Sơ đồ tổ chức công ty – Bí quyết cho sự phát triển hiệu quả

Nguyễn Thu Hương
Cập nhật: 23/01/2024

Sơ đồ tổ chức (còn được gọi là biểu đồ tổ chức hay organogram) là một sơ đồ trực quan thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty bằng cách chi tiết vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân trong một tổ chức.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức, mang lại cho mọi người cái nhìn tổng quan về cách tổ chức doanh nghiệp, cho dù đó là văn phòng, một start-up, nhà máy sản xuất hay bất kỳ hình thức nào khác:

Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ
Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề
Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm
Lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện
Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất

Một cơ cấu tổ chức kém sẽ dẫn đến những mâu thuẫn rối rắm trong doanh nghiệp: nhầm lẫn vai trò của các vị trí, thiếu sự phối hợp giữa các chức năng, không chịu chia sẻ ý tưởng, chậm ra quyết định, nhiều căng thẳng và xung đột,..

Thiết kế một tổ chức là công việc không hề dễ. Với mong muốn phần nào san sẻ cùng các nhà lãnh đạo trong việc tạo nên một cơ cấu tổ chức phù hợp, Base.vn đã tổng hợp lại sơ đồ tổ chức cơ bản của 4 ngành (xây dựng, sản xuất, kinh doanh chuỗi, giao nhận vận tải) và 4 phòng ban (nhân sự, tài chính kế toán, marketing, kinh doanh), đi kèm là chức năng của bộ phận và các quy trình chính của từng loại doanh nghiệp.

Mục lục

1. Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo ngành

1.1 Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng

Xây dựng là ngành chuyên về lĩnh vực tư vấn, thiết kế, tổ chức thi công, quản lý giám sát và nghiệm thu các công trình xây dựng dân dụng, công trình công nghiệp phục vụ đời sống con người như: nhà ở, nhà hàng, khách sạn, nhà xưởng, đường cao tốc, cầu đường, sân bay, cảng biển, đường sắt, đường hầm, công trình trên biển,…

Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng rất đa dạng nhưng nhìn chung phụ thuộc vào hai yếu tố chính: Quy mô và sản phẩm và dịch vụ cung cấp cốt lõi. Tuỳ định hướng của từng doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh chính có thể là:

Xây dựng, lắp đặt, sửa chữa công trình dân dụng, công nghiệp, công trình kĩ thuật hạ tầng đô thị, công nghiệp, công trình giao thông;
Tư vấn quản lý dự án;
Thiết kế công trình dân dụng, công nghiệp;…

Tuy nhiên về cơ bản thì các doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng sẽ có cơ cấu tổ chức như sau:

#1. Công ty không có thi công

#2 Công ty có thi công

Chức năng:

Quản lý dự án: quản lý kinh tế, kế hoạch, kinh doanh và đấu thầu cho công ty.
Khảo sát – thiết kế: đảm nhiệm công việc khảo sát địa chất, khảo sát địa hình, khảo sát thủy văn và tư vấn thiết kế công trình.
Tư vấn – giám sát: đảm nhiệm công tác tư vấn và giám sát thi công xây dựng các công trình.
Thí nghiệm – kiểm định: thực hiện chức năng trong hoạt động thí nghiệm và kiểm định chất lượng công trình.
Hành chính – nhân sự: tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
Tài chính – kế toán: phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
Sales & Marketing: Đối với những công ty xây dựng lớn, MKT và Sales sẽ được tách riêng ra thành 2 bộ phận: Marketing để chạy leads, tìm khách hàng cho bộ phận Sales thông qua các kênh social media và Sales nhận leads từ bộ phận Marketing để khai thác nhu cầu, tư vấn giải pháp và hỗ trợ ký kết hợp đồng.
Khảo sát – Thiết kế: Bộ phận thiết kế sẽ chịu trách nhiệm thiết kế và điều chỉnh hình ảnh mặt bằng – 2D/3D cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Thi công: Dựa trên những thông số kỹ thuật và vật tư mà bộ phận dự án đã lập ra, thực thi việc đào móng, coppha, cốp thép, hố ga, cột, dầm, sàn, xây, trát, lát, chống thấm, ME,…
Mua hàng (vật tư): Chịu trách nhiệm thu thập đầy đủ vật tư hoặc lựa chọn nhà cung ứng phù hợp để phục vụ cho toàn bộ hoạt động thi công của doanh nghiệp.

Các quy trình chính của một doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng:

Trong quá trình vận hành, một doanh nghiệp xây dựng có thể có rất nhiều quy trình như: Quy trình đàm phán hợp đồng; quy trình làm việc với nhà thầu phụ; quy trình tạm ứng/ hoàn ứng; quy trình thanh – quyết toán; quy trình thiết kế; quy trình kiểm định chất lượng công trình, quy trình dự thầu…

1.2 Sơ đồ tổ chức công ty sản xuất

Doanh nghiệp sản xuất là một loại hình doanh nghiệp được ra đời với mục đích tận dụng các nguồn lực cần thiết (nhân lực – tài lực – vật lực) tạo ra các hàng hóa đem trao đổi trong dịch vụ thương mại, cung ứng nhu cầu tiêu dùng và tiêu dùng của con người.

Có thể chia thành 2 loại hình công ty sản xuất: Sản xuất – gia công và Sản xuất – thương mại

#1 Công ty Sản xuất – Gia công:

Đây là loại hình công ty thường sản xuất theo đơn hàng, nguồn khách hàng mới chủ yếu đến từ mối quan hệ của BOD và nguồn khách hàng cũ. Họ sẽ quan tâm về tiến độ sản xuất và tối ưu nguồn lực (vật tư và nhân công).

Sơ đồ tổ chức cơ bản:

Chức năng:

Hành chính nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
Kế toán: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
Sales: Bộ phận Kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn hàng, làm báo giá, chốt hợp đồng và chăm sóc khách hàng cũ.
Kế hoạch: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào. Lập các kế hoạch sản xuất, đảm bảo các hoạch định, chỉ tiêu định mức tiêu hao được phổ biến, thực hiện và kiểm soát.
Mua hàng: Tiếp nhận và xử lý những đề xuất mua nguyên vật liệu, mua dụng cụ bảo hộ lao động, mua máy móc thiết bị…và đảm bảo cung ứng đúng hạn cho các bộ phận.
Sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất theo kế hoạch, nếu cần thêm dụng cụ lao động thì có thể chủ động đề xuất với bộ phận mua hàng
Kiểm soát chất lượng: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào.
Vận chuyển: Vận chuyển theo đơn hàng đến cho khách hàngtheo đúng quy định

#2 Công ty Sản xuất – Thương mại

Loại hình doanh nghiệp này sản xuất và thương mại qua các cửa hàng và kênh phân phối. Họ thường quan tâm nhiều về thương hiệu, chiến lược Marketing và kế hoạch mở rộng thị trường.

Sơ đồ tổ chức cơ bản:

Chức năng:

Hành chính – Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
Kế toán: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
Sales: Phòng kinh doanh sẽ thu thập thông tin từ những kênh phân phối, cửa hàng và đối tác để xác định được nhu cầu kinh doanh ở chu kỳ tới và lên kế hoạch kinh doanh. Đối với quy trình phát triển sản phẩm mới, bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch kinh doanh và dự đoán nhu cầu của chu kỳ tiếp theo.

Marketing: Chỉ có ở Công ty Sản xuất – Thương mại. Chịu trách nhiệm thiết kế thương hiệu, logo, bài viết, quảng cáo cho sản phẩm và phát triển thương hiệu của công ty.
R&D: Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch phát triển sản phẩm mới
Kế hoạch: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào. Lập các kế hoạch sản xuất, đảm bảo các hoạch định, chỉ tiêu định mức tiêu hao được phổ biến, thực hiện và kiểm soát.
Mua hàng: Tiếp nhận và xử lý những đề xuất mua nguyên vật liệu, mua dụng cụ bảo hộ lao động, mua máy móc thiết bị…và đảm bảo cung ứng đúng hạn cho các bộ phận.
Sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất theo kế hoạch, nếu cần thêm dụng cụ lao động thì có thể chủ động đề xuất với bộ phận mua hàng
Kiểm soát chất lượng: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào.
Vận chuyển: Vận chuyển theo đơn hàng đến cho khách hàngtheo đúng quy định

Một số quy trình chính của doanh nghiệp sản xuất:

Phát triển sản phẩm và lập kế hoạch kinh doanh
Sản xuất
Phân phối hàng
Mở cửa hàng/ Nhượng quyền
Vận hành cửa hàng
Chiến dịch khuyến mãi

1.3. Sơ đồ công ty kinh doanh theo chuỗi

Kinh doanh theo chuỗi là quá trình một chủ thể kinh doanh đầu tư các nguồn lực vào một hình thức phân phối, theo đó sở hữu và quản lí tập trung một nhóm các cửa hàng/điểm bán lẻ khác nhau, bao gồm cả cửa hàng/điểm bán lẻ hàng hóa hữu hình và cửa hàng/điểm bán lẻ dịch vụ.

Các loại hình kinh doanh theo chuỗi:

Theo sản phẩm kinh doanh:

– Chuỗi kinh doanh/bán lẻ hàng hóa

– Chuỗi kinh doanh/bản lẻ dịch vụ

Theo lượng dịch vụ cung cấp trong chuỗi:

– Chuỗi cửa hàng bán lẻ tự phục vụ

– Chuỗi cửa hàng bán lẻ cung cấp dịch vụ hạn chế

– Chuỗi cửa hàng bán lẻ cung cấp dịch vụ đầy đủ

Theo dòng sản phẩm cung ứng:

– Chuỗi cửa hàng chuyên biệt

– Chuỗi cửa hàng tiện lợi

– Chuỗi cửa hàng bách hóa

– Chuỗi siêu thị

– Chuỗi trung tâm thương mại

Theo phương thức tổ chức kinh doanh:

– Chuỗi cửa hàng thông thường (Regular Chain) là hệ thống cửa hàng chuỗi do một doanh nghiệp sở hữu.

– Chuỗi tự nguyện (Voluntary Chain) bao gồm một loạt các nhà bán lẻ độc lập kinh doanh cùng một mặt hàng/nhóm hàng hoặc cùng một lĩnh vực kinh doanh tự nguyện liên kết với nhau để thực hiên các hoạt động trong quá trình kinh doanh nhằm đạt được lợi thế kinh tế nhờ qui mô.

– Hợp tác xã của nhà bán lẻ

– Nhượng quyền thương mại

Theo phương thức bán hàng

– Chuỗi cửa hàng truyền thống

– Chuỗi cửa hàng hiện đại

Đặc điểm của kinh doanh theo chuỗi:

– Một hệ thống kinh doanh theo chuỗi gồm từ hai hay nhiều hơn cửa hàng được sở hữu và quản lí tập trung. Với sự sắp xếp như vậy, một hệ thống thường có một trụ sở trung tâm được kết nối với hệ thống cửa hàng bán lẻ và/hoặc chi nhánh tọa lạc rộng khắp thị trường. Một trong những đặc điểm quan trọng của hệ thống kinh doanh theo chuỗi là kinh doanh một mặt hàng hoặc một nhóm mặt hàng.

– Các phần tử trong chuỗi có thể hội nhập theo chiều ngang, nghĩa là với việc thêm một cửa hàng mới thì toàn bộ hệ thống lại tiếp cận thêm một nhóm khách hàng mới.

– Các phần tử trong chuỗi cũng hội nhập theo chiều dọc thông qua việc duy trì các trung tâm phân phối nơi họ có thể mua từ các nhà sản xuất, dự trữ hàng hóa và từ đó phân phối cho các cửa hàng trong hệ thống.

Sơ đồ tổ chức:

Chức năng:

Hành chính – Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
Kế toán: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
Sales: Phòng kinh doanh sẽ thu thập thông tin từ cửa hàng và bộ phận R&D để xác định được nhu cầu và lập kế hoạch kinh doanh ở chu kỳ tiếp theo, đồng thời tìm kiếm các cơ hội kinh doanh trên các kênh trực tuyển
R&D: Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ mới
Marketing: Chịu trách nhiệm thiết kế thương hiệu, logo, bài viết, quảng cáo cho sản phẩm và phát triển thương hiệu của công ty.
Mua hàng: Tiếp nhận và xử lý những đề xuất mua hàng hóa, nguyên vật liệu, mua máy móc thiết bị…và đảm bảo cung ứng đúng hạn cho các bộ phận.
Kiểm soát chất lượng: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào
Kho: Lưu kho những hàng hóa, nguyên vật liệu, quản lý về hao mòn, thất thoát
Chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận và xử lý những phản hồi từ khách hàng, đề xuất các chương trình dành cho khách hàng thân thiết
Phát triển cửa hàng: Tìm kiếm vị trí và làm việc với các chủ mặt hàng để ký kết hợp đồng thuê dài hạn, làm việc với Đối tác để thiết kế và thi công cửa hàng dựa trên Concept thương hiệu có sẵn, tìm kiếm đối tác nhượng quyền.

Một số quy trình chính:

Quy trình phát triển sản phẩm và dịch vụ lập kế hoạch kinh doanh
Quy trình mua hàng – thanh toán
Quy trình khuyến mãi hàng tồn kho
Quy trình kích cầu tiêu dùng
Quy trình xử lý khiếu nại
Quy trình mới mở cửa hàng
Quy trình nhượng quyền cửa hàng

1.4. Sơ đồ công ty giao nhận vận tải

Giao nhận vận tải (hay Freight forwarding) là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ gửi hàng đến nơi nhận hàng, trong đó người giao nhận ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ.

Sơ đồ tổ chức:

Chức năng:

Hành chính – Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
Kế toán: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
Marketing: Thường có ở những công ty Startup hoặc chưa có danh tiếng trên thị trường. Chịu trách nhiệm quảng cáo cho dịch vụ tạo Lead cho Sale và phát triển thương hiệu của công ty.

Sales: Tìm kiếm và làm việc với tệp khách hàng B2B và B2C để bàn giao thông tin vận chuyển đến các bộ phận liên quan. Đối với những công ty nhỏ, nguồn khách hàng chủ yếu đến từ mối quan hệ nên sẽ không đẩy mạnh bộ phận này
Vận hành: Office – Chuẩn bị thủ tục nhập cảng, chứng từ hải quan, bố trí vị trí của các xe container để lấy hàng/ Hiện trường – Đi theo tài xế, đảm bảo quá trình vận chuyển không bị gián đoạn, kiểm tra chất lượng hàng khi giao đến nơi quy định.
Chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận và xử lý những phản hồi từ khách hàng, đề xuất các chương trình dành cho khách hàng thân thiết
Kiểm soát chất lượng: Kiểm tra các thông tin liên quan đến Khách hàng, Tài xê, Đơn hàng đảm bảo các bộ phận thực hiện đúng trách nhiệm cam kết
Vận chuyển: Vận chuyển theo đơn hàng đến cho khách hàng đúng thời gian quy định

Quy trình chính:

Quy trình giao nhận vận tải
Quy trình vận hành đơn hàng
Quy trình chốt giá đơn hàng B2B
Quy trình xử lý khiếu nại

Đọc thêm: Phân biệt 5 loại mô hình tổ chức doanh nghiệp phổ biến hiện nay

2. Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo phòng ban (doanh nghiệp quy mô 100 – 500 nhân sự)

2.1 Sơ đồ tổ chức phòng nhân sự

Nói một cách dễ hiểu, bộ phận Nhân sự (Human Resources) là một nhóm chịu trách nhiệm quản lý vòng đời của nhân viên (tức là tuyển dụng, giới thiệu, đào tạo và sa thải nhân viên) và quản lý các phúc lợi của nhân viên.

Quản lý nguồn nhân lực (HR) là một trong những chức năng quan trọng nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào, không phân biệt quy mô hay loại hình. Cho dù có một đội ngũ nhân sự lớn hay chỉ một giám đốc nhân sự duy nhất, thì vai trò của họ về cơ bản sẽ giống nhau.

Phần lớn những gì một bộ phận nhân sự giải quyết – từ tuyển dụng đến đào tạo và sau đó là giao tiếp với nhân viên trong doanh nghiệp – là những việc liên quan đến việc quản lý nguồn nhân lực. Tuy nhiên, nhân viên không chỉ đơn giản là một nguồn lực hữu hình, họ được coi là “vốn con người” – có khả năng tạo ra kết quả cho doanh nghiệp.

HR hướng đến mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận đầu tư về những gì được chi cho nhân viên (vốn con người) và thực hiện điều này thông qua giao tiếp, tập trung vào các vấn đề như động lực, khiến nhân viên cảm thấy được công nhận, đồng thời cũng khuyến khích sự lãnh đạo hiệu quả. Để tận dụng tối đa nguồn nhân lực của công ty, HR cũng giải quyết các vấn đề tiềm ẩn bao gồm mất khả năng sáng tạo, giảm năng suất, cũng như thời gian, tiền bạc và nguồn lực bị lãng phí nếu nguồn nhân lực không được tối đa hóa.

Nhiệm vụ của phòng nhân sự:

Tuyển dụng: Từ tiêu chuẩn đã đặt ra, HR sẽ phải tìm những nguồn ứng viên, đăng tin tuyển dụng. Sau khi nhận hồ sơ, HR sẽ sàng lọc hồ sơ và liên hệ với ứng viên, lên lịch phỏng vấn online hay offline, thực hiện các bài kiểm tra đánh giá năng lực. Bên cạnh đó, HR phải thường xuyên trao đổi với các phòng ban, các cấp quản lý để nắm được nhu cầu và chất lượng nhân sự mà tổ chức cần tuyển.
Công việc hành chính: Bộ phận nhân sự phụ trách các công việc liên quan đến giấy tờ, về hồ sơ nhân viên; thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn bản, thư hợp đồng; quản lý các tài sản công: xe cộ, bất động sản, hỗ trợ các du lịch hay chuẩn bị các giấy tờ cho buổi họp.
Đào tạo: Sau khi xác định được nhu cầu và đối tượng đào tạo, tổ chức sẽ lựa chọn phương pháp đào tạo và lên kế hoạch đào tạo. Quy trình đào tạo thường gồm các bước: xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai và đánh giá hiệu quả. Việc này đòi hỏi dành nhiều thời gian nghiên cứu đưa ra các chính sách định hướng đào tạo cho nhân viên trong công ty, trao đổi với cấp trên, tổ chức những chương trình huấn luyện nội bộ cho nhân viên, tìm kiếm và liên kết những cơ hội đào tạo từ bên ngoài để đáp ứng nhu cầu nhân lực cho tổ chức.
Tiền lương và phúc lợi: Phòng hành chính nhân sự sẽ có nhiệm vụ quản lý hệ thống tính toán lương dựa trên năng lực và chính sách của công ty cho các nhân viên như: thực hiện công tác chấm công, quản lý việc nghỉ phép năm, vắng trễ, nghỉ việc; xây dựng thang bảng lương theo vị trí công việc và năng lực,…Bên cạnh đó cũng là bộ phận chịu trách nhiệm các vấn đề về chế độ đãi ngộ, thủ tục pháp lý,…
Quan hệ lao động: Là cầu nối giữa người lao động và ban lãnh đạo để hỗ trợ xây dựng, phát triển các chương trình, chính sách dành cho nhân sự toàn doanh nghiệp. Đồng thời cũng là bộ phận kiểm soát tính tuân thủ quy định của các cấp nhân sự ở mọi bộ phận, những sai phạm được phát hiện sẽ do vị trí này đề xuất hướng xử lý kỷ luật. Bộ phận nhân sự cũng gia tăng mức độ gắn kết và đẩy mạnh tinh thần làm việc của nhân sự toàn doanh nghiệp.

Sơ đồ tổ chức:

Cách hiệu quả nhất để tổ chức cấu trúc của một nhóm nhân sự là có các đơn vị mà mỗi đơn vị chuyên về các chức năng nhân sự chính. HR thường được chia thành 2 mảng chính:

Quản trị nhân sự: công tác quản lý hành chính và thực hiện các chính sách lao động.
Quản trị nguồn nhân lực: mang tính chiến lược lâu dài hơn như chiêu mộ và phát triển nhân tài, xây dựng các cơ chế đánh giá nhân viên.

Chức năng:

Giám đốc nhân sự: Đây là vị trí cao nhất trong phòng nhân sự. Vị trí này đòi hỏi phải tập trung vào chiến lược sử dụng và phát triển nguồn nhân lực, là người chịu trách nhiệm việc thiết kế và triển khai kế hoạch nhân sự tổng thể của công ty, kiểm soát các số liệu, báo cáo liên quan tới việc tuyển dụng, đào tạo – phát triển, chính sách đại ngộ, thưởng phạt, quy chế cho nhân viên của công ty.

Trưởng phòng nhân sự: Là vị trí với nhiệm vụ lên kế hoạch, xây dựng và điều phối các hoạt động và công việc quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Với việc giám sát cũng như quản lý quá trình tuyển dụng, trưởng phòng nhân sự còn đánh giá người mới, tham gia đóng góp ý kiến với giám đốc cấp cao để đưa ra các quyết định quan trọng cho công việc hành chính nhân sự của mình.
Quản lý hành chính nhân sự: Với vị trí quản trị, quản lý hành chính nhân sự hay còn gọi là HR admin đảm nhiệm công việc quản lý và sắp xếp hồ sơ, giấy tờ của nhân viên. Luôn giám sát tài liệu và cập nhật dữ liệu thông tin về nguồn lực của doanh nghiệp, quản lý thông tin nhân viên hành chính nhân sự đầy đủ để liên hệ khi cần thiết. Công việc quản trị hành chính nhân sự cũng hỗ trợ đưa ra kế hoạch, chiến lược đến cấp trên và phổ biến, bàn giao nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới để đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả nhất.
Chuyên viên tuyển dụng: Chuyên viên tuyển dụng nội bộ là người phụ trách mảng tuyển dụng nhân sự bao gồm việc xác định nhu cầu tuyển dụng, đề xuất các phương án và tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự phù hợp với nhu cầu công việc của doanh nghiệp.
Chuyên viên đào tạo và phát triển: Là người phụ trách các khóa học dành cho cá nhân và doanh nghiệp, nhằm bổ túc kỹ năng, kiến thức cho từng cá nhân, đội nhóm trong công ty bắt kịp xu thế kinh doanh hiện đại đang thay đổi từng ngày. Chuyên viên đào tạo sẽ tìm hiểu nhu cầu, xây dựng lộ trình học tập, thu thập ý kiến phản hồi, đánh giá và đo lường hiệu quả các khóa học trong doanh nghiệp.

Chuyên viên tiền lương và phúc lợi: Vị trí chuyên viên tiền lương và phúc lợi với công việc giám sát, quản lý tất cả những thông tin dữ liệu về tiền lương cùng với phúc lợi của nhân viên cùng với những đánh giá hiệu suất làm việc hàng năm của nhân viên. Chuyên viên tiền lương và phúc lợi cũng quản lý và thực hiện các vấn đề về quyền lợi, chế độ của người lao động sao cho đúng quy định của doanh nghiệp và pháp luật nhất.
Chuyên viên truyền thông nội bộ: Là người phụ trách việc cung cấp các thông tin bên trong nội bộ như thông tin tuyển dụng, thay đổi về quy chế, chính sách, tài trợ, đóng góp từ thiện,… Hiệu quả của công việc truyền thông nội bộ được đo bởi số thành viên trong doanh nghiệp nhận và nắm được thông tin.

2.2. Phòng tài chính kế toán

Chức năng tài chính kế toán liên quan đến những hoạt động huy động và sử dụng các nguồn lực vật chất của doanh nghiệp trong từng kỳ, thực hiện hạch toán kinh tế trong tất cả các khâu công việc trong quá trình hoạt động. Chức năng tài chính kế toán gắn liền với hoạt động của các bộ phận chức năng khác, quyết định tính khả thi, tính hiệu quả của nhiều chiến lược và chính sách khác của doanh nghiệp. Tài chính kế toán phản ánh thực trạng và các biến động về vốn và tài sản của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát hay phản ánh các dòng vật chất và dòng tiền tệ trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với môi trường kinh tế bên ngoài.

Nhiệm vụ của phòng Tài chính kế toán:

Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh: Thực hiện kế toán vốn bằng tiền; Kế toán tài sản cố định, nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ,..; Kế toán công nợ; Kế toán doanh thu; Kế toán chi phí (Chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí nhân công,…); Kế toán doanh thu, chi phí hoạt động tài chính; Kế toán hoạt động khác (hoạt động phúc lợi, quy trình đào tạo,…).
Chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty. Thực hiện kịp thời, đầy đủ công tác thống kê, kế hoạch tài chính theo quy định của công ty
Thực hiện, tham gia thực hiện và trực tiếp quản lý công tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị .
Tham mưu cho lãnh đạo về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế toán của nhà nước và của nội bộ công ty:

Tham mưu, lập kế hoạch và kiểm tra kế hoạch chi tiêu đảm bảo đúng các quy định về định mức chi tiêu của nhà nước và của công ty để hoạt động kinh doanh được hiệu quả.
Xây dựng các quy định nội bộ về quản lý tài chính: quy trình thu, chi kinh doanh; quản lý tiền vốn, công nợ; các loại định mức như (định mức hàng tồn kho, tiền lương)… áp dụng trong đơn vị và kiểm tra việc chấp hành các quy định nội bộ này.
Nghiên cứu và đề xuất với lãnh đạo các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất.

Sơ đồ tổ chức phòng Tài chính – Kế toán:

Tùy thuộc vào quy mô hoạt động kinh doanh mà phòng Tài chính – Kế toán của đơn vị sẽ có 1 Trưởng phòng kế toán (hoặc Kế toán trưởng) và 1 trưởng phòng tài chính, ngoài ra còn có thể có thêm 1 phó phòng kế toán. Kế toán trưởng và trưởng phòng tài chính chịu trách nhiệm trước lãnh đạo doanh nghiệp về mọi hoạt động của phòng.

Chức năng:

Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người lãnh đạo của phòng kế toán và chịu trách nhiệm quản lý chung mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Kế toán trưởng quyết định về cơ cấu nhân sự của phòng; đánh giá năng lực chuyên môn của từng nhân viên; chủ trì các cuộc họp định kỳ / đột xuất liên quan đến công tác của phòng, đại diện phòng tham gia các cuộc họp cấp lãnh đạo của doanh nghiệp; nắm vững tình hình tài chính của công ty; tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính; lập báo cáo tài chính định kỳ;…
Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp là người phụ trách chung các mảng liên quan đến kế toán trong doanh nghiệp và là người hướng dẫn các chuyên viên kế toán của các mảng về các vấn đề liên quan tới nghiệp vụ kế toán. Công việc cụ thể bao gồm thu thập và xử lý dữ liệu, chứng từ; giải đáp các thắc mắc; hạch toán; theo dõi và quản lý công nợ, giá thành; kiểm tra và giám sát số liệu kho vận.
Kế toán thanh toán: Kế toán thanh toán thực hiện việc lập các chứng từ thu – chi, đồng thời trực tiếp theo dõi, quản lý, hạch toán kế toán các giao dịch, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Kế toán công nợ: Kế toán công nợ là người chịu trách nhiệm giám sát, thúc giục và giải quyết các khoản công nợ của công ty, doanh nghiệp. Người làm công việc kế toán công nợ phải luôn đảm bảo công nợ chỉ tồn tại trong mức độ cho phép, tránh để tình trạng tồn đọng công nợ, ảnh hưởng đến tình hình phát triển tài chính của công ty.
Kế toán tài sản cố định: Phụ trách kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố định theo đúng như quy định của nhà nước, lập những báo cáo về tài sản cố định của chính doanh nghiệp mình; tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng các tài sản cố định nhằm mục đích nâng cao được hiệu quả kinh tế của tài sản cố định.
Kế toán vật tư hàng hóa: Kế toán vật tư là việc quản lý theo dõi toàn bộ hoạt động nhập – xuất – tồn các loại vật tư, công cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa,… mua vào nhập kho và xuất kho để sử dụng, bán, công trình,… bằng Phiếu nhập kho, xuất kho và sổ sách các loại, thẻ kho,…đảm bảo cẩn thận, chi tiết, chính xác.
Kế toán tiền lương: Là vị trí phụ trách việc hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố như bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán…. để lập bảng tính lương, thanh toán lương và chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Thủ quỹ: Thủ quỹ là người kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi phát sinh trong doanh nghiệp như kiểm tra phiếu Thu, phiếu Chi, ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng,… Thủ quỹ quản lý, lưu trữ toàn bộ giấy tờ liên quan khác trong quá trình này.
Kiểm toán viên nội bộ: Là người phụ trách công việc kiểm tra thông tin và giám sát hệ thống vận hành của doanh nghiệp, giúp cho hệ thống thông tin & vận hành của doanh nghiệp hoạt động trơn tru, chính xác và hợp pháp.

2.3. Sơ đồ tổ chức phòng Marketing

Hoạt động marketing thực chất là một quá trình quản lý mang tính xã hội cao. Các hoạt động này bao gồm từ lên ý tưởng, sản xuất hàng hóa, dịch vụ đến tiếp thị sản phẩm, dịch vụ trên thị trường để đạt hiệu quả tiêu thụ tốt nhất. Phòng Marketing chính là cầu nối giữa công ty và thị trường bên ngoài, giữa sản phẩm và người tiêu dùng, giữa thuộc tính sản phẩm với nhu cầu người tiêu dùng.

Phòng Marketing sẽ chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, nghiên cứu khách hàng mục tiêu, sau đó sẽ định hướng xây dựng sản phẩm phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng và cạnh tranh được với các đối thủ trên thị trường. Sau khi đã xây dựng được sản phẩm, phòng Marketing sẽ xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu, phát triển doanh số dựa trên các công cụ marketing. Song song đó, bộ phận này cũng sẽ ghi nhận phản hồi của khách hàng về sản phẩm, từ đó đề xuất các kế hoạch điều chỉnh sản phẩm, tung ra sản phẩm mới hay cập nhật chiến lược marketing.

Việc hình ảnh thương hiệu có bắt mắt, câu chuyện thương hiệu có hấp dẫn hay các quảng cáo có thu hút khách hàng hay không đều phụ thuộc vào năng lực của phòng Marketing. Một cơ cấu tổ chức phòng Marketing hoàn chỉnh sẽ bao gồm đầy đủ các cấp từ giám đốc Marketing, trưởng phòng Marketing đến các cấp chuyên viên.

Marketing là phòng ban mang tính đặc thù cao. Tương tự như một tổ chức, bộ phận Marketing cũng có nhiều cách để cấu trúc:

Cấu trúc tổ chức chức năng: Một trong những loại cấu trúc tổ chức phổ biến nhất, cấu trúc chức năng phân chia tổ chức dựa trên các chức năng công việc chung.
Cấu trúc dựa trên sản phẩm: Bạn có thể nghĩ về cấu trúc tổ chức bộ phận như một cấu trúc bao gồm nhiều cấu trúc chức năng nhỏ hơn
Cấu trúc dựa trên thị trường: Các bộ phận của một tổ chức dựa trên thị trường, ngành công nghiệp hoặc loại khách hàng.
Cấu trúc địa lý: Các bộ phận của cấu trúc địa lý có thể bao gồm các lãnh thổ, khu vực hoặc quận.
Cấu trúc dựa trên quy trình: các bộ phận được tổ chức xung quanh các quy trình chính, như thu hút khách hàng, hoàn thành đơn hàng, hậu cần,v.v..
Cấu trúc ma trận: tất cả nhân viên có mối quan hệ báo cáo kép. Thông thường, có một dòng báo cáo chức năng cũng như một dòng báo cáo dựa trên sản phẩm.

Tùy vào quy mô và ngành nghề khác nhau mà mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng một cơ cấu tổ chức phòng Marketing khác nhau. Chúng ta sẽ tìm hiểu một cơ cấu tổ chức phòng Marketing cơ bản:

Chức năng:

Giám đốc Marketing: CMO là người chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động marketing của công ty; xây dựng và phát triển chiến lược marketing phù hợp với mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn doanh nghiệp.
Trưởng phòng Marketing: Là người có nhiệm vụ dẫn dắt, xây dựng các kế hoạch marketing ngắn hạn, nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra, giám sát hoạt động của các bộ phận, đảm bảo sự phối hợp của các bộ phận, cùng nhau hướng về mục tiêu chung của phòng. Trưởng phòng Marketing chịu trách nhiệm cho sự thành công/ thất bại của các hoạt động liên quan đến quảng bá và quảng cáo sản phẩm thương hiệu.
Trưởng các bộ phận: Chịu trách nhiệm chính về chuyên môn bộ phận mình phụ trách. Thiết lập các KPI cho cấp chuyên viên. Lên kế hoạch cho bộ phận của mình dựa theo kế hoạch marketing chung đã được duyệt.
Cấp chuyên viên: Là người thực thi chính, triển khai các chiến lược và kế hoạch marketing, đảm bảo hoàn thành KPI do Trưởng bộ phận đề ra. Trong từng bộ phận có thể sẽ có nhiều chuyên viên phụ trách các mảng khác nhau, ví dụ bộ phận Digital marketing sẽ gồm chuyên viên SEO/SEM, chuyên viên quảng cáo online, chuyện viên social media,…

2.4. Sơ đồ tổ chức phòng Kinh doanh

Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty, công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng.

Phòng kinh doanh thông thường có các chức năng sau đây:

Chức năng tham mưu: Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.
Chức năng hướng dẫn, chỉ đạo: Phòng kinh doanh có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp.
Chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng: Để công ty phát triển thì phòng kinh doanh cần có phương án phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.
Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo: Định kỳ phòng kinh doanh cần lập báo cáo theo đúng quy định của doanh nghiệp. Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng kinh doanh.
Chức năng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm: Phòng kinh doanh hỗ trợ cho Ban Giám đốc công ty toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty như là thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết…

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh tùy thuộc vào lĩnh vực, sản phẩm, văn hóa doanh nghiệp, có thể được cấu trúc theo các cách khác nhau. Dưới đây là 3 mô hình phổ biến nhất của phòng kinh doanh được các doanh nghiệp áp dụng:

#1 Mô hình hòn đảo

Trong mô hình hòn đảo, ngoại trừ một người quản lý có quyền hạn cao nhất, mỗi thành viên trong phòng kinh doanh về cơ bản đều làm việc độc lập và là “ông chủ” của riêng họ. Mô hình phòng kinh doanh này thường áp dụng cho những công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thống như bất động sản hoặc dịch vụ tài chính.

#2 Mô hình dây chuyền

Mô hình dây chuyền sẽ tổ chức phòng kinh doanh của bạn thành 4 nhóm theo chức năng:

Lead Generation Team: Có trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và thông tin cần thiết của những người quan tâm tới sản phẩm / dịch vụ.
Sales Development Representatives (SDRs): Có trách nhiệm tiếp cận và xác định các leads đủ điều kiện (qualified leads) bằng cách câu hỏi về nhu cầu của khách hàng, từ đó xác định quy trình ra quyết định.
Account Executives (AEs): Có trách nhiệm chốt các đơn hàng. Họ sẽ gọi điện cho các SQLs, demo sản phẩm, xoá bỏ các mối lo ngại, thúc đẩy các thỏa thuận và cố gắng tối đa để chốt các đơn hàng.
Customer Success Team: Khi một đơn hàng được chốt, các khách hàng mới sẽ được chuyển qua cho nhóm này. Nhân viên sẽ tập trung chăm sóc những khách hàng sẵn có, khiến họ hài lòng nhằm gia tăng giá trị vòng đời khách hàng (lifetime value – LTV). Họ cũng cố gắng upsell hoặc cross-sell để tăng doanh số.

#3 Mô hình nhóm

Mô hình nhóm hoạt động dựa trên vòng đời khách hàng dạng phễu tương tự như mô hình dây chuyền, nhưng khác ở chỗ phòng kinh doanh sẽ thành lập các nhóm đa chức năng. Mỗi nhóm sẽ đảm nhận toàn bộ phễu bán hàng với các thành viên đóng những vai trò khác nhau. Mô hình nhóm sẽ lấy khách hàng là trung tâm.

3. Kết bài

Sắp xếp cơ cấu tổ chức là một bài toán lớn đòi hỏi một tư duy đúng đắn, tầm nhìn dài hạn và có tính chiến lược.

Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng đủ linh hoạt để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai.

Và tất nhiên, sẽ không có một sơ đồ tổ chức nào chính xác với tất cả doanh nghiệp. Để vẽ được một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, nhà lãnh đạo phải tạo ra sự phù hợp giữa các lựa chọn chiến lược của tổ chức và bối cảnh tổ chức.

Đừng quên chia sẻ bài viết hữu ích này nhé!