Nếu bạn vẫn còn nghĩ rằng phòng hành chính nhân sự chỉ xoay quanh những con số trên báo cáo, những công việc giấy tờ nhàm chán, những thủ tục hành chính đơn thuần… thì bạn đã nhầm. Phòng hành chính nhân sự thú vị và quan trọng nhiều hơn thế – có thể được ví như “xương sống” của một doanh nghiệp.
1. Phòng hành chính nhân sự là gì?
“Hành chính” là các công việc thuộc về quy trình và thủ tục của doanh nghiệp. (Ví dụ như: xây dựng quy trình và quản lý giấy tờ, tài liệu). Còn “Nhân sự” là công việc liên quan đến quản lý con người, gồm ba hạng mục cơ bản đó là: đào tạo, giáo dục, tiền lương thưởng, phúc lợi.
Phòng Hành chính Nhân sự (tên đầy đủ được dịch sang Tiếng Anh là Human Resources and Administration Department) là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý mọi công việc liên quan đến nhân sự và hành chính trong doanh nghiệp, bao gồm tuyển dụng và đào tạo nhân viên, quản lý tiền lương và phúc lợi, duy trì hồ sơ nhân viên, giải quyết tranh chấp và xung đột, và phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Có thể nói, phòng hành chính nhân sự (HCNS) là “gạch nối” giữa lãnh đạo và nhân viên, những quyết định chiến lược từ lãnh đạo được truyền tải rõ ràng đến toàn bộ đội ngũ nhân viên, đồng thời những phản hồi, tâm tư nguyện vọng của nhân viên cũng được chuyển lên cấp trên một cách kịp thời.
2. Phòng hành chính nhân sự làm gì? Mục tiêu của phòng hành chính nhân sự
2.1. Tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên
Dựa trên nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, HCNS chính là phòng ban đưa ra chiến lược nguồn nhân sự, bao gồm việc xác định vị trí cần tuyển, kỹ năng yêu cầu và thời gian cần thiết để bổ sung “chỗ trống” của các vị trí.
Nhiệm vụ này nhằm tìm kiếm và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất, đáp ứng các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và văn hóa. Ngoài ra, việc duy trì và phát triển một cơ sở dữ liệu ứng viên tiềm năng cũng là mục tiêu quan trọng để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu nhân sự trong tương lai.
2.2. Quản lý hồ sơ nhân viên
Phòng HCNS có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động và các thông tin liên quan đến quá trình làm việc của nhân viên. Các thông tin này bao gồm từ hồ sơ tuyển dụng, kết quả đánh giá hiệu suất, cho đến các thay đổi về lương thưởng, chức vụ và phúc lợi.
Phòng HCNS cũng thường xuyên cập nhật dữ liệu nhân sự để phản ánh chính xác mọi thay đổi, giúp công tác quản lý trở nên dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
2.3. Đào tạo và phát triển
Mục tiêu của phòng HCNS là giữ chân nhân tài, bằng cách không ngừng cải tiến chất lượng nhân sự.
Từ việc lắng nghe những mong muốn của các bộ phận, phòng HCNS sẽ tổ chức các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân sự. Phòng ban này cũng hỗ trợ lập kế hoạch phát triển cá nhân cho từng nhân sự, thiết kế career path (lộ trình công danh) để nhân sự có thể thăng tiến sự nghiệp tại công ty.
2.4. Quản lý tiền lương và phúc lợi
Phòng HCNS đảm nhận việc tính toán và chi trả lương, thưởng, và các khoản phụ cấp cho nhân viên, đảm bảo quá trình này diễn ra chính xác và đúng hạn.
Ngoài ra, phòng HCNS cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh các chính sách phúc lợi để phù hợp với quy định pháp luật và chính sách của công ty, từ đó đảm bảo quyền lợi tối đa cho nhân viên và giúp họ yên tâm công tác.
Đọc thêm: Phúc lợi là gì? Các xu hướng phúc lợi nhân viên hấp dẫn nhất
2.5. Quản lý quan hệ lao động
Phòng HCNS đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ lao động hài hòa trong doanh nghiệp. Khi xảy ra xung đột hay khiếu nại, phòng HCNS sẽ là đơn vị trung gian giải quyết các vấn đề này một cách công bằng và hiệu quả, dựa trên quy định pháp luật và nội quy công ty.
Ngoài ra, phòng còn tổ chức các hoạt động và chương trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, nhằm tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, đoàn kết và thúc đẩy tinh thần đồng đội giữa các nhân viên.
2.6. Hành chính và văn phòng
Phòng HCNS đảm nhiệm các công tác hành chính khác: những công việc quản lý các dịch vụ văn phòng như tiếp nhận và xử lý công văn, giấy tờ, tổ chức các sự kiện nội bộ và hỗ trợ các bộ phận khác trong công việc hàng ngày. Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng luôn trong tình trạng tốt nhất cũng là một mục tiêu công việc của phòng ban này.
Có thể nói, phòng HCNS là “xương sống” duy trì sự vận hành trơn tru của toàn bộ hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi để mọi người có thể làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
2.7. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Phòng HCNS đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Thông qua việc tổ chức các hoạt động gắn kết, các chương trình khen thưởng và công nhận thành tích, phòng HCNS giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có động lực cống hiến.
Việc xây dựng một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ không chỉ giúp thu hút và giữ chân nhân tài mà còn nâng cao tinh thần đoàn kết và sự hài lòng của nhân viên, từ đó thúc đẩy hiệu suất làm việc và sự phát triển bền vững của tổ chức.
Đọc thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì? Hướng dẫn xây dựng văn hóa doanh nghiệp từ A – Z
3. Bộ KPI của phòng hành chính nhân sự
3.1. Thời gian tuyển dụng (Time to Hire)
Thời gian tuyển dụng là là thời gian từ khi vị trí cần tuyển dụng được đăng thông báo đến khi ứng viên chính thức nhận việc.
Việc giảm thời gian tuyển dụng không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng lấp đầy các vị trí trống mà còn tiết kiệm chi phí tuyển dụng và tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường lao động. Đo lường chỉ số này giúp phòng HCNS xác định các điểm yếu trong quy trình tuyển dụng, từ đó cải thiện và tối ưu hóa các bước để đạt được hiệu quả cao hơn.
3.2. Chất lượng tuyển dụng (Quality of Hire)
Chất lượng tuyển dụng là một chỉ số đo lường mà phòng hành chính nhân sự đặc biệt quan tâm, thể hiện hiệu quả và đóng góp của nhân viên mới đối với doanh nghiệp sau một khoảng thời gian làm việc, thường là 6 tháng hoặc 1 năm.
Chỉ số này đánh giá xem những nhân viên mới có đáp ứng được kỳ vọng và yêu cầu công việc hay không, thông qua hiệu suất làm việc, sự hòa nhập với văn hóa công ty và tiềm năng phát triển.
3.3. Tỷ lệ giữ chân nhân viên (Employee Retention Rate)
Tỷ lệ giữ chân nhân viên (ERR) là chỉ số đánh giá khả năng của doanh nghiệp trong việc giữ lại nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm. Chỉ số này cho thấy mức độ hài lòng và cam kết của nhân viên đối với công ty.
Một tỷ lệ giữ chân cao đồng nghĩa với việc môi trường làm việc và các chính sách của công ty đang đáp ứng tốt nhu cầu của nhân viên, giúp họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Ngược lại, tỷ lệ này thấp có thể cảnh báo về các vấn đề nội bộ như môi trường làm việc không tốt, chế độ đãi ngộ chưa thỏa đáng hoặc thiếu cơ hội phát triển nghề nghiệp.
3.4. Chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)
Chỉ số hài lòng của nhân viên là một thước đo quan trọng để đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên với công việc, môi trường làm việc và các chính sách của công ty.
Để đo lường chỉ số này, các khảo sát định kỳ thường được thực hiện, yêu cầu nhân viên đánh giá các yếu tố khác nhau trong công việc của họ trên thang điểm từ 1 đến 10. Nếu chỉ số này thấp, chính là lúc phòng HCNS chú ý quan sát và khắc phục kịp thời để tránh tình trạng bất mãn lan rộng.
3.5. Tỷ lệ tham gia hoạt động nội bộ (Internal Engagement Rate)
Tỷ lệ tham gia hoạt động nội bộ đo lường mức độ tham gia của nhân viên vào các hoạt động và sự kiện do công ty tổ chức, chẳng hạn như các buổi team building, hội thảo và các hoạt động xã hội.
Chỉ số này phản ánh mức độ gắn kết của nhân viên với văn hóa doanh nghiệp và sự quan tâm của họ đối với các hoạt động ngoài công việc.
3.6. Thời gian xử lý hồ sơ (Document Processing Time)
Thời gian xử lý hồ sơ là chỉ số phản ánh hiệu quả của phòng HCNS trong việc xử lý các hồ sơ và tài liệu hành chính. Đây là khoảng thời gian từ khi nhận hồ sơ đến khi hoàn tất xử lý.
Giảm thời gian xử lý hồ sơ không chỉ giúp tăng hiệu suất công việc mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ nội bộ, đảm bảo các yêu cầu của nhân viên và các phòng ban khác được đáp ứng kịp thời. Đo lường chỉ số này giúp phòng HCNS phát hiện ra những khâu yếu trong quy trình xử lý và đưa ra các biện pháp cải tiến cần thiết.
3.7. Tỷ lệ lỗi hành chính (Administrative Error Rate)
Tỷ lệ lỗi hành chính đo lường số lỗi phát sinh trong quá trình xử lý các công việc hành chính, nhằm đánh giá độ chính xác và hiệu quả của phòng HCNS.
Nếu tỷ lệ này thấp, cho thấy phòng HCNS quy tụ những nhân viên có kỹ năng và sự tập trung cao, quy trình làm việc tổ chức tốt.
4. Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự
Sơ đồ tổ chức của phòng hành chính nhân sự thường được cấu trúc theo các chức năng chính, đảm bảo mỗi lĩnh vực chuyên môn được quản lý hiệu quả.
4.1. Bộ phận Hành chính (Administration)
Bộ phận hành chính chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động hành chính hàng ngày của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm quản lý hồ sơ, tài liệu, và văn phòng phẩm, đảm bảo các dịch vụ hành chính như an ninh, vệ sinh, và tiếp khách được thực hiện hiệu quả.
4.2. Bộ phận Nhân sự (Human Resources – HR)
Bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các chính sách và quy trình nhân sự, phúc lợi và chế độ đãi ngộ cho nhân viên. Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, và xử lý các thủ tục liên quan đến ký kết hợp đồng lao động, thăng tiến, chuyển công tác, và chấm dứt hợp đồng.
Bộ phận HR lấy nhân sự và sự phát triển của doanh nghiệp làm trung tâm, đảm bảo rằng quyền lợi của nhân viên hài hòa với lợi ích của công ty.
4.3. Bộ phận Tiền lương & Phúc lợi (Compensation & Benefits – C&B)
Bộ phận C&B chịu trách nhiệm xây dựng các chính sách phúc lợi và chế độ đãi ngộ phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định pháp luật. Các chính sách này bao gồm lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, và các chế độ nghỉ phép.
Bộ phận này cũng nghiên cứu và cập nhật các xu hướng phúc lợi mới trên thị trường lao động để đảm bảo doanh nghiệp có những chính sách hấp dẫn, cạnh tranh.
Đọc thêm: C&B là gì? Công việc bắt buộc phải có trong mọi doanh nghiệp
4.4. Bộ phận Tuyển dụng (Recruitment)
Tuyển dụng là bộ phận có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và thu hút nhân tài cho doanh nghiệp.
Bộ phận tuyển dụng lập kế hoạch và thực hiện các chiến dịch tuyển dụng, từ việc đăng tin tuyển dụng đến phỏng vấn ứng viên, tổ chức và tham gia các sự kiện tuyển dụng, xây dựng và duy trì nguồn ứng viên tiềm năng, đảm bảo rằng công ty luôn có những nhân sự phù hợp với các vị trí cần tuyển.
4.5. Bộ phận Đào tạo & Phát triển (Learning & Development – L&D)
L&D là bộ phận tập trung vào việc nâng cao kỹ năng và năng lực của nhân viên thông qua các chương trình đào tạo.
Một trong những mục tiêu dài hạn của bộ phận này là xây dựng và duy trì một văn hóa học tập liên tục trong doanh nghiệp. Nhân sự phụ trách sẽ luôn cần tạo nguồn cảm hứng khuyến khích nhân viên tự học, khám phá và nâng cao kiến thức, kỹ năng thông qua tài liệu, khóa học trực tuyến và các buổi chia sẻ kinh nghiệm.
4.6. Bộ phận Truyền thông nội bộ (Internal Communications – IC)
Truyền thông nội bộ là cầu nối giữa thông tin giữa tổ chức và nhân viên, thông qua các hình thức như tổ chức sự kiện, quản lý các kênh truyền thông nội bộ như bảng tin, email, mạng xã hội doanh nghiệp.
Với mục tiêu thông tin được truyền tải một cách rõ ràng, hấp dẫn, giúp tăng cường sự hợp tác và động lực làm việc trong toàn công ty, những người làm truyền thông nội bộ ưu tiên những ý tưởng mới lạ, độc đáo.
5. Các quy trình quan trọng của phòng hành chính nhân sự
5.1. Quy trình tuyển dụng
Trong quy trình tuyển dụng của một doanh nghiệp, bộ phận HCNS cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác. Sự hợp tác này là chìa khóa cho việc thu hút và tuyển dụng nhân viên chất lượng và phù hợp với tổ chức.
Trước hết, bộ phận HCNS thống nhất với các bộ phận chuyên môn để hiểu rõ nhu cầu tuyển dụng cụ thể và yêu cầu công việc. Sau khi nhận được yêu cầu, bộ phận HCNS tiến hành đăng tin tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông, sàng lọc, thực hiện phỏng vấn và thực hiện onboarding cho những ứng viên được lựa chọn.
5.2. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ đơn giản là việc thu thập và lưu trữ thông tin về nhân viên. Đây còn là quy trình để tổ chức thông tin một cách có hệ thống, bảo mật và dễ dàng truy cập.
Bộ phận HCNS cần phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo rằng thông tin trong hồ sơ nhân sự được cập nhật đầy đủ và chính xác, bao gồm thông tin về lương, kỹ năng, và bảo hiểm.
Một hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả sẽ giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và nguồn lực, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá hiệu suất, đào tạo và phát triển nhân viên.
5.3. Quy trình tính lương
Quy trình tính lương trong một doanh nghiệp thường bắt đầu bằng việc thu thập thông tin chi tiết về giờ làm việc, nghỉ phép, làm thêm giờ và các khoản trợ cấp của nhân viên. Bộ phận HCNS chịu trách nhiệm thu thập thông tin này thông qua hệ thống quản lý nhân sự và bảng chấm công.
Sau khi thu thập thông tin, các dữ liệu này được kiểm tra và xác nhận bởi quản lý trực tiếp của nhân viên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Bộ phận HCNS sẽ tính toán bảng lương theo cách thủ công hoặc thông qua phần mềm tính lương.
Cuối cùng, bảng lương được phê duyệt và phát hành sau khi được quản lý trực tiếp và bộ phận HCNS kiểm tra kỹ lưỡng.
5.4. Quy trình xử lý hợp đồng
Quy trình xử lý hợp đồng là bước quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi quan hệ lao động giữa tổ chức và nhân viên đều được thực hiện một cách hợp pháp và minh bạch. Phòng HCNS cần kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng, cung cấp thông tin chi tiết về quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên, trình ký, và đảm bảo rằng hợp đồng được lưu trữ và quản lý một cách an toàn.
Bộ phận HCNS thường theo dõi và cập nhật thông tin liên quan đến hợp đồng trong suốt quá trình thời gian hợp đồng diễn ra, trích xuất thông tin cần thiết khi cần giải quyết các vấn đề phát sinh.
5.5. Quy trình mua hàng – thanh toán
Bộ phận HCNS đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của mọi giao dịch trong quy trình mua hàng – thanh toán. Hành chính nhân sự thường tham gia vào việc xác định nhu cầu mua hàng, hỗ trợ trong quá trình tạo đơn đặt hàng. Một khi các giao dịch được hoàn tất, bộ phận này tiếp tục đảm nhiệm quá trình lập hóa đơn, kiểm tra và xác nhận các thông tin trước khi tiến hành thanh toán.
Cuối cùng, lưu trữ và quản lý hồ sơ liên quan đến quy trình mua hàng – thanh toán cũng là trọng trách của phòng HCNS. Việc này không chỉ giúp cho tổ chức duy trì sự tổ chức và minh bạch trong quản lý tài chính, mà còn là cơ sở cho các công việc kiểm tra và kiểm toán trong tương lai.
6. Base.vn – Nền tảng quản trị tốt nhất cho phòng hành chính nhân sự
Nếu phòng hành chính nhân sự của doanh nghiệp còn đang “chật vật” với giấy tờ truyền thống hay quản lý phi tập trung, đã đến lúc cần thay đổi!
Base.vn – Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam – đã phát triển nhiều ứng dụng chuyên biệt, nhằm hỗ trợ đắc lực cho công việc chuyên môn của phòng hành chính nhân sự, và giải quyết triệt để các bài toán cộng tác liên phòng ban.
Điển hình nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo một số ứng dụng sau:
Phần mềm quản lý thông tin nhân sự Base HRM
Với hệ thống dữ liệu nhân sự được hiển thị trực quan, đa chiều chỉ trong duy nhất 1 nền tảng, Base HRM giúp phòng hành chính nhân sự thu thập và quy chuẩn thông tin nhân sự một cách thống nhất, từ đó tiêu chuẩn hóa cấu trúc tổ chức doanh nghiệp và hệ thống chính sách một cách minh bạch, dễ dàng.
Phần mềm quản lý công văn Base Office
Công văn giấy tờ chất đống, chờ xét duyệt qua nhiều cấp đã trở thành “ám ảnh” bất cập đối với HCNS, nhất là trong tình huống khẩn cấp nhưng sếp không có mặt tại văn phòng. Đây chính là lúc Base Office phát huy hiệu quả, hỗ trợ lưu trữ và luân chuyển toàn bộ công văn, giấy tờ dưới dạng bản mềm. Cách thức trình ký và xét duyệt công văn cũng được thiết kế tự động qua các thao tác đơn giản và cực kỳ nhanh gọn.
Phần mềm quản lý công việc Base Wework
Bộ phận HCNS thường có các công việc được lặp đi lặp lại theo chu kỳ được giao cho các nhân sự cụ thể, có thời hạn hoàn thành cụ thể và cần báo cáo kết quả lên quản lý cấp trên. Số lượng các đầu việc phát sinh cũng không phải là ít. Để quản lý chúng một cách hiệu quả và có cơ sở đánh giá hiệu suất làm việc từng thành viên, phòng HCNS nên sử dụng Base Wework.
Phần mềm quản lý quy trình Base Workflow
Một trong những bài toán vận hành của phòng HCNS là xây dựng quy trình làm việc chuẩn chỉnh và chuyển giao linh hoạt trong nội bộ và liên phòng ban. Base Workflow ra đời từ đó, giúp chuyển giao công việc giữa các bước và các quy trình có liên quan một cách tự động, tối ưu nguồn lực cả về thời gian và công sức. Các “nút cổ chai” nếu có cũng sẽ được cảnh báo và phát hiện tự động nhờ phần mềm này.
Phần mềm quản lý đề xuất – phê duyệt Base Request
Phòng HCNS thường cần đề xuất xin cấp ngân sách từ CEO, đề xuất hoạt động mới trong nội bộ… và cũng sẽ là phòng ban tiếp nhận và xử lý các đề xuất của nhân sự như đề xuất hỗ trợ tuyển dụng, yêu cầu duyệt hợp đồng,… Phần mềm Base Request giúp tối ưu cả 2 chiều này, giúp mọi người dễ dàng kiểm soát được những đề xuất có liên quan đến mình để xử lý nhanh chóng, đồng thời dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm ngược trở lại.
Mạng truyền thông nội bộ Base Inside
Base Inside là mạng truyền thông nội bộ dành cho doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam, là cầu nối thông tin chính thống và có sức lan tỏa giữa doanh nghiệp, phòng HCNS, và nhân viên. Base Inside cũng tích hợp các tính năng giao tiếp nội bộ hiệu quả, đảm bảo sự tương tác đa chiều trong tổ chức và phát huy tối đa chức năng hỗ trợ của phòng HCNS.
Bộ giải pháp chấm công tính lương Base C&B
Nếu trước đây phòng HCNS phải mất rất nhiều nguồn lực để tính lương cho nhân viên, thì giờ đây với bộ giải pháp Base C&B, quy trình này đã có thể tự động hóa và xử lý gọn gàng cho hàng trăm nhân viên cùng lúc. Cụ thể, hệ thống có khả năng tổng hợp dữ liệu chấm công từ tất cả các nguồn, tích hợp với dữ liệu ngày phép để cho ra bảng chấm công hoàn chỉnh, tính lương dựa trên công thức thiết lập sẵn, gửi phiếu lương tự động cho từng nhân sự.
Để nhận tư vấn cụ thể và demo trải nghiệm các phần mềm hữu ích này từ Base.vn, doanh nghiệp có thể thao tác đăng ký một lần duy nhất NGAY TẠI ĐÂY.
7. Kết luận
Nếu nói rằng hành chính và nhân sự là hai cánh tay đắc lực cho bộ máy vận hành của doanh nghiệp, thì phòng hành chính nhân sự chính là bộ “xương sống” quan trọng nhất. Chúc các doanh nghiệp luôn thông thái trong việc thiết kế cơ cấu, chọn lọc nhân tài, và sử dụng các công cụ phần mềm hữu ích cho phòng HCNS!
