáo tài chính của năm đầu tiên (đối với doanh nghiệp mới thành lập)/năm trước đó (đối với doanh nghiệp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức sở hữu, hợp nhất, sáp nhập, chia, tách, giải thể, phá sản).

Trường hợp 3: Nếu doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh trọn năm dương lịch thì không phải thực hiện nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm

Ngoài 3 trường hợp này, doanh nghiệp có nghĩa vụ lập và nộp BCTC kể cả không phát sinh doanh thu, chi phí. Bởi vậy, doanh nghiệp cần lưu ý để tránh bị sai phạm và vướng vào những rủi ro pháp lý không đáng có.  

5.2. Yêu cầu đối với thông tin trình bày trong Báo cáo tài chính

Căn cứ theo quy định tại Điều 101 Thông tư 200/2014/TT-BTC, yêu cầu đối với thông tin trình bày trong BCTC được quy định như sau:

• Thông tin trình bày trên BCTC phải phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để đảm bảo sự trung thực, thông tin phải có 3 tính chất là đầy đủ, khách quan, không có sai sót. Không sai sót có nghĩa là không có sự bỏ sót trong việc mô tả hiện tượng và không có sai sót trong quá trình cung cấp các thông tin báo cáo được lựa chọn và áp dụng. 
• Thông tin tài chính phải thích hợp để giúp người sử dụng BCTC dự đoán, phân tích và đưa ra các quyết định kinh tế.
• Thông tin tài chính phải được trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu. 
• Thông tin phải đảm bảo có thể kiểm chứng, kịp thời và dễ hiểu.
• Thông tin tài chính phải được trình bày nhất quán và có thể so sánh giữa các kỳ kế toán; so sánh được giữa các doanh nghiệp với nhau.

5.3. Nguyên tắc thiết lập và trình bày BCTC

BCTC được phát hành và công bố theo định kỳ đã quy định. Căn cứ theo quy định tại Điều 102 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc lập và trình bày BCTC của doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục được quy định như sau:

• Việc lập và trình bày BCTC phải tuân thủ các quy định tại Chuẩn mực kế toán “Trình bày BCTC” và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan. Các thông tin trọng yếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Tài sản không được ghi nhận cao hơn giá trị có thể thu hồi; Nợ phải trả không được ghi nhận thấp hơn nghĩa vụ phải thanh toán.
• Phân loại tài sản và nợ phải trả: Tài sản và nợ phải trả trên Bảng cân đối kế toán phải được trình bày thành ngắn hạn và dài hạn; Trong từng phần ngắn hạn và dài hạn, các chỉ tiêu được sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần.
• Các khoản mục doanh thu, thu nhập, chi phí phải được trình bày theo nguyên tắc phù hợp và đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí của các kỳ trước có sai sót làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền phải được điều chỉnh hồi tố, không điều chỉnh vào kỳ báo cáo.

Ngoài ra:

• Khi lập BCTC tổng hợp giữa doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc, số dư các khoản mục nội bộ của Bảng cân đối kế toán, các khoản doanh thu, chi phí, lãi, lỗ được coi là chưa thực hiện phát sinh từ các giao dịch nội bộ đều phải được loại trừ.
• Việc ký BCTC phải thực hiện theo Luật kế toán 2015. Đối với đơn vị không tự lập BCTC mà thuê dịch vụ kế toán lập BCTC, người hành nghề thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người hành nghề cá nhân phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

5.4. Thời hạn nộp BCTC

Căn cứ theo quy định tại Điều 109 Thông tư 200/2014/TT-BTC, thời hạn nộp BCTC của doanh nghiệp như sau:

Đối với doanh nghiệp nhà nước

Thời hạn nộp BCTC quý:

• Đơn vị kế toán phải nộp BCTC quý chậm nhất là 20 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý; Đối với công ty mẹ, Tổng công ty Nhà nước chậm nhất là 45 ngày;
• Đơn vị kế toán trực thuộc doanh nghiệp, Tổng công ty Nhà nước nộp BCTC quý cho công ty mẹ, Tổng công ty theo thời hạn do công ty mẹ, Tổng công ty quy định.

Thời hạn nộp BCTC năm:

• Đơn vị kế toán phải nộp BCTC năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; Đối với công ty mẹ, Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 90 ngày;
• Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhà nước nộp BCTC năm cho công ty mẹ, Tổng công ty theo thời hạn do công ty mẹ, Tổng công ty quy định.

Đối với các loại doanh nghiệp khác

Đơn vị kế toán là doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh phải nộp BCTC năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với các đơn vị kế toán khác, thời hạn nộp BCTC năm chậm nhất là 90 ngày.

Đơn vị kế toán trực thuộc nộp BCTC năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời hạn do đơn vị kế toán cấp trên quy định.

5.5. Xử phạt khi vi phạm quy định về lập và trình bày BCTC

Theo Điều 6 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lập và trình bày BCTC theo quy định của pháp luật, các quy chuẩn kế toán và quy định của cơ quan quản lý tài chính.

Theo Điều 15 của Nghị định, các hành vi vi phạm về lập, trình bày BCTC có thể bị xử phạt bằng tiền, tùy thuộc vào mức độ vi phạm và nghiêm trọng của hành vi.

Lỗi vi phạm “Nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền chậm dưới 03 tháng so với thời hạn quy định”, doanh nghiệp có thể chịu mức phạt từ 5-10 triệu đồng. 

Lập báo cáo tài chính không đầy đủ nội dung hoặc không đúng biểu mẫu theo quy định; Báo cáo tài chính không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán hay công khai báo cáo tài chính không đầy đủ nội dung theo quy định có thể bị phạt 10-20 triệu đồng. 

Doanh nghiệp có thể tham khảo mức phạt tiền cụ thể được quy định trong thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định này để đưa ra những biện pháp đề phòng và tuân thủ đúng đắn, kịp thời.

6. Ứng dụng phần mềm quản trị tài chính trong lập BCTC năm 2026

6.1. Các sai sót thường gặp khi lập BCTC

Sai sót trong phân loại tài sản và nợ phải trả

Bảng cân đối kế toán là báo cáo quan trọng nhất vì nó cho biết tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đôi khi doanh nghiệp có thể sai sót trong liệt kê tài sản và nợ phải trả, điển hình là khi xác định xem một tài sản nên được ghi nhận là tài sản ngắn hạn hay dài hạn.

Sai sót trong tính toán kết quả kinh doanh

Trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, một phép tính toán nhầm lẫn có thể làm sai lệch giá vốn hàng bán, lợi nhuận ròng và lợi nhuận gộp. Hơn nữa, điều quan trọng là phải cập nhật báo cáo thu nhập và chi tiêu. Bất kỳ sai sót nào trong bảng này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo lãi lỗ của bạn, dẫn đến đánh giá thấp hoặc phóng đại lãi hoặc lỗ.

Sai sót trong ghi nhận lưu chuyển tiền tệ

Một số lỗi phổ biến khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ là phóng đại dòng tiền hoạt động, gộp lẫn các khoản thanh toán không dùng tiền mặt, bù trừ các giao dịch, sai sót về ngoại tệ và sai sót trong việc xác định thế nào là “tiền mặt” hoặc “tương đương tiền”.

Sai sót khi nhập dữ liệu 

Lỗi nhập dữ liệu xảy ra trong quá trình đưa dữ liệu từ các chứng từ tài chính vào cơ sở dữ liệu tài chính. Lỗi này có thể bắt nguồn từ các nhầm lẫn trong sổ sách kế toán, chẳng hạn như 27 bị viết ngược thành 72. Hoặc trong nhiều trường hợp, nguyên nhân là do một vài giao dịch bị ghi chép thiếu.

Sai sót khi quản lý hàng tồn kho

Một điều quan trọng là phải tính toán và ghi nhận chính xác số lượng hàng tồn đang nằm trong kho, cũng như số lượng hàng tồn kho đang được vận chuyển, và cả hàng tồn kho do được trả lại. Trên thực tế, nhiều loại hàng tồn kho khác nhau thường khiến doanh nghiệp khó theo dõi và quản lý.

6.2. Các khó khăn trong cách lập BCTC thủ công

Luôn có nguy cơ sai sót và gian lận

Bất cứ hoạt động nào được thực hiện thủ công bởi con người đều tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Trong quá trình lập BCTC, có rất nhiều dữ liệu nằm rải rác trên nhiều bộ hồ sơ giấy tờ khác nhau, cần xử lý qua nhiều quy trình khác nhau, khiến sai sót gần như là không thể tránh khỏi.

Ở các doanh nghiệp nhỏ, nơi nhân viên chưa có nhận thức và được đào tạo đầy đủ về các khía cạnh nghiêm ngặt của sổ sách kế toán, việc ghi nhận đúng BCTC càng khó khăn hơn. Thậm chí nhân viên có thể nghĩ ra các cách gian lận để giữ sổ sách được cân bằng, nhưng lại khiến cho số liệu trên BCTC và thực tế của doanh nghiệp không trùng khớp.

Tốn nhiều thời gian và công sức

Làm BCTC thủ công đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư đáng kể thời gian và công sức. Bất kể tại bước nào như thu thập dữ liệu, nhập liệu, tính toán và soát xét toàn bộ các số liệu tài chính đều có thể gây ra áp lực và căng thẳng cho nhân viên. Việc dò tìm và sửa chữa sai sót – không chỉ một mà có thể là nhiều lần – cũng là một bài toán nan giải.

Khó khăn trong phân tích dữ liệu

BCTC được lập theo cách thủ công thường không liên kết được dữ liệu ở các chu kỳ tài chính khác nhau, và cũng không được hỗ trợ bởi các công cụ phân tích tự động. 

Do đó, việc so sánh các chỉ số tài chính trong quá khứ – hiện tại – tương lai và đưa ra những phân tích báo cáo tài chính chi tiết luôn là bài toán phức tạp và khó khăn. Doanh nghiệp cũng không thể đưa ra các dự báo xác thực và uy tín, điển hình là về dòng tiền – vốn được coi là huyết mạch cho tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.

Khó khăn trong cập nhật thay đổi

Khi có thay đổi trong hoạt động kinh doanh hoặc các quy định kế toán, việc cập nhật BCTC thủ công có thể tốn nhiều thời gian và công sức. Điều này có thể dẫn đến việc báo cáo không được cập nhật đúng thời gian, gây ra sự không chính xác và thiếu tin cậy.

Khó khăn trong chia sẻ thông tin

Khi làm BCTC thủ công, việc chia sẻ thông tin từ doanh nghiệp với các bên liên quan như cổ đông, ngân hàng hoặc cơ quan quản lý có thể gặp khó khăn. Việc sao chép, gửi đi và bảo mật thông tin tài chính có thể là một quá trình mất thời gian nhưng lại không mang lại hiệu quả.

6.3. Lập BCTC hiệu quả hơn với bộ giải pháp quản trị tài chính Base Finance+

Cho dù là một doanh nghiệp quy mô nhỏ hay một tập đoàn lớn, nhà quản trị đều không thể thực hiện phân tích, dự báo hoặc ra quyết định chính xác và thông minh với bộ BCTC đầy rẫy sai sót. Đó là “hiệu ứng quả cầu tuyết” có thể đánh sập cả một tổ chức đang phát triển mạnh. 

Để tối ưu hoá quá trình lập BCTC, doanh nghiệp có thể tham khảo Base Finance+ – Bộ giải pháp quản trị tài chính toàn diện 4.0 – với hàng loạt tính năng mạnh mẽ:

Tập trung các chỉ tiêu tài chính tại cùng một nơi

Base Finance+ cho phép nhập liệu từ file Excel và tích hợp với các nguồn dữ liệu trực tuyến, nhằm kết nối và tập trung tất cả các dữ liệu tài chính quan trọng của doanh nghiệp về cùng một nơi. 

Các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, dòng tiền,… được hiển thị trực quan, giúp nhà quản trị nhanh chóng nắm bắt bức tranh tài chính tổng quan của doanh nghiệp.

Tự động ghi nhận dữ liệu

Base Finance+ có khả năng tự động hoá quy trình nhập liệu cho doanh nghiệp, có nghĩa là mỗi khi dữ liệu tài chính có biến động hoặc phát sinh thêm, hệ thống sẽ tự động cập nhật ngay lập tức (real-time). 

Từ các dữ liệu nhỏ lẻ như biến động số dư tài khoản tiền mặt hoặc tình trạng thanh toán đơn hàng, tất cả đều được ghi nhận tự động. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc loại bỏ các nguy cơ sai sót do lỗi nhập liệu hoặc gian lận, và cũng giúp nhà quản trị có thể đánh giá vấn đề và ra quyết định tại mọi thời điểm.

Tự động tính toán dữ liệu

Không chỉ ghi nhận và lưu trữ dữ liệu, Base Finance+ còn hỗ trợ tính toán tự động các chỉ tiêu tài chính: cộng tổng các khoản doanh thu trong kỳ, cộng tổng các khoản chi phí từ nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, tính toán công nợ phải thu, tính toán lợi nhuận,… 

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể các tác vụ tính toán thủ công, đồng thời tăng tính chính xác và hiệu quả trong việc lập BCTC nói riêng và quản trị tài chính nói chung.

Hệ thống dashboard tài chính trực quan

Không dừng lại ở tính toán con số, Base Finance+ còn có khả năng trực quan hóa dữ liệu tài chính thành các dashboard trực quan, dễ hiểu, trùng khớp với tư duy trong lập BCTC. Ví dụ như biểu đồ tròn thể hiện giá trị chính xác và tỷ lệ phần trăm của các loại doanh thu, hoặc biểu đồ dòng chảy thể hiện cơ cấu sử dụng dòng tiền vào/ ra của doanh nghiệp.

Nhìn vào các dashboard này, doanh nghiệp có thể nhanh chóng hình dung ra BCTC sơ bộ sẽ thể hiện được điều gì, cũng như có thể đối chiếu với bản BCTC sau cùng để kiểm tra tính chính xác.

7. Kết luận

Mặc dù đòi hỏi khá nhiều về kiến thức chính xác, kinh nghiệm dày dặn và cách thức sử dụng công cụ hỗ trợ thông minh, việc lập BCTC vẫn luôn là một hoạt động quan trọng để đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, đồng thời định hướng cho các chiến lược phát triển mới.

Hy vọng rằng thông qua bài viết này, doanh nghiệp đã có được cái nhìn tổng quan về tầm quan trọng của BCTC và quy trình lập bảng BCTC, từ đó tự tin để bắt tay vào thực hiện từng bước.

Chúc các doanh nghiệp thành công!

The post Báo cáo tài chính là gì? Hướng dẫn lập bảng BCTC mới nhất 2026 appeared first on Base Blog.

1. PNL là gì?

PNL là viết tắt của “Profit and Loss Statement”, được dịch sang tiếng Việt là “Báo cáo Lãi Lỗ”. Đây là một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí, giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình lãi và lỗ trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Công thức tính PNL:

PNL = Tổng doanh thu – Tổng chi phí (bao gồm thuế)

Trong đó:

– PNL âm, có nghĩa là hoạt động kinh doanh chịu lỗ.

– PNL dương, có nghĩa là hoạt động kinh doanh có lãi.

2. Vai trò của PNL trong quản lý tài chính doanh nghiệp

Báo cáo PNL không chỉ là một công cụ cốt yếu để theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp, mà còn là một nguồn thông tin giá trị đối với nhà đầu tư.

– Đối với nhà đầu tư: Dựa vào báo cáo PNL, nhà đầu tư có thể đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm doanh thu, chi phí, lợi nhuận và khả năng sinh lời. Một PNL dương cho thấy tiềm năng sinh lợi cao, tạo niềm tin để đầu tư vào doanh nghiệp. Ngược lại, PNL âm có thể là dấu hiệu rủi ro, khiến nhà đầu tư cân nhắc khả năng rót vốn.

– Đối với doanh nghiệp: PNL cung cấp thông tin chi tiết về lãi và lỗ, hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ tài nguyên và ngân sách hợp lý. Báo cáo này giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi xu hướng doanh thu và chi phí theo thời gian.
• Quản lý luồng tiền, thu nhập ròng và tổng lợi nhuận.
• Xác định các khoản chi phí cần cắt giảm, các lĩnh vực cần ưu tiên đầu tư và cách phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Ngoài ra, báo cáo PNL còn là tài liệu bắt buộc khi làm việc với cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp xác định số thuế phải nộp dựa trên thu nhập.

Đọc thêm: Lợi nhuận sau thuế là gì? Cách tính toán và phân phối lợi nhuận sau thuế

3. Báo cáo PNL gồm có những thành phần nào?

Báo cáo PNL được tạo nên bởi các thành phần chính và các yếu tố liên quan như sau:

3.1 Thành phần chính của một báo cáo PNL

Các thành phần cốt lõi trong một báo cáo PNL bao gồm:

3.2 Các yếu tố liên quan đến PNL

Ngoài các thành phần chính nêu trên, PNL còn liên quan đến một số yếu tố khác:

4. Các phương pháp lập báo cáo PNL

Tùy theo quy mô hoạt động mà doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 cách lập báo cáo PNL sau đây:

4.1 Phương pháp kế toán tiền mặt (Cash Accounting Method)

Phương pháp kế toán tiền mặt là cách ghi nhận các giao dịch tài chính trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp dựa trên thời điểm tiền mặt thực sự được nhận hoặc chi trả. Theo đó, thu nhập chỉ được ghi nhận khi doanh nghiệp nhận được tiền mặt, và chi phí chỉ được ghi nhận khi tiền mặt được thanh toán.

Đây là một phương pháp kế toán đơn giản, dễ thực hiện, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và cơ cấu hoạt động đơn giản. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp tạo ra báo cáo tài chính phản ánh chính xác tình hình dòng tiền hiện tại.

Tuy nhiên, phương pháp kế toán tiền mặt không phù hợp với các doanh nghiệp lớn hoặc có hoạt động phức tạp, thay vào đó, việc ghi nhận giao dịch dựa trên thời điểm phát sinh (phương pháp lũy tích) mang lại cái nhìn toàn diện hơn về tình hình tài chính.

4.2 Phương pháp kế toán lũy tích (Accrual Accounting Method)

Phương pháp kế toán lũy tích, hay đôi khi còn gọi là Phương pháp kế toán dồn tích, ghi nhận các khoản thu và chi phí trong báo cáo tài chính tại thời điểm chúng phát sinh, thay vì khi có hoạt động trao đổi tiền mặt.

Với phương pháp này, thu nhập được ghi nhận ngay khi phát sinh, dù doanh nghiệp chưa nhận tiền mặt. Song song đó, chi phí được ghi nhận tại thời điểm phát sinh, ngay cả khi doanh nghiệp chưa thanh toán tiền mặt.

Phương pháp kế toán lũy tích cho phép doanh nghiệp đo lường chính xác các khoản phải thu và phải trả, cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về luồng tiền trong tương lai. Đây là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp lớn hoặc có hoạt động phức tạp.

Tuy nhiên, việc ghi nhận chi phí trước khi thanh toán tiền mặt có thể tạo ra sự chênh lệch giữa báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các khoản phải thu, phải trả và quản lý tiền mặt chặt chẽ để tránh tình trạng thiếu hụt dòng tiền.

5. Các bước lập một báo cáo PNL

Việc lập một báo cáo Profit and Loss thường bao gồm những bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu và hồ sơ

Ở bước này, người lập báo cáo sẽ thu thập các hóa đơn, chứng từ kế toán, các sổ sách và thông tin liên quan trong kỳ kinh doanh. 

Cần lưu ý rằng đây là một công việc quan trọng, ảnh hưởng đến tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu kế toán để có thể phản ánh đúng tình hình kinh doanh trong kỳ.

Bước 2: Xác định kỳ lập báo cáo

Người lập báo cáo sẽ xác định kỳ lập báo cáo PNL (tháng/quý/năm,…) dựa trên mục đích quản trị hoặc mục đích lập báo cáo tài chính, hoặc phù hợp với yêu cầu của cơ quan Nhà nước hay cấp trên có thẩm quyền.

Bước 3: Tổng hợp thông tin có liên quan

Bước này tập trung vào việc tổng hợp các thông tin và số liệu quan trọng:

– Tổng hợp doanh thu từ tất cả các lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp và giá vốn tương ứng.

– Tổng hợp các khoản chi phí gián tiếp: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

– Tổng hợp các thông tin liên quan đến hoạt động tài chính: Doanh thu tài chính và chi phí khác.

– Tổng hợp các thông tin khác: Thu thập khác và chi phí khác.

Bước 4: Tính toán và phân tích lãi, lỗ

Trước tiên, sử dụng các công thức kế toán cơ bản dưới đây để xác định các chỉ tiêu tương ứng:

Lưu ý, trong trường hợp lập báo cáo PNL cho mục đích quản trị như báo cáo lãi lỗ từng mặt hàng, từng khách hàng hoặc từng khu vực, người lập báo cáo cần tuân theo nguyên tắc cơ bản:

Sau khi đã tính toán các chỉ tiêu nêu trên, người lập báo cáo cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến lãi và lỗ như: giá vốn hàng hóa, chi phí quản lý, chi phí tài chính, v.v…

Bước 5: Tạo báo cáo PNL

– Báo cáo kết quả kinh doanh: Lập báo cáo lãi lỗ theo mẫu tiêu chuẩn của Chế độ kế toán hiện hành.

– Báo cáo lãi lỗ cho mục đích quản trị: Tuân thủ biểu mẫu quản trị của nội bộ doanh nghiệp.

Ngoài ra, người lập báo cáo có thể cân nhắc sử dụng biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa các xu hướng và kết quả phân tích trong báo cáo PNL.

Đọc thêm: Lợi nhuận trước thuế là gì? Cách tính EBIT trong kinh doanh

6. Công cụ hỗ trợ lập và phân tích báo cáo PNL

Sau đây là một số công cụ được dùng để lập và phân tích báo cáo PNL:

6.1 Excel

Excel là một công cụ tính toán và thống kê đã quá quen thuộc, được ưa chuộng nhờ sự tiện lợi và không tốn phí khi sử dụng. Với các hàm tính toán đa dạng, công cụ này cho phép người dùng truy xuất và xử lý dữ liệu một cách chi tiết, phục vụ hiệu quả cho quá trình lập báo cáo PNL.

Tuy nhiên, khi sử dụng Excel, người lập báo cáo có thể phải mất rất nhiều thời gian để nhập liệu thủ công các số liệu từ chứng từ và sổ sách. Hơn nữa, để đảm bảo độ chính xác và hạn chế sai sót, người dùng cần hiểu rõ và thành thạo các hàm tính toán mà phần mềm cung cấp.

6.2 Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán hiện là một công cụ quản lý tài chính phổ biến, gần như không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Với khả năng tự động hóa, phần mềm này hỗ trợ lập báo cáo PNL, theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận một cách chính xác, đồng thời khắc phục những hạn chế về thao tác thủ công hoặc rủi ro sai sót ở Excel.

Tuy nhiên, phần mềm kế toán chỉ giới hạn ở khả năng thực hiện các nghiệp vụ kế toán và chưa đáp ứng đủ nhu cầu quản trị tài chính toàn diện, thiếu những tùy chỉnh phục vụ nhu cầu chuyên sâu về tài chính và không đáp ứng được việc kết nối thời gian thực (real-time) giữa hoạt động giao dịch–vận hành và hoạt động quản trị.

6.3 Bộ giải pháp quản trị tài chính toàn diện Base Finance+

Base Finance+ là giải pháp quản trị tài chính toàn diện, mang đến cho ban lãnh đạo góc nhìn đa chiều và khả năng kiểm soát dòng chảy tài chính của doanh nghiệp theo thời gian thực.

Trong khi các phần mềm kế toán và Excel truyền thống chỉ dừng lại ở tầng dữ liệu kế toán, thì Base Finance+ vượt trội hơn khi mở rộng kết nối và đào sâu hơn tới nhiều tầng dữ liệu khác nhau. Giải pháp này cung cấp tất cả các dữ liệu tài chính mà ban lãnh đạo cần để ra quyết định đúng đắn, đồng thời cho phép chia sẻ dữ liệu đến những bộ phận có liên quan.

Và sức mạnh của Base Finance+ không đến từ một công cụ đơn lẻ, mà là tập hợp của 4 ứng dụng quản trị tài chính chuyên sâu:

– Base Finance: Cung cấp cho ban lãnh đạo từ bức tranh tổng thể đến từng lát cắt chi tiết về tình hình tài chính, hỗ trợ ra quyết định mọi lúc, mọi nơi.

– Base Income: Quản lý doanh thu, dòng tiền và tỷ suất lợi nhuận, giúp tối ưu hóa nguồn thu nhập.

– Base Expense: Kiểm soát chi phí, ngăn ngừa lãng phí và thất thoát ngân sách, hỗ trợ đắc lực cho phòng Kế toán và nhân sự của các bộ phận khác.

– Base BankFeeds: Quản lý đối soát ngân hàng, đối chiếu dữ liệu với số dư thực tế nhanh chóng và chính xác.

Đặc biệt, Base Finance+ tích hợp liền mạch với hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay, giúp người dùng dễ dàng tạo lập các loại báo cáo hoạt động kinh doanh quan trọng, bao gồm báo cáo PNL. 

7. Phân biệt báo cáo PNL và bảng cân đối kế toán

Báo cáo PNL và bảng cân đối kế toán đều là những báo cáo phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, giữa chúng tồn tại sự khác biệt cơ bản như sau:

8. Những câu hỏi thường gặp về báo cáo PNL

8.1 PNL lũy kế là gì?

PNL lũy kế hay Accumulated Profit and Loss, thể hiện tổng lợi nhuận hoặc tổng lỗ tích lũy của một công ty từ khi bắt đầu hoạt động cho đến thời điểm báo cáo. Chỉ số này được dùng để đánh giá khả năng sinh lời, sự ổn định và bền vững của mô hình kinh doanh, cũng như khả năng của doanh nghiệp trong việc tạo ra giá trị cho cổ đông.

8.2 Có bắt buộc lập báo cáo PNL không?

Có. Báo cáo PNL (Profit and Loss Statement) là một trong những tài liệu tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp. Việc lập báo cáo PNL không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định, mà còn là nghĩa vụ bắt buộc trong hệ thống kế toán của mỗi quốc gia.

Cụ thể, báo cáo PNL phải được lập trong các trường hợp sau:

– Doanh nghiệp thuộc diện đăng ký kinh doanh: Báo cáo PNL bắt buộc phải được lập và nộp cho cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý về kế toán và thuế.

– Doanh nghiệp không thuộc diện đăng ký kinh doanh: Dù không bắt buộc, việc lập báo cáo PNL vẫn được khuyến khích nhằm hỗ trợ quản lý, điều hành và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các phương án kinh doanh phù hợp.

8.3 Báo cáo PNL có thể được xem là báo cáo thu nhập không?

Có. Trong một số trường hợp, báo cáo PNL có thể được xem là báo cáo thu nhập. Tuy nhiên, trong khi báo cáo thu nhập thường xuất hiện trong lĩnh vực kế toán và thuế của một số quốc gia, thì báo cáo PNL lại được sử dụng trong mọi nền kinh tế. Nhìn chung, cả hai loại báo cáo này có nội dung tương tự nhau, đều thể hiện thông tin về doanh thu, chi phí và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trong một kỳ nhất định.

8.4 Ai là người chịu trách nhiệm lập báo cáo PNL?

Thông thường, kế toán hoặc bộ phận tài chính của doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm lập báo cáo lãi lỗ. Họ sẽ thu thập và tổng hợp các dữ liệu liên quan đến doanh thu, chi phí, lãi vay, thuế và các khoản chi phí khác để tính toán lãi lỗ của doanh nghiệp.

Đối với cá nhân kinh doanh, báo cáo PNL có thể được thực hiện bởi chính cá nhân đó hoặc thông qua dịch vụ kế toán thuê ngoài. Dù được lập bởi ai, báo cáo PNL vẫn cần được thực hiện bởi người có chuyên môn cao, nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông tin và tuân thủ các quy định về tài chính, kế toán hiện hành.

9. Kết luận

Hy vọng rằng qua bài viết trên, doanh nghiệp đã hiểu hơn về báo cáo PNL là gì, từ phương pháp đến các công cụ hỗ trợ lập báo cáo PNL. Đặc biệt, với sự hỗ trợ của Base Finance+, việc đánh giá tình hình tài chính và lập báo cáo kết quả kinh doanh sẽ trở nên chuẩn xác và đáng tin cậy hơn bao giờ hết. Hãy liên hệ Base.vn ngay hôm nay để được tư vấn thêm về bộ giải pháp này!

The post PNL là gì? Phương pháp và công cụ lập báo cáo PNL appeared first on Base Blog.

1. NPV là gì?

1.1 Khái niệm cơ bản NPV

NPV, viết tắt của Net Present Value, hay Giá trị hiện tại ròng, biểu thị sự chênh lệch giữa tổng giá trị hiện tại của các dòng tiền vào và tổng giá trị hiện tại của các dòng tiền ra từ một dự án hoặc khoản đầu tư, được chiết khấu về thời điểm hiện tại. Điều này có nghĩa, NPV quy đổi tất cả dòng tiền tương lai về một giá trị duy nhất ở thời điểm hiện tại, cho phép đánh giá trực tiếp khả năng tạo ra giá trị thực của khoản đầu tư. Chỉ số này là nền tảng trong các quyết định lập ngân sách vốn và hoạch định đầu tư, giúp phân tích khả năng sinh lời hiệu quả của các dự án dự kiến.

1.2 Tầm quan trọng của NPV trong các quyết định đầu tư kinh doanh

Giá trị thời gian của tiền là nguyên lý cốt lõi, khẳng định một đồng nhận được hôm nay có giá trị hơn một đồng trong tương lai do tiềm năng sinh lời. Net Present Value nội suy nguyên lý này, cung cấp một thước đo khách quan về khả năng một dự án sẽ gia tăng tài sản của doanh nghiệp. Một NPV dương cho thấy dự án không chỉ hòa vốn mà còn tạo ra giá trị thặng dư sau khi đã chiết khấu chi phí vốn và rủi ro. Do đó, NPV là công cụ không thể thiếu cho C-Suite để sàng lọc, so sánh và ưu tiên các cơ hội đầu tư, từ đó định hình chiến lược phân bổ vốn hiệu quả và thúc đẩy tăng trưởng chiến lược.

2. Ý nghĩa của NPV khi đánh giá thành công của một dự án

Chỉ số NPV là một tiêu chí định lượng mạnh mẽ, hướng dẫn các quyết định đầu tư dựa trên giá trị kinh tế thực tế mà dự án mang lại.

NPV > 0: Dự án khả thi và mang lại lợi nhuận

Khi NPV lớn hơn 0, dự án được xem là khả thi về mặt tài chính. Điều này ngụ ý rằng tổng giá trị hiện tại của các dòng tiền vào dự kiến vượt quá tổng giá trị hiện tại của các dòng tiền ra (bao gồm chi phí đầu tư ban đầu), sau khi đã tính đến chi phí vốn và rủi ro. Một NPV dương khẳng định rằng dự án sẽ tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, đem lại tỷ suất sinh lời vượt quá tỷ lệ chiết khấu yêu cầu. Do đó, những dự án này xứng đáng được xem xét đầu tư và tài trợ.

NPV < 0: Dự án không khả thi và có nguy cơ thua lỗ

Một NPV âm cảnh báo rằng dự án không khả thi. Giá trị hiện tại của các dòng tiền ra lớn hơn các dòng tiền vào, dẫn đến dự kiến thua lỗ. Đầu tư vào dự án có NPV âm sẽ làm giảm giá trị của doanh nghiệp, vì tỷ suất sinh lời dự kiến thấp hơn chi phí vốn. Những dự án này nên được loại bỏ khỏi danh mục đầu tư.

NPV = 0: Dự án hòa vốn

Khi NPV bằng 0, dự án dự kiến sẽ hòa vốn. Điều này có nghĩa là tổng giá trị hiện tại của các dòng tiền vào bằng tổng giá trị hiện tại của các dòng tiền ra. Dự án sẽ thu hồi được chi phí đầu tư và bù đắp chi phí vốn, nhưng không tạo ra giá trị thặng dư. Về mặt kinh tế, việc thực hiện hay không thực hiện dự án này là như nhau, không tạo ra sự khác biệt đáng kể về tài sản.

Lưu ý khi lựa chọn dự án có nhiều NPV dương

Trong trường hợp đối mặt với nhiều dự án có NPV dương và nguồn lực hạn chế, quyết định ưu tiên cần dựa trên tối đa hóa giá trị. Doanh nghiệp nên chọn dự án có NPV cao nhất, vì nó hứa hẹn mang lại mức gia tăng tài sản lớn nhất. Ví dụ, nếu Dự án B có NPV 4 tỷ đồng và Dự án C có NPV 6 tỷ đồng, Dự án C sẽ là lựa chọn tối ưu để tối đa hóa giá trị. Tuy nhiên, việc lựa chọn cũng cần cân nhắc các yếu tố chiến lược, rủi ro phi tài chính và khả năng thực thi.

Ví dụ, một doanh nghiệp cần cân nhắc 3 dự án:

• Dự án A: NPV = -10 tỷ đồng (bị loại vì lỗ).
• Dự án B: NPV = 4 tỷ đồng.
• Dự án C: NPV = 6 tỷ đồng.

Lúc này, nhà quản trị nên chọn Dự án C vì đây là dự án mang lại giá trị kinh tế cao nhất, mặc dù cả Dự án B và C đều có NPV dương.

3. Hướng dẫn chi tiết cách tính NPV và ví dụ minh họa

Để tính toán chỉ số NPV, phục vụ cho việc đánh giá tính khả thi của một dự án, nhà quản trị doanh nghiệp có thể áp dụng những cách sau:

3.1 Công thức NPV tổng quát

Công thức tổng quát để tính NPV là tổng giá trị hiện tại của các dòng tiền ròng trong tương lai, trừ đi chi phí đầu tư ban đầu.

Công thức:

Trong đó:

• NPV: Giá trị hiện tại ròng của dự án.
• Ct: Dòng tiền thuần (dòng tiền vào – dòng tiền ra) của dự án tại năm t.
• C0: Chi phí hoặc số vốn đầu tư ban đầu (tại thời điểm t = 0).
• r: Tỷ lệ chiết khấu được chọn.
• t: Thời điểm dòng tiền xuất hiện (năm thứ t).
• n: Tổng số năm hoặc thời gian thực hiện dự án.

Ví dụ: Một chủ doanh nghiệp đang xem xét việc thực hiện một dự án với tổng số vốn đầu tư ban đầu là 100 tỷ đồng (C0 = 100). Dự án này dự kiến tạo ra dòng tiền trong 3 năm như sau:

• Năm 1 (C1) = 50 tỷ đồng
• Năm 2 (C2) = 40 tỷ đồng
• Năm 3 (C3) = 30 tỷ đồng 

Giả sử tỷ lệ chiết khấu (r) là 10% (0.1). Trước tiên, chúng ta sẽ lần lượt tính giá trị hiện tại của các dòng tiền tương lai như sau:

• Dòng tiền năm thứ nhất: 50 / (1 + 0.1)^1 = 45.45 (tỷ đồng);
• Dòng tiền năm thứ hai: 40 / (1 + 0.1)^2 = 33.05 (tỷ đồng);
• Dòng tiền năm thứ ba: 30 / (1 + 0.1)^3 = 22.54 (tỷ đồng).

Tiếp theo, cộng tất cả các giá trị hiện tại lại để tìm tổng giá trị hiện tại của dòng tiền tương lai:

45.45 + 33.05 + 22.54 = 101.04 (tỷ đồng)

Cuối cùng, chúng ta lấy tổng giá trị hiện tại của dòng tiền tương lai trừ đi tổng số vốn đầu tư ban đầu để tìm NPV:

NPV = 101.04 – 100 = 1.04 (tỷ đồng)

Như vậy, NPV là một giá trị dương (>0). Điều này cho thấy dự án khả thi và xứng đáng để chủ doanh nghiệp quyết định đầu tư.

3.2 Cách tính NPV trong Excel

Excel cung cấp sẵn cho người dùng một bộ hàm tài chính để tính toán các chỉ số quan trọng. Và tất nhiên, trong số đó không thể thiếu hàm NPV. Để tính NPV trong Excel, chúng ta thực hiện cú pháp như sau:

=NPV(rate, value1, [value2],…)

Trong đó:

• rate: Tỷ lệ chiết khấu trong một kỳ.
• value1, [value2],…: Các dòng tiền trong tương lai, bao gồm các khoản chi trả hoặc thu nhập trong các kỳ của dự án hoặc khoản đầu tư. Các dòng tiền này có thể âm hoặc dương. Số lượng tối đa cho các tham số value của hàm NPV là 254.

Theo đó, hàm trên có thể được viết lại là:

=NPV(tỷ lệ chiết khấu, dòng tiền tương lai) + chi phí đầu tư ban đầu

Ví dụ: Một dự án yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu là $100, tỷ lệ chiết khấu là 10% (0.1). Dự án này tạo ra dòng tiền hàng năm như sau:

• Năm 1: $50
• Năm 2: $40
• Năm 3: $30

Trước tiên, nhập tất cả dữ liệu vào bảng Excel:

Sau đó, tại ô màu xanh, nhập hàm: =NPV(B1, B3:B5) + B2

Kết quả sẽ là $1.05.

Ngoài ra, khi dùng hàm NPV trong Excel, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

• Hàm NPV coi tất cả các giá trị này cách đều nhau (tức là có cùng khoảng thời gian giữa mỗi giá trị).
• Thứ tự của các giá trị rất quan trọng, nếu thay đổi thứ tự mà giữ nguyên các giá trị, kết quả cuối cùng sẽ khác.
• Công thức này giả định rằng dòng tiền vào/ra diễn ra vào cuối kỳ.
• Công thức này chỉ xem xét các giá trị số. Nếu xuất hiện khoảng trắng hoặc giá trị văn bản, chúng sẽ bị bỏ qua.
• Hàm NPV phù hợp khi dòng tiền vào/ra xảy ra định kỳ. Ví dụ, nếu dòng tiền xảy ra vào cuối năm, điều này phải nhất quán cho tất cả các giá trị.
• Trong trường hợp dòng tiền vào/ra xảy ra tại các ngày cụ thể (không cách đều nhau), chúng ta không thể áp dụng hàm NPV. Thay vào đó, cần sử dụng hàm XNPV, vì hàm này cho phép nhập ngày cụ thể của từng dòng tiền.

Đọc thêm: Tài chính doanh nghiệp là gì? Định nghĩa và vai trò trong quản trị

4. Ứng dụng của NPV trong việc hoạch định dự án

Net Present Value là một công cụ phân tích đa năng, hỗ trợ C-Suite trong nhiều khía cạnh chiến lược của hoạch định dự án.

Đánh giá tiềm năng sinh lời của dự án đầu tư

NPV là thước đo cốt lõi để định lượng tiềm năng sinh lời thực sự của một dự án sau khi đã tính đến chi phí vốn và giá trị thời gian của tiền. Một NPV dương cho thấy dự án không chỉ thu hồi vốn mà còn tạo ra giá trị kinh tế thặng dư, biến nó thành lựa chọn ưu tiên cho đầu tư. Ngược lại, NPV âm cảnh báo về nguy cơ thua lỗ, cần loại bỏ.

So sánh và lựa chọn phương án đầu tư tối ưu

Khi đối mặt với nhiều lựa chọn đầu tư cạnh tranh hoặc dự án loại trừ lẫn nhau, NPV cung cấp một cơ sở so sánh khách quan. Bằng cách quy đổi tất cả các dòng tiền về giá trị hiện tại, NPV giúp loại bỏ sự sai lệch do quy mô, thời gian hoặc mô hình dòng tiền khác nhau. Doanh nghiệp nên ưu tiên dự án có NPV cao nhất, bởi nó mang lại mức gia tăng giá trị lớn nhất.

Phân tích tác động của những thay đổi trong đầu tư

NPV là công cụ mạnh mẽ để thực hiện phân tích độ nhạy (sensitivity analysis). Bằng cách thay đổi các biến số đầu vào như chi phí vốn, dòng tiền dự kiến, hoặc thời gian thực hiện, C-Suite có thể đánh giá tác động của những thay đổi này lên NPV của dự án. Điều này giúp hiểu rõ hơn về các yếu tố rủi ro, điểm hòa vốn tài chính và khả năng điều chỉnh chiến lược kịp thời trước biến động thị trường.

Hỗ trợ phân tích rủi ro của dự án

Kết hợp NPV với các chỉ số tài chính khác như IRR (Internal Rate of Return) và PBP (Payback Period) giúp xây dựng một khung phân tích rủi ro toàn diện hơn. NPV tự thân đã tích hợp rủi ro thông qua tỷ lệ chiết khấu, nhưng việc đánh giá đa chỉ số sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về tính thanh khoản, hiệu suất và mức độ chấp nhận rủi ro của dự án.

5. Ưu điểm và nhược điểm của NPV là gì?

5.1 Ưu điểm của NPV

+ Dễ sử dụng: NPV cung cấp một cách tiếp cận đơn giản để đánh giá dự án đầu tư. Bằng cách phản ánh sự chênh lệch giữa giá trị hiện tại của dòng tiền vào và dòng tiền ra trong một khoảng thời gian cụ thể, NPV giúp nhà đầu tư dễ dàng xác định liệu dự án có lãi hay lỗ. Điều này khiến NPV trở nên dễ hiểu và dễ áp dụng trong các phân tích tài chính.

+ Dễ so sánh: NPV cho phép so sánh trực tiếp tính khả thi của các phương án đầu tư, miễn là các chỉ số NPV được tính tại cùng một thời điểm. Khi các dự án có NPV dương, nhà đầu tư chỉ cần chọn dự án có NPV cao nhất, vì đây là phương án mang lại giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp. Trong trường hợp không có dự án nào có NPV dương, nhà đầu tư sẽ dễ dàng nhận ra rằng không nên triển khai bất kỳ phương án nào, vì chúng không mang lại lợi ích kinh tế.

+ Tùy chỉnh linh hoạt: NPV có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và ưu tiên về tài chính của doanh nghiệp. Chẳng hạn, tỷ lệ chiết khấu có thể được tùy chỉnh để phản ánh các yếu tố như mức độ rủi ro, chi phí cơ hội hoặc phí bảo hiểm đường cong lợi suất liên quan đến các khoản nợ dài hạn.

5.2 Nhược điểm của NPV

– Không dễ để ước tính chính xác: Việc tính toán NPV đòi hỏi nhà đầu tư phải dự đoán chính xác tỷ lệ chiết khấu, quy mô dòng tiền, và thời điểm phát sinh dòng tiền. Tuy nhiên, với các dự án kéo dài nhiều năm, những yếu tố này thường rất khó xác định chính xác.

Chẳng hạn, khi phát triển một loại thuốc trị bệnh mới, NPV dựa trên các ước tính về chi phí và doanh thu. Tuy nhiên, những yếu tố này có thể thay đổi đáng kể do rủi ro thị trường, chi phí phát sinh hoặc sự chậm trễ trong tiến trình phát triển.

– Không xét đến chi phí cơ hội: NPV chỉ hữu ích khi so sánh các dự án tại cùng một thời điểm và không tính đến chi phí cơ hội. Chẳng hạn, sau khi quyết định đầu tư vào một dự án dựa trên NPV cao nhất, doanh nghiệp có thể phát hiện ra một cơ hội đầu tư mới với NPV vượt trội hơn. Tuy nhiên, việc đã cam kết vốn vào dự án ban đầu khiến doanh nghiệp không còn nguồn lực để tận dụng cơ hội tốt hơn này.

Điều này đồng nghĩa với việc nhà đầu tư không thể chỉ dựa vào NPV cao nhất mà cần cân nhắc khả năng xuất hiện các lựa chọn đầu tư tiềm năng trong tương lai.

– Thiếu đánh giá toàn cục: NPV không cung cấp một bức tranh tổng thể về lợi ích hay đánh đổi khi thực hiện một dự án nhất định. Do đó, để có cái nhìn toàn diện hơn, nhà đầu tư cần sử dụng các chỉ số bổ sung như IRR (Tỷ suất hoàn vốn nội bộ) hoặc các công cụ phân tích tài chính khác để đánh giá tỷ lệ sinh lời so với số vốn đầu tư.

– Không xem xét quy mô của dự án: NPV không phản ánh hiệu quả trên mỗi đồng vốn đầu tư, dẫn đến những đánh giá thiếu cân nhắc về quy mô dự án. Giả sử, dự án A yêu cầu đầu tư 4 tỷ đồng và tạo ra NPV là 1 tỷ đồng. Trong khi dự án cạnh tranh B yêu cầu đầu tư 2 tỷ đồng và tạo ra NPV là 0.8 tỷ đồng. Nếu chỉ dựa trên NPV, dự án A có vẻ hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, dự án B lại mang lại lợi ích lớn hơn trên mỗi đồng vốn đầu tư (0.4 tỷ đồng so với 0.25 tỷ đồng mỗi tỷ đầu tư).

Tóm lại, mặc dù NPV là một công cụ hữu ích để đánh giá dự án đầu tư, nhưng nó không hoàn hảo và cần được sử dụng kết hợp với các chỉ số khác để đảm bảo đánh giá toàn diện và chính xác. Nhà đầu tư nên cân nhắc cả bối cảnh thực tế và các yếu tố tài chính khác để đưa ra quyết định tối ưu.

Đọc thêm: Quản trị tài chính là gì? Tầm quan trọng trong doanh nghiệp

6. Mối quan hệ giữa NPV và các chỉ số tài chính khác

6.1 NPV và IRR (Internal Rate of Return – Tỷ suất hoàn vốn nội bộ)

IRR (Internal Rate of Return) hay Tỷ suất hoàn vốn nội bộ, được coi như lãi suất hiệu quả của một khoản đầu tư, phản ánh nguồn lợi thu về so với số vốn đã bỏ ra. Không giống các chỉ số tài chính khác, IRR không phụ thuộc vào các yếu tố như chi phí vốn, lạm phát,… IRR thường được sử dụng trong quá trình lập ngân sách, đánh giá hiệu quả đầu tư kinh doanh hoặc đầu tư chứng khoán.

Ví dụ: Nếu IRR là 12%, có nghĩa là khoản đầu tư sẽ tạo ra tỷ suất lợi nhuận 12% mỗi năm trong suốt thời gian thực hiện dự án.

Công thức IRR:

Dựa trên công thức tính IRR ở trên, chúng ta có thể thấy mối quan hệ giữa IRR và NPV là tập nghiệm. Trong đó, IRR là nghiệm của phương trình với NPV = 0 (tức dự án không lãi cũng không lỗ). IRR và NPV có hai cách xác định khác nhau: IRR được xác định theo tỷ lệ %; còn NPV được  xác định theo số tiền. Cụ thể hơn, mối quan hệ giữa IRR và NPV thể hiện qua những khía cạnh sau: 

– Trong một điều kiện kết quả nhất định, IRR và NPV đều phản ánh mức độ khả thi của một dự án đầu tư. Theo đó, IRR phản ánh tính khả thi về khả năng thu hồi vốn, còn NPV phản ánh mức độ khả thi về mặt tài chính.

– Trong trường hợp dòng tiền của dự án không ổn định hoặc thời gian đầu tư quá dài/quá ngắn, IRR có thể không chính xác. Khi đó, NPV được sử dụng như một giải pháp đánh giá thay thế, mang lại kết quả đáng tin cậy hơn.

– IRR và NPV không chỉ có mối quan hệ tương hỗ mà còn bổ sung lẫn nhau trong phân tích tài chính. Nhà đầu tư có thể linh hoạt sử dụng một trong hai chỉ số. IRR trực quan và dễ so sánh hơn với dạng phần trăm (%), nhưng trong nhiều trường hợp nhà đầu tư cần thay thế bằng NVP (số tiền) để đảm bảo tính chính xác về giá trị tài chính của dự án.

6.2 NPV và PBP (Payback Period – Thời gian hoàn vốn)

NPV (Net Present Value) tính đến giá trị thời gian của tiền và ước tính tổng giá trị mà một dự án có thể tạo ra. Khi NPV dương, dự án được dự báo sẽ mang lại lợi nhuận, trong khi NPV âm cho thấy dự án có khả năng thua lỗ. Trên lý thuyết, NPV thường được xem là thước đo tuyệt vời để đánh giá tính khả thi của dự án đầu tư.

Tuy nhiên, NPV cũng tồn tại những hạn chế. Chẳng hạn, khi so sánh hai dự án:

• Dự án A: Yêu cầu đầu tư ban đầu 10 tỷ đồng.
• Dự án B: Chỉ cần 10 triệu đồng.

Những con số cực đoan trong ví dụ này minh họa rõ ràng rằng, NPV không đánh giá tỷ suất hoàn vốn trên đầu tư (ROI) – một yếu tố quan trọng khi nguồn vốn bị giới hạn. Mặc dù NPV cho biết dự án có thể tạo ra bao nhiêu giá trị, nhưng nó không đảm bảo rằng đây là cách sử dụng vốn đầu tư hiệu quả nhất.

Trong trường hợp này, PBP (Payback Period) hay Thời gian hoàn vốn là một phương pháp bổ trợ giúp khắc phục hạn chế của NPV. PBP cho biết thời gian cần thiết để dòng tiền từ dự án đủ bù đắp vốn đầu tư ban đầu. Nếu thời gian hoàn vốn của dự án nhỏ hơn hoặc bằng thời gian hoàn vốn yêu cầu, dự án có thể được chấp nhận.

Để tính toán chỉ số PBP, nhà đầu tư có thể áp dụng công thức tùy theo từng trường hợp cụ thể sau:

– Trường hợp 1: Dòng tiền hàng năm đều đặn – Nếu dự án tạo ra dòng tiền ròng hàng năm đều đặn (constant cash flow), công thức tính PBP là:

PBP (năm) = Vốn đầu tư ban đầu / Dòng tiền thuần hàng năm của dự án

– Trường hợp 2: Dòng tiền hàng năm không đều đặn – Nếu dòng tiền ròng hàng năm không cố định, nhà đầu tư cần tính cộng dồn từng năm cho đến khi thu hồi đủ chi phí đầu tư ban đầu. Công thức tổng quát là:

PBP (năm) = Năm trước năm hòa vốn + Số tiền còn thiếu / Dòng tiền năm hòa vốn

So với NPV, PBP là một phương pháp đơn giản hơn để đánh giá dự án. Tuy nhiên, một hạn chế của PBP là không tính đến giá trị thời gian của tiền. Vì vậy, khi áp dụng cho các dự án dài hạn, PBP có thể không phản ánh chính xác hiệu quả tài chính.

7. Những điều quan trọng cần lưu ý khi sử dụng NPV

Để đánh giá dự án một cách hiệu quả với chỉ số NPV, nhà phân tích cần xác định chính xác dòng tiền dự kiến, lựa chọn tỷ lệ chiết khấu phù hợp và kết hợp với các chỉ số tài chính khác. Cụ thể:

– Xác định chính xác dòng tiền dự kiến (C): Dòng tiền dự kiến bao gồm tất cả thu nhập và chi phí liên quan đến dự án như doanh thu, chi phí vận hành, chi phí bảo trì và thuế. Các yếu tố như thị trường, lạm phát hoặc chi phí không lường trước có thể ảnh hưởng đến dòng tiền thực tế. Đồng thời, nhà phân tích cũng cần xác định rõ thời điểm phát sinh dòng tiền (tháng, quý, năm) để đảm bảo tính chính xác khi chiết khấu.

– Lựa chọn tỷ lệ chiết khấu (r) phù hợp: Tỷ lệ chiết khấu phản ánh chi phí vốn hoặc lợi nhuận kỳ vọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc quy đổi dòng tiền tương lai về giá trị hiện tại. Một số lưu ý khi chọn tỷ lệ:

• Phù hợp với chi phí vốn: Thường sử dụng chi phí vốn trung bình (WACC). Nếu tỷ lệ không phù hợp, kết quả NPV có thể sai lệch.
• Tính đến rủi ro: Dự án rủi ro cao nên dùng tỷ lệ chiết khấu cao hơn; ngược lại, dự án an toàn có thể dùng tỷ lệ thấp hơn.
• Điều chỉnh linh hoạt: Khi thị trường hoặc lãi suất biến động, cần cập nhật tỷ lệ chiết khấu để đảm bảo tính toán chính xác.

– Kết hợp NPV với các chỉ số đánh giá tài chính khác: Để có thể thẩm định dự án đầu tư toàn diện, nhà quản lý cần kết hợp đánh giá NPV cùng những chỉ số khác như IRR, PBP.

• IRR (Internal Rate of Return): Xác định tỷ lệ hoàn vốn nội bộ, bổ sung thông tin về hiệu suất dự án.
• PBP (Payback Period): Đo lường thời gian thu hồi vốn, cung cấp thêm góc nhìn về khả năng hoàn vốn nhanh của dự án.

Từ đó, có thể thấy rằng, để đánh giá chính xác mức độ thành công của một dự án, chủ doanh nghiệp và nhà đầu tư cần tính toán và phân tích đồng thời nhiều chỉ số khác nhau. Trong trường hợp này, nếu chỉ sử dụng Excel là không đủ. Bởi vì Excel chỉ dừng lại ở cấp độ tính toán, và hơn nữa, đòi hỏi thực hiện nhiều công đoạn thủ công, từ tra cứu sổ sách đến nhập liệu, nhập hàm, v.v… dẫn đến tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Thay vào đó, chỉ với một Bộ giải pháp quản trị tài chính toàn diện là Base Finance+, các nhà quản trị có thể nhanh chóng theo dõi, truy xuất những dữ liệu tài chính cần thiết cho quá trình thẩm định dự án, cũng như kiểm soát tài chính tổng thể.

Một điều đặc biệt, Base Finance+ không phải là công cụ đơn lẻ, mà là tập hợp của 4 ứng dụng mạnh mẽ được triển khai dưới dạng SaaS, giúp giải quyết chuyên sâu từng bài toán trong quản trị tài chính. Cụ thể:

• Base Finance: Hỗ trợ quản trị tài chính theo từng lát cắt, lập kế hoạch doanh thu và chi phí theo đa dạng hướng, kiểm soát chặt chẽ dòng tiền thực thu – thực chi, đồng thời tối ưu hóa vòng quay các khoản phải thu – phải trả.
• Base Expense: Đơn giản hóa quá trình quản lý chi phí và dòng tiền ra, tạo môi trường minh bạch và hợp tác hiệu quả giữa nhân sự và kế toán, từ các khoản tạm ứng, thanh toán nội bộ, đến các chi phí định kỳ.
• Base Income: Đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác tất cả các khoản thu và dòng tiền vào, đồng thời hỗ trợ phân tích doanh thu theo nhiều chiều (hợp đồng, khách hàng, sản phẩm, nhân viên, v.v…), giúp chuẩn hóa quy trình quản lý thu nhập.
• Base BankFeeds: Tự động cập nhật biến động số dư tài khoản ngân hàng theo thời gian thực, thông qua hai phương thức: SMS Banking Scanner (tin nhắn SMS) và Mobile Banking Notification Scanner (thông báo ứng dụng di động ngân hàng).

Với Base Finance+, nhà quản trị sẽ không bỏ lỡ bất kỳ dữ liệu hay chỉ số tài chính quý giá nào, mọi thông tin đều được thu thập, tổng hợp và lưu trữ tại cùng một nơi. Hơn nữa, nhà quản trị còn có thể tự xây dựng báo cáo, tùy chỉnh số liệu cũng như biểu đồ, đồ thị theo ý muốn của mình, phục vụ tốt nhất cho nhu cầu: lập kế hoạch tài chính của dự án, theo dõi chi phí thực tế của dự án, quản lý thanh toán, kiểm soát dòng tiền, từ đó nâng cao hiệu quả đầu tư và giảm thiểu rủi ro.

8. Kết luận

Trên đây là phần chia sẻ của Base Blog về khái niệm NPV là gì, ý nghĩa, công thức tính, ưu – nhược điểm cũng như các lưu ý quan trọng khi sử dụng chỉ số này. Hy vọng bài viết sẽ giúp các nhà quản trị và chủ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về NPV và ứng dụng hiệu quả trong việc lựa chọn và thẩm định dự án đầu tư.  

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản trị tài chính toàn diện, hãy liên hệ ngay với Base.vn để được tư vấn chi tiết và demo trải nghiệm Base Finance+!

The post NPV là gì? Cách tính và ứng dụng giá trị hiện tại ròng trong dự án appeared first on Base Blog.

1. Lợi nhuận thuần là gì?

Lợi nhuận thuần (tiếng Anh là Net Profit) là phần lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được sau khi trừ đi tất cả các chi phí và khoản chi từ doanh thu. Chỉ số này dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể.

Lợi nhuận thuần phản ánh khả năng quản lý chi phí và tăng trưởng doanh thu của doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể biết tình hình kinh doanh đang lãi hay lỗ, phát hiện những vấn đề cần khắc phục và lập kế hoạch chiến lược dài hạn. Nếu lợi nhuận cao, doanh nghiệp có thể đầu tư vào các hoạt động tài chính mới và cải thiện phúc lợi cho nhân viên.

Ngoài ra, lợi nhuận thuần còn giúp cổ đông và nhà đầu tư đánh giá khách quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp để họ có những hành động phù hợp. Nếu công ty không đạt đủ lợi nhuận thuần, giá trị cổ phần có thể giảm, ảnh hưởng tiêu cực đến cổ đông. Đối với nhà đầu tư, chỉ số này giúp họ dự đoán giá trị doanh nghiệp tạo ra và xác định số tiền họ cần chi cho cổ phiếu hoặc góp vốn vào doanh nghiệp.

Đọc thêm: Lợi nhuận là gì? Định nghĩa, phân loại, cách tính và các chiến lược tối ưu

2. Phân biệt lợi nhuận thuần và các khái niệm dễ nhầm lẫn

2.1 Lợi nhuận thuần và lợi nhuận ròng có phải là một không?

Lợi nhuận thuần và lợi nhuận ròng đều là những chỉ số lợi nhuận quan trọng trong báo cáo tài chính. Tuy nhiên, hai chỉ số này có nhiều điểm khác biệt về khái niệm và ý nghĩa:

2.2 Lợi nhuận thuần có phải là lợi nhuận sau thuế hay không?

Lợi nhuận thuần không phải là lợi nhuận sau thuế. Lợi nhuận thuần là số tiền lãi còn lại sau khi doanh nghiệp trừ đi tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp từ doanh thu, nhưng chưa trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Cụ thể:

• Lợi nhuận thuần = Doanh thu thuần – (Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý + Chi phí tài chính)
• Sau khi tính toán lợi nhuận thuần, doanh nghiệp sẽ phải trừ đi thuế TNDN để có được lợi nhuận ròng (Net Income).

Vì vậy, lợi nhuận thuần chỉ là một phần trong quá trình tính toán lợi nhuận ròng, và nó không bao gồm mức thuế TNDN đã trừ. Lợi nhuận ròng là số tiền thực tế mà doanh nghiệp giữ lại sau khi đã tính đến thuế TNDN và các khoản chi phí khác.

2.3 Phân biệt lợi nhuận thuần và lợi nhuận gộp

Vì cùng là “lợi nhuận” nên hai khái niệm lợi nhuận thuần và lợi nhuận gộp thường bị nhầm lẫn với nhau. Dưới đây là những điểm khác biệt chính của hai chỉ số này:

Như vậy, lợi nhuận gộp là vòng lợi nhuận đầu tiên được tính đến sau khi lấy doanh thu thuần trừ đi giá vốn hàng bán. So với lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần bao hàm cả doanh thu từ hoạt động tài chính và các chi phí gián tiếp như chi phí bán hàng và chi phí quản lý.

Lợi nhuận gộp giúp chúng ta hiểu rõ hơn về tình hình sản xuất kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp từ khâu tiêu thụ sản phẩm đến giá trị vốn của hàng bán, mà chưa tính đến các yếu tố gián tiếp. Trái lại, lợi nhuận thuần được tính trên cả các yếu tố gián tiếp, từ đó cung cấp cho chúng ta cái nhìn toàn diện hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Khi hai doanh nghiệp có lợi nhuận gộp tương đồng, bên nào kiểm soát tốt các chi phí gián tiếp sẽ có lợi nhuận thuần cao hơn và tình hình tài chính tốt hơn.

2.4 Ví dụ minh họa

Giả sử công ty ABC có các thông tin tài chính trong năm 2023 như sau:

• Doanh thu thuần: 1.000.000.000 VNĐ
• Giá vốn hàng bán (COGS): 200.000.000 VNĐ
• Chi phí bán hàng: 100.000.000 VNĐ
• Chi phí quản lý: 50.000.000 VNĐ
• Chi phí tài chính: 20.000.000 VNĐ
• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): 30.000.000 VNĐ

Lợi nhuận gộp:

Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán = 1.000.000.000 – 200.000.000 = 800.000.000 VNĐ

Lợi nhuận thuần:

Lợi nhuận thuần = Doanh thu thuần – (Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý + Chi phí tài chính) = 1.000.000.000 – (200.000.000 + 100.000.000 + 50.000.000 + 20.000.000) = 630.000.000 VNĐ

Lợi nhuận ròng:

Lợi nhuận ròng = Lợi nhuận thuần – Thuế TNDN = 630.000.000 – 30.000.000 = 600.00.000 VNĐ

Giải thích:

• Lợi nhuận gộp cho biết mức lợi nhuận mà công ty ABC thu được từ hoạt động kinh doanh cốt lõi (bán hàng) trước khi trừ đi các chi phí quản lý và chi phí tài chính.
• Lợi nhuận thuần là mức lợi nhuận sau khi trừ đi tất cả các chi phí liên quan trực tiếp và gián tiếp từ doanh thu, trước khi trừ thuế.
• Lợi nhuận ròng là lợi nhuận cuối cùng mà công ty giữ lại sau khi tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thông qua ví dụ này, chúng ta có thể thấy mỗi chỉ số lợi nhuận được tính toán và sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động và tài chính của doanh nghiệp từ các góc nhìn khác nhau.

3. Cách tính lợi nhuận thuần (Có ví dụ minh hoạ)

Để tính lợi nhuận thuần, chủ doanh nghiệp cần nắm rõ các chỉ số tài chính quan trọng của doanh nghiệp mình như doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, và chi phí tài chính. Sau đó, hãy áp dụng công thức tính lợi nhuận thuần dưới đây:

LỢI NHUẬN THUẦN = DOANH THU THUẦN – (GIÁ VỐN HÀNG BÁN + CHI PHÍ TÀI CHÍNH + CHI PHÍ BÁN HÀNG + CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP)

Công thức trên còn có thể rút gọn như sau: 

LỢI NHUẬN THUẦN = LỢI NHUẬN GỘP + DOANH THU THUẦN – TỔNG CHI PHÍ

Trong đó:

• Doanh thu thuần: Tổng doanh thu doanh nghiệp thu được từ các hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá hàng bán.
• Giá vốn hàng bán: Tổng chi phí liên quan trực tiếp đến sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán ra trong kỳ, bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất khác.
• Chi phí bán hàng: Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và phân phối sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm chi phí quảng cáo, tiếp thị, vận chuyển, hoa hồng cho nhân viên bán hàng và các chi phí khác liên quan đến việc bán hàng.
• Chi phí tài chính: Các chi phí liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm lãi vay ngân hàng, chi phí phát hành cổ phiếu, chi phí liên quan đến các khoản vay và các chi phí tài chính khác.
• Chi phí quản lý doanh nghiệp: Các chi phí liên quan đến quản lý và điều hành doanh nghiệp, bao gồm lương của nhân viên hành chính, chi phí văn phòng, chi phí điện nước, chi phí bảo hiểm và các chi phí khác liên quan đến quản lý.

4. Tỷ suất lợi nhuận thuần là gì? Khái niệm và công thức tính (Có ví dụ minh hoạ)

Tỷ suất lợi nhuận thuần (Net Profit Margin Ratio) là một chỉ số quan trọng dùng để đánh giá khả năng sinh lời từ doanh thu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể. Chỉ số này cho biết mỗi đồng doanh thu tạo ra bao nhiêu lợi nhuận thuần sau khi trừ đi tất cả các chi phí, bao gồm cả thuế.

Mọi doanh nghiệp đều mong muốn tỷ suất lợi nhuận thuần càng cao càng tốt, tối thiểu là đạt giá trị dương, để đảm bảo rằng tổng doanh thu luôn lớn hơn tổng chi phí (Thu – Chi > 0). Tỷ suất lợi nhuận thuần cao cho thấy doanh nghiệp có khả năng kiểm soát chi phí hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận từ doanh thu.

Tỷ suất lợi nhuận thuần thường được đo bằng chỉ số ROS (Return on Sales). Chỉ số này phân tích tỷ lệ phần trăm doanh thu được chuyển đổi thành lợi nhuận thuần.

Công thức tính tỷ suất lợi nhuận thuần (ROS):

ROS = (LỢI NHUẬN SAU THUẾ / DOANH THU THUẦN) x 100% (đơn vị: %)

Trong đó:

Doanh thu thuần:

• Định nghĩa: Là doanh thu bán hàng thực tế sau khi đã trừ các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá hàng bán.
• Công thức: Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng thực tế – Các khoản giảm trừ doanh thu.

Lợi nhuận sau thuế (Net Profit After Tax):

• Định nghĩa: Là lợi nhuận còn lại sau khi trừ tất cả các chi phí và thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Công thức: Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế – Tổng tiền thuế phải đóng + các khoản thuế bị hoãn lại. 

Ví dụ thực tế về cách tính lợi nhuận thuần và tỷ suất lợi nhuận thuần:

Chúng ta có thể áp dụng những công thức trên để tính lợi nhuận thuần và tỷ suất lợi nhuận thuần từ các số liệu trong báo cáo tài chính của công ty giả định dưới đây:

Theo báo cáo, lợi nhuận thuần và doanh thu thuần của công ty trong năm 2020 lần lượt là 486.000.000 đồng và 4.955.000.000 đồng.

Từ đó, chúng ta có thể tính tỷ suất lợi nhuận thuần như sau:

Tỷ suất lợi nhuận thuần = Lợi nhuận thuần (10) / Doanh thu thuần (3) = 486 / 4955 x 100% = 9,8%

Điều này có nghĩa là với mỗi 100 đồng doanh thu thuần, công ty thu được 9,8 đồng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh.

5. Lợi nhuận thuần bị ảnh hưởng bởi các yếu tố nào?

5.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận thuần của doanh nghiệp

Lợi nhuận thuần của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm cả yếu tố nội tại của doanh nghiệp và yếu tố bên ngoài. Dưới đây là một số yếu tố chính:

Môi trường kinh doanh

Một trong những yếu tố tác động đáng kể đến lợi nhuận thuần là mức độ cạnh tranh trên thị trường. Khi sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc tìm kiếm và giữ chân khách hàng cùng với chiến lược giá cả trở nên vô cùng quan trọng. Các chủ doanh nghiệp phải cân nhắc giữa việc duy trì giá cao để tăng giá trị thương hiệu và doanh thu thuần, hay giảm giá để thu hút và giữ chân khách hàng.

Ngoài ra, các yếu tố vĩ mô như tăng trưởng GDP, lạm phát, tỷ giá hối đoái, lãi suất, chính sách thuế, và sự ổn định về chính trị cũng tác động trực tiếp đến khả năng cạnh tranh và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Giá bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ

Giá cả có tác động lớn đến quyết định mua hàng của khách hàng, tần suất mua hàng, và số lượng mua hàng. Nếu giá quá cao so với giá trị sản phẩm hoặc so với mức giá cạnh tranh trên thị trường, khách hàng có thể từ chối mua và chuyển sang nhà cung cấp khác. Ngược lại, nếu giá quá thấp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tạo ra đủ lợi nhuận để duy trì và tăng trưởng.

Chi phí sản xuất và quản lý

Chi phí sản xuất bao gồm các khoản chi liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, như chi phí nguyên vật liệu, lao động, máy móc, vận chuyển, và các chi phí khác. Nếu chi phí sản xuất quá cao, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tạo ra lợi nhuận đủ để duy trì và phát triển hoạt động.

Tương tự, chi phí quản lý nhân sự (bao gồm lương, phúc lợi, và đào tạo) cũng ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận. Mặc dù chi phí này có thể tăng áp lực lên giá cả và giảm lợi nhuận, nhưng nó cũng có thể tác động tích cực đến năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

5.2 Các chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận thuần

Đảm bảo doanh thu luôn lớn hơn chi phí

Một nguyên tắc cơ bản để đạt lợi nhuận là doanh thu phải lớn hơn chi phí, tức là “Thu – Chi > 0”. Để đảm bảo nguyên tắc này, trước hết doanh nghiệp cần quản lý nguồn chi và nguồn thu dựa trên ước lượng và dự đoán; tiếp theo là phân tích đầy đủ để hiểu rõ nguồn thu; từ đó có thể cắt giảm các chi phí không cần thiết.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm soát công nợ, thiết lập chính sách xử lý nợ một cách nghiêm túc để tránh rủi ro tăng chi phí do lãi vay và mất khả năng thanh toán nợ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến quản lý hàng hóa và quản lý kho để có thể tối ưu hóa khả năng xoay vòng vốn và đảm bảo rằng tồn kho không khiến vốn bị ứ đọng.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể cho việc thu hồi nợ và thanh toán nợ; lập kế hoạch tài chính rõ ràng để kiểm soát dòng tiền và đảm bảo hoạt động tài chính luôn ổn định.

Lập kế hoạch quản lý dòng tiền

Kế hoạch tài chính là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu tài chính. Quá trình này bao gồm dự báo doanh thu, chi phí và các yếu tố khác dựa trên các báo cáo tài chính trong quá khứ, từ đó tạo ra các báo cáo tài chính dự kiến để đáp ứng các mục tiêu và ưu tiên cụ thể của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Phân tích báo cáo tài chính: Hướng dẫn cách làm và các lưu ý quan trọng

Cắt giảm chi phí dư thừa

Doanh nghiệp có thể đánh giá và cắt giảm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp để tăng hiệu quả kinh doanh. Từ đó chuyển đổi doanh thu thành lợi nhuận cao hơn. Dưới đây là hai loại chi phí chính mà doanh nghiệp có thể xem xét:

• Chi phí trực tiếp: Các chi phí liên quan trực tiếp đến phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ, như chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công.
• Chi phí gián tiếp: Các chi phí không liên quan trực tiếp đến sản phẩm nhưng cần thiết cho hoạt động doanh nghiệp, như tiền thuê nhà và tiện ích điện, nước.

Việc đánh giá và cắt giảm hợp lý các chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng sinh lời.

Loại bỏ sản phẩm hoặc dịch vụ kém hấp dẫn

Loại bỏ các sản phẩm hoặc dịch vụ không bán chạy giúp giảm chi phí sản xuất và cho phép đội ngũ sản xuất tập trung vào các sản phẩm có lợi nhuận cao hơn. Điều này cũng giảm chi phí lưu trữ kho và tối ưu hóa không gian, giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm mới và chiến lược tiếp thị, từ đó đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Ứng dụng phần mềm vào quản lý kinh doanh

Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp kiểm soát chi phí chặt chẽ và chính xác, từ đó xác định và loại bỏ các khoản chi không cần thiết. Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý sản xuất và kinh doanh giúp cải thiện quy trình và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, từ đó tối đa hóa lợi nhuận thuần.

Lợi nhuận thuần cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể về mức độ sinh lời sau khi trừ đi tất cả các chi phí. Để tối ưu hóa lợi nhuận, doanh nghiệp cần quản lý toàn diện các khía cạnh của tình hình tài chính và kịp thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh theo sự thay đổi của thị trường mục tiêu.

6. Doanh nghiệp bạn muốn quản trị tài chính toàn diện? Tham khảo ngay Base Finance+

Quản trị tài chính toàn diện không chỉ đơn thuần là quá trình theo dõi các con số hay tuân thủ các quy định pháp lý. Nó là chìa khóa giúp doanh nghiệp nâng tầm hiệu quả vận hành, tối ưu hóa nguồn lực và bứt phá trong chiến lược kinh doanh.

Mô hình kim tự tháp dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về quy trình quản trị tài chính tổng thể của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME):

• Tầng Quản trị:  Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định tài chính dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thông tin thường không được thu thập đầy đủ.
• Tầng Kế toán: Thực hiện các công việc tuân thủ pháp luật và kiểm toán. Bộ phận kế toán phải chuẩn bị nhiều báo cáo, dẫn đến tốn thời gian và nguy cơ sai sót dữ liệu.
• Tầng Thực thi: Nhân viên thực hiện các giao dịch tài chính và xử lý hóa đơn, chứng từ. Hạn chế trong việc nắm bắt thông tin đầy đủ dẫn đến chậm trễ thanh toán và rủi ro thất thoát chi phí.

Tại mỗi tầng của kim tự tháp, từ ban lãnh đạo đến nhân viên thực thi đều gặp phải nhiều khó khăn. Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu tập trung xử lý các tác vụ ở tầng Kế toán với các công cụ như phần mềm kế toán, Excel, Google Sheets, Tableau, và Power BI. Tuy nhiên, những công cụ này chỉ cung cấp báo cáo đơn thuần, thiếu kết nối thời gian thực và dẫn đến dữ liệu bị phân mảnh.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần một bộ công cụ quản trị tài chính chuyên sâu, kết nối các tầng dữ liệu và cho phép mọi nhân sự cùng tham gia vào quy trình quản trị tài chính, cung cấp góc nhìn tài chính toàn diện theo thời gian thực.

Base Finance+ là Bộ giải pháp Quản trị tài chính thời gian thực, gồm 4 ứng dụng chuyên biệt giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề lớn:

• Base Finance: Cung cấp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính mọi lúc, mọi nơi.
• Base Income: Quản lý hiệu quả doanh thu và dòng tiền, tối ưu hóa doanh thu và các sự vụ phát sinh dòng tiền vào của doanh nghiệp.
• Base Expense: Cho phép mọi nhân sự kiểm soát các khoản chi phí cùng với phòng Kế toán.
• Base BankFeeds: Quản lý tình hình đối soát ngân hàng, cập nhật số dư và đối chiếu giao dịch, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Với Base Finance+, doanh nghiệp có thể tập hợp dữ liệu từ các nền tảng báo cáo vào một dashboard duy nhất, bổ sung các tùy chỉnh tài chính chuyên sâu, và kết nối real-time giữa hoạt động giao dịch và quản trị. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giải quyết toàn diện các vấn đề quản trị tài chính:

• Chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo dựa trên dữ liệu thời gian thực để đưa ra các quyết định điều hành quan trọng.
• Bộ phận kế toán có thể nhanh chóng chuẩn bị nhiều dạng báo cáo với độ chính xác cao.
• Các giao dịch tài chính, các hoạt động xem xét hóa đơn chứng từ và duyệt chi trong nội bộ diễn ra một cách trơn tru và thuận lợi hơn.
• Kiến tạo không gian làm việc số để mọi nhân sự có thể cùng bộ phận Kế toán kiểm soát chi phí cho doanh nghiệp.

Base Finance+ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính mọi lúc, mọi nơi, nắm bắt toàn bộ số liệu từ quá khứ đến hiện tại, dự đoán các kịch bản tương lai và kịp thời đưa ra các quyết sách tài chính quan trọng.

7. Kết luận

Bài viết trên của Base.vn đã cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin liên quan đến lợi nhuận thuần, bao gồm khái niệm, công thức tính và sự khác biệt giữa các loại lợi nhuận.

Lợi nhuận thuần là yếu tố quan trọng đối với sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, vì vậy, chủ doanh nghiệp cần theo dõi sát sao chỉ số này, thậm chí theo dõi theo từng mặt hàng và dự án để có kế hoạch phát triển kinh doanh phù hợp.

The post Lợi nhuận thuần là gì? Khái niệm, cách tính và ví dụ minh họa appeared first on Base Blog.

1. Phòng Kế toán là gì?

Phòng Kế toán là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và ghi chép các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính, quản lý ngân sách, kiểm soát chi phí, và tuân thủ các quy định về thuế. 

Phòng Kế toán cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời để hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định chiến lược, đồng thời bảo vệ tài sản và đảm bảo tính minh bạch tài chính của doanh nghiệp.

Bất cứ doanh nghiệp nào, dù nhỏ dù lớn, không thể hoạt động mà không có bộ phận Kế toán.

2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế toán trong doanh nghiệp

2.1. Đảm bảo dòng tiền kinh doanh của doanh nghiệp

Phòng Kế toán chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ tiền mặt để duy trì hoạt động hàng ngày và đáp ứng các nghĩa vụ tài chính. 

Để quản lý tiền mặt, phòng Kế toán hằng ngày theo dõi số dư, quản lý các khoản thu và chi, và đảm bảo thanh toán đúng hạn các khoản nợ. Khi lập kế hoạch và dự báo dòng tiền, nếu có phát hiện sớm các nguy cơ thiếu hụt tiền mặt, Kế toán sẽ đưa ra các biện pháp phòng ngừa cần thiết cho doanh nghiệp.

2.2. Đảm bảo tính chính xác của lương thưởng

Phòng Kế toán chính là người “cầm cân nảy mực” cho việc đảm bảo chi trả lương bổng và các chế độ phúc lợi cho nhân viên một cách chính xác và đúng hạn. Sau khi bộ phận Nhân sự tính lương hàng tháng cho nhân viên, Kế toán sẽ kiểm tra lại một lượt, rồi phê duyệt trước khi doanh nghiệp chính thức “đi tiền”. 

2.3. Hạch toán Thuế & Báo cáo Tài chính

Để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động minh bạch trong pháp lý, phòng Kế toán có nhiệm vụ kê khai đầy đủ và chính xác các loại thuế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, như thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, và các loại thuế khác.

Ngoài ra, các báo cáo tài chính định kỳ như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối Kế toán, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập ra để cung cấp cho Ban lãnh đạo và các bên liên quan có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, đưa ra các quyết định chiến lược. 

Bên cạnh đó, phòng Kế toán hỗ trợ công tác kiểm toán nội bộ và bên ngoài hàng tháng hay hàng quý. Nhờ vào các kỳ kiểm toán này, doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót, cải thiện hiệu quả quản lý tài chính và nâng cao uy tín đối với các đối tác, nhà đầu tư và cơ quan quản lý.

2.4. Tham mưu Tư vấn Tài chính

Không chỉ là “người quản trị” tài chính, phòng Kế toán còn đóng vai trò “người tham mưu”. Việc phân tích các số liệu tài chính để sẽ đưa đến cái nhìn sâu sắc hơn cho ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh hay cơ hội đầu tư trong ngắn hạn, dài hạn.

Chẳng hạn, việc đánh giá khả năng tài chính của doanh nghiệp để mở rộng quy mô hoạt động, mua sắm thiết bị mới hoặc mở rộng thị trường. Phòng Kế toán thực hiện các phân tích chi phí và lợi ích của các dự án mở rộng, dự toán ngân sách, lập kế hoạch chi tiêu vốn, xác định rủi ro tài chính để giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định đầu tư tối ưu nhất.

3. Phòng Kế toán gồm những bộ phận nào? Sơ đồ phòng Kế toán

Một phòng Kế toán thông thường trong doanh nghiệp thường bao gồm các bộ phận chính dưới đây, mỗi bộ phận sẽ chuyên trách một mảng chuyên môn cụ thể. 

3.1 Kế toán Tài chính

Chức năng: Với chức năng quản lý sổ sách Kế toán và lập các báo cáo tài chính định kỳ, Kế toán tài chính chịu trách nhiệm ghi chép tất cả các giao dịch kinh tế phát sinh, theo dõi tình hình tài chính, và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính.

Nhiệm vụ cụ thể:

• Ghi sổ Kế toán: Ghi chép các giao dịch hàng ngày, bao gồm mua bán, thanh toán, và các hoạt động tài chính khác.
• Lập báo cáo tài chính: Chuẩn bị các báo cáo tài chính định kỳ như bảng cân đối Kế toán, báo cáo thu nhập, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Quản lý tài sản và nợ phải trả: Theo dõi và kiểm soát các tài sản cố định, tài sản lưu động, các khoản nợ phải trả và các nguồn vốn của doanh nghiệp.

3.2 Kế toán Quản trị

Chức năng: Kế toán quản trị cung cấp thông tin tài chính để hỗ trợ quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo, chuyên về phân tích tài chính và lập kế hoạch tài chính nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động.

Nhiệm vụ cụ thể:

• Phân tích chi phí và lợi nhuận: Đánh giá các chi phí sản xuất, quản lý, và chi phí bán hàng, từ đó đưa ra các biện pháp tối ưu hóa lợi nhuận.
• Lập dự toán ngân sách: Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm và theo dõi việc thực hiện ngân sách để kiểm soát chi phí hiệu quả.
• Kiểm soát chi phí: Theo dõi và kiểm soát chi phí phát sinh trong các hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo chi phí không vượt quá ngân sách đã lập.

3.3 Kế toán Công nợ

Chức năng: Kế toán công nợ cần quản lý các khoản phải thu và phải trả, đảm bảo thu hồi công nợ kịp thời và thanh toán các khoản nợ đúng hạn. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.

Nhiệm vụ cụ thể:

• Quản lý khoản phải thu: Theo dõi và quản lý các khoản phải thu từ khách hàng, gửi hóa đơn và theo dõi tình trạng thanh toán.
• Quản lý khoản phải trả: Xử lý và theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng hạn và tận dụng các chính sách chiết khấu nếu có.

3.4 Kế toán Thuế

Chức năng: Tối ưu hóa nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện các công việc liên quan đến khai báo và nộp thuế, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế.

Nhiệm vụ cụ thể:

• Kê khai thuế: Chuẩn bị và nộp các tờ khai thuế theo quy định, bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, và các loại thuế khác.
• Nộp thuế: Đảm bảo nộp các khoản thuế đúng hạn để tránh các khoản phạt do nộp chậm hoặc kê khai sai.
• Cập nhật chính sách thuế: Theo dõi và cập nhật các thay đổi trong luật thuế và chính sách thuế, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định mới nhất.

3.5 Kế toán Lương

Chức năng: Quản lý và tính toán lương bổng, các chế độ phúc lợi cho nhân viên, đảm bảo quyền lợi của nhân viên được thực hiện đầy đủ và kịp thời. Trong các doanh nghiệp quy mô lớn hơn, nghiệp vụ này được giao cho chuyên viên C&B, và Kế toán chỉ tham gia vào công đoạn sau.

Nhiệm vụ cụ thể:

• Tính toán lương: Tính toán và chi trả lương hàng tháng cho nhân viên, bao gồm các khoản phụ cấp, thưởng, và khấu trừ.
• Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin hồ sơ nhân viên, bao gồm các thông tin về hợp đồng lao động, ngày công, và các chế độ phúc lợi.
• Quản lý phúc lợi xã hội: Đảm bảo các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và các chế độ phúc lợi khác được thực hiện đúng quy định.

3.6 Kiểm toán Nội bộ

Chức năng: Thực hiện các kiểm toán nội bộ để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và trung thực trong các hoạt động tài chính.

Nhiệm vụ cụ thể:

• Kiểm tra quy trình nội bộ: Đánh giá các quy trình nội bộ để xác định các điểm yếu và đề xuất cải tiến.
• Đánh giá hệ thống kiểm soát: Kiểm tra hiệu quả của các hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả trong hoạt động.
• Khuyến nghị cải tiến: Đưa ra các đề xuất cải thiện các quy trình và hệ thống kiểm soát, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và giảm thiểu rủi ro.

Đọc thêm: Sơ đồ tổ chức công ty – Bí quyết cho sự phát triển hiệu quả

4. Một số vị trí quan trọng trong phòng Kế toán

4.1 Giám đốc Tài chính (CFO – Chief Finance Officer)

Giám đốc Tài chính – vị trí cao cấp và có ảnh hưởng lớn nhất trong bộ phận Kế toán. CFO đóng vai trò chủ đạo trong việc phát triển và thực hiện chiến lược tài chính, từ việc đề xuất các chiến lược tài chính dài hạn cho đến việc quản lý các mối quan hệ với nhà đầu tư và các bên liên quan.

Đây chính là những “người thủ lĩnh” trực tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định chiến lược về tài chính doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trọng trách của các CFO không những chỉ thiên về chiến lược mà còn đảm bảo việc thực thi hoạt động tài chính diễn ra hiệu quả.

4.2 Kế toán trưởng

Kế toán trưởng đứng trực tiếp dưới sự quản lý và hướng dẫn của CFO và chịu trách nhiệm về việc điều hành các hoạt động hàng ngày của bộ phận Kế toán.

Trong vai trò của mình, Kế toán trưởng giám sát và quản lý toàn bộ các Kế toán viên, bao gồm việc thực hiện các quy trình Kế toán hàng ngày, lập báo cáo tài chính, và đảm bảo công việc thực hiện đúng hạn. Thông thường, Trưởng phòng Kế toán là cầu nối liên lạc chính với các bộ phận khác để ban hành các quy trình và chính sách Kế toán liên quan, báo cáo kịp thời cho CFO.

4.3 Kế toán tổng hợp

Đây là là vị trí phụ trách hầu hết các mảng liên quan tới Kế toán doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin, thực hiện công tác Kế toán cuối kỳ, kết xuất số liệu để hoàn thành các báo cáo Kế toán theo quy định và yêu cầu của các cấp quản lý. Kế toán tổng hợp cũng hỗ trợ Kế toán trưởng thực hiện công tác đối chiếu, kiểm tra.

5. Các quy trình quan trọng cần sự tham gia của phòng Kế toán

5.1 Quy trình lập ngân sách

Quy trình này bắt đầu từ việc thu thập và phân tích dữ liệu tài chính từ các phòng ban, là cơ sở để xây dựng nên một ngân sách khả thi. Dựa trên các phân tích, phòng Kế toán lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng bộ phận, dự án và cho toàn doanh nghiệp. 

Quá trình này bao gồm việc xác định các mục tiêu tài chính cụ thể, lập dự báo doanh thu và chi phí, và phân bổ nguồn lực tài chính. Ví dụ, ngân sách sản xuất sẽ bao gồm dự kiến chi phí nguyên vật liệu và lao động, trong khi ngân sách marketing sẽ bao gồm chi phí cho các chiến dịch quảng cáo và sự kiện.

Ngân sách dự thảo sau đó được trình bày cho Ban Giám đốc và các cấp quản lý để thẩm định. Sau khi lắng nghe phản hồi từ Ban giám đốc, phòng Kế toán sẽ thực hiện các điều chỉnh cần thiết để hoàn thiện ngân sách, trình bày lại để phê duyệt.

5.2 Quy trình duyệt thanh toán lương

Trước hết, phòng Kế toán sẽ nhận dữ liệu từ phòng Nhân sự, gồm danh sách nhân viên, mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thưởng, tiền làm thêm giờ, và các khoản khấu trừ (bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân) và dữ liệu về số ngày công, số giờ làm thêm, nghỉ phép, và các ngày nghỉ không lương của nhân viên.

Kế toán tổng hợp tất cả dữ liệu đã xác nhận vào bảng lương chi tiết cho từng nhân viên. Bảng lương bao gồm thông tin về lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, tiền làm thêm giờ, các khoản khấu trừ, và số lương thực lĩnh.

Ban Giám đốc sẽ là người cuối cùng xem xét và phê duyệt bảng lương. Sau khi đảm bảo không có sai sót gì, Kế toán tiến hành lập lệnh chuyển khoản lương đến nhân viên công ty. 

Đọc thêm: 10+ mẫu bảng lương nhân viên mới nhất Excel + Word (Tải miễn phí)

5.3 Quy trình mua hàng – thanh toán

Các phòng ban trong doanh nghiệp xác định nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động của mình, chẳng hạn như nguyên vật liệu sản xuất, văn phòng phẩm, hoặc dịch vụ bảo trì.

Phòng ban liên quan lập phiếu yêu cầu mua hàng, bao gồm thông tin chi tiết về loại hàng hóa/dịch vụ cần mua, số lượng, chất lượng yêu cầu, và thời gian cần hàng. Phiếu này sau đó được gửi đến phòng Mua hàng hoặc phòng Kế toán để phê duyệt.

Sau khi được phê duyệt, và hàng hóa/dịch vụ được giao. Phòng Kế toán nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và kiểm tra tính hợp lệ, so sánh với đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo phương thức đã thỏa thuận.

5.4 Quy trình thu hồi công nợ

Quy trình thu hồi công nợ là một phần quan trọng của hoạt động tài chính trong một doanh nghiệp, nhằm đảm bảo việc thu tiền từ khách hàng được thực hiện một cách hiệu quả và đồng đều. 

Quy trình bắt đầu bằng việc xác định các khoản công nợ thông qua việc kiểm tra hệ thống và soát xét danh sách công nợ. Sau đó, thông báo thanh toán được gửi đến các khách hàng có khoản nợ quá hạn, và nếu cần, đàm phán về điều kiện thanh toán. 

Quy trình này đòi hỏi sự theo dõi và cập nhật định kỳ để lập báo cáo công nợ và xác nhận thanh toán. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn, các biện pháp thu hồi sẽ được thực hiện, từ việc gửi lại thông báo thanh toán đến sử dụng dịch vụ thu hồi nợ. 

5.5 Quy trình quyết toán thuế

Dựa trên dữ liệu thu thập được và các quy định thuế hiện hành, phòng Kế toán xác định các loại thuế cần phải nộp và tính toán số tiền thuế phải nộp cho mỗi loại thuế. Các loại thuế thường bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.

Sau khi báo cáo thuế được kiểm tra và xác nhận, phòng Kế toán tiến hành nộp thuế đúng hạn theo quy định của cơ quan thuế. Đồng thời, các hồ sơ và tài liệu liên quan được duy trì một cách cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm toán và kiểm tra sau này.

Phòng Kế toán không chỉ thực hiện quy trình quyết toán thuế một cách định kỳ mà còn theo dõi và cập nhật về các thay đổi mới trong quy định thuế, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật mới nhất.

6. Các công cụ làm việc cần thiết cho phòng Kế toán

6.1 Bảng tính Excel

Bất cứ ai là nhân viên văn phòng, không thể phủ nhận sức mạnh của Excel. Excel không chỉ là một công cụ đơn giản để nhập liệu và tính toán, mà còn là một nền tảng linh hoạt cho phòng Kế toán thực hiện các nhiệm vụ phức tạp.

Excel cho phép tạo và quản lý các bảng tính, biểu đồ, và công thức tính toán phức tạp, từ việc theo dõi ngân sách đến tính toán lợi nhuận và tỷ suất thuế. Mặc dù có phần thủ công và đòi hỏi trình độ cao từ người sử dụng, nhưng quả thực Excel có thể giúp phòng Kế toán thực hiện các tác vụ tính toán, phân tích dữ liệu, và tạo báo cáo tài chính. 

6.2 Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là công cụ làm việc cốt lõi của mọi phòng Kế toán, giúp tự động hoá các quy trình kế toán – từ quản lý và ghi nhật ký tài chính, lập báo cáo tài chính, xử lý thanh toán, quản lý thu chi và các hoạt động kế toán khác. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ trong việc tuân thủ các quy định pháp lý và nội bộ của công ty.

Tuỳ theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán tổng thể hoặc từng loại chuyên biệt như phần mềm kế toán thuế, phần mềm kế toán chi phí, phần mềm kiểm toán,…

6.3 Phần mềm quản trị tài chính

Nếu như phần mềm kế toán được thiết kế dành riêng cho nội bộ phòng Kế toán, thì phần mềm quản trị tài chính được sử dụng bởi nhiều đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp. Đây là giải pháp toàn diện giúp quản lý và trực quan hóa dữ liệu tài chính theo thời gian thực, hoặc theo từng lát cắt như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền. 

Nhờ phần mềm quản trị tài chính, kế toán viên có thể nhanh chóng theo dõi các giao dịch tài chính ra – vào và xem xét hoá đơn chứng từ, duyệt chi tiền trong nội bộ. Luồng giao tiếp và làm việc chung giữa phòng Kế toán và ban lãnh đạo, các bộ phận khác được tối ưu đáng kể.

6.4 Phần mềm CRM

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là một hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng được thiết kế để quản lý và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.

Phòng Kế toán có thể sử dụng CRM để theo dõi lịch sử giao dịch của khách hàng, quản lý hồ sơ khách hàng, và tạo ra các thông tin liên lạc để đảm bảo việc lập hóa đơn và thu hồi công nợ diễn ra một cách chính xác và hiệu quả.

6.5 Phần mềm quản lý công việc

Giống như tất cả đội nhóm khác, phòng Kế toán sẽ cần tới phần mềm quản lý công việc để lập kế hoạch làm việc, theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả công việc định kỳ (theo ngày, tuần, tháng, quý…) Đôi khi sẽ là các đầu việc phát sinh, hoặc do kế toán giao việc cho những người khác trong doanh nghiệp.

Phần mềm này chính là giải pháp hữu ích cho tình trạng quên việc, chậm deadline công việc, hoặc thậm chí là đùn đẩy trách nhiệm công việc cho nhau.

7. Kết luận 

Phòng Kế toán không chỉ là nơi ghi chép và tổ chức thông tin về tài chính mà còn là trung tâm của việc quản lý, kiểm soát và tư vấn về nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Chúc cho mọi doanh nghiệp luôn có được một hệ thống Kế toán vững chắc, với “sức khỏe tài chính” luôn ở trạng thái tốt nhất!

The post Hiểu về phòng Kế toán – “ngân hàng nội bộ” của doanh nghiệp appeared first on Base Blog.

Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào hướng dẫn cách phân tích bảng cân đối kế toán, cũng như cách lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200 (có mẫu Excel).

1. Bảng cân đối kế toán là gì?

1.1 Khái niệm

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Bảng cân đối kế toán là Báo cáo tài chính (BCTC) tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.

Định nghĩa dễ hiểu hơn, bảng cân đối kế toán (BCĐKT) thể hiện những gì doanh nghiệp đang nợ và những gì doanh nghiệp đang sở hữu, cũng như số tiền đầu tư của các cổ đông. 

Bảng cân đối kế toán thuộc một trong ba BCTC cơ bản của một doanh nghiệp (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh). BCĐKT là một bước quan trọng để xác định sự tăng giảm của tài sản và nguồn vốn trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó cung cấp cơ sở cho các báo cáo tài chính khác.

1.2 Ý nghĩa của Bảng cân đối kế toán với doanh nghiệp

Đánh giá “sức khỏe tài chính” của doanh nghiệp

Bảng cân đối kế toán như tấm “ảnh chụp nhanh” về tình hình tài chính doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. 

Cùng với báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, BCĐKT có thể giúp chủ doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính (finance) của công ty. Ví dụ: Khi tài sản hiện tại của doanh nghiệp lớn hơn nợ ngắn hạn, nghĩa là doanh nghiệp ở vị thế tốt để trang trải mọi nghĩa vụ tài chính ngắn hạn.

Một số yếu tố được thể hiện trong BCĐKT: 

• Thanh khoản: Số tiền mặt và tài sản dễ chuyển đổi thành tiền mặt mà doanh nghiệp có để thực hiện các nghĩa vụ ngắn hạn
• Hiệu quả: Mức độ hiệu quả mà doanh nghiệp sử dụng tài sản của mình để tạo ra doanh thu và lợi nhuận
• Đòn bẩy: Mức độ rủi ro tài chính có thể gặp phải mà không gây nguy hiểm cho doanh nghiệp
• Lịch sử tài chính: Thông tin về dòng tiền và tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định

Bên cạnh đó, khi so sánh với BCĐKT của kỳ trước, doanh nghiệp sẽ nắm được khả năng đáp ứng các nghĩa vụ tài chính theo thời gian, tài sản của công ty đã tăng lên hay công ty đã tích lũy nhiều nợ hơn.

So sánh doanh nghiệp với đối thủ cạnh tranh

Không chỉ giúp doanh nghiệp tự đánh giá tài chính của mình, BCĐKT còn cung cấp cơ sở để so sánh với đối thủ cạnh tranh. Báo cáo này giúp xác định khả năng thanh toán, khả năng sinh lời và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp so với đối thủ.

Bằng cách so sánh cơ cấu tài sản và nguồn vốn, có thể hiểu được sự khác biệt trong việc sử dụng và quản lý tài chính giữa các doanh nghiệp. Điều này có thể tiết lộ các điểm mạnh và yếu của mỗi công ty trong việc tạo ra và sử dụng vốn.

Ngoài ra, có thể so sánh doanh nghiệp của mình với doanh nghiệp khác bằng cách sử dụng các chỉ số được tính toán từ dữ liệu trên BCĐKT, ví dụ như Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu hoặc Tỷ số thanh toán nhanh – sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau bài viết.

Tạo niềm tin với các bên liên quan

BCĐKT cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà đầu tư, ngân hàng và cổ đông để đưa ra quyết định về việc đầu tư, cấp vốn và hợp tác kinh doanh. 

Các nhà đầu tư sử dụng BCĐKT để quyết định xem doanh nghiệp có đảm bảo khoản đầu tư của họ hay không. Cơ quan quản lý sẽ so sánh BCĐKT với các biểu mẫu thuế và các tài liệu tài chính khác.

Từ việc nhìn nhận các yếu tố quan trọng như khả năng thanh toán, cấu trúc vốn, và hiệu quả hoạt động sẽ giúp các bên liên quan đánh giá lợi nhuận tiềm năng và định giá công ty.

Đọc thêm: Phân tích báo cáo tài chính: Hướng dẫn cách làm và các lưu ý quan trọng

2. Cấu trúc của bảng cân đối kế toán (Có ví dụ minh hoạ)

2.1 Cấu trúc của bảng cân đối kế toán

PHẦN I. TÀI SẢN

“Tài sản là bất kỳ thứ gì có giá trị có thể chuyển đổi thành tiền mặt” (theo Investopedia). 

Phần tài sản trên BCĐKT liệt kê các nguồn lực mà doanh nghiệp đang kiểm soát và có tiềm năng tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai, được sắp xếp theo tính thanh khoản hoặc mức độ dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt.

Khả năng chuyển đổi là khả năng một tài sản có thể chuyển đổi thành tiền mặt. Dựa trên khả năng chuyển đổi, tài sản được chia thành hai loại là tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn:

Tài sản ngắn hạn bao gồm các tài sản có thể chuyển đổi thành tiền, có thể bán hay sử dụng trong vòng không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp, có nhiều danh mục phụ khác nhau, bao gồm: 

• Tiền mặt và các khoản tương đương tiền: Tài sản có tính thanh khoản cao nhất – Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng (không kỳ hạn), tiền đang chuyển và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp.
• Các khoản phải thu ngắn hạn: Các khoản phải thu của khách hàng, trả trước cho người bán, phải thu nội bộ, phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng, phải thu về cho vay và phải thu ngắn hạn khác.
• Đầu tư tài chính ngắn hạn: Chứng khoán nắm giữ vì mục đích kinh doanh, các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn và các khoản đầu tư khác có kỳ hạn còn lại không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo.
• Hàng tồn kho: Các loại hàng tồn kho dự trữ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 
• Tài sản ngắn hạn khác: Các tài sản ngắn hạn khác có thời hạn thu hồi hoặc sử dụng không quá 12 tháng tại thời điểm báo cáo, như chi phí trả trước ngắn hạn, thuế GTGT còn được khấu trừ, các khoản thuế phải thu, giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ và tài sản ngắn hạn khác.

Tài sản dài hạn là các tài sản không dễ dàng chuyển đổi và thường được sử dụng trong hoạt động kinh doanh trên 12 tháng, bao gồm:

• Các khoản phải thu dài hạn: Các khoản phải thu có kỳ hạn thu hồi trên 12 tháng như phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu về cho vay, vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc và phải thu dài hạn khác.
• Tài sản cố định: Các loại tài sản cố định tại thời điểm báo cáo, bao gồm cả tài sản cố định hữu hình (đất đai, nhà xưởng,…), tài sản cố định vô hình và tài sản cố định thuê tài chính.
• Đầu tư tài chính dài hạn: Các khoản đầu tư tài chính dài hạn như đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh, đầu tư góp vốn vào đơn vị khác.
• Bất động sản đầu tư: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị còn lại của các loại bất động sản đầu tư tại thời điểm báo cáo.
• Tài sản dở dang dài hạn: Chi phí sản xuất, kinh doanh và chi phí xây dựng cơ bản dở dang dài hạn.
• Tài sản dài hạn khác: Các tài sản dài hạn khác có thời hạn thu hồi hoặc sử dụng trên 12 tháng như chi phí trả trước dài hạn, tài sản thuế thu nhập hoãn lại.

PHẦN II. NGUỒN VỐN

Nguồn vốn trong BCĐKT bao gồm hai thành phần chính là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. 

Nợ phải trả phản ánh các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và một số khoản nợ khác mà doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán. Đây là các cam kết của doanh nghiệp phải chi trả trong tương lai dưới dạng tiền mặt hoặc các dịch vụ khác. 

Phân loại nợ thường được thực hiện dựa trên thời hạn thanh toán, với nợ ngắn hạn là các khoản phải trả có thời hạn thanh toán không quá 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường, và nợ dài hạn là các khoản phải trả từ 12 tháng trở lên hoặc trên một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường.

Vốn chủ sở hữu là số tiền còn lại sau khi lấy giá trị tài sản của doanh nghiệp trừ đi các khoản nợ phải trả. Đây có thể hiểu là giá trị tài sản thuần (tài sản ròng) của doanh nghiệp. Vốn chủ sở hữu bao gồm:

• Vốn chủ sở hữu: Các khoản vốn kinh doanh thuộc sở hữu của cổ đông và thành viên góp vốn như thặng dư vốn cổ phần, cổ phiếu quỹ, quyền chọn chuyển đổi trái phiếu, quỹ đầu tư phát triển,…
• Nguồn kinh phí và quỹ khác: Tổng kinh phí sự nghiệp, dự án được cấp để chi tiêu cho hoạt động sự nghiệp, dự án và nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định.

2.2 Công thức bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán tuân theo phương trình kế toán:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Phương trình này có ý nghĩa tương tự như Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn, thể hiện rằng giữa hai yếu tố Tài sản và Nguồn vốn luôn có mối quan hệ chặt chẽ và không thể tách rời. Nguồn vốn thể hiện nguồn gốc hình thành nên Tài sản.

Phương trình kế toán này đúng với các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, quy mô và lĩnh vực hoạt động.

Ví dụ: Nếu một công ty vay một khoản vay trị giá 400,000,000đ từ ngân hàng trong 5 năm, tài sản của công ty đó (cụ thể là tài khoản tiền mặt) sẽ tăng thêm 400,000,000đ. Nợ phải trả của công ty (cụ thể là nợ dài hạn) cũng sẽ tăng thêm 400,000,000đ, cân bằng hai vế của phương trình. 

2.3 Ví dụ minh hoạ về bảng cân đối kế toán

Ví dụ về Bảng cân đối kế toán trong bộ Báo cáo tài chính Quý IV năm 2023 của CTCP Bóng đèn Phích nước Rạng Đông, được xây dựng theo Thông tư 200:

3. Hướng dẫn cách đọc bảng cân đối kế toán cơ bản

3.1 Hai kỹ thuật cơ bản trong phân tích bảng CĐKT

Phân tích theo chiều ngang 

Kỹ thuật này tập trung vào việc so sánh các mục từ cùng một phần của BCĐKT qua các thời kỳ khác nhau, giúp phát hiện các xu hướng hoặc biến động trong tài chính của doanh nghiệp theo thời gian.

Cách thực hiện: So sánh các mục như tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn, nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp qua các năm, tháng, hoặc quý. Dùng các biểu đồ hoặc biểu đồ đường để minh họa sự thay đổi theo thời gian.

Phân tích theo chiều dọc 

Kỹ thuật này tập trung vào việc so sánh mỗi khoản mục với tổng cộng tài sản hoặc nguồn vốn trong cùng một thời điểm, giúp xác định cơ cấu tài chính của doanh nghiệp và các mối quan hệ giữa các khoản mục.

Cách thực hiện: Tính toán tỷ lệ phần trăm của mỗi khoản mục so với tổng tài sản hoặc tổng nguồn vốn.

3.2 Các bước phân tích bảng CĐKT

Bước 1: Đọc số liệu tổng quan

Đầu tiên, hãy đọc số liệu tổng quan của BCĐKT để hiểu các phần chính và cách tổ chức thông tin. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tài sản, nguồn vốn và các khoản mục khác của doanh nghiệp.

Ví dụ: Bảng cân đối kế toán của công ty X có các thông tin sau đây:

Từ những số liệu trên, có thể rút ra một số nhận định tổng quan:

• Quy mô: Công ty X có quy mô tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn là 700,000,000đ; giá trị tương đối đáng kể, cho thấy có tiềm năng phát triển.
• Cơ cấu: Tài sản cố định chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản với giá trị 500,000,000đ; thể hiện công ty đang đầu tư vào các tài sản dài hạn như nhà xưởng, máy móc, nâng cao khả năng sản xuất và cạnh tranh.
• Cách bố trí tài sản và nguồn vốn: Công ty có sự phụ thuộc vào vốn chủ sở hữu hơn là vốn vay, vì vốn chủ sở hữu là 400,000,000đ trong khi nợ vay chỉ là 250,000,000đ. Điều này có thể cho thấy công ty không quá nợ nần và có khả năng kiểm soát tài chính tốt hơn.

Bước 2: Đọc số liệu chi tiết

Sau khi đọc số liệu tổng quan, đây là lúc cần xem xét các khoản mục quan trọng trong BCĐKT như tài sản cố định, tài sản ngắn hạn, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và các khoản nợ; và các chỉ tiêu quan trọng như tài sản tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho và các khoản nợ khác.

Lấy ví dụ, trong BCĐKT của công ty X, tài sản ngắn hạn có các khoản mục sau:

Từ việc phân tích các số liệu này, có thể đưa ra một số nhận định:

• Công ty có một lượng tiền mặt 50,000,000đ đủ để đáp ứng các nhu cầu thanh toán ngắn hạn. Tuy nhiên, cần xem xét chi tiết hơn để biết về xu hướng tiền mặt và đảm bảo rằng công ty không gặp vấn đề về thanh toán.
• Công ty đang có một số tiền khá lớn chưa thu từ khách hàng, trị giá 100,000,000đ. Công ty cần theo dõi và quản lý công nợ khách hàng để đảm bảo việc thu tiền đúng hạn và giảm thiểu rủi ro mất công nợ.
• Công ty đang giữ một lượng hàng hóa trong kho trị giá 50,000,000đ. Có thể cần tới biện pháp kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn, để đảm bảo rằng không có hàng tồn kho thừa gây thất thoát vốn và tăng thêm chi phí lưu trữ.
• Công ty không có các khoản tiền khác chưa thu hồi. Đây có thể là một điểm tích cực về tình trạng tài chính, nhưng cần xem xét thêm để đảm bảo rằng không có các khoản phải thu ẩn chưa được ghi nhận.

Đọc thêm: Kế toán công nợ là gì? Vì sao doanh nghiệp bạn cần kế toán công nợ?

Bước 3: Tính toán các chỉ tiêu tài chính cơ bản để đánh giá tình trạng doanh nghiệp

Giá trị của các tài khoản trên BCĐKT có thể được sử dụng để tính toán các tỷ số thể hiện tính thanh khoản, hiệu quả và cơ cấu tài chính của một doanh nghiệp. Cụ thể:

Tỷ số hiện hành (Current ratio)

Tỷ số hiện hành được định nghĩa là tỷ số tài sản ngắn hạn chia cho nợ ngắn hạn:

Tỷ số hiện hành = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn

Giá trị lý tưởng cho tỷ số hiện hành là từ 1,5 đến 2. 

Nếu tỷ số này quá cao thì có thể suy ra rằng công ty đang tích trữ tài sản thay vì sử dụng chúng để mở rộng kinh doanh, điều này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận dài hạn. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải luôn có đủ tài sản ngắn hạn để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Nếu tỷ lệ hiện tại xuống dưới 1 thì công ty khó có thể đáp ứng các nghĩa vụ ngắn hạn của mình.

Tỷ số thanh toán nhanh (Quick ratio)

Tỷ số này thể hiện khả năng của công ty trong việc thanh toán nhanh nợ ngắn hạn bằng giá trị tài sản ngắn hạn có thể dễ dàng chuyển đổi thành tiền – cũng là khi tận dụng tốt nhất tài sản ngắn hạn của mình. 

Tỷ số thanh toán nhanh = (Tài sản ngắn hạn – Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn

Tỷ số thanh toán nhanh bằng 1 được coi là bình thường. Giá trị này phản ánh rằng công ty được trang bị đủ tài sản có thể được thanh lý để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Khi giá trị của tỷ số này nhỏ hơn 1 thì công ty không thể thanh toán đầy đủ các khoản nợ của mình.

Hệ số vòng quay tài sản (Asset turnover ratio)

Hệ số vòng quay tài sản cho biết về hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp, xác định liệu một công ty có thể tạo ra doanh thu từ tài sản của mình hay không bằng cách so sánh doanh thu thuần với tổng tài sản bình quân:

Hệ số vòng quay tài sản = Doanh thu thuần / Tổng tài sản bình quân

Tỷ lệ vòng quay tài sản càng cao cho thấy tài sản của công ty đang được sử dụng hiệu quả để tạo ra doanh thu và tạo ra lợi nhuận. Vòng quay tài sản quá thấp có nghĩa là công ty có thể không sử dụng tài sản một cách hiệu quả và có thể gặp các vấn đề về quản lý hoặc sản xuất.

Hệ số vòng quay hàng tồn kho (Inventory turnover ratio)

Hệ số này cho biết số lần công ty bán và thay thế hàng tồn kho của mình trong một khoảng thời gian nhất định.

Hệ số vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho bình quân

Vòng quay hàng tồn kho cao cho thấy công ty đang bán sản phẩm của mình một cách dễ dàng và những sản phẩm đó vẫn có nhu cầu. Ngược lại, hệ số vòng quay hàng tồn kho thấp cho thấy nhu cầu đối với sản phẩm của công ty giảm và do đó doanh số bán hàng yếu hơn.

Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu (Debt-to-equity ratio)

Tỷ lệ này được tính bằng tổng nợ phải trả của công ty chia cho vốn chủ sở hữu:

Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu = Nợ phải trả / Vốn chủ sở hữu

Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu giúp các nhà đầu tư hoặc chủ ngân hàng quyết định xem họ có muốn cho công ty vay tiền hay không. Họ muốn biết liệu công ty có thể tạo ra đủ dòng tiền hoặc lợi nhuận để trang trải mọi chi phí hay không. 

Đây cũng là một chỉ số rõ ràng về khả năng dài hạn của công ty trong việc tạo ra đủ thu nhập để thực hiện thanh toán và trả hết nợ. Nếu tỷ lệ này quá cao thì công ty có nguy cơ bị trả lãi chậm hoặc thậm chí phá sản.

4. Mẫu bảng cân đối kế toán theo thông tư 200: Tải file Excel miễn phí

XEM VÀ TẢI VỀ TẠI ĐÂY:
MẪU EXCEL BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN (THEO THÔNG TƯ 200)

5. Hướng dẫn cách lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200

5.1 Nguyên tắc lập

Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam đã quy định các nguyên tắc lập BCĐKT theo phần Báo cáo tài chính như sau:

Bảng cân đối kế toán phải được lập cho mỗi kỳ kế toán (thường là mỗi năm tài chính), tuân theo nguyên tắc tính thời gian nhất quán.

Theo quy định tại Chuẩn mực kế toán “Trình bày Báo cáo tài chính” Chuẩn mực kế toán số 21, khi lập và trình bày BCĐKT phải tuân thủ các nguyên tắc chung về lập và trình bày BCTC. Trên BCĐKT, các khoản mục Tài sản và Nợ phải trả phải được trình bày riêng biệt thành ngắn hạn và dài hạn, tùy theo thời hạn của chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp. 

Đối với các doanh nghiệp do tính chất hoạt động không thể dựa vào chu kỳ kinh doanh để phân biệt giữa ngắn hạn và dài hạn, thì các Tài sản và Nợ phải trả được trình bày theo tính thanh khoản giảm dần. 

Ngoài ra, BCĐKT tuân thủ công bằng phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp, không được che giấu thông tin quan trọng hoặc làm sai lệch thông tin.

5.2 Các việc cần hoàn thành trước khi lập bảng cân đối kế toán

Điều chỉnh ghi sổ nhật ký chung

Việc điều chỉnh bút toán là cần thiết trước khi lập các BCTC cơ bản, bao gồm cả BCĐKT. Điều chỉnh này có thể bao gồm việc ghi lại các thông tin thiếu sót, sửa đổi các lỗi và điều chỉnh các hạch toán sai sót. Việc này giúp đảm bảo rằng dữ liệu trong sổ nhật ký chung là chính xác.

Chẳng hạn nếu doanh nghiệp giao hàng trị giá 50,000,000đ vào ngày cuối cùng của tháng nhưng không nhận được số tiền đó cho đến kỳ kế toán tiếp theo thì kế toán cần điều chỉnh mục nhập nhật ký của mình. Cập nhật tài khoản của bạn bằng cách thực hiện các mục điều chỉnh như vậy trong nhật ký chung*.

*Nhật ký chung là nơi đầu tiên ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày theo ngày. Tùy thuộc vào thực tiễn áp dụng trong một tổ chức, một số có thể lưu giữ các nhật ký chuyên ngành như nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền và nhật ký mua hàng để ghi lại các loại giao dịch cụ thể.

Ghi các giao dịch trong nhật ký chung vào sổ cái

Sau khi các giao dịch được ghi lại và điều chỉnh trong nhật ký chung, các giao dịch này sẽ được chuyển sang các tài khoản sổ cái, chẳng hạn như mua hàng, các khoản phải thu, hàng tồn kho và tiền mặt. Quá trình này được gọi là nhập sổ (posting). 

Trong khi nhật ký chung ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày thì sổ cái chung lại nhóm các giao dịch này theo tài khoản của chúng. Sổ cái chung hoạt động như một tập hợp tất cả các tài khoản và được sử dụng để lập BCĐKT và Báo cáo lợi nhuận và lỗ.

Tạo số dư dùng thử cuối cùng

Khi bạn đã điều chỉnh các mục nhật ký và ghi chúng vào sổ cái chung, hãy lập bảng cân đối thử cuối cùng. Bảng cân đối thử (Trial balance) là một báo cáo liệt kê các tài khoản sổ cái chung và cộng số dư của chúng. Việc tạo báo cáo số dư thử giúp việc kiểm tra và xác định bất kỳ lỗi nào trong tài khoản tổng thể dễ dàng hơn nhiều.

Tổng của tất cả các khoản ghi nợ phải luôn bằng tổng của tất cả các khoản có trong báo cáo số dư thử. Nếu không, điều đó có nghĩa là có lỗi bạn cần theo dõi. Bạn có thể đã bỏ lỡ một giao dịch hoặc tính toán sai điều gì đó.

Lập báo cáo thu nhập

Báo cáo kết quả kinh doanh được lập trước BCĐKT để tính thu nhập ròng, đây là chìa khóa để hoàn thành BCĐKT. Thu nhập ròng là số tiền cuối cùng được đề cập ở dòng cuối cùng của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thể hiện lãi hoặc lỗ của doanh nghiệp bạn. 

Thu nhập ròng được thêm vào tài khoản thu nhập giữ lại (thu nhập còn lại sau khi trả cổ tức cho cổ đông) được liệt kê trong phần vốn chủ sở hữu của BCĐKT.

Chuẩn bị báo cáo thu nhập bằng cách lấy các khoản thu nhập và chi phí (chẳng hạn như doanh thu) từ bảng cân đối thử và sắp xếp chúng theo định dạng thích hợp.

Bây giờ bạn đã hiểu những điều cơ bản, hãy đi vào cụ thể 5 bước sau để lập BCĐKT.

5.3 Các bước lập Bảng cân đối kế toán

Bước 1: Xác định ngày báo cáo cho BCĐKT

BCĐKT xác định tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể chứ không phải trong một khoảng thời gian. Do đó, tiêu đề của BCĐKT luôn ghi “vào một ngày cụ thể” (ví dụ: vào ngày 31 tháng 12 năm 2023).

BCĐKT thường được lập vào cuối năm tài chính (thường là 12 tháng một lần vào ngày cuối cùng của tháng 3 hoặc tháng 12), nhưng nó có thể được lập tại bất kỳ hoặc nhiều thời điểm, chẳng hạn như hàng quý hoặc nửa năm.

Bước 2: Thu thập các tài khoản trên BCĐKT và tính tổng tài sản

Sau khi đã xác định được ngày lập báo cáo, từ tất cả các tài khoản được đề cập trong sổ cái chung và báo cáo số dư thử, BCĐKT chỉ hiển thị các tài khoản cố định – là những tài khoản có số dư được chuyển sang kỳ tiếp theo – ví dụ như tiền mặt, tài sản cố định. 

Nhiệm vụ tiếp theo là liệt kê lần lượt tất cả các mục tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, rồi đến tài sản dài hạn. 

Cộng tổng tài sản ngắn hạn và tổng tài sản dài hạn với nhau, được giá trị tổng tài sản trên BCĐKT.

Bước 3: Tính tổng nợ phải trả

Ở bước này, cần liệt kê các khoản nợ của doanh nghiệp, và phân loại chúng thành 2 loại là nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. 

Liệt kê các giá trị của từng thành phần này từ tài khoản số dư thử, đồng thời cộng tổng tất cả chúng lại với nhau để ra được giá trị tổng nợ phải trả trên BCĐKT.

Bước 4: Sắp xếp tài sản và nợ phải trả theo đúng thứ tự

Khi bạn đã chuẩn bị sẵn các phần tài sản và nợ phải trả, hãy sắp xếp chúng theo đúng thứ tự. Tài sản cần được sắp xếp theo thứ tự tính thanh khoản giảm dần và nợ phải trả theo thứ tự khả năng thanh toán giảm dần.

Bước 5: Tính vốn chủ sở hữu

Vốn chủ sở hữu của cổ đông được liệt kê ngay bên dưới phần nợ phải trả trên BCĐKT. Vốn chủ sở hữu của cổ đông cho thấy giá trị doanh nghiệp nếu nó bị thanh lý hoặc đóng cửa. Nó bao gồm hai loại đầu tư: vốn góp của nhà đầu tư/chủ sở hữu và lãi hoặc lỗ tích lũy trong kinh doanh.

Liệt kê các giá trị của thành phần vốn chủ sở hữu của từng cổ đông từ tài khoản số dư thử và cộng chúng lại để tính tổng nợ phải trả của chủ sở hữu. Tiếp theo, cần tính tổng nguồn vốn trên BCĐKT, bằng cách cộng số tiền cuối cùng từ bước 3 (giá trị nợ phải trả) và bước 5 (giá trị vốn chủ sở hữu).

Khi việc này hoàn tất, doanh nghiệp sẽ có một BCĐKT hoàn chỉnh. Đảm bảo BCĐKT đã theo đúng công thức Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Nếu không, hãy kiểm tra lại giá trị của bạn.

5.4 Phải làm gì nếu bảng cân đối kế toán không cân?

Như Định luật thứ ba của Isaac Newton đã nêu, “Trong mọi trường hợp, khi vật A tác dụng lên vật B một lực thì vật B cũng tác dụng lại vật A một lực. Hai lực này có cùng giá, cùng độ lớn nhưng ngược chiều”, bạn phải ghi nhớ rằng:

Trong mọi trường hợp, khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tổng tài sản một khoản thì đồng thời tác động đến tổng nguồn vốn một khoản. Hai khoản này có cùng độ lớn nhưng ngược chiều.

Nếu BCĐKT của bạn không cân mà vẫn không thể tìm ra nguyên nhân, hãy tham khảo một số cách được đề xuất dưới đây. 

Làm tròn số thích hợp

Khi làm tròn số, bạn có thể giảm hoặc tăng giá trị các mục số liệu trong BCĐKT sao cho tổng số của tài sản bằng tổng số của nợ và vốn chủ sở hữu.

Trước khi làm tròn số, hãy xác định quy tắc làm tròn phù hợp cho dự án hoặc tổ chức của bạn. Có nhiều quy tắc làm tròn khác nhau, bao gồm làm tròn lên, làm tròn xuống, làm tròn đến hàng thập phân xác định, v.v.

Ví dụ, nếu số lẻ thứ hai sau dấu thập phân là dưới 5, bạn có thể làm tròn xuống (ví dụ: 5.43 -> 5.4), và nếu là 5 hoặc cao hơn, bạn có thể làm tròn lên (ví dụ: 5.67 -> 5.7).

Soát lại toàn bộ giao dịch

Kiểm tra tất cả giao dịch của công ty trên BCĐKT để đảm bảo không có dòng nào bị bỏ sót. Cách này giúp kiểm tra nhanh chóng và giải quyết vấn đề ngay lập tức (ví dụ: mọi người thường quên đưa Tài sản ngắn hạn vào tổng Tài sản).

Ngoài ra, một sai lầm lớn mà chủ doanh nghiệp mắc phải với sổ sách của họ là ghi lại các giao dịch và đảo ngược số không chính xác, được gọi là sai sót chuyển (Transposition error).

Sai sót chuyển trong kế toán là khi bạn đảo ngược thứ tự của hai số khi ghi lại một giao dịch. Ví dụ: bạn có thể lật hai số (ví dụ: 52 so với 25). Vì vậy, hãy chắc chắn rằng tất cả bút toán đều được kiểm kê lại chính xác và cẩn thận.

Soát lại việc ghi lại thay đổi trong hàng tồn kho

Một lỗi phổ biến khác có thể gây khó khăn cho BCĐKT của bạn là quên ghi lại những thay đổi trong hàng tồn kho.

Chắc chắn, việc đếm và thay đổi hàng tồn kho trong hệ thống của bạn khá đơn giản. Nhưng một số doanh nghiệp thường quên kiểm kê và cập nhật mức tồn kho vào cuối mỗi kỳ.

Để khắc phục điều này, hãy xem xét quy trình kiểm kê hàng tồn kho để đảm bảo rằng nó được thực hiện đúng và đầy đủ. Kiểm tra xem có bất kỳ sai sót nào trong việc đếm và ghi lại số lượng hàng tồn kho hay không.

5.5 Một số mẹo để lập bảng cân đối kế toán dễ dàng hơn

Đặt lời nhắc ghi lại các giao dịch thường xuyên

Việc bỏ qua các giao dịch có thể khiến BCĐKT của bạn trình bày một “tương lai tài chính” không chính xác. Để ngăn chặn vấn đề này, hãy đặt lời nhắc cho nhân viên kế toán để ghi lại các giao dịch ngay khi chúng xảy ra và giới hạn thời gian ghi lại. Điều này giúp đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng bị bỏ sót và giảm thiểu nguy cơ sai sót do trì hoãn ghi lại.

Ngoài ra, sử dụng các công nghệ thông tin và phần mềm quản lý tài chính có tính năng lập lịch và nhắc nhở, hoặc thậm chí là có tính năng tự động hóa quy trình ghi nhận giao dịch.

Lập bảng cân đối thử (trial balance) trước khi tạo BCĐKT

Bảng cân đối thử là một bảng tóm tắt tất cả các tài khoản trong sổ cái của doanh nghiệp và số dư của chúng tại một thời điểm cụ thể. 

Bảng cân đối thử giúp kiểm tra tính cân đối giữa số dư nợ và số dư có của các tài khoản. Nếu tổng số dư nợ bằng tổng số dư có, tức là bảng cân đối thử cân bằng, và điều này tạo ra một cơ sở đáng tin cậy cho việc lập BCĐKT.

Việc phát hiện lỗi và sai sót sớm giúp bạn sửa chữa và điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác của BCĐKT cuối cùng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trước khi lập BCĐKT chính thức.

Đừng hoảng sợ nếu hai khoản của bạn không cân bằng. Mục đích của số dư dùng thử là tìm ra sai sót và sửa chữa để sổ sách kế toán của bạn được chính xác. 

Sử dụng và đối chiếu số liệu từ phần mềm

Việc ghi chép chính xác số liệu tài chính là điều kiện tiên quyết để báo cáo tài chính hiệu quả. Thật vậy, việc ghi sổ thủ công mất nhiều thời gian hơn và có nhiều sai sót do con người.

Tất cả các công cụ phần mềm kế toán đều tạo ra số dư dùng thử dưới dạng báo cáo tiêu chuẩn. Bạn có thể hợp lý hóa các công việc kế toán hàng ngày và đảm bảo tính chính xác của việc ghi sổ bằng phần mềm kế toán. 

Giống như hầu hết các tác vụ kế toán hàng ngày, phần mềm kế toán có thể cải tiến việc lưu trữ hồ sơ và thực hiện nhiều công việc đồng thời giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, các phần mềm kế toán còn thực hiện các phép tính quan trọng và tìm các tỷ lệ kế toán phù hợp, chẳng hạn như vốn lưu động và tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu – chìa khóa để phân tích BCĐKT của bạn. Các ứng dụng quản trị tài chính có thể giúp bạn giải thích các tỷ lệ này và hiểu được BCĐKT.

6. Tạm kết

Cách thức lập và phân tích bảng cân đối kế toán được là một tài liệu quý giá, giúp bộ phận kế toán thực hiện đúng vai trò và nghiệp vụ của mình. Nhờ vậy, họ có thể đóng góp vào sự phát triển và quản trị tài chính hiệu quả của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc hiểu và đọc hiểu BCĐKT cũng có ý nghĩa quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp. Nhờ hiểu rõ thông tin được cung cấp trong BCĐKT, họ có thể đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp, tạo ra “hiệu ứng dây chuyền” tích cực cho tổ chức của mình. 

Base.vn xin chúc các doanh nghiệp có được bức tranh tài chính “trong mơ” và đạt được những thành công vượt bậc!

The post Bảng cân đối kế toán: Cách phân tích, cách lập & mẫu BCĐKT theo thông tư 200 appeared first on Base Blog.