Bí quyết Quản lý Vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong môi trường làm việc, dự án có lẽ là một thuật ngữ quen thuộc, từ phòng kinh doanh, nhân sự hay phòng Marketing. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm này và những yếu tố quan trọng liên quan. Trong bài viết này, Base.vn sẽ cùng bạn khám phá từ A-Z những thông tin cơ bản và cần thiết về dự án, từ khái niệm, quy trình thực hiện cho đến các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của một dự án. Qua đó, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện hơn, giúp ích cho việc quản lý và triển khai công việc hiệu quả. 1. Dự án là gì? 1.1 Khái niệm Dự án là một tập hợp các công việc có liên kết với nhau, thực hiện trong một khoảng thời gian xác định nhằm đạt được mục tiêu cụ thể nào đó. Các mục tiêu này có thể đa dạng, từ việc phát triển một sản phẩm mới, triển khai một chiến dịch marketing cho đến việc cải tiến một quy trình nội bộ.  Đặc trưng của dự án là tính tạm thời, có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Để quản lý thành công một dự án, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên, sự theo dõi sát sao tiến độ và khả năng thích ứng với những thay đổi. 2. Ví dụ về dự án Để giúp bạn hình dung rõ hơn về dự án, Base.vn xin đưa ra một số ví dụ cụ thể trong các lĩnh vực khác nhau: Lĩnh vực xây dựng Lĩnh vực công nghệ Lĩnh vực Marketing 2. Để có một dự án thành công, quản lý cần chú ý đến các yếu tố nào? Một tòa nhà đẹp và vững chãi cần có một chiếc móng thật chắc,  một dự án cũng vậy, nó cần có các thành phần cốt lõi để đảm bảo sự hoàn thiện.

Là một phần của phương pháp Agile, mô hình quản lý Scrum luôn được các nhà quản lý và các doanh nghiệp lựa chọn để tham khảo nhằm gia tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên để hiểu và ứng dụng được vào trong doanh nghiệp hoặc dự án, các nhà quản lý cần nắm rõ Scrum là gì?, cấu trúc của mô hình Scrum và quy trình triển khai Scrum hiệu quả. 1. Scrum là gì? 1.1. Khái niệm Scrum là một khung tổ chức công việc (framework) hoạt động dựa trên cơ chế lặp và tăng trưởng, cho phép nhóm dự án tập trung vào việc tối ưu hóa giá trị đạt được trong các vòng lặp cố định về mặt thời gian, để liên tục cải tiến sản phẩm, kỹ thuật, đội nhóm và môi trường làm việc. Với Scrum, sản phẩm được xây dựng trong một chuỗi các quy trình lặp lại được gọi là Sprint (thường kéo dài từ 2-4 tuần). Công việc được chia nhỏ thành từng phần để quản lý dễ dàng hơn và được hoàn thành bởi một đội nhóm liên chức năng (cross-function). Tên gọi Scrum được lấy cảm hứng từ một trận đấu trong môn thể thao bóng bầu dục. Cụ thể, trong trận đấu, cả đội bóng sẽ tập hợp lại thành một nhóm hợp nhất mà họ gọi là “scrum” để cùng nhau để đưa bóng về phía trước. Trong doanh nghiệp cũng vậy, một nhóm phát triển dự án sẽ tập hợp lại với nhau với cùng chung mục tiêu hoàn thành sản phẩm hoặc đưa doanh nghiệp tiến tới đích đến chung xa hơn. Scrum vượt xa mô hình chỉ huy và kiểm soát quản lý tiêu chuẩn, và thay vào đó là một vai trò nhà lãnh đạo tích cực. Người quản lý một đội nhóm sử dụng Scrum không giống như một huấn luyện viên đứng chỉ đạo bên lề, mà giống như một đội

“Thành công không phải là phép màu nhiệm hay sự lừa gạt, nó chỉ đơn giản là học cách tập trung” – Jack Canfield. Nhiều người tin rằng trạng thái làm việc sâu (Deep work) là kỹ năng cần thiết để đưa bạn chạm tới đỉnh cao của thành công. Nhưng để giữ vững sự tập trung cao độ trong thời đại ngày nay rất khó, nhất là khi chúng ta đang bị bủa vây bởi hàng ngàn thông tin từ các phương tiện và công cụ làm việc khác nhau.  Vậy Deep work là gì? Và bạn nên làm gì để đạt được trạng thái Deep work khi làm việc? Bài viết sau đây Base.vn sẽ cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích giúp bạn hiểu rõ về chủ đề này.  1. Deep work là gì? Deep work hay còn gọi là “làm việc sâu” được định nghĩa là “khả năng tập trung cao độ vào một nhiệm vụ đòi hỏi sự suy nghĩ trong một khoảng thời gian dài, bị gián đoạn tối thiểu”. Deep work không chỉ yêu cầu não bộ dồn mức tập trung cao vào một nhiệm vụ hoặc công việc duy nhất mà còn đặt bản thân vào trạng thái làm việc liên tục trong một khoảng thời gian dài. Trong dòng chảy công việc, Deep work khiến bạn sử dụng 200% sức lực để đạt kết quả tốt nhất.  Trong cuốn sách Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World (bản tiếng Việt: Deep Work: Làm ra làm, chơi ra chơi), tác giả Cal Newport – Phó Giáo sư tại Đại học Georgetown, Mỹ – cho rằng Deep work là một trong những kỹ năng cần thiết trong thế kỷ 21, khi con người thường xuyên phải đa nhiệm (multitasking) và làm việc trong môi trường tràn ngập những yếu tố gây phân tâm. 2. Nguồn gốc và sự phát triển của Deep work Từ thế kỷ XX, Deep work đã được Carl Jung –

Trong một dự án, người quản lý sẽ cần một bảng theo dõi trực quan và bao quát được nhiều khía cạnh trong dự án đó nhất có thể. Và Gantt chart – một công cụ quản lý dự án giúp hiển thị lịch trình, các công việc và các mối quan hệ trong dự án theo cách trực quan nhất – chính là công cụ mà rất nhiều doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý áp dụng vào dự án của mình. Bài viết này của Base.vn sẽ hướng dẫn bạn các kiến thức cơ bản nhất về Gantt chart, để bạn có thể bắt tay vào vẽ ngay hôm nay. 1. Định nghĩa về Gantt chart 1.1. Gantt chart là gì?  Sơ đồ Gantt (hay còn gọi là biểu đồ Gantt, Gantt chart) là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án. Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản mà lại rõ ràng, trực quan nên nó đã trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án. 1.2. Lịch sử phát triển của Gantt chart Phiên bản Gantt chart đầu tiên được tạo ra vào giữa những năm 1890 bởi Karol Adamiecki – một kỹ sư người Ba Lan. Lúc đó, sơ đồ luồng công việc trực quan được gọi tên là “harmonogram”. Henry Gantt, một kỹ sư và tư vấn quản lý dự án người Mỹ, đã tiếp tục phát triển và mở rộng ý tưởng này vào khoảng 15 năm sau. Sơ đồ Gantt mới này có thêm các tính năng như biểu diễn thời gian dưới

Bạn đã bao giờ cảm thấy choáng ngợp trước một núi công việc và deadline cận kề? Hay luôn loay hoay tìm cách để hoàn thành mọi thứ đúng hạn? Nếu vậy, bạn không đơn độc. Deadline là một phần không thể thiếu trong cuộc sống và công việc của chúng ta. Vậy, làm thế nào để chúng ta có thể vượt qua những áp lực của deadline và hoàn thành công việc một cách hiệu quả? Cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết qua những nội dung trong bài viết sau đây. 1. Deadline là gì? 1.1. Khái niệm Deadline là cụm từ được ghép bởi “dead” có nghĩa là hết hiệu lực hoặc không hoạt động và “line” với ý nghĩa là ranh giới, đường kẻ, giới hạn… Do đó, khi ghép 2 từ trên ta có thể hiểu deadline là giới hạn hết hiệu lực hay thời hạn cuối cùng, hạn chót. Deadline ám chỉ rằng thời hạn cuối cùng bạn cần hoàn thành một công việc hoặc nhiệm vụ nào đó, nếu quá thời hạn thì tức trễ deadline. 1.2. Chạy deadline là gì? Chạy deadline cũng khá phổ biến trong môi trường học tập, làm việc. Nó mang ý nghĩa là gần đến thời hạn hoàn thành công việc rồi nhưng bạn vẫn chưa làm xong và cần gấp rút hoàn thành trước thời hạn đó. Trong thời gian này, người chạy deadline thường khá hối hả, tập trung để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng thời gian đã đặt ra. Tình trạng này có thể thấy ở rất nhiều cá nhân hoặc trong quy mô một đội nhóm, dự án, bởi nguyên nhân chủ yếu là do chưa biết cách quản lý, sắp xếp thời gian, công việc hoặc một số nguyên nhân khách quan khác. 2. Ý nghĩa của việc đặt deadline trong công việc 2.1. Tăng sự tập trung và khả năng làm việc cho nhân viên Deadline tạo ra

Có bao giờ bạn cảm thấy choáng ngợp bởi có quá nhiều công việc cần hoàn thành mỗi ngày, hay bạn quên mất những nhiệm vụ quan trọng và trễ deadline? Nếu câu trả lời là “CÓ” thì to do list chắc chắn sẽ giải pháp phù hợp cho bạn. To do list hay danh sách việc cần làm là công cụ giúp bạn quản lý, sắp xếp công việc khoa học, hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất làm việc. Vậy làm sao để áp dụng to do list hiệu quả? Cùng Base.vn tìm hiểu ngay bài viết sau đây. 1. To do list là gì? To do list là một cụm từ tiếng Anh, mang ý nghĩa là danh sách công việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định và thường được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Ngoài ra, cũng có nhiều người sử dụng cụm từ này với ý là kế hoạch được xây dựng để đạt được mục tiêu nào đó. Trước đây, danh sách công việc cần làm thường được mọi người ghi lại trong sổ tay hoặc giấy note. Tuy nhiên, khi công nghệ ngày càng phát triển thì to do list được mọi người thực hiện ở những công cụ hiện đại hơn như App trên điện thoại thông minh, Google Sheet, Google Doc,… Thông qua việc tạo ra một danh sách các việc cần làm, người dùng sẽ quản lý công việc tốt hơn, kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc cũng như quản lý thời gian. 2. Ý nghĩa của việc sử dụng to do list trong công việc 2.1 Tăng hiệu quả làm việc Sử dụng to do list giúp bạn ghi chép, sắp xếp các nhiệm vụ cần làm theo thứ tự ưu tiên, từ đó dễ dàng theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Bên cạnh đó,

Trong doanh nghiệp có rất nhiều dự án, hạng mục công việc khác nhau cần thực hiện. Điều này đòi hỏi quản lý và lãnh đạo cần có kỹ năng quản lý tiến độ để đảm bảo dự án hoàn thành theo như kế hoạch. Có thể nói, đây là một kỹ năng quan trọng, giúp nhà quản lý có thể điều phối công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý, giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo ngân sách cũng như đạt được mục tiêu đã đề ra. 1. Quản lý tiến độ là gì? Theo thống kê từ Project Management Institute, những doanh nghiệp kinh doanh thất bại có đến 50% không hoàn thành công việc theo đúng thời hạn, 43% sử dụng vượt ngân sách và 32% mang đến những sản phẩm chưa phù hợp cho khách hàng. Điều này cho thấy quản lý tiến độ công việc, dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một tổ chức. Vậy chính xác nó là gì? Có nhiều khái niệm được sử dụng phổ biến hiện nay như quản lý tiến độ công việc, quản lý tiến độ dự án, hoặc đặc thù hơn là quản lý tiến độ thi công, quản lý tiến độ sản xuất,… Đây là quá trình theo dõi, đánh giá cũng như điều phối tất cả các công việc, hoạt động cần thực hiện; giúp đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn, hạn chế tối đa các vấn đề xảy ra, đồng thời tối ưu việc sử dụng ngân sách để đạt được kết quả như mong muốn. 2. Vì sao doanh nghiệp cần quản lý tiến độ? Quản lý tiến độ hiệu quả sẽ mang đến nhiều lợi ích, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp, cụ thể: Đảm bảo công việc hoàn thành đúng kế hoạch Khi và chỉ khi tiến độ được đảm bảo,

Trong thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh, yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp không chỉ nằm ở sản phẩm hay dịch vụ mà còn ở khả năng vận hành hiệu quả. “Operation” chính là “trái tim” của mọi tổ chức, đảm bảo cho mọi hoạt động diễn ra trơn tru và đạt được mục tiêu. Bài viết dưới đây sẽ cùng làm sáng tỏ Operation là gì?, chức trách quan trọng của phòng Vận hành, những vị trí Operation phổ biến và những công cụ hỗ trợ cần thiết cho phòng ban này. Cùng Base Blog tìm hiểu nhé! 1. Operation là gì? Operation (hay Bộ phận Vận hành) là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày nhằm đảm bảo hiệu quả và liên tục của hoạt động kinh doanh. Các chức năng chính của bộ phận này bao gồm: Dù bất cứ doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại hay cung cấp dịch vụ, đều không thể hoạt động nếu không có phòng Operation. 2. Bộ phận Operation làm công việc gì? So sánh Operation và Back Office 2.1. Bộ phận Operation làm công việc gì? Trong các công ty nhỏ, Operation thường thực hiện các nhiệm vụ linh hoạt và chồng chéo. Còn trong các công ty lớn, đặc biệt là trong ngành sản xuất, ranh giới giữa các bộ phận rõ ràng hơn, và Operation có thể đảm nhận các nhiệm vụ chuyên môn cao hơn.  Lập kế hoạch vận hành kinh doanh: Phòng vận hành tham gia xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó lập ra kế hoạch vận hành kinh doanh chi tiết, đảm bảo rằng quá trình vận hành không bị gián đoạn và các nguồn lực như con người, thiết bị và nguyên vật liệu được phân bổ hợp lý để đạt hiệu suất tối ưu. Quản

Theo nghiên cứu từ Gallup, CEO giỏi trong giao việc cho nhân viên cấp dưới có thể tạo ra doanh thu cao hơn đến 33%. Nhiều người nghĩ giao việc là một điều đơn giản nhưng thực tế nó là vấn đề khiến rất nhiều nhà quản lý phải đau đầu. Làm sao để mỗi nhân viên được làm đúng công việc với đúng vai trò, kỹ năng của mình không phải điều dễ dàng. Trong bài viết dưới đây, Base.vn sẽ giới thiệu đến bạn một số cách giao việc hiệu quả dành cho nhà quản lý. Mời bạn đọc cùng theo dõi. 1. Giao việc là gì? Giao việc là hoạt động của nhà quản lý/lãnh đạo nhằm phân chia công việc, dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ để cấp dưới thực hiện. Đây cũng là cách quản lý sắp xếp những công việc phù hợp với khả năng cũng như điểm mạnh của mỗi nhân sự, đảm bảo công việc diễn ra trơn tru, hiệu quả và mang đến năng suất cao nhất. Bằng việc chuyển những công việc cụ thể cho nhân viên cấp dưới làm, nhà quản lý sẽ có thêm thời gian để tập trung cho những công việc khác có giá trị cao hơn, đồng thời để đội ngũ nhân viên tham gia có quyền tự chủ với các công việc. Mục đích cuối cùng là mọi người sẽ cùng nhau làm tốt các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu của phòng ban, công ty. 2. Lợi ích khi giao việc đúng người, hiệu quả 2.1 Đối với nhà quản lý Với quản lý, lãnh đạo, hiểu đúng nhiệm vụ, mục tiêu và giao việc cho đúng đối tượng mang lại những lợi ích như:  Tăng năng suất, hiệu quả công việc: Khi giao việc đúng nhân viên, công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng và đạt được những kết quả tốt nhất. Nhờ đó, quản lý sẽ có