“Thành công không phải là phép màu nhiệm hay sự lừa gạt, nó chỉ đơn giản là học cách tập trung” – Jack Canfield.
Nhiều người tin rằng trạng thái làm việc sâu (Deep work) là kỹ năng cần thiết để đưa bạn chạm tới đỉnh cao của thành công. Nhưng để giữ vững sự tập trung cao độ trong thời đại ngày nay rất khó, nhất là khi chúng ta đang bị bủa vây bởi hàng ngàn thông tin từ các phương tiện và công cụ làm việc khác nhau.
Vậy Deep work là gì? Và bạn nên làm gì để đạt được trạng thái Deep work khi làm việc? Bài viết sau đây Base.vn sẽ cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích giúp bạn hiểu rõ về chủ đề này.
1. Deep work là gì?
Deep work hay còn gọi là “làm việc sâu” được định nghĩa là “khả năng tập trung cao độ vào một nhiệm vụ đòi hỏi sự suy nghĩ trong một khoảng thời gian dài, bị gián đoạn tối thiểu”.
Deep work không chỉ yêu cầu não bộ dồn mức tập trung cao vào một nhiệm vụ hoặc công việc duy nhất mà còn đặt bản thân vào trạng thái làm việc liên tục trong một khoảng thời gian dài. Trong dòng chảy công việc, Deep work khiến bạn sử dụng 200% sức lực để đạt kết quả tốt nhất.
Trong cuốn sách Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World (bản tiếng Việt: Deep Work: Làm ra làm, chơi ra chơi), tác giả Cal Newport – Phó Giáo sư tại Đại học Georgetown, Mỹ – cho rằng Deep work là một trong những kỹ năng cần thiết trong thế kỷ 21, khi con người thường xuyên phải đa nhiệm (multitasking) và làm việc trong môi trường tràn ngập những yếu tố gây phân tâm.
2. Nguồn gốc và sự phát triển của Deep work
Từ thế kỷ XX, Deep work đã được Carl Jung – một bác sĩ tâm thần học, “người khổng lồ” đặt nhiều nền móng quan trọng cho tâm lý học hiện đại – ứng dụng trong đời sống công việc hàng ngày để nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra nhiều kết quả tốt hơn.
Tuy nhiên, khi đó khái niệm Deep work vẫn chưa được định nghĩa rõ ràng, cho đến khi lần đầu được Cal Newport giới thiệu trong cuốn sách cùng tên của mình, xuất bản vào năm 2016.
2.1 Người sáng tạo khái niệm: Cal Newport
Deep work xuất phát từ nhận thức về đời thường của Cal Newport. Ông đặc biệt chú ý đến sự phân tán và quá tải thông tin trong thời đại công nghệ số. Khi môi trường làm việc hiện nay chứa đầy các yếu tố gây xao nhãng như: email, tin nhắn, mạng xã hội và nhiều công cụ kỹ thuật số khác, khả năng tập trung và sản xuất công việc chất lượng cao của bạn tự động bị thụt giảm.
Dựa trên những điều đó, Cal Newport đã phân tích và nghiên cứu những nguyên tắc và phương pháp để đạt được Deep work, một trạng thái tập trung cao độ. Trong cuốn sách của mình, ông thiết lập một dãy các quy tắc và chiến lược phù hợp để Deep work hoạt động trong điều kiện tốt nhất.
Một số quy tắc cơ bản có thể kể đến:
- Lập kế hoạch phân bổ thời gian
- Tạo ra một môi trường làm việc tập trung
- Phân chia thứ tự ưu tiên công việc
Hiện nay, Deep work không chỉ là một khái niệm đơn thuần trong sách của Cal Newport, mà nó còn trở thành một xu hướng và phong cách làm việc được áp dụng rộng rãi trong môi trường kinh doanh nói chung và công việc cá nhân nói riêng.
2.2 Các yếu tố và nguồn cảm hứng cho sự phát triển của Deep Work
Deep work được phát triển dựa trên sự quan sát và phân tích sự việc hàng ngày xung quanh mỗi chúng ta. Tuy nhiên, có 4 yếu tố chính tạo tiền đề cho Deep work trở thành kỹ năng cần thiết hiện nay:
a. Sự phân tán thông tin trong thời đại công nghệ
Chúng ta phải thừa nhận chính sự phát triển của công nghệ đã khiến mọi thứ trong đời sống trở nên đơn giản và tiện lợi hơn trước. Chỉ cần trong 1 vài cú chạm, những thông báo quan trọng đều hiện hữu nhanh chóng. Tuy nhiên, đi kèm với những lợi ích đó chính là sự phân tán thông tin trong môi trường làm việc.
Đặc biệt, khi công việc yêu cầu tính đa nhiệm cao, ai cũng phải đối mặt với email, tin nhắn, thông báo từ điện thoại di động và mạng xã hội 24/7 khiến việc tập trung trở nên khó kiểm soát. Trong bối cảnh đó, Deep work được coi là một phương pháp cứu cánh nhằm đối phó với sự phân tâm trong suy nghĩ.
b. Công việc đòi hỏi yêu cầu cao hơn
Cuộc cách mạng thông tin đã mở ra cánh cửa mới cho kinh doanh và công việc phát triển, trong đó, sự cạnh tranh và yêu cầu về mặt tập trung và sáng tạo đều tăng cao.
Để đạt chất lượng trong môi trường này, người làm việc cần phải có khả năng tạo ra công việc chất lượng cao, phân tích chi tiết vấn đề, đưa hướng giải quyết sâu các nhiệm vụ quan trọng. Deep work đã trở thành một phương pháp quan trọng để đáp ứng các yếu tố trên.
c. Cân bằng và tập trung trở thành xu hướng sống và làm việc
Trong một môi trường quá tải thông tin và cần đa nhiệm, xu hướng tìm kiếm sự tập trung trở thành giải pháp phù hợp để đem đến sự cân bằng cho guồng quay công việc.
Hàng ngày, bạn chỉ cần dồn sức Deep work 2 tiếng để xử lý 20% các nhiệm vụ chuyên sâu và quan trọng, chiếm 80% giá trị; còn lại sẽ phân bổ thời gian để hoàn thành các tác vụ kém quan trọng hơn. Khi đó, phương pháp này giúp bạn hoàn thành mục tiêu đề ra và cân bằng hoạt động trong ngày.
3. Tầm quan trọng của Deep work trong công việc
Dựa trên nghiên cứu của Cal Newport, trạng thái Deep work góp phần tăng cường giá trị công việc, giảm thiểu stress và kích thích sự hưng phấn trong tinh thần người lao động, cụ thể như:
3.1 Nâng cao hiệu suất làm việc
Deep work góp phần tạo ra một không gian làm việc tập trung nhằm giúp bạn tiếp cận và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Deep work loại bỏ sự phân tán và hạn chế tiếp xúc thụ động với các yếu tố gây nhiễu loạn thông tin. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng tập trung cao độ xử lý việc chuyên sâu.
3.2 Tăng cường sự sáng tạo trong công việc
Với một môi trường thuận lợi, Deep work còn là trạng thái tuyệt vời để bạn khám phá ý tưởng mới, sáng tạo và đổi mới liên tục. Giống như trong ngành Marketing, để lên chiến lược truyền thông thương hiệu, bạn sẽ cần ít nhất 3 tiếng thật sự tập trung để lên ý tưởng, phác thảo và triển khai chi tiết các bước.
3.3 Tạo sự thoải mái tâm trí và giảm thiểu stress
Deep work giúp bạn tận hưởng sự tập trung cao độ và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Khi ấy, sự tiến bộ trong công việc do Deep work mang lại sẽ là động lực để bạn duy trì kỹ năng này. Bên cạnh đó, Deep work còn làm giảm bớt cảm giác căng thẳng và lo lắng khi tiếp nhận lượng lớn thông tin hàng ngày.
Đọc thêm: Flow state là gì? Bí quyết làm việc với trạng thái dòng chảy
4. Cách để đạt được Deep work trong công việc
Quá trình thực hiện Deep work thường gặp phải rất nhiều khó khăn.
Đó là bởi tâm trí bạn thường bị phân tán tập trung bởi hàng loạt tác động từ môi trường xung quanh, bao gồm cả các công cụ làm việc. Sự cản trở cũng đến từ nhiều yếu tố nội tại của cá nhân như áp lực công việc, thiếu động lực làm việc, tâm trạng xấu,…
Quản lý thời gian cũng là một thách thức lớn, vì Deep work đòi hỏi khoảng thời gian tập trung dài mà không bị gián đoạn. Ngoài ra, việc chuyển đổi giữa công việc hàng ngày sang Deep work cũng đòi hỏi một sự khéo léo và có chuẩn bị.
Đối với những người đã quen trong trạng thái Shallow work – làm việc hời hợt, thì càng khó để Deep work. Nếu không có tinh thần quyết tâm với ý thức duy trì đều đặn, bạn sẽ không thể thực hiện thành công.
Như Cal Newport đã đề cập đến trong cuốn sách của mình, bạn có thể tham khảo các một số quy tắc cơ bản dưới đây để tiến tới quá trình làm việc sâu nhanh hơn.
4.1 Lập kế hoạch phân bổ thời gian và công việc hiệu quả
Xác định rõ trọng tâm cần thực hiện: Để cân đối quỹ thời gian mà đảm bảo chất lượng công việc, bạn cần xác định rõ đâu là nhiệm vụ quan trọng với độ ưu tiên cao nhất. Mục tiêu này nên được chi tiết hóa thành đầu việc cụ thể để bạn biết chắc chắn mình cần làm những gì. Từ đó, hãy phân chia thời gian và xếp thứ tự ưu tiên cho công việc Top 1 để đảm bảo bạn dành đúng thời gian và tài nguyên cho những công việc quan trọng nhất.
Học cách nói “không”: Từ chối những việc lặt vặt sẽ giúp bạn bảo vệ quỹ thời gian, giữ gìn năng lượng quý giá và duy trì quy trình Deep work một cách suôn sẻ.
Kỹ thuật Pomodoro time hoặc chia nhỏ thời gian (time blocking): Các kỹ thuật này sẽ giúp bạn làm quen dần với việc duy trì sự tập trung. Ví dụ, bạn chọn làm việc trong các khung thời gian ngắn là 25 phút, và sau đó có một khoảng nghỉ ngắn 5 phút. Cứ vậy lặp lại 3 đến 4 lần. Vậy là bạn đã có 2 tiếng thật sự Deep work. Khi đó, duy trì sự tập trung trở nên đơn giản và không gây mệt mỏi.
Tự tạo ra “nghi thức khởi động” của riêng mình: Hãy ứng dụng “chu trình Deep work” bằng việc tạo ra một quy trình trước lúc bắt đầu Deep work, để khi vào việc bạn chỉ cần làm mà thôi.
4.2 Có quy tắc khi dung nạp thông tin
Như bạn đã biết, số lượng thông tin nạp vào sẽ ảnh hướng đến khả năng tập trung suy nghĩ. Nếu bạn đang thụ động dung nạp quá nhiều thông tin không kiểm soát thì Deep work khó lòng mà áp dụng được. Bạn hãy điều chỉnh số lượng thông tin mà bạn cần tiếp xúc trong quá trình làm việc.
Bật chế độ tập trung (focus mode) trên điện thoại để tránh bị phân tâm. Và nếu bạn vẫn muốn kiểm tra thông báo, hãy định những khoảng thời gian cụ thể để xử lý tất cả mọi thứ bên lề.
Và hãy đặt mục tiêu và tuân thủ các quy tắc rõ ràng về việc sử dụng công nghệ. Ví dụ:
- Đâu là thời điểm cụ thể để kiểm tra email và mạng xã hội?
- Ngoài thời gian đó, chọn tắt thông báo và để điện thoại di động xa tầm tay
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ như ứng dụng chặn website để hạn chế truy cập không cần thiết.
4.3 Lựa chọn môi trường làm việc tập trung
Không gian cũng đóng vai trò quan trọng quyết định đến khả năng thành công của Deep work. Bạn chỉ sẵn sàng vào trạng thái làm việc sâu khi đó nơi giúp bạn tận hưởng công việc một cách thoải mái nhất.
Đây có thể là một văn phòng riêng tư, một không gian yên tĩnh ở thư viện hoặc một quán cafe yên tĩnh mà không có quá nhiều sự giao tiếp,… tuỳ vào nơi bạn thấy phù hợp.
Hoặc trong kỷ nguyên số như hiện nay, khi công việc và giao tiếp dần được chuyển lên môi trường số, bạn có thể thiết kế một không gian làm việc số cho riêng cá nhân bạn – nơi dữ liệu được sắp xếp gọn gàng, hỗ trợ xử lý nhiều tác vụ trên cùng một không gian.
4.4 Chọn nhịp độ Deep work phù hợp
Mỗi cá nhân sẽ có một nhịp độ Deep work khác nhau và không có một công thức chung dùng cho tất cả. Có người sẽ đặt ra riêng thời gian deep work trong ngày, có người cần “bế quan” cả tuần, có người lại tranh thủ lúc nào thì sẽ deep work lúc đó.
Dựa trên việc quan sát hiệu suất bao gồm: thời gian, lượng công việc hoàn thành, mức độ tập trung và cảm giác sau khi hoàn thành công việc, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh trạng thái Deep work của mình sao cho tối ưu nhất.
Ngoài ra, môi trường làm việc và lịch trình cá nhân luôn có thể bị thay đổi. Thay vì cứng nhắc áp vào một khung thời gian nhất định, bạn hãy linh hoạt thay đổi nhịp độ Deep work để phù hợp với tình hình và yêu cầu của công việc hiện tại. Và chẳng may nếu bạn thấy mệt mỏi hoặc khó tập trung, hãy nghỉ ngơi một chút rồi sau đó quay lại trạng thái làm việc sâu sau.
Điều quan trọng nhất trong việc lựa chọn nhịp độ là bạn phải thử nghiệm, quan sát kết quả và liên tục điều chỉnh cho đến khi tìm ra mô hình làm việc tối ưu nhất cho mình.
Đọc thêm: 5 bước “Getting things done”: Nghệ thuật đơn giản giúp bạn xử lý núi việc trong nháy mắt
5. Một số công cụ hỗ trợ Deep work hiệu quả
Như đã nhắc ở trước, Deep work yêu cầu bạn phải tập trung luồng suy nghĩ và hạn chế tối đa những tác vụ gây phân tâm ở xung quanh. Để đạt được trạng thái làm việc sâu, bạn có thể tham khảo một số công cụ sau đây
5.1 Ứng dụng quản lý thời gian
Các ứng dụng như Google Calendar, Microsoft Outlook hoặc Notion sẽ làm tốt các nhiệm vụ liên quan đến lên lịch công việc chi tiết theo ngày, tuần hoặc tháng. Khi đã có một lịch trình rõ ràng, bạn có thể sắp xếp thời gian hiệu quả và dành thời gian tối ưu cho trạng thái Deep work.
5.2 Ứng dụng Pomodoro
Forest, Focus@Will hoặc Pomodoro Timer là một số ứng dụng giúp thực hiện phương pháp Pomodoro hiệu quả, giúp bạn chia khoảng tập trung công việc theo thời gian ngắn.
5.3 Ứng dụng lập kế hoạch công việc
Todoist, Trello hoặc Click Up sẽ là những công cụ giúp bạn lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc. Khi sử dụng, bạn dễ dàng có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ và thứ tự ưu tiên các công việc quan trọng.
5.4 Ứng dụng chặn thông báo
Một số ứng dụng như Freedom, Focus, hoặc Offtime sẽ là phương án hữu hiệu để tạm thời chặn thông báo và cuộc gọi đến điện thoại di động hoặc máy tính. Hoặc đơn giản hơn, bạn có thể bật Focus mode trên thiết bị làm việc để tránh bị phân tâm trong quá trình Deep work.
5.5 Ứng dụng hạn chế truy cập các trang web không cần thiết
Với mục đích này, bạn có thể cài các tiện ích mở rộng như StayFocusd (cho trình duyệt Chrome) hoặc LeechBlock (cho trình duyệt Firefox) với mục đích chính là hạn chế thời gian truy cập vào các trang web phân tán khả năng tập trung.
5.6 Ứng dụng phát nhạc nền
Nhạc nền cũng là một trong những yếu tố giúp quá trình Deep work diễn ra tốt hơn. Các ứng dụng như Spotify, Focus@Will hoặc Brain.fm có thể giúp bạn tạo ra một môi trường âm thanh phù hợp để làm việc sâu.
5.7 Ứng dụng không gian làm việc số
Base XSpace là không gian làm việc và quản trị số đầu tiên tại Việt Nam, cho phép người dùng chủ động thiết kế không gian làm việc của bản thân để đạt được độ tập trung và hiệu suất cao nhất.
Base XSpace rất chú trọng vào trải nghiệm người dùng. Hệ thống dashboard thông minh giúp tổng hợp dữ liệu từ hàng loạt công cụ làm việc khác nhau, sau đó phân luồng dữ liệu một cách gọn gàng và tự động. Bạn chỉ cần bật máy tính, điện thoại và mở Base XSpace ra là có thể nhanh chóng bắt đầu làm việc.
Bên cạnh đó, ứng dụng này cũng cung cấp đầy đủ các tính năng làm việc như lập kế hoạch, ghi chú, tạo lịch họp, danh sách công việc phải làm,… và các chức năng tương tác trong một không gian làm việc duy nhất. Nhờ vậy, quá trình Deep work sẽ được đảm bảo diễn ra xuyên suốt và hiệu quả.
6. Kết bài: Bạn có thể bắt tay vào Deep work ngay hôm nay
Có thể nói những giải pháp trên đã cung cấp một cách tiếp cận toàn diện về Deep work. Tuy nhiên, để đạt được trạng thái Deep work và duy trì nó ắt hẳn không phải điều dễ dàng trong một sớm một chiều. Việc rèn một thói quen tốt sẽ luôn mất nhiều thời gian hơn học một thói quen xấu.
Điều quan trọng là bạn phải tìm ra những phương pháp và công cụ hỗ trợ phù hợp với bản thân và yêu thích sử dụng nó hàng ngày.
Khi bạn đã xác định rõ mục tiêu và lợi ích của Deep work mang lại, hãy bắt tay vào bước đầu thực hiện để tránh bị xao nhãng và quên đi dự định ban đầu. Sự kiên trì và biết áp dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp là hai chìa khóa quan trọng nhất giúp bạn đạt được Deep work để nâng cao hiệu suất làm việc.
Chúc bạn thành công!
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm Không gian làm việc số Base XSpace, bạn có thể ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY.
