Trong doanh nghiệp, không có nhân viên nào hoàn hảo, ai cũng cần phải liên tục học hỏi, trau dồi kiến thức, kỹ năng để trở thành phiên bản tốt hơn. Hoạt động đánh giá nhân viên sẽ là cơ hội để tổ chức nắm rõ năng lực của đội ngũ nhân sự, từ đó xây dựng được chương trình đào tạo, đồng thời biết cách tạo động lực để thúc đẩy họ phát triển hơn.
Để hiểu rõ hơn về các phương pháp đánh giá nhân viên hiệu quả cũng như quy trình thực hiện trong doanh nghiệp, hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của Base Blog.
1. Đánh giá nhân viên là gì? Ý nghĩa của hoạt động đánh giá nhân viên?
1.1. Khái niệm
Đánh giá nhân viên là hoạt động được thực hiện định kỳ nhằm đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa theo các tiêu chí như: Hiệu quả làm việc, thái độ, kỹ năng công việc, sự tiến bộ, sự tuân thủ kỷ luật…. Hoạt động này được thực hiện bởi quản lý/trưởng phòng/ban giám đốc và kèm theo đó là bộ phận nhân sự trong công ty nhằm biết chính xác năng lực nhân viên, từ đó đưa ra hướng phát triển cho mỗi cá nhân/đội nhóm, đồng thời có những chế độ khen thưởng, xử phạt phù hợp nhất.
Khi áp dụng các phương pháp đánh giá nhân viên, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch rõ ràng, triển khai hiệu quả, công bằng và minh bạch, đảm bảo nhân viên trong công ty đều hài lòng với kết quả được đánh giá, tránh những phản hồi tiêu cực hoặc những xung đột xảy ra.
1.2. Ý nghĩa của hoạt động đánh giá nhân viên
đánh giá nhân viên mang đến nhiều tác động tích cực cho cả cá nhân và tổ chức, cụ thể:
- Đánh giá nhân viên thường xuyên giúp doanh nghiệp sớm nhận biết các vấn đề còn tồn đọng, các khó khăn đang xảy ra trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn. Những vấn đề này có thể liên quan đến khả năng làm việc của cá nhân/đội nhóm, tinh thần làm việc của một nhân sự hoặc nhu cầu được đào tạo, học hỏi,…
- Đội ngũ nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Việc theo dõi, đánh giá nhân viên định kỳ sẽ giúp họ biết được mình đang thiếu sót phần nào, từ đó có những kế hoạch để nâng cao kỹ năng, tăng hiệu suất làm việc, qua đó nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm của công ty.
- Việc đánh giá nhân viên định kỳ cũng là một cách để công nhận những nỗ lực, đóng góp của nhân sự, qua đó tạo động lực để họ làm việc hiệu quả hơn, mang lại nhiều giá trị cho tổ chức.
- Đánh giá nhân viên là cơ hội để mọi người hiểu được tầm nhìn, mục tiêu của doanh nghiệp, đồng thời hiểu được vai trò của mình đối với sự phát triển của tổ chức. Qua đó họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn, giúp doanh nghiệp ngày một phát triển.
- Thông qua hoạt động đánh giá, bộ phận nhân sự trong công ty cũng sẽ có cái nhìn tổng quan về năng lực nhân viên, từ đó có các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng phù hợp cho từng cá nhân. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng khung lương phù hợp, có những biện pháp để giữ chân những nhân sự tài năng cho tổ chức.
2. Khi nào cần đánh giá nhân viên?
2.1. Đánh giá nhân viên thử việc
Nhân viên mới gia nhập một tổ chức sẽ có những bỡ ngỡ về môi trường mới, công việc mới. Việc đánh giá nhân viên trong thời gian này nhằm xác định mức độ phù hợp của nhân sự đó với công việc được giao cũng như văn hóa công ty. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng xác định được năng lực, kỹ năng, thái độ của nhân viên, từ đó có những phản hồi để giúp nhân viên có hướng cải thiện, phát triển đúng hơn.
Thông thường, đánh giá thử việc có thể diễn ra sau 1 tháng hoặc sau khi kết thúc hợp đồng thử việc (tối đa 2 tháng). Ngoài ra, một số doanh nghiệp có thể đánh giá sau 1 – 2 tuần nhân sự làm việc.
2.2. Đánh giá nhân viên cuối năm
Đa số các doanh nghiệp đều có hoạt động đánh giá nhân viên vào cuối năm để xác định hiệu quả làm việc của nhân viên trong cả năm đó. Thông qua hoạt động này, tổ chức sẽ biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên, họ có đang gặp vướng mắc ở bước nào không, tiềm năng phát triển của họ là gì… Bên cạnh đó, việc đánh giá vào cuối năm cũng là cơ sở để tăng lương, khen thưởng, xét lương tháng 13 hoặc đề xuất thăng chức, luân chuyển công việc.
Thời điểm thực hiện đánh giá nhân viên cuối năm thường sẽ là hết năm dương lịch hoặc đầu năm mới.
Đọc thêm: Các tiêu chí đánh giá nhân viên cuối năm: 3 bước cực kỳ hiệu quả
2.3. Đánh giá nhân viên hàng định kỳ theo tháng/quý
Với những doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả công việc của nhân viên trong ngắn hạn thì việc đánh giá sẽ thực hiện hàng tháng hoặc hàng quý. Qua đây, doanh nghiệp có thể sớm phát hiện những vấn đề của nhân sự và giải quyết nó nhanh chóng, tăng sự hài lòng của nhân viên. Bên cạnh đó, việc này cũng giúp thúc đẩy động lực, tinh thần làm việc của họ, giúp công việc hoàn thành tốt hơn và hiệu quả hơn.
Việc đánh giá nhân viên hàng tháng/quý có thể được thực hiện vào cuối mỗi tháng hoặc cuối mỗi quý, tùy theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp.
2.4. Đánh giá nhân viên trong đợt review lương
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định khác nhau về review lương, có thể là 1 lần/năm, 2 lần/năm hoặc đánh giá khi nhân sự có kết quả công việc xuất sắc. Đánh giá nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp xác định được mức độ đóng góp của họ đối với tổ chức và có quyết định tăng lương phù hợp. Bên cạnh đó, việc này cũng đảm bảo sự minh bạch, công bằng trong hệ thống lương thưởng của tổ chức, tạo động lực để nhân viên phấn đấu, hoàn thành tốt công việc.
3. Các tiêu chí đánh giá nhân viên
Hiệu nay, nhiều doanh nghiệp đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chí của mô hình ASK (viết tắt của Attitude – Skill – Knowledge) – mô hình tiêu chuẩn nghề nghiệp được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới.
3.1. Tiêu chí về năng lực
Năng lực của một nhân sự sẽ được đánh giá dựa trên mức độ làm việc, khả năng phát triển trong công việc và mức độ hoàn thành công việc.
- Khả năng làm việc: Khả năng làm việc của một nhân sự được đánh giá dựa theo khối lượng công việc và thời gian mà họ thực hiện. Quản lý sẽ đánh giá khả năng thực hiện công việc của mỗi nhân viên dựa theo KPI đã đặt ra, đảm bảo nó phù hợp với từng vị trí công việc của mỗi nhân viên trong công ty.
- Sự phát triển trong công việc: Nhân viên phát triển sẽ góp phần giúp doanh nghiệp phát triển. Do đó, công ty cũng cần đánh giá về sự tiến bộ, khả năng phát triển của nhân viên trong lĩnh vực công việc mà họ đang làm. Khi đào tạo được nhiều nhân sự giỏi chuyên môn, nhân viên liên tục nâng cao kỹ năng, kiến thức thì có thể khẳng định doanh nghiệp đó cũng đang phát triển.
- Khả năng hoàn thành công việc: Thông qua mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, quản lý có thể đánh giá chính xác được năng lực làm việc. Qua đó, bản thân người quản lý cũng như doanh nghiệp sẽ đưa ra được kế hoạch đào tạo, giúp nhân viên có thêm kỹ năng mới, nâng cao năng lực để đáp ứng công việc tốt hơn.
3.2. Tiêu chí về thái độ làm việc
Thái độ trong công việc cũng rất quan trọng và được các doanh nghiệp sử dụng để đánh giá nhân viên.
Một số thái độ đáng quan tâm nhất trong đánh giá nhân viên:
- Sự nhiệt tình trong công việc: Doanh nghiệp nào cũng muốn nhân viên của mình có sự chủ động, nhiệt tình khi làm việc để giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó, sự nhiệt tình trong công việc cũng tạo không khí làm việc chuyên nghiệp, giúp công ty được đối tác, khách hàng đánh giá cao hơn.
- Sự tỉ mỉ, cẩn thận: Nhân viên này là người có khả năng hoàn thành công việc sau khi đã cân nhắc tất cả các yếu tố liên quan dù là các yếu tố nhỏ nhất, luôn để tâm đến công việc và đảm bảo công việc được tiến hành chính xác nhất.
- Tư duy tập trung vào kết quả: Đây là tư duy tạo ra kết quả kinh doanh dựa trên yêu cầu nhất quán; thiết lập và đạt được mục tiêu; luôn tuân thủ các tiêu chuẩn về chất lượng, dịch vụ, năng suất và đáp ứng thời hạn; duy trì tập trung vào mục tiêu của tổ chức.
- Thái độ trung thực: Rõ ràng, các doanh nghiệp luôn muốn có được các nhân viên tôn trọng sự thật, tôn trọng lẽ phải, sống ngay thẳng, thật thà và dũng cảm nhận lỗi khi mắc khuyết điểm.
3.3. Tiêu chí về kỹ năng
Có 2 loại kỹ năng cần quan tâm là kỹ năng cứng và kỹ năng mềm.
Kỹ năng cứng (hard skills) là những kỹ năng có tính chất cụ thể và đo lường được, thường liên quan đến việc thực hiện công việc một cách chuyên môn. Trong khi đó, kỹ năng mềm (soft skills) là những khả năng không phụ thuộc vào kiến thức chuyên môn cụ thể mà thường liên quan đến cách thức một người tương tác, làm việc và giao tiếp với người khác.
Một số kỹ năng cứng quan trọng:
- Kỹ năng phân tích dữ liệu: Kỹ năng phân tích dữ liệu là khả năng thu thập, xử lý, đánh giá và hiểu các dữ liệu số để tìm ra thông tin hữu ích về mô hình, xu hướng, quy luật và mối quan hệ trong dữ liệu,… nhằm hỗ trợ cho các quyết định và hành động tiếp theo.
- Kỹ năng viết: Viết là một phương tiện quan trọng để giao tiếp trong doanh nghiệp – từ việc gửi email cho đến việc lập báo cáo, viết tài liệu công việc, soạn thảo hợp đồng,… – giúp truyền đạt ý kiến và thông tin một cách chính xác, hiệu quả.
- Kỹ năng ngoại ngữ: Trong một thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, kỹ năng ngoại ngữ giúp người lao động nổi bật và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Kỹ năng ngoại ngữ hỗ trợ đắc lực cho việc giao tiếp với đồng nghiệp ngoại quốc và đối tác nước ngoài, đồng thời tham gia vào các dự án phát triển sản phẩm, marketing, kinh doanh,… với phạm vi toàn cầu.
Một số kỹ năng mềm quan trọng:
- Kỹ năng làm việc nhóm: Với môi trường đòi hỏi tính sáng tạo, làm việc nhóm đóng vai trò cực kỳ quan trọng, nó giúp tăng năng suất làm việc, cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Khi đánh giá nhân viên, doanh nghiệp có thể đánh giá thêm về khả năng lãnh đạo dự án, cuộc họp, xem họ có đang định hướng đúng đường đi cho nhóm không, cách dẫn dắt của họ với nhóm như thế nào….
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp tốt ở môi trường làm việc giúp nhân viên truyền đạt thông tin dễ dàng, tương tác với đồng nghiệp, khách hàng, cấp trên tốt hơn. Với những công việc như nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng… thì kỹ năng này sẽ đặc biệt cần thiết.
- Khả năng giải quyết vấn đề: Khi đánh giá nhân viên, doanh nghiệp có thể đưa ra các tình huống để xem khả năng xử lý vấn đề của họ như thế nào. Đây là kỹ năng cần thiết vì nó giúp nhân viên có thể xử lý khéo léo những tình huống bất ngờ xảy ra trong công việc hàng ngày, đặc biệt nếu nhân viên đó làm việc ở vị trí phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng.
- Khả năng quản lý thời gian: Có những người làm việc 12 tiếng/ngày nhưng hiệu suất chỉ bằng người làm việc 8 tiếng/ngày. Điều này là do khả năng quản lý công việc và thời gian làm việc của nhân viên. Nhân viên tối ưu được thời gian thực hiện công việc, tăng hiệu suất làm việc cũng là 1 tiêu chí đánh giá thái độ làm việc.
4. Các phương pháp đánh giá nhân viên phổ biến nhất
4.1. Quy trình đánh giá nhân viên
Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định chính xác mục tiêu của hoạt động đánh giá nhân viên là gì. Đó có thể là đánh giá năng lực nhân viên, đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, đánh giá thái độ làm việc hoặc đánh giá tiềm năng phát triển nhân sự….
Khi xây dựng mục tiêu, cần đảm bảo sự rõ ràng, cụ thể, đồng thời đảm bảo nó phù hợp với chiến lược phát triển chung trong của tổ chức ở cả ngắn hạn và dài hạn.
Bước 2: Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá
Dựa theo mục tiêu đánh giá được xác định ở bước 1, doanh nghiệp sẽ xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá theo từng vị trí công việc cụ thể. Các tiêu chí này cần rõ ràng, chi tiết, có thể đo lường và đánh giá được.
Để có bộ tiêu chí phù hợp, người thực hiện nên tham khảo ý kiến từ các đối tượng như: Quản lý trực tiếp, lãnh đạo doanh nghiệp, bản thân nhân viên, khách hàng… Họ là những người làm việc trực tiếp với nhân viên, hiểu rõ phạm vi công việc nên sẽ có những gợi ý phù hợp cho hệ thống tiêu chuẩn đánh giá.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp đánh giá
Có rất nhiều phương pháp đánh giá nhân viên khác nhau, ví dụ như: Đánh giá theo mục tiêu, đánh giá 360 độ, đánh giá theo thang điểm năng lực, đánh giá bằng KPI… Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp cũng như vị trí công việc cần đánh giá mà tổ chức sẽ lựa chọn phương pháp phù hợp. Phương pháp phải đảm bảo sự khách quan, công bằng và phù hợp cho từng vị trí, từng phòng ban.
Bước 4: Thực hiện đánh giá
Trước khi tiến hành đánh giá, doanh nghiệp cần giải thích rõ với nhân viên về phương pháp đánh giá, thời gian thực hiện và kết quả cần đạt được như thế nào. Việc này sẽ giúp toàn bộ nhân viên trong công ty hiểu rõ quy trình, tiêu chí và đảm bảo việc đánh giá không có những phản hồi tiêu cực.
Khi đánh giá cần có mẫu cụ thể và hướng dẫn sử dụng mẫu cho nhân sự. Nếu không dùng mẫu, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm đánh giá. Dù là hình thức nào thì cũng cần triển khai đều đặn, định kỳ, duy trì sự khách quan và công bằng, hạn chế sự thiên vị.
Bước 5: Phản hồi kết quả
Khi việc đánh giá hoàn thành, doanh nghiệp cần phản hồi kết quả đến từng nhân viên. Việc phản hồi phải cụ thể, rõ ràng và có tính xây dựng, góp ý để nhân viên hoàn thiện hơn. Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần giải thích điểm mạnh, điểm yếu của từng người, đề xuất các biện pháp để họ có thể nâng cao hiệu suất công việc cũng như giúp bản thân phát triển hơn.
5. Form đánh giá nhân viên: Tải về mẫu đánh giá nhân viên bằng Excel
Để dễ dàng thực hiện các đánh giá nhân viên, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu đánh giá trên Excel sau đây.
Bộ tài liệu gồm:
- Form đánh giá công việc chi tiết
- Form đánh giá nhân viên hàng tháng
- 6 Form đánh giá hiệu quả làm việc
- Form đánh giá công việc theo nhóm
>>> Tải miễn phí 10+ template form đánh giá nhân viên trên Excel TẠI ĐÂY
6. Mẫu câu nhận xét đánh giá nhân viên cho nhà quản lý
Khi đánh giá nhân viên, quản lý cần lưu ý nói cả những điểm mạnh, điểm yếu để nhân viên có thể phát huy cũng như khắc phục. Bên cạnh đó, việc đưa ra những định hướng cho nhân viên phát triển cũng rất cần thiết.
Mẫu nhận xét hiệu quả làm việc
Khen ngợi
- Nhân viên A tích cực, chủ động hoàn thành nhiệm vụ được giao, kết quả đạt XX %.
- Có sự sáng tạo trong công việc, nhiều ý tưởng mới.
- Tăng hiệu quả làm việc từ XX % lên XX %.
- Nhân viên A chủ động đề xuất các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.
Phê bình
- Trong nhiều trường hợp, khả năng tiếp nhận thông tin còn kém.
- Trong giờ làm việc còn xao nhãng, nhiều lúc chưa thực sự tập trung.
Mẫu nhận xét về sự sáng tạo trong công việc
Khen ngợi
- Luôn đưa ra nhiều ý tưởng mới mẻ, sáng tạo, giúp công việc có sự cải thiện vượt bậc.
- Là người tiên phong tìm ra các giải pháp giúp xử lý vấn đề nhanh hơn.
Phê bình
- Chưa biết cách tiếp nhận cũng như mở lòng để đón nhận những ý tưởng mới.
- Đôi khi làm việc có phần miễn cưỡng, nhiều tháng chưa có ý tưởng mới.
Mẫu nhận xét về sự đúng giờ
Lời khen
- Luôn đi làm đúng giờ, hiệu suất làm việc cao.
- Luôn hoàn thành công việc đúng/trước deadline.
Phê bình
- Thường xuyên chậm deadline dù đã nhắc nhở nhiều lần.
- Gần đây chưa tập trung vào công việc, tốn nhiều thời gian cho một nhiệm vụ.
Mẫu nhận xét về khả năng làm việc nhóm
Lời khen
- Luôn hòa đồng, sẵn sàng hợp tác với mọi người, khả năng kết nối nhanh.
- Có kỹ năng trong việc khích lệ mọi người trong team hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Phê bình
- Chưa hòa đồng với mọi người, có cảm giác tách biệt với thành viên trong nhóm.
- Có xu hướng đổ lỗi cho người khác khi kết quả đạt được không như mong muốn.
7. Các sai lầm thường mắc phải trong đánh giá nhân viên & Cách khắc phục
7.1. Thiếu tiêu chí đánh giá nhân viên
Việc doanh nghiệp chỉ đánh giá dựa theo cảm tính, ấn tượng ban đầu sẽ dẫn đến sự thiếu khách quan, không có sự minh bạch và công bằng, khiến nhân viên không hài lòng. Ngoài ra, đánh giá mà không có tiêu chí cụ thể còn khiến doanh nghiệp nhận định sai về một nhân sự, ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch đào tạo cũng như phát triển đội ngũ nhân tài của tổ chức.
Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp cũng như bộ phận nhân sự cần có tiêu chí đánh giá rõ ràng, cụ thể, phù hợp với từng vị trí công việc khác nhau. Các tiêu chí sẽ gồm hiệu quả công việc, kỹ năng chuyên môn, tinh thần, thái độ làm việc, phẩm chất đạo đức…
7.2. Đánh giá nhân viên một chiều
Có nhiều quản lý chỉ đánh giá nhân viên từ một chiều, không có sự tham chiếu thông tin từ các bên. Điều này có thể gây ra những mâu thuẫn, nảy sinh bất đồng giữa hai bên và khiến cho không khí làm việc trở nên căng thẳng.
Doanh nghiệp nên để nhân viên tự đánh giá, tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp, quản lý trực tiếp để có cái nhìn đa chiều. Ngoài ra, sử dụng phần mềm quản lý công việc cũng giúp tổ chức biết được nhân sự đó đã thực hiện những nhiệm vụ gì, từ đó có cái nhìn khách quan nhất khi đánh giá.
7.3. Thiếu sự phản hồi
Khi đánh giá nhân viên, nhiều người chỉ đưa ra những nhận xét chung chung mà không nói chi tiết. Điều này khiến nhân viên không biết mình đang làm tốt ở phần nào, yếu ở điểm nào để từ đó có hướng khắc phục cũng như phát triển bản thân.
Vậy nên khi thực hiện đánh giá, người đánh giá phải phản hồi chi tiết, cụ thể cho nhân viên về những điểm đã làm tốt, điểm chưa tốt cũng như gợi ý định hướng phát triển cho họ. Nếu có thể hãy đưa ra những ví dụ minh họa thực tế để giúp việc đánh giá hoàn thiện hơn.
7.4. Phản hồi sau đánh giá tiêu cực
Đôi khi, trong quá trình trò chuyện người quản lý sẽ đưa ra những lời nhận xét quá thẳng thắn, thông điệp truyền tải không rõ ràng khiến nhân viên cảm thấy bị tổn thương và không hài lòng.
Để hạn chế tình trạng này, quản lý hãy cẩn trọng và tinh tế khi nói về kết quả đánh giá. Nếu nhân viên làm tốt, đừng tiếc một lời khen, nếu nhân viên làm chưa tốt thì hãy truyền động lực đến họ, đừng than phiền hay trách móc quá nhiều. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dùng phần mềm quản lý công việc với tính năng báo cáo tự động để trực quan toàn bộ công việc mà nhân viên đã làm được.
7.5. Không đánh giá định kỳ
Nhiều doanh nghiệp chỉ đánh giá một lần trong năm mà không có sự đánh giá định kỳ để theo dõi cũng như so sánh. Việc đánh giá không thường xuyên cũng khiến nhân viên không biết mình đang ở đâu và cần làm gì để phát triển.
Doanh nghiệp có thể thay đổi tần suất đánh giá nhân viên, tăng từ 1 lần/năm lên 3 lần/năm để theo dõi được sự phát triển của nhân viên, đồng thời có những điều chỉnh, hỗ trợ phù hợp giúp nhân viên nâng cao năng lực.
8. Kết luận
Đánh giá nhân viên là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ nhân sự trong công ty. Mỗi vị trí công việc sẽ có những tiêu chí và phương pháp đánh giá khác nhau, nhà quản lý có thể tham khảo và áp dụng trong doanh nghiệp của mình. Khi thực hiện đánh giá cần đảm bảo sự khách quan, minh bạch, công bằng và lấy đó làm cơ sở để đội ngũ nhân viên có thể nâng cao năng lực và phát triển hơn.
