Đối với các dự án phức tạp, chi phí quản lý dự án có thể gia tăng đáng kể nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Vì vậy, nhà quản lý cần chủ động xây dựng kế hoạch quản lý chi phí một cách rõ ràng và chi tiết để ngăn ngừa sai lệch hoặc thất thoát ngân sách. Vậy làm thế nào để quản lý chi phí dự án một cách hiệu quả? Cách tính toán chi phí quản lý dự án sao cho chính xác?
Hãy cùng Base Blog khám phá mọi khía cạnh của chi phí quản lý dự án qua bài viết sau!
1. Chi phí quản lý dự án là gì? Ý nghĩa và vai trò của chi phí quản lý dự án
Chi phí quản lý dự án là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình giám sát và điều hành dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra. Chi phí để quản lý dự án thường bao gồm chi phí nhân sự, dịch vụ, công nghệ, hành chính, vật liệu, thiết bị, đánh giá rủi ro, đào tạo và hậu cần.
Việc quản lý chi phí dự án đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động suôn sẻ của dự án và đảm bảo dự án hoàn thành theo kế hoạch. Kiểm soát hiệu quả các chi phí quản lý dự án giúp nhà quản lý:
- Phân bổ nguồn lực hợp lý: Với ngân sách dự án có giới hạn, nhà quản lý cần xác định rõ các yếu tố chi phí và phân bổ tài nguyên hợp lý nhằm tối đa hóa giá trị của từng yếu tố trong dự án.
- Đánh giá hiệu suất dự án: Bằng cách tính toán tổng chi phí và lợi nhuận, nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu suất đạt được của dự án. Một dự án thành công sẽ tạo ra doanh thu vượt trội hơn so với chi phí đầu tư.
2. Các loại chi phí quản lý dự án
Chi phí quản lý dự án được phân thành các loại chi phí sau:
2.1 Chi phí trực tiếp (Direct Costs)
Chi phí trực tiếp là các khoản chi liên quan trực tiếp đến việc đề xuất, phát triển và triển khai dự án, bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu, thiết bị, thuê lao động và thanh toán cho nhà cung cấp. Những chi phí này thường thay đổi theo quy mô hoặc khối lượng của dự án. Ví dụ, các dự án quy mô lớn thường đòi hỏi chi phí trực tiếp cao hơn do yêu cầu nhiều tài nguyên hơn.
2.2 Chi phí gián tiếp (Indirect Costs)
Chi phí gián tiếp là các khoản chi không liên quan trực tiếp đến một đối tượng chi phí cụ thể, nhưng vẫn góp phần vào sự thành công của dự án, bao gồm: chi phí tiện ích (điện/nước), bảo hiểm, bảo trì thiết bị, phúc lợi cho nhân viên, thuế và chi phí cho các chiến dịch tiếp thị. Những chi phí này thường được áp dụng cho cả hoạt động ngắn hạn lẫn dài hạn, và phần lớn là cố định. Người quản lý dự án có thể dễ dàng dự đoán và kiểm soát những chi phí gián tiếp.
2.3 Chi phí cố định (Fixed Costs)
Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi trong suốt vòng đời của dự án, bất kể dự án có thay đổi về quy mô hay sản lượng. Ngay cả khi doanh nghiệp không sản xuất hay bán hàng trong một khoảng thời gian, các chi phí này vẫn phát sinh. Chi phí cố định bao gồm: phí phần mềm, chi trả cho nhà cung cấp, chi phí hành chính, lương, tiện ích và bảo hiểm. Do tính ổn định, chi phí cố định rất cần thiết cho việc dự báo dài hạn.
2.4 Chi phí bán biến đổi (Semi-Variable Costs)
Chi phí bán biến đổi (hoặc chi phí theo từng bước) là sự kết hợp giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi. Các khoản chi này duy trì tính ổn định ở một mức sản lượng nhất định, nhưng sẽ tăng khi dự án vượt qua ngưỡng sản lượng đó. Ví dụ như chi phí hậu cần: trong phạm vi giao hàng nhất định, chi phí không thay đổi, nhưng nếu vượt quá phạm vi đó, chi phí sẽ tăng. Các chi phí bán biến đổi khác có thể bao gồm tiền thuê cơ sở, điện và khấu hao máy móc.
2.5 Chi phí biến đổi (Variable Costs)
Chi phí biến đổi là chi phí thay đổi theo khối lượng hoặc phạm vi của dự án. Nói cách khác, những chi phí này thường liên quan trực tiếp đến các đối tượng chi phí và dao động theo sản lượng hoặc quy mô dự án. Ví dụ như chi phí mua nguyên liệu thô, bao bì, hậu cần, lao động, tiện ích và hoa hồng bán hàng. So sánh giữa chi phí biến đổi và cố định giúp nhà quản lý hiểu rõ mức độ biến động của dự án và phân bổ tài nguyên hợp lý hơn.
2.6 Chi phí chìm (Sunk Costs)
Chi phí chìm là những chi phí đã được chi tiêu trong các giai đoạn trước của dự án và không thể thu hồi. Mặc dù việc theo dõi những chi phí này rất quan trọng, nhưng chúng không ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh hiện tại hoặc tương lai. Ví dụ về chi phí chìm bao gồm chi phí máy móc hoặc tiền thuê mặt bằng đã được doanh nghiệp thanh toán vào đầu năm tài chính.
2.7 Tổng chi phí dự án (Total Project Costs)
Tổng chi phí dự án bao gồm tất cả các chi phí, lệ phí và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Nhà quản lý thường tính tổng chi phí này bằng cách gộp các chi phí cố định, biến đổi, trực tiếp và gián tiếp, cùng với các yếu tố như quản lý rủi ro, thiết kế, phát triển, vận hành và dự phòng. Tổng chi phí dự án giúp xác định lịch trình và dự báo mức độ khả thi của dự án.
Đọc thêm: Dự án là gì? Định nghĩa, đặc điểm và phân loại dự án
3. Chi phí quản lý dự án gồm những gì?
Dưới đây là những yếu tố giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về các loại chi phí trong quản lý dự án:
3.1 Chi phí nguồn nhân lực
Chi phí nguồn nhân lực bao gồm lương, thưởng, phúc lợi và bồi thường cho nhân viên trong suốt quá trình triển khai dự án. Tùy vào tình hình, chi phí nguồn nhân lực có thể là chi phí cố định, chi phí biến đổi, hoặc chi phí cơ hội. Việc phân loại và đo lường các chi phí nhân lực theo ngân sách giúp nhà quản lý dự đoán sự biến động và tính toán lợi tức đầu tư của dự án một cách chính xác.
3.2 Chi phí vật liệu
Chi phí vật liệu là tất cả các chi phí liên quan đến hoạt động mua sắm, bảo trì và vận hành các thiết bị, máy móc, phần mềm và công cụ. Các chi phí này có thể là chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp, tùy thuộc vào mức độ chúng liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Ví dụ, một dự án thiết kế UI/UX sẽ bao gồm chi phí mua và nâng cấp phần mềm. Việc kiểm soát chi phí vật liệu giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi hiệu quả sử dụng của từng tài nguyên.
3.3. Chi phí trước khi lập kế hoạch
Các hoạt động chuẩn bị cho việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc dự đoán và đánh giá tính khả thi của dự án. Các chi phí này bao gồm nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và thu hút sự tham gia của các bên liên quan.
3.4 Chi phí liên quan đến hoạt động cốt lõi
Chi phí hoạt động cốt lõi là tất cả các chi phí để duy trì hoạt động hàng ngày của dự án, bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
- Chi phí trực tiếp: Chi phí nguyên liệu sản xuất, nhân công và chi phí hàng bán (COGS).
- Chi phí gián tiếp: Các khoản chi phí liên quan đến chức năng chung như chi phí bán hàng, chi phí hành chính (SG&A).
Việc quản lý tốt các chi phí này giúp tối ưu hóa hiệu suất dự án, đồng thời tăng doanh thu và giảm chi phí hoạt động.
3.5 Chi phí không liên quan hoạt động cốt lõi
Đây là những chi phí không gắn liền với các hoạt động chính của dự án, nhưng vẫn cần được xem xét trong quá trình tính toán tổng chi phí. Chúng thường bao gồm chi phí tài chính và các chi phí một lần như lãi suất, biến động tỷ giá hối đoái, chi phí tái thiết, và tổn thất từ việc thanh lý tài sản. Xác định rõ ràng các chi phí này giúp nhà quản lý phân biệt giữa chi phí hoạt động và chi phí không hoạt động, từ đó tính toán chính xác lợi nhuận của dự án.
3.6 Chi phí hành chính
Chi phí hành chính bao gồm các khoản liên quan đến quản lý văn phòng, tài liệu, liên lạc, và công cụ hỗ trợ hành chính trong suốt quá trình thực hiện dự án.
3.7 Chi phí quản lý rủi ro
Chi phí quản lý rủi ro là khoản dự phòng để đối phó với các tình huống không lường trước như chậm trễ, thay đổi yêu cầu hoặc các vấn đề tài chính phát sinh. Việc dự trù chi phí này giúp bảo vệ dự án trước những rủi ro tiềm ẩn.
4. 5 Bước lập kế hoạch quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án là một quy trình liên tục, linh hoạt và cần được điều chỉnh theo từng giai đoạn phát triển của dự án. Dưới đây là 5 bước để xây dựng một kế hoạch quản lý chi phí dự án hiệu quả:
4.1 Lập kế hoạch nguồn lực
Đầu tiên, nhà quản lý cần xác định rõ các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm công cụ, tài chính, nhân lực, thời gian, và thiết bị. Để đảm bảo tính chính xác, cần tham khảo ý kiến từ các trưởng nhóm khác và các bên liên quan để hiểu rõ nhu cầu thực tế của dự án.
Yêu cầu cần chuẩn bị:
- Mục tiêu dự án rõ ràng.
- Lộ trình dự án hoặc cấu trúc phân chia công việc tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án.
- Kế hoạch nguồn lực tạm thời.
- Báo cáo phạm vi dự án.
4.2 Ước tính chi phí
Sau khi xác định được các nguồn lực, tiếp theo là ước tính chi phí để triển khai. Chìa khóa của bước này là thu thập càng nhiều thông tin về giá cả càng tốt để có thể đưa ra ước tính chi phí sáng suốt.
- Đối với các nguồn lực hữu hình như công cụ, vật tư và thiết bị, hãy lấy báo giá thực tế từ nhà cung cấp.
- Đối với chi phí nhân công, lấy báo giá từ các nhà thầu tiềm năng, đồng thời dành một khoản dự phòng để đảm bảo khả năng điều chỉnh khi giá cả thay đổi.
Ngoài việc lập dự phòng cho từng chi phí riêng lẻ, nhà quản lý cũng cần thêm một khoản đệm từ 5–10% vào tổng chi phí của dự án để tính đến các khoản chi trả bất ngờ.
Ngoài ra, nhà quản lý nên kiểm tra xem người quản lý chi phí trước đó có tạo báo cáo ngân sách sau khi hoàn thành các dự án không. Điều này giúp xác định mức chênh lệch giữa chi phí thực tế và ước tính ban đầu của các dự án trước. Sau đó, nhà quản lý có thể sử dụng dữ liệu chi phí này làm cơ sở để ước tính mức biên lợi nhuận cho ước tính hiện tại.
Trong giai đoạn ước tính, cần chuẩn bị:
- Lịch trình dự án hoặc biểu đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique), tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án.
- Danh sách các mục tiêu của dự án.
- Xác định rõ các chỉ tiêu được dùng để đo lường hiệu quả.
4.3 Lập ngân sách chi phí
Dựa trên ước tính đã thu thập, hãy lập ngân sách chi tiết cho dự án, bao gồm kế hoạch chi tiêu theo từng giai đoạn. Việc phân bổ ngân sách hợp lý theo thời gian sẽ giúp tránh tình trạng thiếu hụt chi phí sau này. Ví dụ, đối với dự án dài hạn, hãy đảm bảo không sử dụng quá 30% ngân sách trong năm đầu tiên.
Ở giai đoạn này, cần chuẩn bị:
- Tài liệu ngân sách dự án.
- Phân tích các bên liên quan của dự án
4.4 Kiểm soát chi phí
Bước này bao gồm việc theo dõi và điều chỉnh chi phí trong quá trình thực hiện dự án. Mục tiêu là giữ chi phí thực tế trong phạm vi ngân sách ban đầu. Việc kiểm tra định kỳ sẽ giúp nhận diện sớm các rủi ro và điều chỉnh kịp thời. Mọi thay đổi về phạm vi dự án cần được theo dõi kỹ lưỡng để tránh mở rộng ngân sách không kiểm soát.
Ở giai đoạn này, cần dùng đến:
- Phần mềm quản lý dự án
- Công cụ báo cáo chi phí
4.5 Kế toán chi phí sau dự án
Khi dự án kết thúc, nhà quản lý cần đánh giá mức độ chênh lệch giữa ngân sách dự kiến và chi phí thực tế. Một dự án được coi là thành công khi chi phí thực tế nằm trong phạm vi ngân sách đã đề ra. Nếu có sự chênh lệch lớn, nên tổ chức một cuộc họp tổng kết để rút kinh nghiệm và điều chỉnh quy trình lập ngân sách cho các dự án sau này.
Tuy nhiên, việc chi tiêu quá ít so với ngân sách dự kiến cũng không phải là điều lý tưởng. Nếu chi phí được ước tính nhưng không sử dụng hết, điều đó có thể cho thấy quy trình lập ngân sách chưa chính xác. Cần ghi lại thông tin này như một dữ liệu lịch sử và áp dụng cho các dự án tương lai, giúp tăng cường độ chính xác khi ước tính chi phí.
5. Làm thế nào để tính chi phí quản lý dự án một cách chính xác?
Để đảm bảo dự án của doanh nghiệp mang lại lợi nhuận và tuân thủ ngân sách, điều quan trọng là phải hiểu rõ cách tính toán chi phí dự án. Có nhiều phương pháp tính chi phí quản lý dự án mà nhà quản lý có thể lựa chọn, tùy thuộc vào yêu cầu và phạm vi cụ thể của từng dự án.
5.1 Tính chi phí dự án theo giờ
Phương pháp tính chi phí theo giờ dựa trên số giờ làm việc được cá nhân/nhóm dự án hoàn thành, giúp theo dõi chính xác lượng công việc và chi phí phát sinh. Cách tính này rất phù hợp cho các dự án có phạm vi không cố định hoặc không chắc chắn, cho phép điều chỉnh linh hoạt theo tiến độ dự án.
Ví dụ: Đối với một dự án phát triển phần mềm, nếu nhóm làm việc 100 giờ mỗi tháng với mức lương 2.000.000 VNĐ mỗi giờ, chi phí dự án trong tháng sẽ là 200.000.000 VNĐ. Phương pháp này mang lại sự linh hoạt khi có sự thay đổi về phạm vi dự án mà vẫn đảm bảo tính chính xác về chi phí.
5.2 Tính chi phí dự án theo mức giá cố định
Phương pháp giá cố định liên quan đến việc thống nhất tổng chi phí dự án ngay từ đầu. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các dự án có mục tiêu và phạm vi rõ ràng, đảm bảo rằng các bên đều hiểu rõ về chi phí của toàn bộ dự án.
Ví dụ: Trong một chiến dịch tiếp thị, cả khách hàng và công ty quảng cáo có thể đồng ý mức giá cố định là 300.000.000 VNĐ cho toàn bộ chiến dịch, bao gồm mọi hoạt động từ lập kế hoạch đến thực thi. Phương pháp này giúp hai bên không cần lo lắng về rủi ro vượt chi phí.
5.3 Tính chi phí dự án theo chi phí cộng thêm
Phương pháp chi phí cộng thêm cho phép tính toán chi phí thực tế của dự án, cộng với một khoản phí bổ sung hoặc lợi nhuận. Cách tính này thích hợp cho các dự án dài hạn hoặc những dự án có chi phí không thể ước tính chính xác ban đầu, nhằm đảm bảo mọi chi phí đều được bao quát.
Ví dụ: Trong một dự án xây dựng, nhà thầu có thể tính chi phí vật liệu và nhân công là 500.000.000 VNĐ, cộng với mức tăng giá đã thỏa thuận là 20%, khiến tổng chi phí là 600.000.000 VNĐ. Phương pháp này giúp cân bằng lợi ích giữa nhà thầu và khách hàng, hướng đến mục đích tối ưu hóa chi phí cho cả hai bên.
5.4. Định giá dựa trên giá trị
Định giá dựa trên giá trị không tập trung vào chi phí thực tế mà dựa vào giá trị khách hàng nhận được từ dự án. Phương pháp này phù hợp với những dự án mà mang lại giá trị rất lớn cho khách hàng, bất kể chi phí thực hiện.
Ví dụ: Nếu một công ty tư vấn chiến lược giúp khách hàng tăng doanh thu lên 500.000.000 VNĐ, công ty có thể tính phí dựa trên tỷ lệ phần trăm của mức tăng này, chẳng hạn như 10%, tương đương 50.000.000 VNĐ. Phương pháp này đảm bảo rằng giá cả phản ánh giá trị thực sự của kết quả đạt được.
6. Dự toán chi phí quản lý dự án: 7 Mẫu dự toán chi phí quản lý dự án
Dự toán chi phí quản lý dự án là quá trình dự đoán số lượng và giá cả của tất cả các nguồn lực mà doanh nghiệp cần để hoàn thành dự án. Việc ước tính được thực hiện trước khi bắt đầu dự án, tức là không bao gồm các chi phí phát sinh do thay đổi kế hoạch. Vì vậy, việc ước tính thường không chắc chắn và chỉ đóng vai trò là cơ sở để dự đoán ngân sách và xử lý chi phí.
Khi dự toán chi phí quản lý dự án, cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Chính xác về chi phí: Ước tính sát với thực tế, không quá cao cũng không quá thấp, để phản ánh đúng những gì dự án cần về nguồn lực và thời gian.
- Chính xác về thời gian: Dựa vào kinh nghiệm từ các dự án trước, nhà quản lý sẽ ước tính thời gian cần thiết cho từng loại dự án.
- Chính xác về yêu cầu và hạn chế: Hiểu sai về yêu cầu dự án là nguyên nhân phổ biến khiến ngân sách bị vượt. Nhà quản lý cần hiểu rõ các yêu cầu và hạn chế để tránh sai sót trong dự toán.
Dưới đây là một số phương pháp dự toán chi phí dự án mà nhà quản lý có thể áp dụng:
| Đánh giá của chuyên gia | Ước tính dựa trên kiến thức và kinh nghiệm của các chuyên gia trong việc lập kế hoạch chi phí. |
| Chi phí chất lượng | Dự toán các khoản chi cho việc phòng ngừa rủi ro và đảm bảo chất lượng dự án, giúp nhà quản lý giảm thiểu tổn thất và kiểm soát chi phí. |
| Phân tích giá thầu của nhà cung cấp | Thường sử dụng trong các dự án công cộng, dựa trên việc so sánh giá thầu của các đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá phù hợp. |
| Sử dụng phần mềm dự toán chi phí | Dự toán dựa trên số liệu do các phần mềm chuyên dụng cung cấp, giúp tăng độ chính xác. |
| Phân tích dự trữ | Dự toán dành cho việc đối phó với các rủi ro tiềm tàng và đảm bảo đủ nguồn lực dự phòng. |
| Ước tính ba điểm | Dự toán dựa trên trung bình của ba mức: lạc quan (B), bi quan (C), và khả năng xảy ra nhất (A), tính theo công thức (B + 4A + C) / 6.Ví dụ: A = 500.000.000 VNĐ, B = 300.000.000 VNĐ, C = 700.000.000 VNĐ. Theo công thức, (B + 4A + C) / 6, ước tính trung bình là 500.000.000 VNĐ. |
| Ước lượng tham số | Sử dụng mô hình thống kê để tính toán chi phí. |
| Dự toán từ trên xuống | Bắt đầu bằng việc ước tính tổng chi phí của dự án, sau đó suy ra các chi phí riêng lẻ từ tổng số này. Phương pháp này có lợi trong giai đoạn đầu lập kế hoạch dự án, khi thông tin chi tiết vẫn chưa có sẵn, đồng thời cung cấp ý tưởng nhanh chóng và sơ bộ về chi phí của dự án.Ví dụ: Trong một dự án phát triển phần mềm, nhà quản lý có thể ước tính tổng chi phí dự án là 200 triệu VNĐ dựa trên các dự án tương tự trước đó. Tổng chi phí này sau đó được phân bổ cho các phân đoạn nhỏ hơn như thiết kế, mã hóa, thử nghiệm và triển khai. |
| Dự toán từ dưới lên | Dự toán dựa trên các gói công việc đã được xác định, sau đó tính toán tổng chi phí dự án dựa trên các gói công việc này. |
Ngoài ra, Base Blog đã tổng hợp sẵn 7 MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN, nhà quản lý có thể tham khảo và tải về máy tính để sử dụng.
TẢI MIỄN PHÍ 7 MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
7. Sử dụng phần mềm Base Wework & Base Expense để tối ưu hóa quản lý chi phí dự án
Bộ đôi phần mềm Base Wework và Base Expense mang đến giải pháp toàn diện cho việc quản lý công việc, dự án và chi phí, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các yếu tố như thời gian, nguồn lực, và ngân sách. Không chỉ hỗ trợ lập kế hoạch hiệu quả, hai phần mềm này còn giảm thiểu gánh nặng ghi nhớ cho nhà quản lý, cung cấp bức tranh toàn cảnh về dòng tiền ra vào doanh nghiệp trên một nền tảng trực tuyến duy nhất.
Base Wework giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý dự án. Từ việc lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, lập ngân sách đến việc phối hợp giữa các thành viên trong nhóm và báo cáo dữ liệu, Base Wework hỗ trợ doanh nghiệp triển khai mọi bước một cách mượt mà và trơn tru.
- Lập kế hoạch thông minh: Tổ chức công việc và phân bổ nguồn lực hiệu quả trên một nền tảng hợp nhất, giúp tối ưu hóa quy trình.
- Cộng tác toàn diện: Tạo điều kiện phối hợp liền mạch giữa các phòng ban, từ đó tăng cường hiệu quả làm việc nhóm.
- Báo cáo tự động: Tất cả các dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
Base Expense đảm nhiệm vai trò quản lý và lưu vết mọi khoản chi tiêu, từ những chi phí nội bộ nhỏ nhất cho đến những biến động dòng tiền lớn. Phần mềm giúp cập nhật trạng thái kinh phí của từng dự án theo thời gian thực, cho phép điều chỉnh kế hoạch chi tiêu và tối ưu ngân sách kịp thời.
Sử dụng phần mềm công nghệ như Base Wework và Base Expense là một yếu tố không thể thiếu trong việc quản lý chi phí dự án một cách thông minh và chính xác. Đây không chỉ là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí dài hạn mà còn đảm bảo hiệu quả tối ưu trong hoạt động vận hành tổng thể.
8. Các câu hỏi thường gặp về quản lý chi phí dự án
8.1 Định mức chi phí quản lý dự án là gì?
Định mức chi phí quản lý dự án là khoản chi phí được tính toán và phân bổ để đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch về thời gian, nguồn lực và chất lượng. Chi phí quản lý dự án thường bao gồm các khoản như: Lương và phúc lợi của đội ngũ quản lý dự án, chi phí hành chính, chi phí đào tạo và phát triển năng lực cho nhân sự, v.v…
8.2 Chi phí quản lý dự án có thuế không?
Có. Chi phí quản lý dự án có thể bao gồm thuế, tùy thuộc vào loại chi phí cụ thể và bản chất của dịch vụ liên quan. Dưới đây là một số loại thuế có thể áp dụng cho chi phí quản lý dự án:
– Thuế Giá trị Gia tăng (VAT/GTGT): Đối với các dịch vụ thuê ngoài, như tư vấn quản lý dự án, dịch vụ phần mềm, hoặc dịch vụ cung cấp bởi các nhà thầu trong nước, các chi phí này thường chịu thuế GTGT. Thuế suất phổ biến là 10%. Khi sử dụng dịch vụ bên ngoài, doanh nghiệp cần nộp thuế GTGT và có thể được khấu trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện.
– Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): Nếu chi phí quản lý dự án bao gồm tiền lương, thưởng hoặc chi trả cho nhân viên hoặc nhà thầu cá nhân, các khoản chi trả này sẽ phải chịu thuế TNCN. Doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ thuế trước khi trả lương cho nhân sự.
– Thuế Nhà thầu: Nếu doanh nghiệp thuê nhà thầu nước ngoài để thực hiện hoặc hỗ trợ quản lý dự án, sẽ có thuế nhà thầu áp dụng. Thuế nhà thầu bao gồm thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp mà doanh nghiệp Việt Nam phải chịu khi sử dụng dịch vụ của nhà thầu nước ngoài.
Tóm lại, chi phí quản lý dự án tại Việt Nam thường bao gồm các loại thuế như thuế GTGT, thuế TNCN, và có thể thuế nhà thầu nếu có nhà thầu nước ngoài. Doanh nghiệp cần lưu ý các quy định chi phí quản lý dự án này khi dự toán chi phí để đảm bảo tuân thủ đúng các luật về thuế.
9. Kết luận
Chi phí quản lý dự án bao gồm tất cả các chi phí cần thiết để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ và đúng mục tiêu đã đề ra. Việc quản lý chi phí dự án liên quan đến lập kế hoạch, lập ngân sách và theo dõi chi tiêu nhằm đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện trong phạm vi ngân sách dự kiến. Hy vọng qua bài viết trên, Base Blog đã giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ hơn về chi phí quản lý dự án là gì, cũng như cách tính chi phí quản lý dự án, từ đó doanh nghiệp có thể sử dụng ngân sách hợp lý hơn, tránh lãng phí và tối ưu hóa lợi ích cho tổ chức.
