Doanh nghiệp không thể chỉ tán thưởng các phòng ban trực tiếp mang lại doanh thu mà coi nhẹ sự cống hiến thầm lặng của các bộ phận khác. Tướng giỏi cũng cần đội quân hỗ trợ vững chắc, và doanh nghiệp hoạt động trơn tru cũng cần có bàn tay vun vén của đội ngũ hậu cần. Một vị trí quan trọng trong số đó là Admin.
Chỉ cần thiếu đi những Admin cần mẫn và đa năng, doanh nghiệp sẽ hiểu được việc vận hành và quản lý hành chính khó khăn như thế nào.
1. Admin là gì?
Admin (viết đầy đủ là “Administrator”) là thuật ngữ chỉ những người quản trị, người điều hành một hệ thống hoặc một hoạt động cụ thể.
Đây là cụm từ quen thuộc nếu gắn với cụm “Admin fanpage”, được hiểu là quản trị viên ở các trang mạng xã hội. Ở khái niệm rộng hơn, Admin là vị trí “cánh tay phải” chuyên hỗ trợ những công việc hậu cần cho các phòng ban, và điều phối các hoạt động hành chính – văn phòng nói chung của toàn doanh nghiệp.
2. Công việc Admin là gì? Vai trò của Admin trong doanh nghiệp
Như đã đề cập, Admin chính là các Quản trị hành chính văn phòng, có nhiệm vụ lên kế hoạch, kiểm soát hoạt động làm việc cho các bộ phận trong công ty. Cụ thể dưới đây là một số đầu việc thường thấy ở một Admin:
- Sắp xếp, thông báo và theo dõi lịch trình các cuộc họp, hội nghị và sự kiện nội bộ.
- Điều phối lịch làm việc của các quản lý cấp cao và nhân viên để đảm bảo không có xung đột về thời gian.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công ty; in các tài liệu cần thiết khi có sự kiện hay cuộc họp
- Chuẩn bị và soạn thảo các văn bản, báo cáo, hợp đồng, thư từ và các tài liệu khác.
- Đặt các văn phòng phẩm và những vật tư cần thiết cho các phòng ban.
- Tiếp nhận, phân loại thư hoặc công văn từ khách hàng hoặc các bộ phận khác và chuyển chúng đến các bộ phận liên quan.
Tùy thuộc vào lĩnh vực, vị trí được nhắc đến, Admin sẽ có vai trò và phạm vi công việc khác nhau. Thông thường, một Admin sẽ đảm nhận một số trách nhiệm phổ biến như:
2.1. Quản lý và hỗ trợ hành chính
Hằng ngày, các phòng ban doanh nghiệp phải đối mặt với hàng tá giấy tờ, thủ tục liên quan đến hành chính. Chẳng hạn như phòng Kinh doanh phải xử lý một loạt các thủ tục hành chính liên quan đến quản lý khách hàng và các giao dịch kinh doanh như đơn đặt hàng từ khách hàng, biên bản nghiệm thu, các thủ tục xin cấp phí tiếp khách, phí công tác,…
Lúc này, Admin sẽ là người xử lý “tất tần tật” từ A – Z các quy trình hành chính đó. Nhờ vào sự hỗ trợ của Admin, các phòng ban có thể giảm tải thủ tục để tập trung hơn vào chuyên môn của mình.
Ở một số công ty vừa và nhỏ, Admin có thể kiêm luôn các đầu việc của phòng Hành chính nhân sự, như đào tạo onboard cho nhân viên ở các bộ phận về các quy trình, quy định của công ty.
2.2. Quản lý tài nguyên
Admin có trách nhiệm quản lý mọi tài liệu và cơ sở vật chất đảm bảo việc vận hành của các phòng ban luôn được trơn tru và tiết kiệm thời gian. Đây là chức năng thể hiện sự “3 đầu 6 tay” của một Admin đa năng.
Có thể phân loại tài nguyên doanh nghiệp thành các dạng sau:
- Tài nguyên cơ sở vật chất: Admin quản lý các tài sản văn phòng như máy tính, máy in, thiết bị văn phòng, và nội thất; đồng thời giám sát việc đặt hàng và kiểm soát cung cấp các vật liệu văn phòng như giấy, bút, mực in, và các vật dụng khác.
- Tài nguyên nhân lực: Admin hỗ trợ trong việc tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới cho công ty, từ việc quảng bá vị trí công việc đến sắp xếp và thực hiện các cuộc phỏng vấn. Admin cũng có thể là người phụ trách quản lý các hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, và các tài liệu liên quan đến lương thưởng và phúc lợi.
- Tài nguyên thông tin, dữ liệu: Admin tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin theo danh mục sao cho dễ dàng truy cập và tìm kiếm, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên khi cần tra cứu thông tin.
2.3. Điều phối hoạt động đội nhóm
Ở một số dự án cụ thể (ví dụ như team-building), Admin thường đảm nhận vai trò trong việc lập kế hoạch và phân công công việc cho các thành viên trong đội nhóm. Admin cùng trưởng bộ phận tạo ra lịch trình làm việc, xác định mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể, và phân chia công việc giữa các thành viên. Tiếp theo đó, Admin sẽ cần tổ chức các cuộc họp định kỳ để thông báo về các nhiệm vụ, tiến độ và các vấn đề liên quan đến dự án.
2.4. Cầu nối liên lạc giữa các bộ phận
Admin là những người sở hữu “kho dữ liệu” thu nhỏ của doanh nghiệp, họ chính là người thu thập thông tin, hỗ trợ chia sẻ thông tin, phân phối các thông tin của các phòng ban đảm bảo đạt được mục tiêu chung.
Bởi vậy, họ chính là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Lấy ví dụ, phòng Kế toán cần thống kê số lượng các sự kiện đã tổ chức trong Quý 2/2024; tổng ngân sách đã tiêu; tổng các khách mời tham dự để kê khai tài chính minh bạch. Vậy lúc này, Admin chính là cầu nối thông tin giữa phòng Kế toán và phòng Marketing.
3. Những vị trí Admin phổ biến trong doanh nghiệp
3.1. Sale Admin
Sale Admin là những người hỗ trợ đội ngũ bán hàng thông qua việc xử lý các công việc hành chính và một số nhiệm vụ khác được phân công bởi trưởng bộ phận kinh doanh. Cụ thể, nhiệm vụ của Sale Admin bao gồm:
- Hỗ trợ các giao dịch kinh doanh: Hỗ trợ chuẩn bị và gửi báo giá, các văn bản liên quan đến công ty khi cần.
- Theo dõi đơn hàng: Giám sát quá trình xử lý đơn hàng từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi hàng được giao đến tay khách hàng.
- Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng: Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, đảm bảo rằng thông tin khách hàng được lưu trữ đầy đủ.
- Thống kê và báo cáo: Thực hiện việc tổng hợp dữ liệu bán hàng và thống kê các số liệu liên quan để tạo các báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
3.2. HR Admin
Nhiệm vụ chính của một HR Admin là hỗ trợ quản lý các công việc hành chính và nhân sự của phòng Nhân sự. Cụ thể có thể kể đến:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: HR Admin tổ chức và quản lý hồ sơ của nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, và các tài liệu liên quan khác.
- Quản lý quy trình tuyển dụng: Hỗ trợ trong việc đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn, và lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.
- Quản lý lương thưởng: Tham gia vào việc quản lý lương thưởng, các chính sách phúc lợi và các chương trình ưu đãi cho nhân viên.
- Hỗ trợ trong giải quyết vấn đề nhân sự: Hỗ trợ quản lý và nhân viên trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến chính sách nhân sự và môi trường làm việc.
- Quản lý giao nhận văn thư: Theo dõi và quản lý quá trình giao nhận văn thư, đảm bảo tài liệu phòng ban được gửi đi/nhận về đúng người, đúng địa chỉ.
3.3. System Admin
System Admin đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và duy trì hệ thống máy tính và công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Công việc của họ bao gồm:
- Cài đặt và cấu hình hệ thống: Thực hiện việc cài đặt và cấu hình các hệ thống máy tính, mạng và phần mềm cho công ty.
- Bảo trì và sửa chữa: Duy trì và sửa chữa các vấn đề kỹ thuật liên quan đến hệ thống máy tính và mạng, bảo đảm rằng mọi thứ hoạt động một cách ổn định và an toàn.
- Hỗ trợ người dùng: Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng bằng cách giải quyết các vấn đề kỹ thuật và cung cấp hướng dẫn sử dụng.
- Bảo mật hệ thống: Thực hiện các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa mạng.
3.4. Marketing Admin
Marketing Admin là những người hỗ trợ, lưu trữ dữ liệu, quản lý tiến độ, thống kê hiệu suất của phòng Marketing. Cụ thể:
- Làm việc trực tiếp với các bộ phận khác để xử lý “đặt hàng” từ các bộ phận khác đến bộ phận Marketing.
- Xử lý các giấy tờ tài chính liên quan của phòng Marketing: Hỗ trợ xử lý giấy tờ, đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu,… khi team Marketing cần.
- Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Tham gia hỗ trợ tổ chức, hậu cần các sự kiện Marketing.
- Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng: Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng
- Hỗ trợ thống kê và báo cáo: Tổng hợp dữ liệu Marketing và thống kê các số liệu liên quan để xây dựng báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cấp trên.
4. Yêu cầu cần có ở một nhân viên Admin
4.1. Kỹ năng cứng
Chắc chắn rồi, với một vị trí đa năng như Admin thì kỹ năng cứng (có thể đi kèm kinh nghiệm) là yêu cầu không thể bỏ qua.
Kỹ năng quản lý hành chính
Để phát triển lâu dài trong ngành, chuyên môn về công tác quản lý luôn là điều được đặt lên hàng đầu. Khi Admin có kỹ năng chuyên môn tốt về mảng mình hỗ trợ phụ trách, họ có thể phối hợp, điều phối hài hòa với các thành viên trong đội nhóm.
Do đặc thù công việc, Admin luôn cần hiểu rõ các quy định, quy trình, các bước xử lý công việc, hồ sơ, mẫu biểu cần tuân thủ, thành thạo trong việc phân loại, lưu trữ và báo cáo. Đồng thời, họ phải nắm vững các yêu cầu, định dạng trong lập báo cáo để đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo.
Kỹ năng tin học
Công việc quản lý hành chính ngày nay không thể tách rời khỏi việc sử dụng các phần mềm, công cụ tin học. Admin cần thành thạo sử dụng các ứng dụng văn phòng như Word, Excel, PowerPoint để soạn thảo các loại tài liệu, báo cáo, trình bày nội dung chuyên nghiệp và xử lý các bảng biểu, số liệu nâng cao. Đây không chỉ là một kỹ năng cứng, mà còn là một yêu cầu bắt buộc để Admin có thể đáp ứng nhu cầu công việc của mình.
Kỹ năng quản lý dữ liệu
Trong bối cảnh hiện đại, quản lý dữ liệu trở thành một phần không thể thiếu trong công việc của một Admin. Kỹ năng này đòi hỏi Admin phải có khả năng thu thập, sắp xếp và bảo mật dữ liệu – cả các giấy tờ bản cứng và thông tin file mềm – một cách khoa học và hiệu quả. Khả năng này giúp họ dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết, hỗ trợ quá trình ra quyết định và tối ưu hóa hoạt động của tổ chức.
Đọc thêm: Phân tích dữ liệu là gì? Quy trình, phương pháp và công cụ hỗ trợ
4.2. Kỹ năng mềm
Kỹ năng mềm cũng đóng vai trò quan trọng không kém trong hiệu quả làm việc của một Admin.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong công việc hàng ngày, một Admin thường xuyên phải đối mặt với các tình huống, vấn đề phức tạp. Bởi vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề là yếu tố then chốt giúp họ xử lý hiệu quả các tình huống khẩn cấp, tìm ra các giải pháp tối ưu, không ngừng nâng cao chất lượng công việc.
Chẳng hạn khi một tình huống bất ngờ xảy ra, lịch họp thay đổi đột ngột, Admin cần phải linh hoạt, sáng tạo trong việc điều chỉnh lịch trình, sắp xếp lại công việc của cả cấp quản lý và nhân viên sao cho “đẹp lòng sếp, vừa lòng dân”.
Kỹ năng giao tiếp
Với vai trò cầu nối tin tức, kỹ năng giao tiếp của người làm Admin là cực kỳ quan trọng.
Đối với đồng nghiệp, Admin cần trao đổi công việc một cách rõ ràng và kịp thời, đồng thời chia sẻ thông tin, kinh nghiệm để cùng hoàn thành công việc và giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh.
Với lãnh đạo, Admin phải báo cáo, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, tổng hợp và phân tích thông tin để đề xuất các giải pháp, ý tưởng, đồng thời hiểu rõ yêu cầu, ưu tiên của lãnh đạo để điều phối công việc hiệu quả.
Đối với khách hàng, Admin cần tiếp nhận và xử lý yêu cầu, thắc mắc một cách chuyên nghiệp, cung cấp thông tin, hướng dẫn đầy đủ, rõ ràng và theo dõi, phản hồi kịp thời các góp ý của khách hàng.
Kỹ năng đa nhiệm
Trong vai trò của mình, Admin thường phải đa nhiệm (multitask) để xử lý nhiều việc cùng một lúc, từ tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng, lên lịch và sắp xếp công việc cho lãnh đạo, phối hợp với các đồng nghiệp, cho đến các công việc hành chính và văn phòng thường nhật.
Để hoàn thành tốt nhiều nhiệm vụ song song, khả năng tập trung, quản lý thời gian và ưu tiên công việc hiệu quả là rất cần thiết. Ngoài ra, khả năng kiểm soát căng thẳng và giữ bình tĩnh giúp Admin duy trì hiệu suất làm việc cao và đưa ra quyết định sáng suốt.
4.3. Thái độ
Để trở thành một hậu phương vững chắc, Admin không chỉ cần có kiến thức và kỹ năng chuyên môn, mà còn cần thể hiện những phẩm chất và thái độ tích cực trong công việc, luôn tận tâm và sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ với trách nhiệm cao nhất.
Công việc của Admin thường liên quan đến việc xử lý nhiều giấy tờ, tài liệu và thông tin quan trọng. Do đó, thái độ tỉ mỉ và cẩn thận là vô cùng cần thiết để tránh những sai sót không đáng có, đảm bảo mọi thứ được thực hiện chính xác và đầy đủ.
Đồng thời, trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh, Admin có thể phải đối mặt với nhiều áp lực và khối lượng công việc lớn. Thái độ bình tĩnh và kiên nhẫn giúp Admin xử lý công việc hiệu quả, giữ được tinh thần lạc quan và duy trì hiệu suất cao.
5. Lộ trình sự nghiệp của vị trí Admin
Trợ lý hành chính
Đây là vị trí khởi đầu cho sự nghiệp của một Admin. Ở giai đoạn khởi đầu, một trợ lý hành chính thường đảm nhiệm các nhiệm vụ cơ bản như trả lời điện thoại, xử lý văn thư, quản lý lịch làm việc, hỗ trợ các bộ phận khác với các công việc hành chính thường ngày.
Chuyên viên hành chính (Admin)
Tiếp đó, trợ lý hành chính có thể thăng tiến lên vị trí chuyên viên. Ở cấp độ này, họ vẫn đảm nhận các nhiệm vụ hành chính như trước, nhưng với trách nhiệm và phạm vi công việc lớn hơn: quản lý các dự án hành chính phức tạp hơn, hỗ trợ các chương trình đào tạo, hỗ trợ tổ chức các sự kiện của công ty,…
Quản lý hành chính
Khi đã có đủ kinh nghiệm và thể hiện được năng lực lãnh đạo, Admin có thể được bổ nhiệm vào vị trí quản lý. Nhiệm vụ của Quản lý hành chính bao gồm lập kế hoạch, phân công công việc và đánh giá hiệu quả hoạt động của đội nhóm, đồng thời tham gia vào việc hoạch định, triển khai và cải tiến hệ thống hành chính của tổ chức.
Giám đốc hành chính
Đây là vị trí cấp cao nhất trong lĩnh vực hành chính của tổ chức. Giám đốc hành chính sẽ làm việc chặt chẽ với ban lãnh đạo để phát triển và thực hiện các chiến lược hành chính dài hạn, tham gia vào quá trình ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp, đồng thời quản lý và giám sát các nhóm chuyên viên và quản lý hành chính.
6. Các công cụ cần thiết trong công việc của Admin
6.1. Ứng dụng quản lý lịch biểu
Các ứng dụng quản lý lịch biểu, như Google Calendar hay Microsoft Outlook, cho phép Admin tạo và chia sẻ lịch trình các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp, từ đó dễ dàng điều phối công tác hậu cần. Lấy ví dụ, Admin sẽ cần dựa vào lịch biểu để đặt tiệc liên hoan trước 7 ngày, chia sẻ lịch trình cho những người có liên quan trước 3 ngày, chuẩn bị phòng họp và trang thiết bị trước 1 ngày,…
Điểm mạnh của các ứng dụng này là có thể sử dụng trên mọi thiết bị, giúp Admin cập nhật và theo dõi thông tin lịch trình mọi lúc mọi nơi, quản lý thời gian một cách hiệu quả.
6.2. Phần mềm quản lý công văn đến – đi
Quản lý các văn bản, công văn trong doanh nghiệp vốn là công việc phức tạp, tốn nhiều công sức và dễ xảy ra sai sót. Bởi vậy, Admin thường cần tới sự hỗ trợ của công nghệ.
Các phần mềm này cho phép Admin theo dõi thông tin và xử lý các công văn đến – đi trong doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp. Lấy ví dụ, Admin sẽ ghi nhận công văn đến từ phía đối tác, phân công xử lý cho các phòng ban liên quan, theo dõi tiến độ và lưu trữ chúng một cách khoa học. Đối với công văn đi, Admin có thể chuẩn bị và gửi công văn tới đúng địa chỉ kèm theo các xác nhận cần thiết.
6.3. Phần mềm quản lý văn bản nội bộ
Đối với công văn nội bộ, Admin có thể quản lý chúng một trên các ứng dụng chuyên biệt như Base Office.
Các văn bản như thông báo chung, quyết định bổ nhiệm, quy định mới ban hành,… sẽ được ban hành và lưu trữ dưới dạng file mềm, gửi thông báo tới tài khoản của từng nhân viên. Các thao tác như sắp xếp, tra cứu hoặc điều chỉnh lại sau này đều được thực hiện dễ dàng ngay trên phần mềm.
Có thể gọi đây là một kênh giao tiếp chính thống giữa doanh nghiệp và nhân viên, đảm bảo đúng quy định – đúng người – đúng thời điểm.
6.4. Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp
Phần mềm quản lý tài sản hỗ trợ đắc lực cho Admin trong việc kiểm kê, bàn giao và theo dõi trình trạng sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp.
Lấy ví dụ, trên phần mềm Base Asset, Admin có thể quản lý thông tin tài sản theo đa chiều: loại tài sản, nhãn tài sản, giá trị tài sản,… Đồng thời, Admin được thông báo chi tiết về tình trạng sử dụng của từng tài sản: đang ở đâu, do ai sử dụng, mới cũ thế nào, khi nào cần bảo dưỡng, còn hàng tồn kho thay thế hay không,… Đây là hoạt động cần thiết giúp đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích và tránh lãng phí.
6.5. Phần mềm cộng tác nhóm
Phần mềm cộng tác nhóm là công cụ không thể thiếu trong máy tính và điện thoại của một Admin, bởi họ cần thường xuyên trao đổi thông tin và cộng tác làm việc cùng nhiều cá nhân, bộ phận khác. Lưu ý rằng các phần mềm này nhằm mục đích công việc, cần được tách biệt với các ứng dụng chat cá nhân thông thường như Zalo, Messenger,…
Hiện có nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Slack hoặc Microsoft Teams, tập trung vào khía cạnh giao tiếp và truyền đạt thông tin nội bộ. Còn nếu muốn giải quyết thêm bài toán giao việc, theo dõi tiến độ và kết quả công việc – từ các nhiệm vụ định kỳ như thanh toán tiền hằng tháng, các đầu việc phát sinh như sửa chữa thiết bị, đến các dự án như tổ chức sự kiện, thì giải pháp hàng đầu là Phần mềm quản lý công việc Base Wework (đã tích hợp sẵn ứng dụng chat nội bộ Base Message)
7. Kết luận
Một đội ngũ mạnh không thể thiếu những người hỗ trợ tận tâm. Những Admin đa năng không chỉ đảm bảo sự vận hành suôn sẻ của các quy trình hành chính mà còn đóng góp tích cực vào hiệu quả làm việc của toàn bộ đội ngũ.
Chúc các doanh nghiệp có được những người Admin cống hiến tận tụy trong công việc, và các Admin đa năng luôn thành công trong sự nghiệp!
