Chữ ký điện tử, e-signature hay electronic signature trong tiếng Anh, là công cụ xác thực danh tính người ký trên văn bản điện tử. Sử dụng chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí trong quy trình ký kết giao dịch. Nhưng liệu chữ ký điện tử đã được pháp luật công nhận giá trị pháp lý? Làm thế nào để tạo và sử dụng chữ ký điện tử? Hãy cùng Base Blog khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Chữ ký điện tử là gì?
Theo quy định tại Khoản 11, Điều 3 của Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, khái niệm chữ ký điện tử được hiểu như sau:
“Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lôgic với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.”
Chữ ký điện tử là dạng chữ ký được tạo ra dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh, hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử.
2. Mục đích sử dụng chữ ký điện tử
Từ quy định về chữ ký điện tử nêu trên, chúng ta có thể thấy chữ ký điện tử được sử dụng với hai mục đích chính:
1. Xác định danh tính của người ký thông điệp dữ liệu điện tử (chẳng hạn như văn bản thông báo, hợp đồng, phiếu thu-chi,…)
2. Khẳng định sự đồng thuận của người ký với nội dung của thông điệp dữ liệu.
Trong thực tế, chữ ký điện tử không chỉ phổ biến trong các giao dịch điện tử mà còn đảm bảo các chức năng quan trọng như xác thực danh tính chủ sở hữu dữ liệu (văn bản, âm thanh, ảnh, video,…) và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu, đảm bảo rằng nội dung không bị thay đổi sau khi ký.
3. Khi nào thì chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý?
Theo quy định tại Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, chữ ký điện tử được thừa nhận giá trị pháp lý trong các trường hợp sau:
1. Nếu pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký, chữ ký điện tử được công nhận giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện:
- Phương pháp tạo e-signature đảm bảo xác minh được người ký và thể hiện sự đồng ý của họ đối với nội dung dữ liệu.
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử phải đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với mục đích sử dụng thông điệp dữ liệu.
2. Nếu pháp luật quy định văn bản hoặc hợp đồng cần con dấu của tổ chức hoặc doanh nghiệp, chữ ký điện tử của tổ chức hoặc doanh nghiệp đó được công nhận giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện về đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử tại Khoản 1, Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 và chữ ký điện tử đó có chứng thực.
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, chữ ký điện tử được công nhận là an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình do các bên giao dịch tự thỏa thuận và đồng thời thỏa mãn các điều kiện:
- Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn với duy nhất một người ký.
- Dữ liệu tạo chữ ký điện tử hoàn toàn nằm trong quyền kiểm soát của người ký.
- Người ký có thể phát hiện bất kỳ thay đổi nào đối với chữ ký điện tử hoặc nội dung thông điệp sau khi ký.
Thông thường, để đảm bảo giá trị pháp lý trong giao dịch điện tử, cá nhân hoặc doanh nghiệp sẽ sử dụng một dạng chữ ký điện tử đã được xác thực thông qua bên thứ ba và được pháp luật công nhận. Đó là chữ ký số (digital signature).
4. Các loại chữ ký điện tử (electronic signature)
4.1 Chữ ký số (Digital signature)
Chữ ký số là một dạng e-signature. Hiểu đơn giản, chữ ký số giống như chữ ký tay. Thay vì sử dụng mực trên giấy, chữ ký số áp dụng thuật toán mã hóa để tạo ra một chuỗi ký tự duy nhất cho một thông điệp dữ liệu. Đây là “chữ ký số”, có vai trò xác minh danh tính của người ký, ngăn chặn hành vi giả mạo chữ ký và đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu. Mọi thay đổi sau khi ký số đều có thể được phát hiện.
Tại Việt Nam, chữ ký số đã được pháp luật công nhận về mặt pháp lý, có giá trị tương đương và có thể thay thế cho chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu đỏ của doanh nghiệp.
4.2 Chữ ký hình ảnh (Image signature)
Chữ ký hình ảnh là một dạng chữ ký điện tử sử dụng hình ảnh của chữ ký tay được tạo ra bằng cách quét hoặc vẽ trên thiết bị di động (điện thoại hoặc máy tính bảng). Sau đó, hình ảnh này được lưu trữ dưới dạng file ảnh trên thiết bị di động. Khi cần ký một văn bản, người dùng có thể chọn chữ ký hình ảnh đã lưu và đính kèm vào văn bản để sử dụng làm chữ ký.
4.3 Chữ ký quét (Scanned signature)
Chữ ký quét, còn được gọi là chữ ký scan, là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách quét hình ảnh gốc của chữ ký tay. Thông thường, chữ ký quét được lưu trữ trên thiết bị di động dưới dạng file hình ảnh. Khi cần ký một văn bản, hợp đồng, hoặc thực hiện giao dịch điện tử, người dùng có thể chọn chữ ký quét đã lưu và chèn nó vào văn bản để thay thế chữ ký tay.
Đọc thêm: Số hóa là gì? Chỉ dẫn xây dựng “văn phòng điện tử” cho doanh nghiệp
5. Quy định về mẫu chữ ký điện tử
Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV quy định liên quan đến việc trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, hình ảnh và hiển thị của chữ ký điện tử cá nhân và chữ ký điện tử doanh nghiệp được quy định như sau:
5.1 Đối với chữ ký điện tử cá nhân
Quy định về hình thức chữ ký điện tử của cá nhân trên văn bản hoặc tài liệu điện tử:
1. Vị trí đặt chữ ký: Đặt ở vị trí của chữ ký tay truyền thống.
2. Hình ảnh: Là hình ảnh chữ ký tay của người đại diện doanh nghiệp hoặc tổ chức, màu xanh (bắt buộc) và được lưu trữ dưới định dạng .png.
3. Thông tin hiển thị: Không yêu cầu hiển thị thông tin người ký; chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ.
5.2 Đối với chữ ký điện tử doanh nghiệp
Quy định về hình thức chữ ký điện tử của doanh nghiệp trên văn bản hoặc tài liệu điện tử:
1. Vị trí đặt chữ ký: Đặt ở góc phải trang đầu tiên của văn bản.
2. Hình ảnh: Là hình ảnh con dấu màu đỏ của doanh nghiệp, có kích thước tương đương con dấu thực tế, được lưu trữ dưới định dạng .png.
3. Thông tin hiển thị: Tên của doanh nghiệp và thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây) theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601).
6. Cách tạo chữ ký điện tử
6.1 Tạo chữ ký điện tử dạng ảnh .png
Để tạo chữ ký điện tử dạng hình ảnh có đuôi .png, người dùng thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thực hiện ký tay trên một tờ giấy trắng; đảm bảo chữ ký rõ ràng và sắc nét.
Bước 2: Mở ứng dụng scan ảnh trên điện thoại để quét ảnh của chữ ký và lưu nó dưới định dạng .png.
Bước 3: Sử dụng phần mềm chỉnh sửa ảnh để cắt, căn chỉnh độ sáng hoặc độ tương phản (nếu cần) để chữ ký trông đẹp hơn.
6.2 Tạo chữ ký điện tử trên Word
Để tạo chữ ký điện tử trên phần mềm Word, người dùng sử dụng công cụ Signature như sau:
Bước 1: Mở Word và di chuyển chuột vào vị trí cần đặt chữ ký điện tử.
Bước 2: Chọn Insert trên thanh công cụ, sau đó chọn Signature Line.
Bước 3: Điền các thông tin cần thiết trên cửa sổ Signature Setup, bao gồm: Suggested signer (họ tên người ký), Suggested signer’s title (chức vụ người ký), Suggested signer’s email address (địa chỉ thư điện tử người ký).
Bước 4: Tick vào ô Show sign date in signature line; nhấn OK để hoàn tất việc tạo chữ ký.
6.3 Tạo chữ ký điện tử trên Excel
Đối với chữ ký điện tử trên phần mềm Excel, người dùng cần thực hiện 4 bước:
Bước 1: Mở Excel và chọn Insert trên thanh công cụ.
Bước 2: Chọn Signature Line; sau đó nhấn Microsoft Office Signature Line.
Bước 3: Điền các thông tin cần thiết trên cửa sổ Signature Setup, bao gồm: Suggested signer (họ tên người ký), Suggested signer’s title (chức vụ người ký), Suggested signer’s email address (địa chỉ thư điện tử người ký).
Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất việc tạo và lưu trữ chữ ký điện tử trên Excel.
6.4 Tạo chữ ký điện tử PDF
Để tạo chữ ký điện tử trên file PDF, các bước thực hiện bao gồm:
Bước 1: Sử dụng Foxit Reader để mở file PDF cần ký. Nhấn vào mục Home và chọn Fill & Sign; sau đó nhấn Create Signature.
Bước 2: Lựa chọn 1 trong 5 cách tạo chữ ký điện tử:
- Draw Signature: Vẽ chữ ký tùy ý bằng chuột.
- Import File: Tạo chữ ký bằng hình ảnh đã lưu trước đó.
- Paste from Clipboard: Tạo chữ ký bằng video
- Type Signature: Tạo chữ ký bằng text.
- Online Signature: Tạo chữ ký online.
Bước 3: Quay trở lại mục Fill & Sign và lựa chọn mẫu chữ ký điện tử vừa tạo để đặt nó tại vị trí cần ký.
6.5 Tạo chữ ký điện tử trực tuyến miễn phí
Có rất nhiều website hỗ trợ người dùng tạo chữ ký điện tử miễn phí, sau đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập trang web cung cấp dịch vụ tạo chữ ký điện tử miễn phí, chẳng hạn như Smallpdf, CocoSign, Chuky,…
Bước 2: Tải lên (upload) file văn bản cần ký tên.
Bước 3: Dùng chuột để vẽ chữ ký hoặc tải lên hình ảnh chữ ký đã lưu sẵn.
Bước 4: Lưu lại hoặc tải xuống (download) chữ ký điện tử dưới định dạng .png hoặc .pdf.
6.6 Tạo chữ ký điện tử trên Base Sign
Ứng dụng Base Sign hỗ trợ người dùng tạo và sử dụng cả chữ ký điện tử và chữ ký số trong doanh nghiệp:
Bước 1: Đăng ký sử dụng Base Sign (được tặng kèm nếu doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm khác thuộc nền tảng Base)
Bước 2: Đăng nhập hệ thống, chọn mục Chữ ký của tôi
Bước 3: Tải hình ảnh chữ ký điện tử lên hệ thống
Bước 4: Liên kết với tài khoản chữ ký số của nhà cung cấp (VNPT-SmartCA, FPT-CA…)
Bước 5: Tải lên văn bản, tài liệu và ký trực tiếp trên các ứng dụng Base.
Bước 6: Xác thực danh tính người ký thông qua SMS hoặc mã xác nhận để hoàn tất quá trình ký.
7. Ký trực tuyến cho mọi văn bản trong doanh nghiệp: Tại sao không?
Tùy vào mục đích sử dụng và yêu cầu pháp lý của từng giao dịch, doanh nghiệp sẽ lựa chọn một trong hai dạng chữ ký điện tử và chữ ký số. Chữ ký điện tử phù hợp với các tác vụ ký kết nội bộ doanh nghiệp có giá trị nhỏ và yêu cầu tính pháp lý không cao. Trong khi đó, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay hoặc con dấu của doanh nghiệp, nên phù hợp để ký kết các giao dịch, hợp đồng quan trọng với khách hàng và đối tác.
Thay vì thực hiện ký điện tử và ký số bằng các phần mềm riêng biệt, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng Base Sign để ký kết trực tuyến mọi loại văn bản trong và ngoài doanh nghiệp nhanh và gọn hơn bao giờ hết!
7.1 Base Sign hỗ trợ ký điện tử văn bản nội bộ miễn phí
Với khả năng kết hợp liền mạch các ứng dụng làm việc khác trong hệ sinh thái của Base Platform, Base Sign cho phép doanh nghiệp chèn chữ ký điện tử vào mọi văn bản nội bộ một cách nhanh chóng và miễn phí.
Ký và ban hành các công văn nội bộ trên Base Office. Ví dụ, Trưởng phòng Kinh doanh có thể tạo “Chính sách ghi nhận thành tích của Nhân viên Kinh doanh Quý III” và trình ký lên CEO. Sau khi CEO ký trực tuyến và chấp thuận ban hành, chính sách ngay lập tức có hiệu lực để ban hành đến phòng Kinh doanh.
Ký và phê duyệt các đề xuất trên Base Request. Ví dụ, nhân viên Marketing có thể tạo “Đề xuất duyệt chi phí quảng cáo” và gửi cho CFO để phê duyệt. CFO có thể ký trực tuyến ngay trên phiếu duyệt chi, mà không cần phải in giấy và ký tay.
Ký các văn bản trong luồng quy trình tự động trên Base Workflow. Ví dụ, trong quy trình xử lý biên bản nghiệm thu hàng hoá, file văn bản sẽ được chuyển tiếp qua từng bước, và được ký lần lượt bởi Người nhận hàng, Thủ kho và Giám đốc bộ phận
7.2 Base Sign tích hợp chữ ký số từ những nhà cung cấp uy tín
Hiện tại, Base Sign đã tích hợp chữ ký số của hai nhà cung cấp chữ ký số hàng đầu trong nước là VNPT-SmartCA và FPT-CA.
1. Tích hợp chữ ký số VNPT-SmartCA:
Để sử dụng chữ ký số VNPT-SmartCA trên Base Sign, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản ký số với VNPT. Sau đó, tải ứng dụng VNPT-SmartCA về điện thoại và đăng nhập bằng tài khoản do VNPT cung cấp. Ứng dụng này cho phép doanh nghiệp xác thực danh tính trước khi ký số văn bản, đảm bảo an toàn và độ tin cậy cao.
2. Tích hợp chữ ký số của nhà cung cấp FPT-CA:
Base Sign cho phép doanh nghiệp trực tiếp đăng ký và tạo mới chữ ký số FPT-CA mà không cần thông qua nhà cung cấp FPT. Doanh nghiệp chỉ cần điền đầy đủ thông tin tài khoản trên trang Đăng ký chữ ký điện tử và chờ FPT-CA phê duyệt (trạng thái “Pending”).
Sau khi tài khoản được xác nhận và kích hoạt bởi FPT-CA, Base Sign sẽ tự động kích hoạt và cho phép doanh nghiệp bắt đầu sử dụng chữ ký số (trạng thái “Active”).
3. Hỗ trợ ký số với USB Token & File mềm:
Base Sign hỗ trợ tích hợp chữ ký số bằng USB Token (phần cứng) và File mềm. Đối với tài khoản có chữ ký số Remote Signing, văn bản sẽ được mặc định ký bằng loại chữ ký này. Với tài khoản không có chữ ký số Remote Signing, văn bản sẽ được ký bằng USB Token.
Base Sign hỗ trợ chữ ký số với USB Token & File mềm từ tất cả nhà cung cấp, chỉ cần cài đặt FPT SignPlugin vào máy tính cá nhân. Hệ thống cho phép lựa chọn linh hoạt các tài khoản ký, kiểu chữ ký, vị trí ký,… giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và sử dụng.
7.3 Một số tính năng nổi bật khác của Base Sign
Ngoài việc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện ký số an toàn và bảo mật theo đúng quy định của pháp luật, Base Sign còn giúp doanh nghiệp tối ưu hiển thị và hiện trạng của chữ ký với các tính năng:
1. Tùy chỉnh mẫu chữ ký: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu, kiểu dáng, kích thước, màu sắc và định dạng thời gian của chữ ký.
2. Tạo nhiều chữ ký cho một tài khoản: Một tài khoản có thể thiết lập nhiều chữ ký số cho nhiều vị trí khác nhau trong doanh nghiệp, và dễ dàng chuyển đổi khi cần.
3. Vô hiệu hóa file văn bản ký: Quản trị viên có thể vô hiệu hóa file ký, đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định pháp lý. Các file vô hiệu hóa sẽ không thể tiếp tục ký và được gắn nhãn “Invalidated” để dễ dàng quản lý.
8. Kết luận
Chữ ký điện tử không chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình ký kết, mà còn là một lớp bảo vệ quan trọng cho các giao dịch điện tử. Để sử dụng chữ ký điện tử một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý và lựa chọn các ứng dụng chữ ký điện tử tiên tiến. Điều này không chỉ giúp nâng cao tính cạnh tranh mà còn thúc đẩy sự phát triển và hòa nhập của doanh nghiệp vào thị trường toàn cầu.
